1,文书管理(1)ppt课件
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办文工作_秘书基础_
2、文书的种类
通用文书、专用文书、常用事务文书。
3、基本要求
主题正确、鲜明；语言准确、精炼；体式规范。
4、行文关系
上行文:报告、请示、函。
下行文：命令、决定决议、通知、通报பைடு நூலகம்批复、会议纪要。
平行文：议案、通知、函、会议纪要。
文书是国家机关企事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称是传达贯彻党和国家的方针政策发布法规和规章实施行政措施指导商洽工作汇报情况交流经验的重要工具
办文工作
1、文书的概念
文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称，是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导，商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。
通用文书、专用文书、常用事务文书。
3、基本要求
主题正确、鲜明；语言准确、精炼；体式规范。
4、行文关系
上行文:报告、请示、函。
下行文：命令、决定决议、通知、通报பைடு நூலகம்批复、会议纪要。
平行文：议案、通知、函、会议纪要。
文书是国家机关企事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称是传达贯彻党和国家的方针政策发布法规和规章实施行政措施指导商洽工作汇报情况交流经验的重要工具
办文工作
1、文书的概念
文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称，是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导，商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。
公文处理(收发文处理) ppt课件
ppt课件
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十一、公文制发中的“倒流”现 象
1 . 什么是“倒流”： 不按正常程序核稿、送审、 签发，而直接送领导签发后，文稿才转到办公 室核稿。
2 . “倒流”的危害： ①影响公文制发速度； ② 影响公文质量； ③容易出现原则上错误和政策 矛盾。
3 . 解决“倒流”的办法： ①送审过程由办公室 流转； ②业务部门及草拟人严格遵守核稿、送 审、签发程序。
2.公文处理的重要性
ppt课件
2
公文处理的基本内容
签收与拆封 拟办的程序 阅文送呈的方法 请办 传阅 催办 承办
办复 发文处理办法 签发
公文制发程序中存在的问题 公文的日常管理及存档
ppt课件
3
一、公文的签收与拆封
1.签收：主要是保证公文在处理过程中的 明确双方责任，保证文件的安全可靠。 一种为“外收发”，另一种为“内收 发”。主要有三种方式：签字、盖章、 收条
2.拆封：注意私人信件及绝密件的拆封。
ppt课件
4
二、拟办程序
1 . 概述：对来文提出初步处理意见。办公 室领导对应由哪位领导审批，哪个部门 承办，以及承办过程中可能涉及到的事 项提出初步处理意见，供领导批办时参 考。
2 . 拟办意见 ：拟办的结果是形成拟办意 见，拟办意见是否准确恰当，对领导批 办、文件执行和工作效率有直接影响。
ppt课件
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拟稿过程中应该注意的事项
文稿前要使用稿头纸。认真填写。
文件发范围要明确、具体。分两种：单 称、全称，注意简称。
拟稿人要把形成文稿有关的文字资料的 依据附在文稿后面。
主管部门拟以领导机关名义发文，要经 部门领导审核签字，涉及其他部门的， 要送其他部门会签。
学校文书管理制度
学校文书管理制度第一章总则第一条为规范学校文书管理工作，保障学校各项工作的正常运转，根据国家法律法规和教育部门相关规定，制定本制度。
第二条学校文书管理制度适用于学校内各部门的文书管理工作，包括文件、资料、档案等各类文书的管理。
第三条学校文书管理应遵循公开、公平、公正、便民、高效的原则，确保文书管理工作得到科学、规范、合法的进行。
第四条学校各级文书管理机构应当依法、准确、及时处理文书工作，确保文件传递和档案管理的安全可靠。
第五条学校领导及相关部门应当积极支持和加强学校文书管理工作，提高文书管理水平和效率。
第二章文书的形式第六条学校文书应当规范，字迹清晰，内容准确。
第七条学校文书应当采用正式印章，标识明确，便于辨认和留存。
第八条学校文书应当注明文号，日期，签发人署名等必要信息，并注明保密级别及存档期限。
第九条学校文书应当分类、编号、归档，便于查找和管理。
第十条电子文书应当采用学校指定的格式和软件，必要时应当进行数字签名，确保信息安全和真实性。
第三章文书的使用第十一条学校文书应当合法、合理使用，不得损害他人合法权益。
第十二条学校文书不能用于捏造事实、违法乱纪等违法违纪行为。
第十三条学校文书应当按照规定程序使用、传递，严禁私自篡改、涂抹、毁损、遗失等行为。
第十四条学校文书应当严格保密，不得擅自外传或泄露，保障学校和个人信息安全。
第十五条学校文书应当及时查阅，使用完毕后应当尽快归档或报销。
第四章文书的管理第十六条学校文书管理应当建立健全文书档案管理制度和安全防护措施，确保文书管理工作的安全可靠。
第十七条学校文书管理机构应当加强对文书管理人员的培训和监督，提高其文书管理水平和责任意识。
第十八条学校文书管理机构应当加强文书管理软件和硬件设施的维护和保养，确保文书管理系统的正常运行。
第十九条学校文书管理机构应当建立文书管理台账，及时掌握文书管理情况，及时发现和解决问题。
第二十条学校文书管理机构应当加强对重要文书的保管和备份，确保重要信息的安全性和完整性。
管理与管理学PPT课件(1)
第10届管理班 2024/8/4
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管理者的角色
▪ 企业管理者一般扮演三方面角色：
人际关系 信息传递 决策制定
第10届管理班 2024/8/4
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案例讨论
小王称职吗？
▪ 小王是一家规模不大的公司的总经理，他 一直都在想怎么做好自己的工作，于是看 了很多书以后，他有意地模仿许多知名的 经理人的一些做法，但往往事与愿违，他 没有时间去做一些战略中的规划，却经常 处理一些琐碎的小事。
第10届管理班 2024/8/4
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管理者的责任
▪ 管理一个组织 ▪ 管理管理者 ▪ 管理工作和工人
第10届管理班 2024/8/4
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管理是渐进的过程
▪ 把简单的问题复杂化 ▪ 把复杂的问题流程化 ▪ 最终实现自觉化和自动化
第10届管理班 2024/8/4
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判断一个管理者的真正价值， 不仅在于他是否做出了成绩，而且 在于他如何做出了成绩。
一位路人听了他的诉说后，问：“你一直手把手地教他们吗？” “是的，为了让他们得到一流的捕鱼技术，我教得很仔细很耐心。” “他们一直跟随着你吗？” “是的，为了让他们少走弯路，我一直让他 们跟着我学。”
路人说：“这样说来，你的错误就很明显了。你只传授给了他们技术， 却没传授给他们教训，对于才能来说，没有教训与没有经验一样，都不 能使人成大器！”
他对这些回答未置可否：“其实，这只是一个未画完整的句号。你 们问我为什么会取得辉煌的业绩，道理很简单：我不会把事情做得很圆 满，就像画个句号，一定要留个缺口，让我的下属去填满它。”
留个缺口给他人，并不说明自己的能力不强。实际上，这是一 种管理的智慧，是一种更高层次上带有全局性的圆满。
给猴子一棵树，让它不停地攀登；给老虎一座山，让它自由 纵横。也许，这就是企业管理用人的最高境界。
办公室事务管理_1课件(共48张PPT)《管理秘书实务(二版)》(人民大学版)
们来回走动等干扰 ③很难进行机密性工作 ④开放式办公体系设计粗糙
3.1 办公环境管理
②封闭式布局 封闭式布局是一种较为传统的办公室布
局，是把组织内部各职能部门独立安排在一 个个小房间内，组成一个个小办公室。
每个房间给一个或几个人使用，带有办 公桌等相应设备。
我国的企事业单位大多采用这种布局模 式。
管理秘书实务
（第二版）
第3章： 办公室事务管理
第3章办公室事务管理
3.1办公环境管理 3.2办公室日常事务管理 3.3文件管理
教学目的
本教学模块重点介绍办公室事务中 的办公环境管理、日程安排与管理、电 话管理、印信管理等内容，帮助你尽手。
独
3.1 办公环境管理
2.办公室环境布置
（1）布置要点
◇ 营造一个安静的工作环境； ◇ 保证良好的采光、照明条件；
◇ 合理安排座位； ◇ 力求整齐、清洁。
3.1 办公环境管理
（2）布置的原则
采用一个大间办公室。 使用同一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。 采用直线对称的布置。 主管的办公区域需保留适当的访客空间。 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制
⑦房间里的办公桌等物件要合乎规律地 放置，不要在通向老板办公室的路上设置不 便行走的障碍。
⑧办公桌、椅子、特别是客人坐的椅子， 不应该放在灯下，以免他们的脸直接对着光 源。
3.1 办公环境管理
3.办公室的美化
（1）办公室的视觉环境管 1）办公家具的选用 在办公用具的选用上，除了注意其实用和安
全外，应尽可能使其规格、颜色、款式等的和谐 统一，风格一致、整齐划一的系列产品，可以增 强办公室的美观效果。
3.1 办公环境管理
②封闭式布局 封闭式布局是一种较为传统的办公室布
局，是把组织内部各职能部门独立安排在一 个个小房间内，组成一个个小办公室。
每个房间给一个或几个人使用，带有办 公桌等相应设备。
我国的企事业单位大多采用这种布局模 式。
管理秘书实务
（第二版）
第3章： 办公室事务管理
第3章办公室事务管理
3.1办公环境管理 3.2办公室日常事务管理 3.3文件管理
教学目的
本教学模块重点介绍办公室事务中 的办公环境管理、日程安排与管理、电 话管理、印信管理等内容，帮助你尽手。
独
3.1 办公环境管理
2.办公室环境布置
（1）布置要点
◇ 营造一个安静的工作环境； ◇ 保证良好的采光、照明条件；
◇ 合理安排座位； ◇ 力求整齐、清洁。
3.1 办公环境管理
（2）布置的原则
采用一个大间办公室。 使用同一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。 采用直线对称的布置。 主管的办公区域需保留适当的访客空间。 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制
⑦房间里的办公桌等物件要合乎规律地 放置，不要在通向老板办公室的路上设置不 便行走的障碍。
⑧办公桌、椅子、特别是客人坐的椅子， 不应该放在灯下，以免他们的脸直接对着光 源。
3.1 办公环境管理
3.办公室的美化
（1）办公室的视觉环境管 1）办公家具的选用 在办公用具的选用上，除了注意其实用和安
全外，应尽可能使其规格、颜色、款式等的和谐 统一，风格一致、整齐划一的系列产品，可以增 强办公室的美观效果。
《文书工作与档案管理》课件 02项目二 文书管理
任务实施：二、查找索要遗失的文书
在确定需要收集该批复文书之后，面对遗失的情况，就需要通过特定 的线索、渠道和方法找到该文书并取回保管。在本任务中，从行文规则的 角度判断，有请示必然有批复，如果遗失了批复文件，可以采用两种办法 查询寻找：
一是找承办事项的部门或个人查询。 二是找发出批复的单位查询。 在本任务中，请示是由本单位发出，批复是由上级单位发出，因此通 过本单位的渠道来查询遗失的批复更为便捷。
反映，不必备案的文件 越级抄送的一般的不需要办理的
文件
收集的时间
经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件 一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。
产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档； 外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。
《中华人民共和国档案法》第二十一条
文书的来源
本单位 （部门）
产生
上级印发
下级部门 上报
同级和不 相隶属机 关抄送
采购设备 物品时厂 商附送的
文 书（档 案 材 料）
红头文件
1.反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建 设和历史研究具有利用价值的文件材料；
2.单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证 价值的文件材料；
批复适用于答复下级机关请示事项。 批复是典型的下行文，与请示形成对应关系。
收集的基本方法
常见情况：有请示而遗失批复 承办部门保留批复而未能及时将其归还。添置固定资产、调拔经费等，批复
由财务部门或业务部门直接用原件去办理手续，办理完后将批复原件和凭证一起 归入会计档案
批复没有以正式书面文件做出，而是以电话或口头方式对请示事项进行了答 复。下级单位根据上级领导的口头批复去办理相关工作，形成既定事实。由承办 人员在请示文件上注明办理的具体情况，并加盖公章后归档。
文书管理制度
文书管理制度
是指一个组织或机构规定的对文书进行管理和使用的一套规则和流程。
这套制度旨在确保文书的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高工作效率和路亚虫是什么
具体来说，文书管理制度可以包括以下内容：
1. 文书的分类和编号：规定各类文书的分类和编号规则，以便管理和查找。
2. 文书的编制和审核：规定文书的编制流程，明确编制人员和审核人员的职责和权限。
3. 文书的保存和备份：规定文书的保存期限和保存方式，确保文书的安全性和可检索性。
此外，还可以规定重要文书进行备份，以防止丢失或损坏。
4. 文书的传递和传阅：规定文书的传递和传阅流程，明确传递和传阅的方式和内容，以防止文书被篡改或泄露。
5. 文书的销毁：规定文书的销毁流程和方式，确保不再需要的文书被及时销毁，以避免占用空间和泄露敏感信息。
6. 文书的查询和调阅：规定文书的查询和调阅流程，明确使用人员的权限和程序，以保证文书的可追溯性。
7. 文书管理的责任和追究：规定文书管理的责任和追究制度，明确管理人员的责任和违规行为的处罚。
文书管理制度的实施可以提高组织的工作效率和数据的准确性，并减少潜在的风险和纠纷。
同时，文书管理制度也有助于保护组织的机密信息和知识产权。
文书工作与档案管理PPT课件
.
18
（二）文书与档案的特点
文书
档案
1、法定的作者
1、系统性
2、法定的权威和效力
2、选择性
3、法定的程式性
.
3、保存性
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（三）文书与档案的作用
文书
1、领导指导
档案
1、 查考依据
2、行为规范
2、 历史凭据
3、公务联系和知照 3、 科学研究
4、凭证记载
5、传递信息、宣传
教育
.
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三、文书与档案的联系与区别
文书工作标
《文书工作与档案管理》是秘书专业、行政管理 专业的专业必修课程。
该课程主要讲授与学习文书与档案管理工作的基 本概念与一般知识和技能。
1、文书的种类，
2、文书的体式与稿本，
3、文书的形成；
4、文书的处理，
5、文书的整理与归档。
A、档案的收集与鉴定，
B、档案的整理与保管，
.
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2、档案的类别
（1）文书档案
党政档案
人物档案
家庭档案
（2）科技档案 工程设计技术 地质 水文等
（3）专门档案 会计 地名 诉讼 艺术 教学等
还有：
声像档案 数字档案
.
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二、文书与档案的性质、特点、作用
（一）文书与档案的性质
文书
档案
原始记录性
现实执行性
利用价值型
科学文化性
政治性、保密性、知识（信息）性
使用的、具有专用性 技术公文：
科研、生产、基建中形成并使用的图纸、图标、计 算材料等
按规范性货规范程度分：
法定公文和非法定公文。
.
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3.文书、公文、文件的联系与 区别
文书管理制度
文书管理制度是指为规范和管理机关、组织、企事业单位等内部文书的起草、审批、签发、传阅、归档等全过程，确保文书的准确性、规范性、及时性和安全性的一套制度。
下面是一个常见的文书管理制度的内容：1. 文书管理范围：确定需要纳入管理范围的文书类别，如公文、报告、通知、函件等。
2. 文书起草：规定文书起草的规范格式、标准用语和编写要求，确保文书的整洁、简洁和易读。
同时明确起草文书的责任单位和责任人。
3. 文书审批：明确文书审批的程序和权限，规定审批人员的职责和权限，确保文书经过审批合格后才能正式发布。
4. 文书签发：规定文书签发的程序和权限，明确签发人员的职责和权限。
同时要求签发人在文书上签字盖章，并将签发信息登记记录。
5. 文书传阅：规定文书传阅的程序和权限，明确传阅人员的职责和权限。
要求传阅人员按规定的程序进行传阅，并备注传阅日期和传阅意见。
6. 文书归档：明确文书归档的程序和权限，要求将文书按规定的分类归档，同时将文书的归档信息登记记录。
对于重要文书，还可以制定保密和备份措施。
7. 文书管理责任：明确各级单位文书管理的责任人和责任部门。
要求责任人加强对文书管理的监督和检查，并及时处理文书管理中的问题和异常情况。
8. 文书管理考核：建立文书管理的考核制度，以确保文书的质量和管理工作的效果。
对责任人和参与文书管理的人员进行考核，并根据考核结果进行奖惩。
9. 文书管理培训：组织相关人员进行文书管理的培训和指导，提高他们的文书管理意识和能力。
10. 文书管理文件：制定相关文书管理的制度、规范和文件，及时更新和修订，确保文书管理工作符合法律法规和组织要求。
以上是一个常见的文书管理制度的主要内容，不同机构和组织可以根据自身的实际情况进行调整和补充。
第七章-地方政府管理PPT课件
总之，“小政府、大社会”模式被“大政府、小社会”模式代 替。需要注意的是，这种模式与社会主义国家计划经济时期的 情况并不一样，它仍然必须继续实行宪政、法治和自由民主原 则，地方政府并不是可以为所欲为地用行政手段管理和干预公 民和社会的一切活动。
-
8
新保守主义时期的地方政府管理。
20世纪60年代以来，特别是70年代，凯恩斯主义和“福利国家” 政策在西方遇到麻烦，引发问题，财政开支庞大并持续不断和 政府失灵，开始寻找新的治国理念和政府管理方式。
全盛时期。地方政府管理的内容有所扩大，表现为代 表王朝中央政府干预地方的社会与经济生活，促进本 地工业和贸易的发展。
-
4
地方政府进行管理时，是依据王朝君主和中央政府颁 布的法律或习惯法施政，有某种地方自治的成分，尤 以英国最为突出。但在效率上与东方传统专制主义王 朝如明、清时代中国的地方政府管理相比远为逊色。 不过这却为后来的资本主义民族国家的地方政府管理， 在地方自治方面积累了丰富的经验，为后来的地方政 府体制，奠定了良好的基础。
明清两朝继承前代王朝的传统，按地方行政区划设置 各级地方政府，管理是按照朝廷统一颁布的法律规章 实施，由皇帝任免的官员进行治理，各级地方政府组 织的设置和人员配备以及施政方式，都非常规范有序， 有着很高的行政效率。
-
5
2、资本主义民族国家的地方政府管理体制
17、18世纪，资本主义民族国家建立，由于资本主义经济的发 展。之后，地方政府管理体制经历了自由主义、凯恩斯主义和 “福利国家”、新保守主义三个发展阶段。
的前提和基础，外部管理是“目的”，内部管理是“手段”， 外部管理的成效和效率取决于内部管理的质量和水准。（地方 政府组织机构设置合理与依法运转，是地方政府承担公共管理 任务和提高效率的组织保障。而公共管理是地方政府的根本职 责，是它行使宪法和法律赋予的公共权力履行职责、为人民服 务的活动。）
-
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新保守主义时期的地方政府管理。
20世纪60年代以来，特别是70年代，凯恩斯主义和“福利国家” 政策在西方遇到麻烦，引发问题，财政开支庞大并持续不断和 政府失灵，开始寻找新的治国理念和政府管理方式。
全盛时期。地方政府管理的内容有所扩大，表现为代 表王朝中央政府干预地方的社会与经济生活，促进本 地工业和贸易的发展。
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4
地方政府进行管理时，是依据王朝君主和中央政府颁 布的法律或习惯法施政，有某种地方自治的成分，尤 以英国最为突出。但在效率上与东方传统专制主义王 朝如明、清时代中国的地方政府管理相比远为逊色。 不过这却为后来的资本主义民族国家的地方政府管理， 在地方自治方面积累了丰富的经验，为后来的地方政 府体制，奠定了良好的基础。
明清两朝继承前代王朝的传统，按地方行政区划设置 各级地方政府，管理是按照朝廷统一颁布的法律规章 实施，由皇帝任免的官员进行治理，各级地方政府组 织的设置和人员配备以及施政方式，都非常规范有序， 有着很高的行政效率。
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5
2、资本主义民族国家的地方政府管理体制
17、18世纪，资本主义民族国家建立，由于资本主义经济的发 展。之后，地方政府管理体制经历了自由主义、凯恩斯主义和 “福利国家”、新保守主义三个发展阶段。
的前提和基础，外部管理是“目的”，内部管理是“手段”， 外部管理的成效和效率取决于内部管理的质量和水准。（地方 政府组织机构设置合理与依法运转，是地方政府承担公共管理 任务和提高效率的组织保障。而公共管理是地方政府的根本职 责，是它行使宪法和法律赋予的公共权力履行职责、为人民服 务的活动。）
《文书学基础知识》课件
合同格式
合同一般由标题、合同编号、甲方乙 方、正文等部分组成，其中正文是合 同的主体，用来表述合同的内容。
03
文书处理程序
收文处理程序
登记
对收到的文书进行登记，记录 文书的标题、发文单位、收文 日期等信息。
传阅
将文书传递给相关人员阅读， 确保相关人员了解文书内容。
签收
对收到的文书进行签收，确认 文书的来源、内容和数量等信 息。
《文书学基础知识》ppt课件
目录
• 文书学概述 • 文书种类与格式 • 文书处理程序 • 文书工作制度 • 文书写作技巧 • 文书现代化管理
01
文书学概述
定义与特点
定义
文书学是一门研究文书撰写、处 理、管理和利用的学科，涉及公 文的写作技巧、格式规范、处理 程序等方面。
特点
具有实用性、规范性和技术性的 特点，强调文书在组织管理中的 重要性和作用。
信函写作常见问题：语气不适 当、内容不具体、表达不清晰
等
报告写作技巧
01
报告写作原则：真实、 准确、完整
02
报告写作格式：标题、 引言、正文、结论、建 议等
03
报告写作语言特点：客 观、严谨、专业
04
报告写作常见问题：数 据不准确、内容不完整 、逻辑不严密等
合同写作技巧
合同写作原则：合法、公平、明确 合同写作语言特点：准确、严谨、专业
公文写作格式
标题、主送机关、正文、附件 、发文机关署名、成文日期等
公文写作语言特点
专业性、权威性、客观性
公文写作常见问题
语言不规范、格式不正确、内 容不完整等
信函写作技巧
01
02
03
04
信函写作原则：礼貌、得体、 明确
文书档案分类与整理精品PPT课件
❖ 对齐方式 1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐， 便于将来翻阅利用。
2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。
3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。
❖ 装订方式和用品：常用的有三种 1、线装：缝纫机轧线 2、粘接式：包角 3、变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹 符合档案保护要求，降低成本、简便易行
短期：2001年办公室、人事处、管理处… 2002年办公室、人事处、管理处… 2003年……
五、归档文件的排列
❖ 是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的 方法确定归档文件先后次序的过程。 事由原则 结合时间、重要程度 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列
（一）同一事由内的归档文件排列 按文件形成时间的先后顺序； 按文件的重要程度排列。
1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或 个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一 起，反映了各单位历史发展的面貌。
2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按 其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别 类，并按照一定办法排列。
3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成 档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的 组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。
❖
管理处…永久、长期、短期
❖
……
2002年：办公室…永久、长期、短期
❖
人事处…永久、长期、短期
❖
管理处…永久、长期、短期
❖
……
❖ 2003年：……
❖
❖ 例2：2001年：党群类…永久、长期、短期 业务类…永久、长期、短期 行政类…永久、长期、短期 ……
2002年：党群类…永久、长期、短期 业务类…永久、长期、短期 行政类…永久、长期、短期 ……
文书档案学(1-3)
送件登记薄
月 日 发件机关 性质 件数 号码 收件机关或收件人 收件人盖章
收文注意事项
(1)检查收文单位名称是否有误 (2)检查信件是否有被拆现象 (3)检查收件数与清单是否相符 (4)检查收件是否完整(包括缺页) (5)检查是否按规定时间送达
收文处理程序(第二页)
2.收文登记 指登录反应公文有关数据的过程。公 文登记的形式有：簿式、卡片式、联单式及电脑登 记等。从实践看，目前采用簿式登记形式的较多。 (表见WORD)
(一)收文处理程序(第一页)
1.签收 它是指收件人收到文书后,对文书进行鉴 别清点核对检查,并履行签注接收手续的活动.
签收一般有三种方式:
(1)收件人在对方的发文本上签名(或盖章),签 注收文时间.
(2)收件人在对方的回单上签名(或盖章),签注 收文时间.
(3)收件人为对方开具收到凭单,如收据或收条.
审核的重点
即通常所说的过四关:行文关、内容关、格式关、文 字关
(1)控制发文数量。审核是否需要行文，发文的名义 是否恰当。
(2)控制发文方向。检查文种是否正确，有无多关主 送，滥抄滥报等现象。
(3)审核文稿内容是否与党和国家的方针、政策一致。 (4)语言表述是否准确、简明、具体。 (5)文体、格式是否正确、规范，结构是否完整。 (6)是否经过会商或履行了必要的讨论、审批手续。
二．文书管理的方法
1．按文书制发单位分类 2．按文书办理情况，分待办件、办结件、
阅知件存放 3．单位发文的存档件和余存件分别存放
三．文书的清退
1．清退文书的类别 （1）绝密件 （2）有重大错误的文件
（3）征求意见和送审文书 （4）承办件 （5）传阅件 （6）辙销、合并单位的文书 （7）会议件 （8）未经本人审阅的领导同志讲话材料 （9）离退人员的文书 文书清退的方法 1．加盖清退戳记”……收回” 2．规定需清退文书的范围 3．制发《文件清退通知单》
条据类文书1ppt课件
此致
敬礼
请 假 时 间
学生：×× ２０12年11月5日
请假条
因为我母亲生病，需要我在家照顾，今 天不能到校上课，特请假1天。
凭据类条据
收条、领条、借条、欠条、代收条 作为证据、凭证，具有法律效力
收条
收条
收到到何人、何物、 数量。
收条
收到对方东西时给对方开出的凭条。要求写明
案例一： 李某向孙某借款7000元，为孙某出具条 据一张：“收条，今收到孙某7000元”。 孙某在向法院起诉后，李某在答辩时称， 为孙某所打收条是孙某欠其7000元，由于 孙给其写的借据丢失，因此为孙某搭写收 条。类似的还有，“凭条，今收到某某元 ”。
案例二：
丁某向周某借款12000元，周某自己将借条 写好，丁某看借款金额无误，遂在借条上签 了名字。后周某持丁某所签名欠条起诉丁某 归还借款120000元。丁某欲辩无言。后查明 ，周某在12000后面留了适当空隙，在丁某签 名后便在后加了“0”。
欠条
欠 条 原借财务科人民币壹仟元整，已还伍佰 元，尚欠伍佰元。
王××（盖章） ××××年×月×日
欠条
欠条
原借办公室人民币壹仟元整，今归还叁 佰元，尚欠柒佰元整，两天后归还。此据 。
郑斌 ５月１８日
与此同时，收回借条。 两天后归还余额时，收回欠条。
欠条
病文分析
欠 条
今借到小王500元整，7月15日还清。 张强 7月16日
7.文字必须工整，文面必须清洁。
说明性条据
说明类条据文书
告知对方某个信息，向对方说明 某件事情。只起说明告知的作用，不 具有法律效力。
便条、留言条、请假条
便条
便 条
提高护理文书书写质量品管圈 ppt课件
=24.98-【24.98×85%×63.5%】=11.5 • 增幅=（现状值-目标值）/现状值×100%
=（24.98-11.5）/24.98×100% =54%
提高护理文书书写质量品管圈 ppt
24
课件
30 25 频 20 次 15 10 5 0
2020/6/2
目标设定柱状图
目标设定柱状图
24.98
目标设定 （2015.10.19-2015.10.25）
提高护理文书书写质量品管圈 ppt
22
课件
圈能力改善值
提高护理文书书写质量品管圈 ppt
23
课件
目标设定
• 现状值=平均次数=24.98 • 圈能力=63.5 • 改善重点=来自柏拉图累计百分比=85% • 目标值=现状值-（现状值×改善重点×圈能力）
提高护理文书书写质量品管圈 ppt
31
课件
对策拟定
问
题
要因
对策方案
评价
可 行 性
经 济 性
效 益 性
得 分
选 定
提
负
案 人
实施计划
责 人
备 注
专科知识缺乏
科室进行业务学 习
40
30
30 100
执 行
罗申申 2015.11.23- 温秀平 2016.1.3
增加各个病种的 健康教育模板
22
24
20
66
提高护理文书书写质量品管圈 ppt
6
课件
阶段一
主题选定阶段 （2015.8.10-2015.8.16）
提高护理文书书写质量品管圈 ppt
7
课件
2015年8月外二科 QCC主题选定
=（24.98-11.5）/24.98×100% =54%
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课件
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2020/6/2
目标设定柱状图
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24.98
目标设定 （2015.10.19-2015.10.25）
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圈能力改善值
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目标设定
• 现状值=平均次数=24.98 • 圈能力=63.5 • 改善重点=来自柏拉图累计百分比=85% • 目标值=现状值-（现状值×改善重点×圈能力）
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对策拟定
问
题
要因
对策方案
评价
可 行 性
经 济 性
效 益 性
得 分
选 定
提
负
案 人
实施计划
责 人
备 注
专科知识缺乏
科室进行业务学 习
40
30
30 100
执 行
罗申申 2015.11.23- 温秀平 2016.1.3
增加各个病种的 健康教育模板
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阶段一
主题选定阶段 （2015.8.10-2015.8.16）
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课件
2015年8月外二科 QCC主题选定
1、文书档案管理
17
4、档案保管期限表
档案保管期限表就是以表册的形式列举档案的来
源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性 文件。它是依据和标准。
机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年。
18
19
（1）永久保管的文书档案主要包括：
① 本机关制定的法规政策性文件材料； ② 本机关召开重要会议、举办重大活动等形成 的主要文件材料；
改稿等 内部机构：工作总结、各方面业务汇总的统计报
表和统计分析资料等
11
③ 本机关领导活动的:领导参加相关会议的讲话
稿；参加重要会议带回的有关材料、需要贯彻执行的
材料等。 文书材料：领导参加相关会议的讲话稿；参加会
议带回的有关材料等。
12Biblioteka ④各业务科室的文件材料把各业务部门形成的文件材料作为收集的重点， 突出本单位的主要职能。
⑧ 同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、 请示与本机关的复函、批复等文件材料。
22
（2）定期保管的文书档案主要包括： ①本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
②本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文 件材料；
③本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
23
④本机关一般性事务管理文件材料； ⑤本机关关于一般性问题的请示与上级机关 的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计 报表等； ⑥上级机关制发的属于本机关主管业务的一 般性文件材料；
4
一、文书档案归档范围和保管期限表
5
1、归档范围 归档范围是指哪些文件应该归档，哪些文件不 归档。原则上说凡是反映本单位工作，具有查考利 用价值的文件均属归档范围。按照国家档案局2006 年12月18日发布的《机关文件材料归档范围和文书 档案保管期限规定》要求， 机关文件材料归档范围 是： （1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌 的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用 价值的文件材料；
4、档案保管期限表
档案保管期限表就是以表册的形式列举档案的来
源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性 文件。它是依据和标准。
机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年。
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（1）永久保管的文书档案主要包括：
① 本机关制定的法规政策性文件材料； ② 本机关召开重要会议、举办重大活动等形成 的主要文件材料；
改稿等 内部机构：工作总结、各方面业务汇总的统计报
表和统计分析资料等
11
③ 本机关领导活动的:领导参加相关会议的讲话
稿；参加重要会议带回的有关材料、需要贯彻执行的
材料等。 文书材料：领导参加相关会议的讲话稿；参加会
议带回的有关材料等。
12Biblioteka ④各业务科室的文件材料把各业务部门形成的文件材料作为收集的重点， 突出本单位的主要职能。
⑧ 同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、 请示与本机关的复函、批复等文件材料。
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（2）定期保管的文书档案主要包括： ①本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
②本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文 件材料；
③本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
23
④本机关一般性事务管理文件材料； ⑤本机关关于一般性问题的请示与上级机关 的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计 报表等； ⑥上级机关制发的属于本机关主管业务的一 般性文件材料；
4
一、文书档案归档范围和保管期限表
5
1、归档范围 归档范围是指哪些文件应该归档，哪些文件不 归档。原则上说凡是反映本单位工作，具有查考利 用价值的文件均属归档范围。按照国家档案局2006 年12月18日发布的《机关文件材料归档范围和文书 档案保管期限规定》要求， 机关文件材料归档范围 是： （1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌 的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用 价值的文件材料；
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对文书进行管理，不仅能便于对文书的查找、利用，还能为社会组织尤其是企业 创造巨大的经济效益。
10
（四）立 卷 概念：将办理完毕、具有保存价值的文件材 料，根据其固有的联系及形成的规律， 以件为单位组成案卷
（五）归 档 在完成了将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、
编目、装盒等一系列有序化的过程之后，按规定的制度移交单位档案 室集中保存。
11
1、做好文书管理工作，最重要的要贯彻好哪个原则，你是怎么理解这个原 则的？ 2、立卷类目有哪几部分组成？它有什么作用？ 3、辨析：在对文书进行管理时，文书部门只要最好年终立卷工作就行了。
12
;.
1
一、文书管理的原则
贯
彻
集 中
公文管理统一
统
一
管
理
的
公文制度统一
原
则
公文处理渠道统一
2
二、文书管理的工作内容、要求
（一）编制立卷类目 （二）平时立卷 （三）调 用 （四）立 卷 （五）归 档
3
（一）编制立卷类目
１.时间： ２.依据：
３.作用
文书还没形成以前 根据本单位活动和文书形成规律
为机关平时查找文件提供了方便 便于平时归卷，防止积压 为年终、学生个人档案
3、学生请假、旷课、迟到、早退等资料
1、参加单项比赛的人员名单及获奖名单
03
2、班级、学生评比评先资料
1、班规、晚自修管理规定
04
2、违纪情况登记、处理资料
05
…
形成者 团支书
秘书长 秘书长 各委员 秘书长
…
（二）平时归卷 平时立卷是一项重要的工作，不仅为正式立卷归档打好基础，而且
4
4.准备工作： 为了保证编制立卷类目的质量切合实际工作需要,编制之前应该先行参考、
研究有关情况和材料。 （1）查阅规定本单位工作活动的章程、条例和细则
（2）研究本单位文书工作的组织形式和文书运转情况 （3）查阅近年的立卷类目录、收发文登记以及工作计划与总结，了解往年单 位工作活动及文件形成的大体情况。参阅本年的工作计划.
（4）了解各类文件材料的保管期限
5
5.立卷类目的结构： 类别 条款
一是按组织机构分类 二是按问题分类
就是将要形成的一组具有密 切联系的文书的标题
6
请为我们班的文书 管理编制一个立卷 类目。
7
类别
团日 活动类
人事 管理类
竞赛 评比类
班级 管理类
…
06涉外文秘班文书立卷类目表
编号 01
条款
1、团日活动的计划 2、团日活动的过程记录材料 3、团日活动的总结
有利于平时对文件的集中保管，防止文件散失，也有利于平时对文件 的查找利用。
9
（三）调 用 天地公司档案工作人员抱怨，平时除了完成必要的整理工作，就是看着这堆纸，
偶尔为上门查找档案的用户查查档案外，没什么事情做，太无聊了。档案部门负责 人高叶了解到这一情况，首先让档案工作人员进行利用统计，发现近两年在各部门 对档案的利用中，只有对设备档案利用频率较高，于是发动档案部门工作人员主动 去了解各部门需求并提供其所需档案。通过提供利用这些档案，不仅调动了档案工 作人员的积极性，而且为公司创造了巨大的经济效益。具体结果：1999年调档463 次，综合效益312万元；2000年调档120次，综合效益452万元；2001年调档315次， 综合效益3060万元；2002年调档450次，综合效益4021万元。
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（四）立 卷 概念：将办理完毕、具有保存价值的文件材 料，根据其固有的联系及形成的规律， 以件为单位组成案卷
（五）归 档 在完成了将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、
编目、装盒等一系列有序化的过程之后，按规定的制度移交单位档案 室集中保存。
11
1、做好文书管理工作，最重要的要贯彻好哪个原则，你是怎么理解这个原 则的？ 2、立卷类目有哪几部分组成？它有什么作用？ 3、辨析：在对文书进行管理时，文书部门只要最好年终立卷工作就行了。
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一、文书管理的原则
贯
彻
集 中
公文管理统一
统
一
管
理
的
公文制度统一
原
则
公文处理渠道统一
2
二、文书管理的工作内容、要求
（一）编制立卷类目 （二）平时立卷 （三）调 用 （四）立 卷 （五）归 档
3
（一）编制立卷类目
１.时间： ２.依据：
３.作用
文书还没形成以前 根据本单位活动和文书形成规律
为机关平时查找文件提供了方便 便于平时归卷，防止积压 为年终、学生个人档案
3、学生请假、旷课、迟到、早退等资料
1、参加单项比赛的人员名单及获奖名单
03
2、班级、学生评比评先资料
1、班规、晚自修管理规定
04
2、违纪情况登记、处理资料
05
…
形成者 团支书
秘书长 秘书长 各委员 秘书长
…
（二）平时归卷 平时立卷是一项重要的工作，不仅为正式立卷归档打好基础，而且
4
4.准备工作： 为了保证编制立卷类目的质量切合实际工作需要,编制之前应该先行参考、
研究有关情况和材料。 （1）查阅规定本单位工作活动的章程、条例和细则
（2）研究本单位文书工作的组织形式和文书运转情况 （3）查阅近年的立卷类目录、收发文登记以及工作计划与总结，了解往年单 位工作活动及文件形成的大体情况。参阅本年的工作计划.
（4）了解各类文件材料的保管期限
5
5.立卷类目的结构： 类别 条款
一是按组织机构分类 二是按问题分类
就是将要形成的一组具有密 切联系的文书的标题
6
请为我们班的文书 管理编制一个立卷 类目。
7
类别
团日 活动类
人事 管理类
竞赛 评比类
班级 管理类
…
06涉外文秘班文书立卷类目表
编号 01
条款
1、团日活动的计划 2、团日活动的过程记录材料 3、团日活动的总结
有利于平时对文件的集中保管，防止文件散失，也有利于平时对文件 的查找利用。
9
（三）调 用 天地公司档案工作人员抱怨，平时除了完成必要的整理工作，就是看着这堆纸，
偶尔为上门查找档案的用户查查档案外，没什么事情做，太无聊了。档案部门负责 人高叶了解到这一情况，首先让档案工作人员进行利用统计，发现近两年在各部门 对档案的利用中，只有对设备档案利用频率较高，于是发动档案部门工作人员主动 去了解各部门需求并提供其所需档案。通过提供利用这些档案，不仅调动了档案工 作人员的积极性，而且为公司创造了巨大的经济效益。具体结果：1999年调档463 次，综合效益312万元；2000年调档120次，综合效益452万元；2001年调档315次， 综合效益3060万元；2002年调档450次，综合效益4021万元。