WORD在文档排版及打印中的实用技巧

１ 文 档排 版技巧
１） 排版 时防止 背题 。背 题是指 文章 标题 （ 或表 题等 ）出现 在一 页 的 末尾 。解 决 方法 是 ： 右 击 页末 的标 题 或 表题 ， 从 弹
的快 捷菜 单 中选 择 “ 段 落 ”， 在 “ 段落 ”对 话框 中的 “ 换行 与分 页 ”选 项 卡 中勾 选 “ 与下 段 同 页 ”并 点击 “ 确定” 。标 题 或 表 题就 与 下 面 的文字 或 表格 处 于 同一 页 面 了。操 作 时只 要对 背 题 标题 逐 个 点击 进行 处 理 即可 解 决这 一排 版 问题 。同样 ， 这 一 方 法也 可 以 用来解 决 排 版 时 防止 图 片与 图题 分离 这 一现 象 ， 操 作 时注 意 ， 要 在 图片 所 在 的段 落调 出 “ 段 落 ”对 话 框时 光标 停 留 在接 着 图片 的位 置 。 ２ ）消除 页面首 行孤 行 。页 面首行 是一 行单 独文 字 的现象 称 之 为 首行 孤 行 。排 版 时遇 到 这 种情 况 ， 可 以通 过 勾 选 “ 段落 ” 对话 框 中 “ 孤行 控 制 ” 复选 框选 中进 行 调 整 ， 从 而使 这一 行 文 字所 在 的 段全 部处 于 孤行 所 在 的 页 ， 但 这 也往 往 造成 上一 页 面 尾 空现 象 。较好 的解 决办 法 是增 加孤 行 前 一个 页 面 的行数 以达 到 消 除孤 行 的现象 。具体 操 作 步骤 为 ： 首 先选 取 孤行 前一 页整 页 文字 ； 执行 “ 文 件 ”菜 单 中 页面设 置 命 令 ， 在 弹 出的 页 面设 置对 话 框 中 “ 文档 网格 ”选 项 卡框 中增加 一行 ， 并在 “ 应用于”
中选 择 “ 所选 文字 ”一项 ； 最 后单 击确定 按钮 就可 以了 。
有特 殊要 求 就 采取 默认 格 式 。但 也会 遇 到有 的用 户 对 文档 已经 排版 完毕 ， 再 打印 前进 行 页 面设 置 的情 况 ， 结 果 导 致排 版 好 的 文档 变 了样 ， 还得 重新 排 版 ， 事倍 功 半 。因 为页 面设 置 将 对 整 篇文档 产生 影 响 ， 所 以要先进 行 页面设 置后 排版 、打 印。 ２） 选 择性 打 印部分 文档 。① 连贯 页码 的打印 ， 这 种情 况要 在打 印框 的 “ 页码范 围”内输入 相关 页数 ， 如“ ７ 一 ｌ ３ ” 或 “ １ — ２ ”。 ② 打印 页码 既 有连 续 页 ， 但 也 存 在 页码 间断 现象 ， 可用 逗 号进 行 分隔 ， 如 “ ６ — ８ ，１ ５ — １ ８ ”。③ 打 印有 间 隔 的多 页 数 时 ， 可 以 选用逗号间隔的相关页码 ， 如 “ ２ ， ４ ， ６ ， ９ ” 。④打印某节内容 ， 可 使用 “ ｓ节 号 ” 的格 式 ， 如 “ ｓ ３ ”表 示 第 三节 ； 如 果 是 不连 续的节 ， 也用逗号间隔 ， 如 ： “ ｓ ２ ， ｓ ６ ” 。 如 “ Ｐ ２ Ｓ ３ ”。 ３） 倒 页码 打 印。有 时文 档打 印时 会 出现 先打 印 出来 的页 面 放 在后 打 印 出来 的 页码下 面 的情 况 ， 这 就会 令一 整 篇 文档 打 印 完后 ， 第 一 页 在最 下 面 ， 最后 面 一 页在 最上 面 的情 况 ， 这 时 如 果 用人 工重 新 排序 整 理所 有 的打 印 页 ， 不但 繁琐 且 比较 会 发 生 弄 错 的可 能 。这 种 情 况 是打 印机 本 身造 成 的 ， 解 决此 类 问题 ， 同样也 可 以用 打印来 完成 ， 我 们可 以利 用 Ｗｏ ｒ ｄ 逆 页序 打 印功能 。 具 体方 法 如下 ： 打开 “ 文 件 ”菜 单 中 的 “ 打 印 ”对 话 框 ， 点 击 “ 选项 ”按 钮 ， 在 随即弹 出的对 话框 中选 中 “ 逆页 序打 印”选项 ， 单击 “ 确 定” 就可 以 了。 ４）缩 放 打 印 。在 ＷＯ Ｒ Ｄ中 ， 当编 排完 一 篇 义 档 ， 刚 好 超 出一页 数 行 ， 而设 置好 的页 面 版式 又 不便 调整 ， 寥寥 几 行 “ 占 据 ”一 贞 显得 不美 观 ， 可以 灵 活地使 用 ＷＯ Ｒ Ｄ的 “ 缩 小 字体 填 充”功 能 。方法 是 ： 选择 “ 打 印预 览”， 在 “ 打 印预 览 ” ＿ １ 具 栏 中点 击 “ 缩 小 字 体 填 充 ” 冈标 ， 超 ｍ整 页 的几 行 就 被 “ 安排 ” 了， 而且 原来 的段 落不 变 。如果仅 仅足 想查看 打 印的版 面情 况 ， 为＿ ｒ 节省纸张 ， 我们 也 可 以巧 妙地 利 用缩 放打 印 功能 实 现 红一 张纸上 打印 多 页义件 的内容 ， 主要 的 没置存 “ 打Ｅ ｌ 】 ”对 话框 巾 ， 在 “ 缩 放” 框 内 ， 选择 “ 每 贞 的版数 ”， 单击 “ 确定 ” 打印 即可 ５） 取 消打 印义 档 附加信 息或 图片 。有 时在打 印一 篇 义档 时 会伴 随 打 印 出域代 码 等 附加 信息 。要 取 消这 些小 需 要 的信 息 可 以在文档打 印 前执行 “ 工具 ” 菜 单 中的 “ 选项”命 令 ， 存 “ 选项 ” 对话 框 的 “ 打 印” 选 项卡 中设 置取 消选 择 “ 打 印文档 的附 加信 息” 的相关 内容 。
文字 处理软件 Ｗｏ ｒ ｄ作为 办公使 用 的主要排 版软 件 因简单 易 学、 快 速直 观 、 版 面变 化 丰富灵 活等优 点而 广受 欢迎 。与此 同时 ， Ｗｏ ｒ ｄ 也 具备 强大 的文 档 打 印功能 。在此 ， 笔者想 将 长期从 事 文 印Ｔ作 中对 Ｗｏ ｒ ｄ的 使用 心得 体会与 大家进 行交 流 。
２ 文档 打 印技巧
１ ）在 文档 编辑 或排版 前 首先 要进 行页 面设 置 ， 因为 页面设 置决定 了页边 距和 正文 的关 系 、纸 张 的大小 和版式 及 文字 方 向 、 页面布 局 、 页眉 页脚等 。 由于平 时在 页面设 置中碰 到 的问题 不多 ， 很 多用 户事 先 进行 页 面设 置 的 习惯 没有 养成 ， 一 般 几乎 是 若 没
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Ａ ．
ＷＯＲ Ｄ在文档排版及打印中的实用技巧
夏 波 （ 徐州 生物工 程职 业技 术学 院 ， 江 苏徐 州
２ ２ １ ０ ０ ６ ）
摘
要 文章主要从 “ 文档排版” 、“ 文档打印”等方面叙述 了Ｗ ｏ ｒ ｄ在办公应用中的各种技巧使用 ， 对办公应用人
员起 到 了一定 的指导 作 用 ， 有助 于提 高电脑办公 的质 量和 效 率。 关 键 词 Ｗ ｏ ｒ ｄ； 文档排 版 ； 文档 打 印 ；实用技 巧 中 图分类号 ： Ｔ Ｐ ３ ９ ９ 文献标 识码 ： Ａ 文章 编号 ：１ ６ ７ １ —７ ５ ９ ７（ ２ Ｏ １ ３ ）０ ３ ２ — １ ０ ０ — ０ １