时间管理
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汪琳老师品牌课程——
《培训者培训(TTT)》 《任务导向的课程设计》
《撬动购买的三种力量》
《顾问式销售》 《服务营销模式设计》
《销售魅力表达》
《基于销售的公众演说》 《销售团队管理》
授课剪影——
谢谢观赏
培训师汪琳
重 要
不 重 要
不紧急
紧急
今日三件事
今天 必须做的事
3、以终为始
是必须要做的吗? 不完成会怎么样?
是自己想要的吗?
和目标直接相关吗? 回报及收益高吗?
4、学会说“不”
第一:“拒绝”是一种“量力”的表现 第二:拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段
5、工作区域的5S运动
• 整理 • 整顿 • 清扫 • 清洁 • 素养
每天从做一项主要工作开始
每天至少完成一项主要工作 每个时间段里做一件事情并把它做好
每天结束时选择明天的主要任务并计划具体的时间段
每个时间段以两小时或更少为宜
2、要事优先
大石头理论和“二八法则” 办事的优先次序
面临的工作:
有几个客户需要在本周礼节性地拜访一下,这是我比较喜欢的工作,我乐于与人打交道 上周末下午的会议纪要需要在这几天整理出来并下发
1、制作一份可行的待办计划表并身体力行 不要考验自己的记性 计划表应简单明了 在计划项目旁注明日期与时间 定期检查计划表
没有计划的恶性循环——
管理者没有时间制定计划
因此,管理者耗费时间来 救火
这导致不见预见的障碍、 问题和最后期限的产生
计划你的一天
设臵“定计划的时间”(早上或晚上) 给你的时间一定的弹性 给你的任务时间10-20%的缓冲
我的成功目标
领域
目标的描述
今天的日期
预定达成日期
实际完成日期
达成目标的明确行动步骤
1 2 3
预定达成日期
检讨日期
完成日期
你的时间价值 请闭上眼睛……
人一般都是60岁退休,请计算出您剩下可以工作 作的时间:
l 我的生命已经用去 天; l 我还剩下可工作的天数: 签名:
天。 年 月 日
实践计划
本课程我感触最深的地方是:
你忙吗? 你真的很忙吗?
时间管理的陷阱
时间不够 用的原因
主观因素
客观因素
想做的事情太多,缺乏明确的目标
欠缺计划 缺乏条理与整洁,缺乏优先顺序 仓促决策,有始无终 不懂授权,也不会拒绝别人的请求 懒惰,拖延,行动缓慢 心态消极,无所作为
同事浪费时间(电话、不懂授权、
似是而非的工作交流) 工作系统浪费时间 会议 访客 官样文章 繁琐而无效的工作任务等
间则把它们凝固起来,永垂不朽。”
假如有一家银行,每天早上都会在你的存折上存入
8,6400元,
可是你的帐户余额都不能结转到明天,一到结算时间,银行就会把你当日 未用尽的款项全数删除。 这种情况下你会怎么做?
你的时间价值
年收入( 万元) 前年 去年 年工作时间 (天) 日工作时间 (小时 ) 每天价值 (元) 每小时价值 (元) 每分钟价值 (元)
备忘录 待完成事务
第二代理论
强调计划与日程表,反映出时间管理已注意到规划 未来的重要
日程表 SUN 6 13 MON 7 14 TUE WED THU FRI SAT
1
8 15
2
9 16
做客户调研
3
4
11 18
5
12 19
整理员工考勤表 与员工恳谈 24 25
10 17
20
27
21
28
22
29
23
时间到哪里去了?
其他 找东西 打电话 开会 学习 排队
年
交通旅行
吃饭 个人卫生 工作 睡觉
0
5
10
15
20
25
时间的特性
1. 供给毫无弹性 2. 无法蓄积
3. 无法替代
4. 无法失而复得
“时间管理”就是如何减少时间浪费,以便有效地完成既 定目标 时间管理的对象不是“时间”,它是指针对时间而进行的 “自我的管理” 时间管理就是让我们有效的运用这有限的时间去处理有价 值的事情
时间管理矩阵图
(第二象限)石块型 (第一象限)碎石型 危机 安全预防工作 紧急的问题 价值观的澄清 突然下达的任务 年度或月度计划 临时举办的会议 关系的建立 客户投诉 培训 授权自主管理 (第三象限)水型 细琐、忙碌的工作 一些电话 浪费时间的事 无关紧要的信件 看太多的电视 (第四象限)细沙型 干扰,一些电话 一些信件、报告 许多紧急事件 无关紧要的活动
上司让我去编一本关服务标准程序的手册,可是我对此一无所知,我并没有相关的工作履历
办公室的通讯录要更新了,当然这是很快就可以结束的事情
下个月中旬过年,老板希望给员工策划一次有趣的活动,同事们都推举我,我得想个方案 申请公司新职位的简历已初步拟定,本周准备对他们进行面试,有两个职位好像蛮急的
先做喜欢做的事,再做不喜欢做的事。 先做熟悉的事,再做不熟悉的事
6、有效恰当地沟通
电话技巧: 选择打电话的时间 按照优先顺序打电话 清楚每个电话讨论的要点 对于每个电话花去的时间,要有数
7、避免干扰
时间限制暗示 肢体暗示 停顿与沉默 串通好的干扰 找东西 借助道具 设臵一个不允许长聊的办公环境 结束谈话
第一代理论
着重利用便条与备忘录,在忙碌中调配时间与精力
30
汇报前期工作 31
……
26
第三代理论
讲求优先顺序的观念,也就是依据轻重缓急设定短、 中、长期目标,再逐日订立实现目标的计划,将有限 的时间、精力加以分配,争取最高的效率 每日事务清单
待完成事务 优先度 计划时间
第四代理论
以原则为重心,配合个人对使命的认知,兼顾重要 性与急迫性;注重生命因素的均衡发展;始终把个 人精力的焦点放在“重要”的事务上
我将在自己的工作(生活)中改变如下:
预计期限
昨天是一张已被注销的支票, 明天是一张尚未到期的本票,
今天则是随时可运用的现金。请善用它!
你的时间价值
时间价值表
年收入 (万元) 2 4 6 8 10 年工作时间 (天) 254 254 254 254 254 且工作时间 (小时) 8 8 8 8 8 每天价值 (元) 78.74 157.48 236.22 314.96 393.70 每小时价值 (元) 9.84 19.68 29.52 39.36 49.20 每分钟价值 (元) 0.16 0.33 0.48 0.66 0.80
时间管理
培训师汪琳
哲人伏尔泰问:
“世界上,什么东西是最长而又最短的;最快的而又是最慢的;最能分
割的又是最广大的;最不受重视的而又是最受惋惜的;没有它,什么事情 都做不成;它使一切渺小的东西归于消灭,使一切伟大的东西生命不绝? 智者查帝格回答: “世界上最长的东西莫过于时间,因为它永无穷尽;最短的东西也莫过 于时间,因为人们所有的计划都来不及完成;在等待着的人看来,时间是 最慢的;在作乐的人看来,时间是最快的;时间可以扩展到无穷大,也可 以分割到无穷小;当时谁都不加重视,过后谁都表示惋惜;没有时间,什 么事情都做不成;不值得后世纪念的,时间会把它冲走,而凡属伟大的,时
老板打算让我组织一次新员工培训,时间可以由规定的固定检查 公司所有员工的履历需要整理出来,它会耗去我很多的时间,而且有点烦 小张和我关系不错,让我帮他完成一些项目草案,这是他刚刚告诉我的,我根本没有准备 有一些外来的信件需要我处理并转发 今天早晨的一个客户投诉还没有处理完毕,他非要今天下班前给他答复,真是麻烦
先做容易的做,再做难做的事
先做只需花费少量时间即可做好的事,再做需要花费大量时间才能做好的事 先处理资料齐全的事,再处理资料不全的事 先做已排定时间的事,再做未经排定时间的事 先做经过筹划的事,再做未经筹划的事 先做别人的事,再做自己的事 先做紧迫的事,再做不紧要的事
先做有趣的事,再做枯燥的事
先做易于完成的整件事或易于告一段落的事,再做难以完成的整件事或难以告一段落的事 先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事,再其他人所拜托的事 先做已发生的事,再做未发生的事
2、不好意思拒绝别人 接受请托比拒绝更容易 拒绝请托会触怒对方遭至报复
我想做一个广受爱戴的人
我不懂得如何拒绝
3、“反正时间还早”——拖延
借口: 1.“期限未到,急什么?” 2.“它太令人感到不愉快 !” 3.“它很难 !” 4.“目前我很忙,匀不出时间做那件事!” 5.“兹事体大,我怎么能贸然采取行动?” 6.“我现在没心情做这件事!” 7.“我在压力下工作绩效较佳!” 8.“在行动前,我要先休息一下!”
______年______月______日 项目 6:00-7:00 7:00-8:00 8:00-9:00 9:00-10:00
星期________
记录你的时间 …… 地点 效率自评
计划
中断说明
10:00-11:00
11:00-12:00 12:00-13:00 13:00-14:00 …… 填写说明: 项目:这段时间所做事情的说明 地点:进行活动的地点
生活条件浪费时间(通信、环境、
交通、朋友闲聊、家住郊区等)
时间管理的陷阱
猪八戒踩西瓜皮——踩到哪里算哪里 不好意思拒绝别人
“反正时间还早”——拖延
文件满桌 喋喋不休的电话粥
1、猪八戒踩西瓜皮——踩到哪里算哪里
没有时间做计划 工作是程序化、规律化,根本没有必要做计划
计划常常被打断
不喜欢被束缚 “船到桥头自然直”
4、文件满桌病
安全感 犹豫的个性
半途而废的工作习惯
个人的喜好
5、喋喋不休的“电话粥”
不分优先顺序打电话 没有充分准备就打重要电话
电话的谈话离题
与喜欢的人打电话,容易失去对时间的控制
如何跨越时间陷阱 1. 制作一份可行的待办计划表并身体力行 2. 要事优先
3. 以最终的结果来开始行动
4. 学会说“NO!” 5. 办公桌上的“5S”运动 6. 有效沟通 7. 避免干扰