浅谈电子档案的特点和管理措施

图书档案
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作者简介：张平（1972—　），男，汉族，甘肃张掖人。

主要研究方向：档案管理。

信息时代的到来，为档案管理工作转型和创新带来了契机。

信息时代的到来，计算机的发展，都为档案管理向信息化发展奠定了基础。

未来的档案管理工作势必走向社会化、多元化、开放化和先进化发展之路。

档案资源将面向各位具体的服务对象，进行有针对性的、特色化服务。

这也是大势所趋，更是档案管理工作在多样化的必然选择。

本文将从电子档案的特点出发，浅析了信息时代下电子档案管理措施。

一、电子档案的特点
（1）电子档案方便记录和补漏增缺。

电子档案的出现改变
了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。

电子档案采用微机网络管理后，文档用微机按“件”即可整理归档。

这样可随时补漏增缺，文档也不易形成存积。

可见，微机管理省时省力，给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。

（2）电子档案对元数据和背景信息有很强的依赖性。

由于电子档案的生成是在计算机系统的支持下完成的，所以如果离开了计算机，电子档案既看不见也摸不着。

一方面电子档案的元数据必须依附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌；另一方面，电子档案的前身是电子文件，其传送往往是在网络上进行，操作者互不见面，体现背景关系的信息直接反映在电子文件上的可能性较小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或补充这部分背景信息，将会给将来的档案的有效利用带来隐患。

（3）具有快捷性、共享性、高密度性。

在计算机环境中，文件的形式特征发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多方位的组合，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理，使传统繁杂的档案工作变得轻松和简单，大大提高了档案的收集、整理和使用的效率。

电子档案可以一次生成，对次产出。

档案管理人员可通过简单的操作进行档案的查询和利用，从传统的手工编目和查询及繁重的信息收集工作中解放出来。

（4）存在不安全隐患。

由于电子档案内容与形式的独立性，电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。

它具有比纸质档案更不稳定的因素。

其原始性、真实性、完整性和安全性方面，都更难以保证。

二、信息化时代电子档案管理的措施
（1）建立健全电子档案管理制度。

首先，应要完善体制，建立统一的电子文件管理标准，实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅
利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。

（2）建立新时代的档案管理队伍。

在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急，档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。

一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。

另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。

当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。

（3）做好电子档案利用时的保密工作。

从信息安全的角度出发，在电子档案的利用中，可采取以下措施：首先，审核使用权限。

对电子档案载体的保管人员、数据系统的管理人员、利用者及维护操作人员的使用权限进行审核。

其次，划分密级层次。

依据电子档案内容的密级层次，进行有效的管理。

可以在档案管理的系统内设置管理监视的子系统，监控电子档案的存取过程。

在设计系统过程中，可将无线网络、智能传感器以及数据库检测当做整体系统来构建，使用物联网网络链接，实现系统24小时不间断对电子档案的监控，确保安全运行。

（4）坚持电子档案、纸质档案并存。

电子档案便于利用，但难于永久保存。

纸质档案便于长期或永久保存，但利用较不方便，在这种情况下，两种载体的档案会在一定时期内并存。

现在普遍的做法是“双套制”，即在保存电子文件的同时，把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件保存。

两种载体档案并存要特别注意两种档案内容上的一致性，在电子档案著录、编号、签署、更改、更新时应注意保证电子档案与纸质档案对应相符。

档案员应及时对电子档案进行登记、建帐、帐目中要注意相应纸质档案的档号，同时，建立机读目录。

三、结语
综上所述，信息时代电子档案管理工作就是要推动档案信
息化建设，加强电子档案管理工作时，要根据电子档案自身的特点，不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提升信息时代电子档案管理的层次和工作效率。

参考文献：
[1]杜丽仪.信息时代档案管理人员应具备的素质[J].才智,2016.
[2]刘爱霞.信息化时代背景下档案管理工作的创新探讨[J].中国管理信息化,2015.
[3]张彦.信息时代档案管理工作的创新研究[J].赤子(上中旬),2015.
摘　要：随着信息化快速发展，传统纸质存储的档案管理模式升转变以光盘、磁带和云端网络为储存空间的电子管理模式，也被称作是电子档案。

电子档案的主要表现形式具有多样化，例如数字、文字、图画以及图表等。

其主要的储存特点是基于计算机磁盘来储存信息，在互联网体系下构成电子档案的集合。

关键词：电子档案；信息化；特点；措施
浅谈电子档案的特点和管理措施
张　平
（新疆玛纳斯县人民医院，新疆　昌吉　832200）。