浅谈如何做好档案管理的安全工作

浅谈如何做好档案管理的安全工作
2德州市城市园林规划设计研究院山东德州253000
摘要：档案安全作为国防安全的有机化学组成部分，面临着越来越大的风险。

维护档案和数据安全的工作十分艰巨。

一定不能松懈。

有必要对档案和数据的安全有深刻的认识。

必要时，要牢固树立“档案安全是档案管理的道德底线”的理念，从维护国家安全的相对高度，牢牢把握档案管理的核心点。

关键词：档案管理；安全工作；工作策略
前言：档案安全作为国防安全的有机化学组成部分，面临着越来越大的风险。

维护档案和数据安全的工作十分艰巨。

一定不能松懈。

有必要对档案和数据的安全有深刻的认识。

必要时，要牢固树立“档案安全是档案管理的道德底线”的理念，从维护国家安全的相对高度，牢牢把握档案管理的核心点。

1档案管理的基本含义及其重要性
档案管理亦称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。

档案在现实生活中和实际发展过程中受到广泛重视、意义非凡，凸显了档案管理、档案安全管理工作的极端重要性。

从国家层面来讲，档案务必处于严格管理状态，否则就会威胁到国家的核心利益；从企业层面来讲，档案中记录着企业员工的简历信息、核心技术以及管理战略等一系列重要信息，一旦泄露，将严重影响企业效益以及发展进程；从个人层面来讲，个人档案记录着个人的成长轨迹以及详细身份信息等，直接关系到个人的生命健康安全，更是在安全管理工作上不可有一丝懈怠。

安全是档案工作的生命线，维护档案安全是档案工作者的神圣职责，是落实总体国家安全观的具体体现，党和国家领导人对确保档案安全做出了一系列的指示批示，档案工作者应当严格遵照执行。

档案安全管理工作是档案工作者一定要准确把握的政治任务，其重要性和特殊性使我们必须不断加强档案安全管理工作的思想自觉和行动自觉
2档案安全管理工作过程中遇到的问题
1.档案安全管理工作意识薄弱。

由于档案工作繁琐又不能直接创造效益，使得对档案的投入较少，管理状态存在大量漏洞。

2.对档案工作疏于管理。

大量重要档案放置分散，借拿制度不完善，使得档案容易丢失或损坏。

3.档案安全保管条件差。

对于档案保管的硬件设施不完善，例如用房问题难以解决，管理设备缺乏落实等。

4.档案信息化时代电子档案泄露快捷。

档案工作依赖于信息系统的建设，档案的数字化加工以及传输过程中容易泄露，信息化建设中安全管理意识不强。

5.对应急突发事件准备不够。

自然灾害、电子档案损坏丢失等具有不确定性，危害大，影响范围广等特征，而社会上的突发事件也会对档案造成严重损害，电子档案备份工作未能落实，对突发事件的应急处理工作不到位。

3新形势下做好企业档案管理工作的有效策略
3.1观念转变
企业档案是企业可以提取和使用的战略资源,是企业在以往生产与开发中创造的极其重要的真实记录。

可作为企业内部决策过程的依据,为企业参与市场竞争提供有效支持,是企业发展中维权的有力武器。

档案管理机制的建立和经济效益的提高,与公司的历史和现状分析密切相关。

档案是科学分析、研究和预测企业发展道路的最真实、最重要的依据。

因此,档案管理的出发点和最终目标是实现企业更好的发展和生产。

企业档案是一种无形资产,具有企业独有的潜在价值。

在企业产品研究与开发、技术优化、设备更换、产品营销等合同制订、法律纠纷中的价值极高。

这种潜在的价值必须依靠管理者的合理使用来证明。

档案对公司生产经营的影响主要集中在公司管理层对档案相关信息的使用上。

因此,企业档案对企业信息进行整合、汇总,可以充分保障企业经营的发展,有效挖掘企业的隐藏价值,提升档案信息使用效率，全面呈现出档案的作用。

3.2加大库房建设力度
单位管理者要加大库房建设力度，为档案安全管理工作提供良好的保障。

在很多因素的影响下，现阶段，很多档案基本都是纸质形式，在保管过程中要更为慎重。

档案的库房要和办公区分隔开，开辟区域单独建设，要使库房具有一定的
封闭性，并且安排专门的人员进行管理，要求工作人员在一段时间内查看档案的完整情况，是否出现破损或丢失，优化有关的库房管理体系，保证室内的干燥，如果潮湿就无法保证档案的完整性。

3.3拟定合理的档案保存方案和应急机制
在接收到电子档案后，首先要对档案进行利用，还要制定档案的保存方案。

磁介质比纸介质保存时间更短，同时容易损坏，必须做好载体迁移工作；其次，信息技术的不断发展会使档案存在安全隐患，容易出现档案丢失的问题。

所以，要结合储存方式和文件形式以及管理体系方面进行充分分析，将备份工作做好。

除此之外，要将监管工作做好。

档案管理工作的实质是档案利用，所以，监督工作是档案工作的关键环节。

管理者要结合具体情况，按照档案的重要程度来制定相应的审批手续，为档案管理工作提供坚实的基础。

在开展档案管理工作时，要严格按照有关管理体系执行。

3.4建立健全档案保密制度
不仅要制定档案资料库管理、档案信息保密、档案信息查阅等相关规章制度，档案保管工作人员还应当根据《档案管理办法》制定档案管理权限和使用范围。

具体操作要求，根据不同级别用户制定不同的审查程序，促进档案使用真正做到认证，同时促进档案管理的安全系数得到有效保障，同时提高便利性。

档案保管工作中的各项规章制度，能够做到简洁明了，有利于实施。

在此基础上，相关工作人员要不断总结，及时对制定的方案进行修订和完善，以期制定高效的档案保管、限制和标准及其应用方法，进而促进档案资料的应用和管理，才能真正有条不紊地发展。

3.5档案信息安全工作
1.不要随意从网络下载不可靠的软件并安装运行。

网络是病毒传播的基地,从网上随意下载软件不查杀病毒就进行安装，这是非常不安全的做法。

在档案馆的计算机安全操作规范中应制定相应的规章制度，不允许档案业务工作者随意在客户端安装来历不明的软件，打开和阅读带病毒的邮件等。

2保密档案的接收必须与网络实施物理隔离。

如果没有条件专门设定一台计算机来接收和管理保密档
案,工作人员使用同一台计算机,既要上网操作又要接收和查看保密档案的可读性，规范的操作方法是应在断网的情况下审查所接收的保密文件,在连接网络之前应将保密的档案彻底从计算机上进行删除,不留任何痕迹。

3采用移动硬盘复制文件。

应首先查杀病毒需要从外来的任何介质如光盘、磁盘、活动硬盘等拷贝数据到本地计算机上,首先应采用最新的病毒库程序查杀病毒,确认安全后再复制文件。

另外,网络上新接移动计算机设备时,也需要先将其进行病毒查杀、完成系统更新，再接入档案馆的局域网,确保档案馆整个网络的安全。

结束语：
总之，作为档案管理工作者，首先，我们要正确认识信息化，要用好互联网来为档案管理工作服务，推动其发展。

其次，我们也要认识到互联网有利与弊两个方面，在利用信息化为档案管理工作服务的过程中更要用严谨的态度来对待它，将Internet档案管理的安全工作做好。

唯有这样才可以有效降低信息化给档案管理工作带来的风险，提升档案管理安全性。

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