浅谈办公室工作的特殊性与重要性(20190507130651)
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浅谈办公室工作的特殊性与重要性
办公室,一个普通的部门,同时也是一个特殊的
层间沟
部门,它担负着承上启下的任务,是领导与基
通的桥梁,是各个部门间协调的纽带。实践表明,领
导的意见是否能得到有力的贯彻实施,单位的后勤保
有
障是否足够、职工的文化工作是否开展得有声
色⋯⋯如此种种,都取决于办公室工作的好坏,因此办公室主任这个岗位的责任尤
为重大。
办公室工作的特殊性和重要性主要体现在其岗
位的地位、职责和要求上。
一、地位的特殊与重要
办公室是连接领导和其它科室的桥梁,保持目
标
办公室主
对
任务正常运转的中枢、搞好协调的纽
。
带
挥
指
低
、
任来说,其业务能力的强弱,办事程度的高
一。
安排如何,都将直接影响单位各科室间的协调统
二、职责的特殊与重要
的岗身为办公室主任,首先需要明确的就是自己
以下方面:
位职责。办公室主任的岗位职责主要包括
1、熟悉党的方针政策,当好领导的参谋和助手;
2、收集各科室工作任务,为领导活动及时提出建议;
3、协调单位公共关系;
4、主持办公室工作、为各岗位分工、并制定工作职责和标准,并督促本室人员完成本室职责范围内
的工作任务;
5、来文、来电、函件批处工作审核,以单位名义起草文、电、函;
6、起草单位半年、年度工作计划、总结和讲话;
7、监督单位印章使用;
8、组织单位职工大会、年度工作总结评比和表彰会议;
9、单位来宾接待、安排等工作;
10、接受上级交办的其它工作任务,提出分解落实建议;
11、单位档案管理工作;
12、协调、密切各科室工作关系;
13、办公会议和筹备工作会议;
14、编制单位发展规划、年度计划和办公用品供应计划;
以上的几点,可以归为参谋、承办、管理、协调四大职能,其中,第1、2、3三点属于参谋职能。办公室主任的参谋职能大多的围绕领导决策进行的。主
要表现在:第一,在决策形成过程中,在帮助领导全
面了解单位情况、确定工作方向和重点,范围及程度
上发挥参谋作用。第二,在决策实施过程中,在帮助
领导及时了解工作进展情况、审时度势、强化控制上
发挥参谋作用。第三,在决策实施过程结束后,在帮
助领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥参谋
作用。
第4、5、6、7、8、9、10点属于承办职能。办公室主任的承办职能大致来自三个方面。一是来自上
级部门的。主要是指上级领导部门交付的事项,如工
作调研、信息反馈、工作总结等,需要认真对待,按
期完成。二是来自领导的。对于领导班子的决策、办
公室主任要带领工作人员不折不扣地去落实。在工作
中负有领导、组织、指挥和管理的责任,是第一责任
人。三是来自单位各科室的,单位职工需办理有关事项或对站内的意见建议,按程度应先和办公室取得联系,这就需要办公室主任根据实际情况去处理。总之,办公室主任对所负责的事项要高度负责,认真督办。一丝不苟,一办到底,落到实处。
第11点属于管理职能。管理职能主要是针对办公室的内部而言,集中体现在以下三个方面。一是文书管理。尽管站内文件并不太多,但围绕着公文的处理与保管而需要进行的撰稿、校对、印制、收发登记、立卷、归档等一切是必不可少的。办公室主任负责对文书工作统一领导,统一组织安排,负责督促、检查,把好质量关,防止滥抄乱送和形式主义。二是事务管理。办公室作为事务性办事机构,办公室主任作为这个机构的负责人,应该说是事无巨细,都要认真操办。如会议安排、领导用车、对外接待、办公用具以及为职工提供生活服务的有关事项。使办公室真正成为站工作的枢纽。
第12、13、14点属于协调职能。办公室主任履行协调职能,主要是抓好纵向协调、横向协调和内部
协调、所谓纵向协调,即指致力于上下级之间关系流融洽,上令下行,下情上晓,上下紧密配合,步调一致的协调工作。所谓横向协调,即指致力于任务分派、任务督办及融洽和谐各科室的协调工作。
四个职能部门不光是停留在口头上、理论中,更要实践到工作中去。具体如下:
当好参谋,既要能谋,又要善谋,努力做到参得准、谋得深、参到关键处,谋到点子上,力争出大主见,当大参谋。同时,又要摆正地位,做到参谋到位而不越位。办公室担负着承上启下,协调各方面的重要职责,作为办公室主任既要协调高低,又要协调左右,还要协调内外,搞好协调,要讲究协调艺术,留意协调手法,既要有原则性,又要有灵敏性。协调中,态度要谦虚,任务要细致,对上尊重、对下支撑,对左右合作,做到帮忙不添乱,解难不增忧,办事不误事。
坚持做好岗位责任制,强化岗位目标管理是管理工作的基础,统筹目标考核和督促检查是关键。规范考核制度,按照目标严格考核是根本。
抓好指导决策后的任务落实,是办公室的重要职责,也是办公室主任的重要义务。盘绕核心任务,搞好督促则推进落实的重要环节和有效手法。抓好落实,就在做到“看不准不动手,看准了不松手,干不成不放手”。经过抓落实,保护指导权威,确保政令畅通。
三、岗位要求的特殊性
特别的岗位需求多重素质和能力,想做好办公室工作,就要做到“三心”、“四勤”、“三心”是热心、诚心、静心、,“四勤”是脑勤、嘴勤、手勤、腿勤。
脑勤,就是要勤于动脑,着于思考,如何使我们的工作适应形势发展,时代特征,更有针对性和实效性,怎样在工作中贯彻“三个代表”重要思想,怎样为经济建设这个中心服务。怎样才能做到贴过实际、贴近生活、贴近职工,所有这些问题都是我们不得不经常考虑的。
嘴勤,包括两个方面,一方面是要多请示汇报,及时得到领导的指示、支持和帮助;一方面要多做宣