009员工档案管理办法
[009]档案管理制度
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xxxxxxxxx有限公司档案管理制度一总则一、本制度中所指的档案是公司党务、行政管理、生产、经营、基建、重要会议等公务活动中直接形成的对本企业具有保存价值的各种文字、图表、图像、声像、电子等不同形式的历史记录。
二、为实现公司档案的集中、统一管理，保障公司档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，依据国家及自治区有关档案管理的法规，制订本制度。
三、档案案卷的分类编号按照《xxxxxxxxx有限公司档案分类编号实施细则》执行。
二档案移交制度一、文书档案1．归档的收发文件应齐全、完整，纸质大小统一，按收发文顺序将收发文附上“文件传阅单”/“文件签发单”，填写“档案移交清单”交档案室，由档案室按类别归档；2．公司股东会、董事会、日常重大会议的文件和纪要，上下属公司来往文件、函件等由经办部门负责收集积累原件按照形成时间在移交时限内移交。
3．大型会议、活动的系列资料由协办部门负责收集、积累，会议结束后整理填列目录清单，进行移交。
4．以上归档文件移交时应连同电子版一同移交。
二、人事档案1．人力资源部门对职工进行招聘考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集、整理，于形成后一周内移交档案室，以保持档案的完整，需归档的材料必须先认真鉴别，保证材料的真实，文字清楚，手续齐备，对于材料中需审查盖章或须本人签字的，应在盖章签字后归档。
2．职工档案材料的记录统一使用十六开规格办公用纸，一律用碳素笔书写，不允许复写。
3、严禁任何人私自保存他人档案或利用档案寻私舞弊。
三、财务档案（一）归档内容1．会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
2．会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
3．财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
4．其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
公司员工人员档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司员工人员档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用率，依据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工，包括正式员工、试用员工、实习生等。
第三条公司员工人员档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保员工档案内容的完整、真实、准确；2. 安全性原则：确保员工档案的保密性和安全性；3. 规范性原则：遵循国家档案管理标准和规范；4. 可用性原则：提高档案的利用率，为公司和员工提供优质服务。
第二章档案内容第四条公司员工人员档案主要包括以下内容：1. 基本信息档案：包括员工姓名、性别、出生日期、身份证号码、籍贯、民族、政治面貌、婚姻状况、学历、专业、职称、技术等级、健康状况等；2. 入职档案：包括入职日期、劳动合同、岗位说明书、试用期考核结果等；3. 职业生涯档案：包括晋升、调动、奖惩、培训、考核等记录；4. 离职档案：包括离职日期、离职原因、离职手续办理情况等；5. 其他档案：包括员工个人作品、专利、荣誉证书等。
第三章档案管理职责第五条公司人力资源部负责员工人员档案的管理工作，具体职责如下：1. 制定和完善员工人员档案管理制度；2. 负责员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁；3. 对员工档案进行定期检查，确保档案的完整、准确、安全；4. 为员工提供档案查询、复制等服务；5. 配合公司其他部门进行档案利用。
第六条公司各部门负责本部门员工档案的管理工作，具体职责如下：1. 负责收集、整理、归档本部门员工档案；2. 对本部门员工档案进行定期检查，确保档案的完整、准确、安全；3. 协助人力资源部进行档案查询、复制等工作。
第四章档案管理要求第七条公司员工人员档案应按照以下要求进行管理：1. 档案资料应真实、准确、完整，不得有伪造、篡改、涂改等现象；2. 档案资料应按照档案管理规范进行分类、编号、排列、装订；3. 档案资料应使用规范的书写工具，字迹工整、清晰；4. 档案资料应定期进行备份，确保档案的完整性；5. 档案资料应妥善保管，防止损坏、丢失、泄露。
公司员工员工档案管理制度
一、总则为了规范公司员工档案管理工作，保障员工档案的完整、准确、安全，提高档案管理效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 员工档案管理范围包括：员工个人基本信息、入职、离职、调岗、晋升、考核、培训、奖惩等档案资料。
2. 员工档案包括纸质档案和电子档案两种形式。
三、档案管理职责1. 人力资源部负责公司员工档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
2. 各部门负责人负责本部门员工档案的管理，确保档案的完整、准确、安全。
3. 员工本人负责保管好自己的个人档案，如有变动，应及时通知人力资源部更新档案信息。
四、档案收集与整理1. 新员工入职时，人力资源部负责收集以下档案资料：（1）身份证、学历证书、专业技术资格证书等原件及复印件；（2）入职申请表、劳动合同、试用期考核表等；（3）体检报告、银行账户信息等。
2. 员工档案整理要求：（1）档案资料应按照时间顺序排列，并使用统一的档案袋进行存放；（2）档案资料应清晰、整洁，无涂改、破损等情况；（3）电子档案应备份，确保数据安全。
五、档案保管与利用1. 档案保管要求：（1）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案安全；（2）档案查阅需填写查阅登记表，经相关部门负责人批准后方可查阅；（3）严禁擅自复制、借阅、转借档案资料。
2. 档案利用：（1）员工本人需查阅个人档案时，应提前向人力资源部提出申请，经批准后方可查阅；（2）公司内部各部门需查阅员工档案时，应填写查阅登记表，经相关部门负责人批准后方可查阅；（3）查阅档案应严格遵守保密规定，不得泄露员工个人信息。
六、档案销毁1. 档案销毁需严格按照国家有关档案管理的法律法规执行。
2. 档案销毁前，需经公司领导批准，并填写档案销毁清单。
3. 档案销毁后，需将销毁清单存档备查。
七、附则1. 本制度自发布之日起施行，原有规定与本制度不一致的，以本制度为准。
2. 本制度由人力资源部负责解释。
员工档案管理制度_百度
一、总则为加强员工档案管理，确保员工档案的完整、准确、安全，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有员工档案的管理工作。
三、档案管理职责1. 人事部负责员工档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
2. 部门负责人对所属员工的档案进行监督、检查和指导。
3. 员工本人对个人档案的真实性、完整性负责。
四、档案收集与整理1. 员工入职时，应提供以下材料：（1）身份证原件及复印件；（2）学历证书、专业技术资格证书等复印件；（3）劳动合同；（4）其他相关证明材料。
2. 人事部对收集到的档案材料进行整理、归档。
3. 档案材料应按照《档案管理工作规范条例》的要求进行分类、编号、装订。
五、档案保管与借阅1. 档案应存放在安全、防火、防盗、防潮、防虫、防尘的档案室。
2. 档案保管人员应严格执行《档案库房管理制度》，确保档案安全。
3. 员工档案借阅需经部门负责人批准，并办理借阅手续。
4. 借阅档案时，应填写《档案借阅登记表》，明确借阅目的、时间、归还日期。
5. 借阅人应妥善保管档案，防止遗失、损坏，按时归还。
六、档案销毁1. 档案保管期限届满，需销毁的档案，应经部门负责人审核，报公司领导批准。
2. 销毁档案时，应按照《档案销毁管理制度》的规定进行，确保档案信息的安全。
3. 销毁档案后，应填写《档案销毁登记表》，并报公司领导备案。
七、监督检查1. 公司定期对员工档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。
2. 部门负责人对所属员工的档案管理情况进行监督、检查。
3. 员工本人对个人档案的真实性、完整性负责。
八、附则1. 本制度由人事部负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
员工档案管理规定
员工档案管理规定
一、严格执行国家和集团公司档案各项管理制度和规定，建立、健全公司员工人事档案。
二、档案资料管理员必须具备觉悟高，思想品质好，忠诚可靠，业务能力强，工作认真负责，积极肯干等基本条件。
三、员工个人档案的管理
1、员工档案应按用工形式分别归档，用工形式包括工人、干部、农民合同工等类型。
2、外单位调入和集团公司人事、劳资（人才中心）分配进公司的员工，应填写《职工登记表》和职工档案卡片，同个人所持档案材料一并分类建档。
3、调出公司员工根据调动手续提取个人档案。
四、劳动工资档案的管理
1、定期分类收集、整理、保存各类劳动工资报表。
2、定期归档员工个人岗位、工资变动的各类审批表。
五、各种应归档资料，必须及时归档，各种档案资料卡片必须齐全，不准涂改更换。
六、坚持党的路线、方针、政策，严格执行档案管理法规：
1、档案管理员必须严格遵守档案资料的保密制度，不得随意泄露档案的数量、内容及存放位置。
2、凡属机密档案，不准随意乱取，随意抄录，严禁外传、外
借。
3、档案室钥匙专人保管，未经部门主管负责人批准不得转借他人。
4、档案资料属专管项目，他人不得随便介入。
七、档案资料的查阅，必须经主管负责人批准，管理人员亲自按批准项目提供资料，查阅后及时归档。
员工档案管理办法
员工档案管理办法第一条为加强和规范公司人事档案管理工作，充分保护和利用人事档案资源，为公司人力资源开发与管理服务，根据国家相关规定，结合本公司实际，制定本规定。
第二条公司人事档案管理工作，由人力资源部负责，人力资源部指定有从业资格和经验的专职人员，负责公司人事档案管理工作。
第三条人力资源部根据国家档案管理相关规范，认真执行国家有关档案管理和保密工作的法律法规及相关制度，确保人事档案的安全和完整。
第四条本规定所指人事档案包括管理人员档案和一般员工档案。
管理人员档案和一般员工档案要集中管理，分别存放。
第五条档案管理人员应当具有较高的政治和文化素质，能科学有效地管理档案，监督指导所属企业的档案工作，积极主动地利用档案为企业生产经营和管理服务，具备相应的专业知识。
第六条人力资源部为公司人事档案管理机构，负责职权范围内管理人员档案和工人档案的管理工作。
第七条人力资源部人事档案管理职责：（一）保管管理人员档案和员工档案，为公司的人力资源开发与管理积累档案史料；（二）收集、鉴别、整理档案材料；（三）办理人事档案的查阅、借阅、统计和传递；（四）为领导和有关部门提供员工基本情况；（五）做好人员档案的安全、保护、保密工作；（六）推广应用人事档案管理现代化技术；（七）及时向劳动保险部门移交离退休职工档案；（八）办理其它有关事项。
第八条根据档案管理的要求，配置满足人事档案存入要求面积的档案室及相关设施。
第九条人力资源部要及时收集档案材料，充实档案内容，并按照分类准确、编排有序、目录清晰、装订整齐的要求，每隔1年进行一次整理立卷。
第十条未经分管人力资源部分管领导批准，任何单位和个人无权查阅人事档案。
因为工作需要查阅和借用人事档案，查阅单位应按照规定办理审批手续，指派两名人员进行查阅和借用。
人力资源部根据具体情况和规定，确定是否提供或提供哪些材料；档案一般不外借，确须借出，要说明理由，经人力资源部分管领导批准，严格履行相关手续，限期归还，并不得擅自转借他人。
单位员工档案管理制度
第一章总则第一条为了规范单位员工档案管理工作，确保档案的完整性、真实性和保密性，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有员工档案的管理工作，包括纸质档案和电子档案。
第三条本制度遵循以下原则：（一）依法管理：严格按照国家档案法律法规和政策要求，确保档案管理的合法性。
（二）统一管理：建立健全档案管理制度，实行统一归档、统一保管、统一利用。
（三）安全保密：确保档案安全，防止档案损毁、丢失和泄密。
（四）服务为本：以服务本单位为中心，提高档案利用效率，为各项工作提供有力支持。
第二章职责与分工第四条单位档案管理部门负责员工档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第五条档案管理部门职责：（一）制定和完善员工档案管理制度，组织实施档案管理工作。
（二）负责员工档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
（三）负责档案库房的安全、卫生和消防工作。
（四）负责档案信息化建设，提高档案管理效率。
第六条员工档案管理人员职责：（一）负责员工档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
（二）对档案进行分类、编号、编目，确保档案的准确性。
（三）做好档案的保密工作，防止档案损毁、丢失和泄密。
（四）定期检查档案保管情况，确保档案安全。
第三章档案管理内容第七条员工档案包括以下内容：（一）员工基本信息档案：包括身份证、户口本、学历证书、专业技术资格证书等。
（二）员工工作档案：包括劳动合同、入职登记表、岗位说明书、绩效考核、培训记录等。
（三）员工奖惩档案：包括表彰、奖励、处分、辞退等。
（四）员工离职档案：包括离职申请、离职面谈记录、离职证明等。
（五）员工其他档案：包括个人简历、工作总结、专业论文等。
第八条档案管理部门应按照档案分类标准，对员工档案进行分类、编号、编目，确保档案的准确性。
第四章档案利用与保管第九条档案管理部门应建立健全档案查阅制度，确保档案的合理利用。
员工档案管理制度
员工档案管理制度第一章总则第一条为了加强员工档案管理，保障员工档案的真实性、完整性和安全性，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部员工档案的管理工作。
第三条员工档案管理应坚持保密、严谨、规范的原则，确保员工档案信息准确、完整、及时更新。
第二章档案管理职责第四条公司人力资源部门是员工档案管理的责任部门，负责员工档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条各部门负责人应配合人力资源部门，做好员工档案的管理工作，确保档案的真实性和完整性。
第六条员工应如实提供个人信息，并积极配合公司进行档案管理工作。
第三章档案管理内容第七条员工档案包括：个人基本信息、劳动合同、学历学位证书、职业资格证书、工作经历、绩效考核、培训记录、奖惩记录等。
第八条员工档案应按照员工姓名、身份证号码等特征进行分类编号，便于管理和查询。
第四章档案管理程序第九条员工入职时，应向人力资源部门提交相关档案材料，人力资源部门进行档案审核和整理。
第十条员工档案应定期进行审核和更新，确保档案信息的真实性和完整性。
第十一条员工档案的查询、借阅应按照规定的程序进行，经人力资源部门负责人批准，并做好登记。
第十二条员工档案的复制、销毁应按照规定的程序进行，并经人力资源部门负责人审批。
第五章档案管理保密第十三条员工档案涉及个人隐私，公司应严格遵守国家有关保密法律法规，确保员工档案信息的安全。
第十四条公司应建立健全档案保密制度，对档案管理人员进行保密教育和培训。
第十五条违反档案保密规定的，一经查实，将按照公司相关规定给予相应处罚。
第六章附则第十六条本制度由公司人力资源部门负责解释。
第十七条本制度自发布之日起施行，原有规定与本制度不符的，以本制度为准。
第十八条本制度根据国家法律法规和公司实际情况适时修订。
员工档案管理办法
员工档案管理办法第一章总则第一条为促进档案管理工作标准化、规范化，特制定本办法。
第二章管理体制和机构第二条员工档案管理实行集中统一管理原则，中心副处级以上管理人员档案由集团公司人力资源部统一管理；正科级以下管理人员人事档案由中心人力资源部管理。
第三章档案内容和分类第三条员工档案材料内容及分类如下：第一类履历材料。
包括：员工履历表、登记表、简历表，职工、学生、教师、医务人员、军人登记表，军队干部履历登记表，履历变化等。
第二类自传材料。
包括：自传，入党、入团形成的自传材料等。
第三类鉴定、考核、考察材料。
包括：民主评议员工的综合材料，组织审定的综合材料，员工鉴定，自我鉴定（有组织意见的），学生鉴定和毕业生鉴定表，学员鉴定表，职工鉴定表，党、团员鉴定表，出国人员鉴定表，实习和见习生鉴定表（有转正定级内容的可放在第九类），员工考核、考察登记表，离任审计考核材料。
第四类学历、学位、成绩、培训和专业技术情况材料。
包括：大中专院校毕业生登记表，招生报考登记表，学历、学位证明材料，毕业研究生登记表，选拔留学生审查登记表，岗位职务培训登记表，技术职务聘任（任命）呈报表，专业技术人员任期续聘考核材料，工人职业技能鉴定申请表，技师、高级技师考核评审呈报表和审批表。
第五类政审材料。
包括：入党、入团、参军、出国、招工、招生的政审材料；家庭出身、个人成份，家庭成员和主要社会关系调查证明材料；爱人情况登记表及调查证明材料；工龄审批表等证明材料。
第六类参加中国共产党、共青团、民主党派的材料。
包括：入团申请书、志愿书，团员登记表及离、退团材料；入党申请书、入党志愿书，转正申请书，党员登记表，民主评议党员组织意见表或登记表，组织审批意见及所依据的材料；延长预备期的有关材料，加入民主党派的有关材料。
第七类奖励材料（县、处级及以上的）。
包括：正式表彰命名授予的英雄、模范、先进生产（工作）者通知、决定，三八红旗手、优秀党员、优秀团员、优秀职工、优秀企业家、有突出贡献的专家等称号的审批材料，其他通报表扬材料。
员工档案管理办法
页码：第 1 页共 4 页员工档案管理办法(主责部门：人力资源部)编制日期审核日期审核日期批准日期修订记录修订修改内容修改人审核人批准人日期状态页码：第 2 页共 4 页1.目的为规范档案管理，保证员工档案的及时归档与妥善保管，使人事作业有依据可循，特制订本管理办法。
2.风险规范员工档案管理，保密员工信息泄露。
3.范围适用于XX集团所有员工（包含劳务派遣员工）。
4.职责人力资源部负责建立、更新、查阅、保管员工档案。
5.员工档案的建立当新员工报到时，人力资源部负责接收基础资料，根据编号原则，给新员工编定一个员工编号，建立员工档案，统一装订成档案册妥善保管。
6.基础资料参照《人事档案目录》6.1.员工编号的编制6.2.员工编号规则：所属公司的第一个字母大写+序号，例如XX漆为A，XX为C，数字编号从1开始以流水号的方式逐一编号，中间不得漏号。
6.3.员工编号不能重复使用，二次入职员工亦同。
7.员工档案的保管7.1.员工档案由人力资源部保管，未经批准，任何人不得随意查看。
7.2.人力资源部人员负有保密责任，不得随意传播员工个人相关信息。
7.3.员工档案根据编号，按顺序排列放入档案柜。
7.4.离职员工档案管理：员工离职后，该员工的档案另行保存。
7.4.1.一线操作工档案资料：保存至员工离职后两年。
7.4.2.其他岗位：保存至员工离职后三年。
7.4.3.所有保存到期的档案年度进行统一销毁，并建立销毁清册，以便查询。
8.员工档案的调阅8.1.调阅员工档案，必须填写《档案查阅(借出)审批表》，经人力资源部核准后方可调阅。
页码：第 3 页共 4 页8.2.部门经理级及以上方能查阅下属员工档案。
9.员工档案的更新9.1.人力资源部应保证员工档案完整性和统一性，需及时更新员工档案。
9.2.任何员工的异动、奖惩资料等按照时间的先后顺序及时的装订入员工的个人档案册中。
9.3.员工在职期间，个人信息有变更时，须报备人力资源部，其中职称、学历、婚姻等变更需持相关原件至人力资源部办理。
公司员工员工档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司员工档案管理，确保员工档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时员工、实习生等。
第三条员工档案管理应遵循真实性、完整性、安全性、保密性和可追溯性的原则。
第二章档案分类与归档第四条员工档案分为以下类别：（一）基本信息档案：包括员工个人基本信息、照片、身份证复印件等。
（二）入职档案：包括劳动合同、入职申请表、体检报告、离职证明等。
（三）培训与发展档案：包括培训记录、考核结果、晋升记录等。
（四）薪酬福利档案：包括工资条、奖金发放记录、社会保险缴纳记录等。
（五）绩效考核档案：包括年度考核表、绩效考核结果等。
（六）奖惩档案：包括奖励决定、处罚决定、申诉处理等。
第五条员工档案归档要求：（一）归档材料应真实、完整，符合国家法律法规及公司相关规定。
（二）归档材料应分类存放，便于查阅和管理。
（三）归档材料应定期进行整理、归档，确保档案的连续性和完整性。
第三章档案保管与利用第六条员工档案的保管：（一）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘等设施，确保档案安全。
（二）档案室应设立专人负责档案的日常管理工作。
（三）档案的查阅、借阅、复制等手续应严格按照公司规定办理。
第七条员工档案的利用：（一）员工本人或其授权代理人可查阅本人档案。
（二）公司内部有关部门因工作需要，经批准后方可查阅员工档案。
（三）查阅档案时，应填写《档案查阅登记表》，记录查阅内容、时间、查阅人等信息。
第四章档案变更与销毁第八条员工档案的变更：（一）员工个人信息发生变更时，应及时向人力资源部门提供相关证明材料。
（二）人力资源部门根据变更情况，对档案进行相应修改或补充。
第九条员工档案的销毁：（一）员工离职后，其档案应按照规定期限进行销毁。
（二）销毁档案前，应进行清点、登记，并由专人负责监督。
（三）销毁档案时，应采用安全、环保的方式进行。
公司员工档案管理方法与制度模版
公司员工档案管理方法与制度模版一、员工档案管理方法1. 建立统一的档案管理系统建立一个统一的员工档案管理系统，包括员工信息录入、档案查询、档案储存和档案归档等功能。
可以借助电子化的手段来建立档案管理系统，方便员工信息的录入和查询，同时也可以确保档案的安全性和可靠性。
2. 建立档案管理制度制定一套完善的档案管理制度，明确员工档案管理的流程和要求。
包括员工信息录入的标准、档案归档的时间和方式、档案的保密措施等。
制度要简明扼要，易于实施和操作。
3. 完善员工档案资料建立员工档案的完整资料，包括基本信息、教育背景、工作经历、培训记录、评价考核等内容。
同时还应有员工签订的各类合同、协议和保密承诺书等重要文件的复印件。
4. 定期更新员工档案定期跟进员工的变动情况，及时更新员工档案中的信息。
包括员工晋升、调岗、转正、离职等变动情况的记录，以及相应的档案调整和归档。
5. 档案保密措施建立档案保密制度，涉及员工个人隐私的信息要得到保护。
制定相关的保密措施和权限分级，确保档案信息的安全性。
6. 存档备份与存储建立档案备份与存储制度，确保档案的备份工作定期进行。
可以选择将档案备份存储在云端服务器上，同时也要建立实体档案存储库，确保档案的安全保存。
7. 定期审查档案质量定期开展档案质量审查工作，检查档案的准确性和完整性。
发现问题要及时进行修复和调整，确保员工档案的质量。
二、员工档案管理制度模板公司员工档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为了规范公司员工档案管理工作，建立员工档案的完整和准确性，保护员工的合法权益，提高工作效率，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本规定。
第二条适用范围本规定适用于公司全体员工档案的管理工作。
第三条定义1. 员工档案：指公司对员工个人信息、工作经历、培训记录、考核评价等进行记录的档案。
2. 员工档案管理人：指负责公司全体员工档案管理的专职人员或相关部门。
第二章档案管理的流程1. 员工入职时，应按照公司要求，提交个人信息及相关材料，由人力资源部门进行档案录入。
公司员工档案管理方法与制度（5篇）
公司员工档案管理方法与制度1、要保证有专人(专职或兼职)管理、有制度规范、有场地存放，即做到有人熟悉档案管理工作，档案保管要保密安全，档案管理工作有制度约束、规范及保障。
2、要确保所存档资料:复印件和原件相符;资料是原始且有价值的;以蓝色或蓝黑钢笔或碳素笔填写;名字、日期等内容填写规范;存档所用纸张规范工整。
3、存档资料要分类按顺序存放。
例如可分为基本情况类、合同协议类、证书证件类、培训学习类、考核考察类、岗位变动类、奖惩类、薪酬类、其它及离职类等。
顺序可以按照时间顺序或自定顺序来存放。
4、档案一人一档，用档案盒按员工编号存放，不建议用档案袋和档案夹存放，不建议按部门存放。
5、电子档案要与纸质档案同步更新，不用每次查询资料都需要翻纸质档案。
注意:电子档案并非是将纸质档案扫描，而是将纸质档案信息保存在一些软件工具中，如E-HR系统、E____CEL表格等，如果有时间和精力再进行扫描的工作。
6、其它档案与员工档案资料有重叠的，原则上员工档案保存原始资料。
员工档案的作用1、为员工晋升提供依据通过对员工档案的员工的薪酬情况、绩效情况、培训情况和技能情况等进行记录和分析，可以制定相对应的激励和培养方案，为员工晋升提供通畅的渠道，激发员工的工作积极性。
2、对人力资源进行盘点员工档案记录了员工的基本情况，进公司后的学习培训情况、岗位变动情况、薪酬情况、考核情况等。
通过对员工档案记录的情况进行人力资源状况分析，对制定人力资源计划或规划起着至关重要的作用。
3、促进人力资源配置通过对员工档案的查阅和整理，对员工的德、能、勤、绩进行全面分析，因事择人，因人治事，将人才的使用更加合理化和最大化，实现人力资源的优化配置。
4、提供历史资源查询了解员工发展情况，制订符合员工发展的培训计划和成长规划;了解员工的需求点，以便更好的关怀员工;记录员工在公司的轨迹，在做企业文化宣传或其它宣传方面，能提供一定素材，同时也给予员工自豪感;离职的员工可能再回来，档案资料可以接续使用。
员工档案管理办法
目的为规范公司员工人事档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪管理，特制定本规章。
2 范围公司针对所有员工的管理工作均应遵照本办法执行。
3解释人事管理档案：指公司为加强对员工的管理，而建立起来的有关员工基本情况的资料以及历次考核与异动等项的资料。
4 权责4．1 全体员工人事管理档案的建立、管理工作由人力资源部人事管理专员负责，各人力资源派驻机构或人员应在其指导下完成所属单位中层及以下员工的人事管理档案的建立、更新工作。
4．2 员工的人事资料由员工所在部门负责收集，并填写《人事（管理）档案资料移交清单》移交人力资源部。
4．3 公司员工的人事管理档案，必须是一级部部长（含）以上的领导在其所属员工晋升、奖惩、异动、了解基本情况时方有权调阅。
5 工作内容5.1人事档案5.1.1人事档案的调转5.1.1.1员工可在被公司正式聘用之日起三十天内将人事档案转入公司。
5.1.1.2人力资源有义务协助员工办理人事档案调转手续。
5.1.2 人事档案的管理人力资源部负责按照国家有关法规和文件的规定,定期对员工的人事档案进行更新、整理。
5.2 人事管理档案5.2.1人事管理档案的建立5.2.1.1 人事管理档案应在员工到职一周内，由所在部门负责将员工到职后形成的人事资料收集完整，待员工经试用期考核通过，正式录用时将其人事资料移交人力资源部。
5.2.1.2 人力资源部对移交的人事资料要依据《人事管理档案分类目录》进行审核，发现有人事资料不完整的及时向相关单位和人员追索，以确保人事档案的真实与完整。
5.2.1.3 对营销人员、送货员、外派财务人员等特殊岗位的人员应收取学历证原件；对外派财务人员还需收取执业资格证、职称证原件；对营销人员及非总部财务人员同时需收取担保文件。
5.2.1.4 收取员工相关证件时，应向对方出具收据（一式二份），一份交对方，一份存入档案袋（盒）查验。
5.2.1.5人事资料收集、归档后，人事管理专员应在档案袋（盒）上详细填写员工姓名及档案资料清单等内容，依档案材料分类目录顺序排列，各类资料以形成时间为序，分类装订，并注明档案资料收集、归档经办人姓名。
员工档案管理办法
员工档案管理办法第一条、目的为保证公司员工档案科学、完整管理，为公司人力资源管理提供真实、有效的依据，特制定本管理办法。
第二条、适用范围本制度适用于集团全体员工。
第三条、职责人资本部负责本管理方法制定、修改、废止、解释等工作。
第四条、归档范围员工入职档案、专项培训档案、离职档案、绩效管理档案、异动档案以及与员工个人有关的具有参考价值的文件资料。
第五条、档案管理员的职责由人资本部专人负责保管员工档案，收集、鉴别和整理档案材料，保证集团与各个子公司的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
第六条、档案管理内容（一）员工入职档案：1．应聘人员面试登记表或个人简历；2．离职证明（注：如无离职证明材料且能力突出者可签订无离职证明承诺函。
）；3．身份证复印件；4．最高学历证书复印件；5．学位证复印件；6．从业证书复印件；7．个人体检报告；8．廉洁与诚信承诺书；9．劳动合同（注：实习生可签订实习协议。
）；10．入职须知回执；11．招商银行卡号或复印件；12．社保及公积金账号（注：如因员工在本公司以外的地方或已在其他公司缴纳或因员工个人原因导致社保或公积金无法正常缴纳者，须提供已缴纳证明或确认书。
）；13．责任状（注：所有营销人员试用期须签订责任状）。
（注：根据员工入职管理制定修订员工入职档案内容。
）以上1、2、3、4、7、8、9、10为入职当天必须要收集齐全且不可缺少的入职资料。
（二）培训档案1. 培训合同、协议；2. 培训相关资料及获取证书原件；3. 培训日志或总结报告；4. 外派培训审批表；5. 员工外派培训合同；6. 外出培训反馈表（或证书原件）。
（注：根据公司培训管理制度修订员工培训档案内容。
）（三）绩效管理档案将员工绩效考核相关的档案资料按月规整。
（注：根据公司绩效管理内容修订员工绩效管理档案内容。
）（四）员工异动档案1. 转正申请表；2. 延长试用期申请及审批记录；3. 晋升评估表；4. 任免文件；5. 内部调动审批流程表；6. 奖惩文件；7. 薪资调整记录；（五）员工离职档案1. 辞职信；2. 员工离职审批表；3. 员工辞退审批表；4. 离职工作交接单；5. 劳动合同解除协议；（六）其他资料档案决定、委托书、其他合同、协议或通知等与员工个人有关的具有参考价值的文件资料。
员工档案管理制度3篇
员工档案管理制度3篇员工档案管理制度的目的是规范人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。
下面是员工档案管理条例，欢迎参阅。
员工档案管理制度1第一章总则第一条为加强和规范员工档案管理，根据《中华人民共和国档案法》和劳动部发《企业职工档案管理工作规定》，结合公司工作实际，特制定本办法。
第二条员工档案建立范围凡被公司招聘并录用的人员，均应同时拥有个人社会档案和公司员工内部档案包括电子档案、文本档案各一套。
第二章员工档案种类及运用第三条个人社会档案：本公司员工的个人社会档案原则上要求均在西安市各人才中心托管，并随员工工作关系予以转接。
第四条员工内部档案：公司员工内部档案作为个人社会档案的补充，统一在公司存档由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并按年度视情移交归存到个人社会档案。
第五条公司员工内部档案收集的内容：1、《员工应聘登记表》、《员工入职登记表》、身份证及户口本(或暂住证)复印件、最高学历证书和职称证书及职业资格证书复印件。
以及其他有关员工职业、技能信息的相关证书、文件复印件。
2、《劳动合同》、《员工转正申请表》、职务任免文件、公司内部调令、社会保险转移缴纳证明、年度绩效考核表、工伤事故处理记录、退休、解除劳动合同证明书及其他相关离职手续文件等材料3、《培训合同》、培训结业证书、奖惩文件或记录等其他资料。
4、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料以及其他可供组织参考的材料。
第三章员工档案收集程序和归档标准第六条收集办法：1、个人社会档案：个人社会档案托管在西安市各人才交流中心的公司的员工，提出归档申请，由行政人事部统一向申请人档案所在人才交流中心移交员工内部档案信息，以形成员工社会档案的有效积累。
移交社会档案的材料须加盖公章，并在公司员工内部档案中留存备查。
2、员工内部档案：公司新入职员工一律由行政人事部负责形成公司内部档案。
凡本文所列应归档的各类资料，在职能部门内形成材料后的一周内按要求将材料送交行政人事部归档。
员工档案管理制度
员工档案管理制度第一章总则第一条为了加强员工档案管理，保证档案的真实性、完整性、及时性和保密性，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工档案的管理工作。
第三条员工档案是公司人力资源管理的重要组成部分，公司应当将员工档案管理纳入企业内部管理体系建设，明确责任部门，建立健全档案管理制度。
第四条员工档案管理应遵循真实、完整、准确、及时、保密的原则，确保档案资料的安全、可靠和可用。
第二章档案管理机构与职责第五条公司设立人力资源部作为员工档案管理的归口部门，负责员工档案的收集、整理、归档、保管、查询、利用和销毁等工作。
第六条人力资源部应设立专门的档案管理岗位，明确档案管理员职责，确保档案管理工作的顺利进行。
第七条档案管理员应具备相应的专业知识，经过培训并取得相关资质证书。
第三章档案的收集与整理第八条员工档案包括员工的基本信息、入职资料、工作经历、绩效考核、培训记录、奖惩情况等。
第九条各部门应在员工入职、离职、晋升、调动等事项办理完毕后，及时向人力资源部提交相关资料，由档案管理员进行归档。
第十条档案管理员应按照档案分类和编号规则，对收集到的档案资料进行整理、归档，确保档案的有序性和可追溯性。
第四章档案的保管与安全第十一条员工档案应存放于专门的档案室或档案柜中，档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防磁等条件。
第十二条档案管理员应定期对档案进行检查、清理、消毒，确保档案的完好无损。
第十三条档案管理员应建立健全档案安全管理制度，对档案的借阅、复制、销毁等环节进行严格控制，防止档案的泄露、损毁或丢失。
第十四条任何人不得擅自携带档案离开公司，确需借阅或复制档案的，应按照公司规定办理相关手续。
第五章档案的查询与利用第十五条档案查询应遵循保密原则，确保员工个人信息的安全。
第十六条员工本人有权查阅、复制自己的档案，如需查阅他人档案，应提交书面申请，经部门负责人批准后，由人力资源部负责提供。
最新员工档案管理办法规定
最新员工档案管理办法规定员工档案管理办法规定篇一第一条档案工作任务1保管员工档案；2收集、鉴别和整理员工档案材料；3办理员工档案的查阅、借用和转递；4通过档案熟悉员工，为人事工作提供情况；5逐步实现员工档案管理工作的科学化和现代化。
第二条档案材料内容：1履历表；2自传；3鉴定；4考核材料；5政治历史问题的审查及甄别、复查材料；6参加党、团材料；7奖励及先进事迹材料；8处分、取消处分材料；9招聘、转正定级、吸收录用审批表、任免报告表、考评技术资格、学位审批表、出国人员审批表、调整工资审批表、离休退休、辞职审批表等；10其他可供组织上参考的材料，如员工个人写的思想、工作、学习总结、检查等。
形成以上档案材料的部门和职能人员应及时将完备的材料转交档案室存档。
第三条档案的管理员工档案按照管理(任免)权限实行分级管理。
1正、副总监以上领导档案，报送总公司人事部。
2物业管理有限公司部门经理以下员工档案，由各单位人事部门自行管理。
3根据人事回避原则，档案管理人员的档案由人事部领导直接保管。
4出国(境)不归及死亡员工档案仍按上述分工管理。
第四条档案材料的收集和归档1人事档案管理人员要根据档案管理规定，通过有关部门收集入档材料。
有关部门应积极配合，档案管理人员对归档材料应及时归档。
2凡归档材料，均应认真鉴别，材料应详实、完整，用钢笔或毛笔誊写(不得用圆珠笔、铅笔等书写)，并经组织审查盖章或本人签字后生效，否则不得归档。
3员工档案必须分类明确，编排有序、目录清楚、装订整齐。
第五条档案的保管。
公司员工员工档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司员工档案管理，规范档案收集、整理、保管和使用，确保档案的完整、准确、安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、临时工等。
第三条公司员工档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保员工档案的全面、真实、完整；2. 准确性原则：档案内容应准确无误，符合实际情况；3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案安全；4. 保密性原则：严格保密，防止档案信息泄露；5. 便捷性原则：提高档案利用效率，方便员工查询。
第二章档案收集第四条员工档案收集应包括以下内容：1. 基本信息档案：包括身份证、户口簿、学历证书、资格证书等；2. 工作档案：包括劳动合同、入职登记表、工作表现记录、奖惩记录等；3. 个人成长档案：包括培训记录、职称评定、荣誉证书等；4. 其他档案：包括员工个人意愿、离职原因等。
第五条员工档案收集应遵循以下程序：1. 员工入职时，由人力资源部门负责收集、整理相关档案；2. 员工在职期间，人力资源部门负责定期更新档案信息；3. 员工离职时，人力资源部门负责归档相关档案。
第三章档案整理第六条员工档案整理应遵循以下要求：1. 分类整理：按照档案内容、形式、时间等进行分类整理；2. 编号归档：对每份档案进行编号，确保档案的唯一性；3. 档案装订：采用统一规格的档案盒，确保档案整齐美观；4. 档案标识：在档案盒上标明档案名称、编号、存放位置等信息。
第四章档案保管第七条员工档案保管应遵循以下要求：1. 安全存放：选择安全、干燥、防潮、防虫、防尘的场所存放档案；2. 规范操作：严格按照档案管理流程进行操作，确保档案安全；3. 定期检查：定期对档案进行清理、消毒、保养，确保档案完好；4. 防灾减灾：制定应急预案，应对自然灾害、事故等突发事件。
第五章档案利用第八条员工档案利用应遵循以下要求：1. 依法利用：严格按照法律法规和公司规定，合理利用档案；2. 保密原则：对涉及员工隐私的档案信息，应予以保密；3. 便捷服务：为员工提供便捷的档案查询、借阅服务；4. 档案修复：对破损的档案，应及时进行修复，确保档案完整。
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员工档案管理办法
修订履历
核准：审查：制作：日期：日期：日期：
1目的
为保障公司和员工双方权益，使员工与公司的劳动关系保持唯一性，并使员工档案管理有所依据，特制定本管理办法。
2范围：适用于华美迅达总公司以及子公司全体员工的档案管理。
3定义
本管理办法中涉及的档案均指员工人事档案，并分为两种：
3.1内部档案：指存放于公司，由公司人资部为员工建立的档案，员工离职，内部档案仍在公司
保存一定期限，不随员工的离开而移转；
3.2外部档案：指存放于政府劳动或人事相关部门，记载员工一生学习经历，工作经历，社会关
系，劳动技能的档案，外部档案随员工就学、就业、变更就学就业等状态变动而移转和增加内容。
4权责
4.1人资部负责员工内部档案的建立、维护、借用、保管等；
4.2人资部负责办理、督导员工外部档案的调入、转移等相关手续。
5内容
5.1员工内部档案
5.1.1员工内部档案为公司重要档案资料，并作为机密资料进行保管；
5.1.2档案的建立和档案中应存放的内容
5.1.2.1员工到职后，由人资部专责人负责建立该员工内部档案，内容包括应征履
历资料表、相关证件的复印件、离职证明、照片、入职体检表及其它重要资料等。
相
关证件的复印件包括学历证书、学位证书、外语资格证书、身份证、有效资格证书等
等。
内部档案应于员工转正后一个月内建立完成。
5.1.2.2随员工任职情况，劳动合同、考核﹑任免﹑转岗、奖惩﹑薪资、保险、其
它(体检资料等)等有关资料按照资料的形成时间顺序放入员工档案。
5.1.2.3人资部专责人对员工档案进行管理，发现有人事资料不完整的需及时向相
关单位和人员追索，以确保员工档案的完整性。
5.1.3员工档案的管理
5.1.3.1员工档案资料统一使用A4纸（不可控的外来资料除外），放入档案盒中保
管。
5.1.3.2员工档案设专柜保存，并按部门职别顺位排放。
下班时必须上锁。
5.1.3.3员工档案封面依据部门以及编码进行编号和索引。
5.1.3.4建立『员工内部档案清单』，登记员工档案中的所有文件，并随文件的增加、
更新而及时维护。
『员工内部档案清单』放入员工档案中。
5.1.4员工档案的借阅
5.1.4.1有下列情形之一的，部门经理级(含)以上可以借阅其下属的档案：
5.1.4.1.1了解所属员工的基本情况；
5.1.4.1.2员工晋升、奖惩、调动(含公司内调动及集团内调动)。
5.1.4.1.3需要了解员工信息的其他情况；
5.1.4.2借阅员工档案需在人资部内借阅。
员工档案仅允许查询，不得复印或带出，
违反者按照公司【员工奖惩管理办法】处理。
5.1.4.3借阅人不得泄漏员工隐私及薪资状况。
违反者视情节严重，按照【员工奖
惩管理办法】，记大过直至开除。
5.1.4.4员工档案的取用必须由人资部专责人或人资部经理进行，其他员工不得擅
自取用，违反者，视情节严重程度处于警告至开除处分。
5.1.4.5故意毁损、盗窃档案，视情节严重，处大过直至开除，公司保留追究法律
责任的权利。
5.1.5离职人员的档案处理：
5.1.5.1离职员工档案保存三年，期满时经人资部经理核准后销毁。
5.2外部档案
5.2.1档案关系的调入：
5.2.1.1由人资部于员工被录用起通知调入档案，被录用员工自报到之日起90日内，
须将个人档案调入公司，否则延长试用期（最长不超过6个月）或不给予转正或解除
劳动合同。
如特殊人才，经总裁特批，可给予按期转正。
特殊情况，经本人申请并说
明原因，可以延长调入时间，但最长不得超过120日，超过120日仍未调入档案的，
视同辞职。
5.2.1.2人资部招聘人员应于招聘初始即确认应聘者被录用后可否在规定期限内调
入档案关系。
如确认90日内无法调入档案关系的，应在面试评价单中注明相关事项，
报由分管副总或总裁审核，经核准后方可录用；
5.2.1.3因国家政策原因无法调入档案的，需相关单位开具证明，针对已转正的员
工，如因个人原因未调入档案，公司将不给调薪或晋升。
如特殊人才，经总裁特批，
可给予调薪或晋升。
5.2.1.4 档案调入程序：员工向人资部提供原存档人才的全称（外地档案需提供省、市级人才
机构），由人资部据此开具商调函，员工持商调函到原存档地进行调档，将密封的档案交至人
资部，如档案材料不齐全的，则退回要求补齐。
5.2.2非京生源应届毕业生如公司未办理户口接收手续，则档案调转、派遣等相关手续自己
处理，但一年后做完转正定级，必须将档案调入公司。
5.2.3档案关系的调出：
5.2.3.1员工离职应及时办理档案调出手续。
5.2.3.2办理员工档案关系调出的时间：必须在员工完成离职手续后，如员工离职
手续未办理完者人资部有权拒绝开具解除劳动合同或中止劳动合同的证明等相关文
件，禁止其档案关系调出。
5.2.3.3办理完毕内部离职手续的员工，员工需持身份证、存档凭证、商调函和公
司开具的解除存档合同证明至公司委托代理存档机构办理档案调出。
5.2.3.4员工离职后，原则上需在一个月内将档案转出公司，如未办理者，则公司
有权将档案转入户口所在地街道（非本市员工档案退回户口所在地人才机构），由此造
成的一切后果由员工自行承担。
5.2.4存档费：
员工在职期间，档案调入公司的委托代理机构后，存档费由公司负担。
员工离职或档案
转出后，存档费由员工本人负担，如当月服务时间超过15日的，存档费由公司承担，不
满15日（含）存档费由员工承担。
6相关流程：无
7相关制度
【员工奖惩管理办法】SA-HR-F-015
8附件：
无
9使用表格：
无
10其他：无。