三级文件编写规定

受控状态：文件编号：JHM/C-01-001发放编号：版本：Ⅰ
三级文件编写规定
编制：日期：审核：日期：批准：日期：
济南黄台煤气炉有限公司
2012年12月01日发布 2012年12月01日实施
济南黄台煤气炉有限公司
三级文件编写规定 JHM/C-01-001 1.目的与范围：
为了指导各部门正确编写三级文件，确保标准的规范性和统一性，特制订本标准。

本标准规定了三级文件编写方法与要求。

本标准适用于济南黄台煤气炉有限公司。

2.引用标准：
JHM/CX-B-2012.1 文件控制程序
JHM/CX-B-2012.2 记录控制程序
3 职责
3.1管理者代表负责公司管理性三级文件的批准工作
3.2办公室负责公司三级文件的审核、归档、发放、回收等工作。

3.2各部门负责本部门职责范围内的三级文件的编制、审核工作及部门内部使用
的三级文件的编制、审核、批准工作。

4.工作程序：
4.1 三级文件的确定
日常工作中具有经常性、重复性特点的管理和工作事项都必须做出明确的确定，应编制相应的三级文件。

4.2三级文件的范围
4.2.1管理性文件：对特定范围内的人员、工作和事务制定共同遵守或具有约束
力的规范性文件，如规章制度、管理办法、规定（程）等。

4.2.2质量体系支持性文件：规定某项工作的具体作业要求。

当没有书面文件规
定又不能保证工作质量时，各部门应按照质量管理体系要求制定详细的补充性文件，以控制和保证工作质量。

4.2.3技术文件：为产品和生产提供保障和指导性的文件，如产品标准、作业指
导书，验收规范（细则）等。

4.3 三级文件的内容与格式
4.3.1 一般三级文件的格式见附录A.1，A.2的格式，如果按本标准无法执行时，
可由文件的相关部门另行规定。

设施操作规程见A.3。

4.3.2 目的与范围：该部分应明确写出本标准编写的目的，本标准规定的内容、范围及适用的对象范围，目的一般格式为“为了×××××××，特制订本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)”，范围一般格式为“本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)规定了×××××××”，“本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)适用于×××××××”。

4.3.3 引用标准
该部分应列出正文中引用的所有标准文件，包括标准编写（代号、顺序号、发布年号）和名称，引用的标准必须是有效，没有引用的标准可以省略。

4.4三级文件编写注意事项
4.4.1详细描述责任人工作范围内的职责。

4.4.2详细规定管理活动所涉及的全部内容、应达到的要求、采取的措施和方法，列出开展活动的各项细节，明确输入转换的各环节，输出的内容和相关部门的分工、配合、衔接。

4.4.3明确每个环节，转换过程中各种因素，由谁干、何时何地干、干什么、怎么干、干到什么程度，如何控制及所达到的要求。

4.4.4注明需要注意的任何例外或特殊情况，必要时辅以流程图，如涉及技术问题可引用技术标准。

4.4.5内容复杂的管理标准，为避免条目的层次太多，各章方案不均衡，可以以“管理内容与方法作为章的标题，而根据管理活动的特点类别列出若干章，再分别进行叙述。

4.4.6明确该项活动所形成的报告，记录格式，签发手续，传递路线和保存期限。

4.4.7记录表格在设计时，除国家推行的统一表格外，新表格要求实用，具有对表格的作用应在管理标准中注明。

表格页面一般控制在A4页面上。

4.5 标准终结线
标准条文结束后，间隔三行，在附加说明与版面之间画一条粗条线，作为终结线，其长度为版面长度的三分之一。

4.6 附加说明
在标准终结线下面，以“附加说明”四字为标题（标题前不加顺序号）分段写出
以下内容。

本标准由××××部门提出
本标准由××××部门归口
本标准主要起草人××××
如标准内容与以往发布的标准文件有冲突，应增加本标准从生效之日起，同时代替×××××××。

4.7 标准书眉线
除附录外的标准正文每页应加书眉线，书眉线上方居中处书写标准编号。

5.标准层次的描述和编号（下列文件中的条款5.2至5.5通过引用标准化、工作导则而成为本标准的条款）
5.1 三级文件编号
三级文件编号、部门编号规定见《文件控制程序》4.3内容。

5.2 章
章是标准内容划分的基本单元。

在每项标准或每个部分中，应使用阿拉伯数字从1开始对章编号。

编号应从“范围”一章开始，一直连续到附录之前。

每一章均应有标题。

标题应置于编号之后，并与其后的条文分行。

5.3条
条是章的细节，应使用阿拉伯数字对条编号。

同一层次中的有两个以上（含两个）的条时才可设条，例如：第4章的条文中，如果没有4.2条，就不应设4.1条。

第一层次的条宜给出标题，标题应置于编号之后，并与其后的条文分行，第二层次的条可同样处理，在某一章或条中，同一层次的条，有无标题应统一。

例如：10.1有标题，
则10.2也应有标题。

5.4段
段是章或条的细分，段不编号。

5.5其他
5.6.1 三级文件的编写用纸原则上采用标准A4型纸, 纵向编写。

特殊情况除外。

5.6.2各部门在编写本部门内部实施的支持性文件时尽量采用公司三级文件的编写格式，做到规范统一；格式、字号和字体、内容层次等规范参见附录A.1，A.2、A.3、B、C、D、E。

附加说明：
本标准由办公室提出并起草
本标准由办公室归口管理
受控状态：文件编号：
发放编号：版本：
三号宋体（加粗）
XXXXXXXX
一号宋体（加粗），字数多的可适当调整
四号宋体（加粗）
编制：日期：审核：日期：批准：日期：
济南黄台煤气炉有限公司二号宋体（加粗）XXXX年XX月XX日发布 XXXX年XX月XX日实施
四号宋体（加粗）
济南黄台煤气炉有限公司三号宋体（加粗）XXXXXXXXXX 四号宋体加粗 XXXXXXXXXXX 1 目的与范围：四号宋体（加粗）
为了×××××××，特制订本标准（管理办法、规定、制度、规程、基准书等）。

本标准（管理办法、规定、制度、基准书等）规定了×××××××。

本标准（管理办法、规定、制度、基准书等）适用于济南黄台煤气炉有限公司。

小四宋体段落间距：（固定值23磅）
2 引用标准
×××××××
3 职责
4 管理内容与要求
5 检查与考核
附加说明
本标准由×××提出并起草
本标准由×××归口管理
本标准主要起草人××××
小四宋体，其中“附加说明”字体加粗
附录A.3
编制/日期: 审核/日期: 批准/日期:
附录B
标准中的字号和字体
附录C
××××操作规程标准中的字号和字体
附录D
记录表格中的字号和字体（四号宋体加粗）
附录E
通知
（宋体三号加粗）
XXXXX:
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXX
（四号宋体）年月日。