OA系统改进方案V2.0

OA系统改进方案一、O A系统使用现状分析公司的OA系统使用的是北京华深慧正提供并实施的，从2003年开始实施到2011年公司的OA办公系统伴随我们工作一起走过了八个年头，它实现了我们公司的无纸化、远程移动办公，为日常办公节省了时间、人力、物力，大大的提高了工作效率。

随着公司近几年的快速发展，OA 系统的注册用户数从开始的300余人扩展至现有的1500余人，使用的常用标准模块14个，自定义开发模块10个，详见下表：公司员工的日常办公已离不开OA系统，但现在的OA系统由于软硬件的原因给日常使用带来了很大的不便甚至影响到日常的工作。

具体问题如下：1．硬件服务器OA系统服务器是2002年采购的浪潮英信系列服务器，在2008年已升级过一次，现在主要技术参数为——CPU：Inter Xeon 2.66GHZ、内存：1G、硬盘容量：146G，OA系统共占用120G硬盘空间，CPU平均使用率50%、内存平均占用空间为500M，服务器已无升级空间，无法满足现有的运行环境，需进行更换。

因服务器原因造成的问题：➢服务器启动慢，OA系统运算速度缓慢；➢由于现有注册用户数已达1500余人，用户接收OA邮件后，长时间都没用进行删除，而是保存在服务器上，使邮件占用空间达100多个G，最高峰时只剩下1G不到的容量空间，系统在执行邮件压缩时容易出现死机现象，造成用户无法登录及使用OA。

2．OA系统软件的问题公司现有的OA系统采用的是Domino文档型数据库结构，该技术在2003年是属于最适合于我们公司的OA系统数据库，但随着公司的快速发展，OA系统的应用不断扩展，Domino文档型数据库结构的弊端就比较突显，在我们公司的应用具休表现在：➢组织机构和人员发生变动时，OA系统的变更就会很烦索，且在变更过程中，尚未完成的表单不能继续流转，只能重新起草。

➢经过长时间的使用表单容量不断增加，表单在达到4G的存储容量后，运行能力会直线下降，表单的开启和使用变的非常缓慢，例如“工作联系单”。

➢工作流程也因表单容量大而容易出现错误，造成无法正常流转。

➢附件（邮件、公告、表单等所有附件）因使用过长的中文或一些特殊字符命名时出现错误，造成附件无法打开和下载。

➢当表单中写入内容超出范围时系统不提示，造成数据溢出，使整个表单出现瘫痪，表单无法正常使用。

OA系统软件的原因是Domino文档型数据库结构造成的，且Domino文档型数据库技术已发展至瓶颈，无法通过升级解决公司OA系统现有的问题，因此我们建议引进实施新型的、技术不断发展的OA系统。

二、公司对OA系统的新要求当前公司不断发展壮大，各事业部及子公司快速发展，OA系统主要有以下几个新需求：➢各事业部及各子公司都有对OA系统的需求，既能让各事业部、异地子公司进行独立的分权管理，又能实现公司的统一管控；➢整合公司分散的信息资源，建立龙净环保自已的知识管理，以此提升公司的软实力；➢解决在变革管理过程中分散的组织结构导致的管理沟通障碍，文化融合传播障碍；➢解决信息的非协同性、信息孤岛现象。

将公司的ERP等系统平台与OA系统衔接，解决公司总部对各部门、各事业部、各子公司的生产、经营、销售、财务等信息的了解与掌控。

通过新的OA系统，实现这样一个“信息空间”：一个包含办事、沟通、信息发布与获取以及涵盖各部门职能业务、涵盖员工各种日常办公工作的综合性办公系统，该系统不但能够与财务、人力资源管理等系统互联互通，还能够通过互联网让公司所有员工在任何时间任何地点使用，无分时间地点地协同工作，建成一个范围最广泛的集团一体化运作管理的大平台。

三、O A系统新的功能模块综合各部门、各事业部及各子公司多方面的需求，通过OA平台，需要建立以下相应的功能模块1、信息门户模块：打破信息孤岛，实现信息按集团组织架构及权限主动推送，并能通过此模块将公司所有系统整合在统一平台上，实现信息系统的协同。

2、工作流程模块：规范公司各部门、各事业部及个子公司流程制度，实现集团化分权管理；并能通过效率分析等，以系统提供的数据报表为依据，优化集团各类流程制度，以此不断循环优化集团内部管理水平。

3、知识管理模块：建立统一管理的知识库，将公司各类优秀的信息进行统一管理的同时，让员工可以很好地积累、共享、利用、创新龙净环保的知识，以此将公司打造成为一个学习组织。

4、集团分权管理模块：在公司总部统筹规划的前提下，实现将系统管理的权限下放或分配给各事业部、各子公司人员，达到自行管理各自部门/子公司的相应功能，减轻公司总部对系统运营维护负担的同时，实现集团分权管理。

5、综合事务管理模块：通过邮件集成、日程管理、计划任务管理、沟通讨论区、单点集成登陆等功能辅助办公，为员工提供多渠道的沟通途径。

四、新OA系统带来的价值1、提升企业执行力➢规范管理、监督过程控制结果——通过OA系统，所有工作事件都将被如实的记录，供查询和跟踪。

并可以及时跟踪任务执行状态、结果、过程变动，减少信息的衰减。

能带来相应价值指标如下：信息丢失率为0；能降低超过85%的相互推诿事件；风险管理能力提高75%以上（请见图一，可以查询到每件工作的状态、每个人是否已经反馈、反馈的详细记录等，并且管理者可进行监控，规避风险。

），系统提供了跟踪、监控通道及相应的管理机制，让所有工作在执行过程中都在监控范围下，以此降低因为失误等原因照成的损失或者风险；管理层对于企业整体运营透明度的了解，将达到100%，以前的系统几乎无法提供相应透视了解通道，新的OA系统将让管理层能轻易就可以查看到企业细节的运营状况；工作延迟率，原有的OA系统工作延迟率降低到20～30%，新的OA系统可以是工作延迟率降到5%～8%，并且新OA 系统可通过客户的各类流程效率报表等，反思企业管理制度，用于支撑企业管理流程优化（请见图二，新OA平台可对流程效率进行多维度报表统计）。

图一图二2、实现集团化管理➢加强集团分权管理——原来的OA系统，无法将将权力下放，也做不到分权管理，通过新OA系统，将系统的管理权限下放到各事业部/子公司，让各事业部/子公司具备自主管理能力（请见图三），让各事业部/子公司能更快随着市场需求的变化而调整内部管理功能，且在权利下放的同时，公司总部又具备有强大的监控权限，能很好地实现监管的目的。

分公司监管的核心要点就在于，分公司的管理过程在集团总部是可透视了解的，通过新的OA系统可以打破这层信息不对称的壁垒。

主要体现如下：图三展示的是集团总部统一对下属企业的权限进行分配；图四展示的是集团总部领导可以透视了解到分公司的下属的工作情况，甚至下属的下属工作状况也可以层层透视；图五、图六展示的是集团总部可以了解到分公司整体的一些新闻、通知公告、企业内部运转的流程等;图七展示的是通过新OA系统可与其他系统的集成，集团总部可以实时了解到，企业整体或者分子公司的运营统计数据。

图三图四图五图六图七➢提高管理复制的能力——通过OA系统，固化集团管理制度的同时，能实现管理制度、企业知识的快速复制。

让公司能在快速扩张发展的同时，保持集团管理的统一性。

集团在快速发展，通过新的OA系统，可以将原有分公司，好的管理制度、知识文档、经验等固化在系统中，并通过新OA系统中如：流程复制、知识地图等，快速共享、复制给新的分公司，让新的分公司可以最大程度地学习已有优秀的经验，像流程都可以形成流程模板（请见图八），让新的分公司之间套用流程模板，实现快速管理复制的同时，保证集团管理制度统一性。

图八3、提升团队效率➢加强时间管理——通过OA系统提供直高的时间管理功能，员工的时间安排可以查看，上级可以阅读并批复。

从公告到部门讨论区、从内部联系人到各种制度模板、从协同处理到知识库共享，轻重缓急一目了然。

➢建立敏捷性组织——通过OA系统，可以随需应变组建“跨部门”的动态项目团队，快速建立灵活的弹性虚拟组织，可以实现所有项目成员全面同步信息对称。

能带来相应价值指标如下：通知类、公告类的响应率，原有OA系统具备85%，新的OA系统将使响应率达到95%（请见图九，该图展示的是系统中可以清楚查看到每件事情的响应情况，让管理部门都可以监管）；对各类事件处理快速效率，将在原有水平上提高至少30%；新OA系统可建立跨部门、区域的动态团队，将可降低35%的会议数量；员工每天有效的工作时间将至少提高1~2小时（请见图十，该图展示了通过新的OA系统可以对工作进行时间控制，并对工作效率等进行不同维度统计，以此配合管理制度，加强时间管理，提高组织运行效率）。

图九图十4、实现知识管理➢知识沉淀——通过OA系统提供的知识管理功能，为各个部门建立文件夹，存放部门知识，并可以辅助完成信息采集、整理筛选、分类归集、形成知识。

➢知识共享——通过信息的分类管理方法，统一集中管理在服务器上，每日备份。

并且可以根据工作内容要求不同，授权不同对象学习分享，并让知识主动推送，实现知识的最大利用。

能带来相应价值指标如下：知识沉淀能力，提高2-3倍，因为新OA 系统具备将流程、日程、会议等各类网上办公的过程，自动形成文档，沉淀公司在每天办公过程中宝贵的知识；知识的利用率从原来的20%，上升到95%（请见图十一，该图上展示了新OA系统可以将好的知识主动推送给员工，让员工可以在线自主学习，让知识利用大幅度提高），新OA系统具备强大知识主动推送的能力、强大的搜索通道等；可以提高知识创新力至少50%（请见图十二，该图赏展示通过系统可以沉淀企业的运营过程中好的方案、知识、办事过程等，利用各类型知识报表，并与奖励制度配合，提高员工贡献知识、利用、创新知识）。

图十一图十二5、有效节约费用➢通过OA系统多样化的沟通方式，提高沟通频率的同时大幅度减少传真、长途电话等开支；减少了打印纸、打印机的用量；减少人力资源的培训、差旅等成本。

若以1500个人来计算可直接降低的成本，则相应节约成本如下：1)办公费用成本：电话费成本减少30万/年（每个人每天可减少平均4个电话，每个电话按0.2元来计算，一年按250天的工作时间来计算）；传真、纸张、耗材、设备费用的成本节约至少15万/年（平均每个人每月能节约至少10元的成本，一年按10个月的工作时间来计算）。

2)员工培训成本：员工培训成本可降低15万/年（以1500为基数，保守估计整体培训成本每个月平均能节约至少1.5万，一年按10个月的工作时间来计算）。

3)差旅成本：可降低成本100万/年（平均每个人每个月至少减少0.5次的出差，每次出差按150元来计算，一年按10个月的工作时间来计算）。

4)公司其他各类管理成本也将更好地下降，成本下降率可降低5%~15%。

五、O A系统的选型我们对上海泛威协同办公系统、华深慧正协同办公系统、神州数码这三家OA 软件供应商进行了深入调查。