ISO90012015程序文件汇编

程序文件汇编
（依据ISO9001：2015标准编制）
编号：YQLX/CX—2016
版本号： A/0
编制：文件组
审核：
批准：
2016年1月1日发布 2016年1月1日实施北京云起龙骧科技有限公司
管理体系程序目录序号程序名称
1 文件控制程序
2 记录控制程序
3 信息交流控制程序
4 管理评审控制程序
5 人力资源控制程序
6 采购控制程序
7 内部审核控制程序
8 不合格品控制程序
9 纠正措施控制程序
10 设计和开发控制程序
11 服务控制程序
12 风险和机遇的应对措施控制程序
文件控制程序
编号：YQLX /CX01
1.目的
为了实现文件的科学管理,做到有章可循,提高工作效率,特制定本程序文件。

2.适用范围
本文件适用于与管理体系运行有关的所有文件和资料的控制和管理(包括外来的文件和资料)。

3.职责、权限
3.1公司领导
3.1.1 总经理负责制定管理体系方针和目标,负责管理体系文件和行政文件的审批、公布及外来文件的批阅，并有批阅记录。

3.1.2 主管领导负责所主管部门的管理文件审报。

3.2 职能部门
3.2.1 商务行政部
A.负责文件的编号、打印、装订、登记、归档、发放、发布及外来文件的收发、登记、造册管理。

B.负责组织各部门编写相关管理体系文件。

C.负责建立管理体系文件总清单。

3.2.2 其他职能部门：负责编写和管理各部门的年度适用、有效文件清单。

4. 工作程序
4.1 文件的分类
4.1.1 管理体系文件
A.管理方针、目标
B.管理手册
C.程序文件
4.1.2 管理性文件
A.管理制度、规定、办法等文件(红头文件) B:上级主管部门文件(红头转发文件)
4.1.3 行政性文件
A.有关内部通知性文件 B:申请文件及批示性文件
4.1.4 技术性文件
作业指导书、设计文档等资料
4.1.5 外来文件
A.国家及上级机关颁发的有关法律法规、政策性文件
B.行业可直接引用或执行的规范和技术标准
C.客户提供的资料及有关文件
4.2 文件的编写、审批、发放、评审、和归档。

4.2.1商务行政部负责组织编写《管理手册》，报总经理审批后，在公司内颁布；此文件为受控文件，商务行政部对文件加盖“受控”章，按发放顺序编号、登记后向各部门发放。

4.2.2管理体系运行过程职能主控部门编写程序文件，报各部门主管领导审阅，经管理者代表批准后发布；《程序文件》为受控文件，由商务行政部对文件加盖“受控”章，按发放顺序编号、登记后向各部门发放。

4.2.3管理性文件由主管部门负责编写，报主管领导审批后，由商务行政部统一编发文号、登记发放。

4.2.4各部门内部管理文件应依据相关文件原则编写，部门主管领导审批后由各部门资料员编号、登记、发放和使用。

4.2.5外来标准、规范等文件由商务行政部识别，填写《外来文件清单》，经编号、登记向相关部门或使用人发放。

4.2.6管理评审时或必要时对文件进行评审与更新,评审与更新时，执行本程序。

4.3 文件编号
4.3.1管理手册编号RY/SC-2016
RY：本公司的汉语拼音缩写
SC：管理手册的缩写 CX:程序文件的缩写 GL:管理文件的缩写 JS:管理文件的缩写2016：表示2016年版的管理手册
4.3.2记录的编号： JL-01
JL：记录的中文缩写 01：记录的顺序号
4.4文件修订与换版
4.4.1文件有效期间，内容需作修订时，由原编写人员编写修订页，修订页执行原文件审批、发放程序。

4.4.2文件失效换版，执行4.3条款规定。

4.5 文件使用、保管与归档
4.5.1文件发布后，商务行政部负责归档。

4.5.2各部门每年底对在用有效文件进行清理，制订系统有效文件清单，报商务行政部，商务行政部汇编后于次年一月在内公布。

4.5.3文件使用部门或人员，应对文件进行分类妥善保管；每年一月份依据文件清单清理核对；换版文件依据原文本号向发放部门更换有效版本文件。

4.5.4各部门专（兼）资料员接收文件后填写收文登记表；专人使用文件要签名登记，调离工作岗位时，文件收回。

4.5.5文件丢失后，必须重新办理领用手续，并加以说明，补发文件；补发文件要重新编号，并在文件原分发号处注明作废标识。

4.5.6部门相互间借阅文件时，要做借阅登记。

4.6 作废文件处置
4.6.1文件失效或换版时，原有效文件即行作废；工作需要，保留作废文件时，文件封面要做明显作废标识，单独存放。

4.6.2文件换版后，在短期内与新文件并行的原文件，文件封面要做明显留用标识，必要时标出留用期限。

4.6.3汇编文件中有效、作废、留用版本并存时，作废或留用文件目录旁与每页正文上方应做明显标识。

4.6.4归档文件应按发布的文件清单，对归档文件中的作废文件，做出作废标识。

5.相关文件
5.1 《记录控制程序》
6.记录
6.1《文件发放/回收登记表》
6.2《文件更改通知单》
6.3 《受控文件清单》
6.4《外来文件记录》
6.5《文件销毁申请单》
记录控制程序
编号：YQLX/CX02
1.目的
对质量管理体系所要求的记录予以有效的控制，用以证明项目产品质量符合规定要求，同时为管理体系运行有效提供证据。

2、适用范围
适用于质量管理体系运行中所产生的全部记录及对记录的管理。

3、职责
商务行政部是本程序的主管部门；
各部门负责收集、整理、保管本部门的记录；
4、工作程序
4.1 记录分类：a)采购物资验证记录 b)销售过程、软件设计开发过程有关的记录 c)对质量管理体系运行的监视和测量结果记录。

4．2各部门要设立一位专（兼）职资料员负责收集、整理、保存本部门的记录。

4．3记录的标识编号。

记录的标识编号按《文件控制程序》执行，标识明确，便于查询。

4．4记录填写
4.4.1记录一般以文字形式，也可为电子媒体或磁盘等。

记录表格采用程序文件及其他文件确定的记录格式，记录填写要及时、确保与工作进度和工作同步进行，真实准确地反映记录对象的质量状况；内容完整清楚地概括了记录对象的全过程；字迹清晰严禁潦草或使用铅笔；不得随意涂改、不准用铅笔签名；填写记录时要注明记录人、日期，如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。

确保质量记录的可追塑性。

4.4.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的内容,加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。

4.5 记录的保存、保护
4.5.1保存期限：记录由各部门资料员收集和保存，按程序文件规定，完成每项工作后立即做好记录，各部门的资料员把记录按类别，依日期顺序整理好，存放于通风、防火、防虫、干燥的地方，所有的记录保持清洁、字迹清晰。

确保记录不被损坏，变质和丢失，各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录每年年底移交商务行政部保存。

记录保存期限规定如下：管理体系记录保存三年，软件设计开发记录长期保存。

4.5.2商务行政部编制《记录清单》，将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期、使用部门等内容，交管理者代表审批，并汇集备案记录格式。

各部门应将本部门使用的
记录清单作为本部门质量的附录，并汇总本部门记录格式。

4.5.3商务行政部要定期检查各部门记录的使用、管理情况。

4.6 记录发放、借阅和复制：
各部门填写《文件资料发放登记》，向商务行政部领用所需记录格式；
各部门保管的记录应便于检索，记录一般不宜借出，特殊情况需借阅或复制者要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》，由资料员登记备案，借阅人要妥善保管及时归还。

4.7 记录的销毁处理
超过保存期且无参考价值的记录需销毁时，由部门负责人填写《记录销毁清单》交商务行政部审核，报管理者代表批准，由授权人执行销毁。

4.8 记录格式
4.8.1各部门的记录格式，由各部门编制，部门经理审批，交商务行政部备案。

4.8.2各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》中文件更改的规定。

4．9记录的检查
管理者代表负责定期对公司记录进行监督检查，以便及时解决存在的问题
支持性文件
4.4.5 《文件控制程序》
质量记录
JL-4.2.4-01 《记录清单》
JL-4.2.4-02《记录销毁清单》
信息交流控制程序
编号:YQLX/CX03
1.目的
确保与员工及顾客就相关质量信息进行相互沟通。

2.适用范围
各部门对各类信息的交流沟通。

3.职责、权限
3.1商务行政部负责质量方针、目标、审核和管理评审信息的传递和沟通，负责售后服务过程中与顾客沟通交流；
4.工作程序
4.1信息内容应真实、准确。

信息交流的途径可以是口头、书面形式，或者其它可以利用的通讯及宣传工具，可分为内部信息和外部信息。

4.2内部信息交流
4.2.l员工参与方针和目标的制定和评审
4.2.2商务行政部负责将方针及管理体系运行情况及时传达到各部门。

4.2.3商务行政部及时收集、整理、汇总、传递来自各个方面的质量信息，以书面的形式传递给各部门和各单位。

4.2.4不符合项纠正与预防措施实施的职能部门和单位必须在整改过程中，将信息传递到相关职能部门，并作好记录。

4.256管理体系运行中的重要信息，由产生的部门和单位传递到相关职能部门和人员，并作好记录，要求答复的，必须限期予以答复。

4.2.7各部门定期对其职责范围内的目标、指标完成情况进行监督、检查，将结果以书面形式传递给商务行政部。

4.3 外部信息交流
4.3.1商务行政部通过顾客回访获得质量信息的收集、整理、传递，并做好记录。

4.3.2商务行政部与供方、外包方进行质量信息交流，负责售后服务过程中与顾客沟通交流；
5.相关文件
无
管理评审控制程序
编号：YQLX/CX04
1.目的
对管理体系进行评审，确保体系持续的适宜性、充分性和有效性并与公司的战略方向一致
2.适用范围
适用于管理体系持续改进，评价管理体系方针和目标。

3.职责、权限
3.1总经理主持管理评审。

3.2管理者代表负责向总经理报告管理体系运行情况，提出改进建议，指导商务行政部编写评审报告。

3.3商务行政部主任负责向管理者代表提供管理体系在本系统运行情况及改进建议，并负责管理评审改进措施的落实监督。

3.4商务行政部负责管理评审计划、评审报告编制，收集并提供管理评审资料，跟踪验证评审中提出的纠正预防和改进措施。

3.5各部门负责提供评审所需的资料，实施评审中提出的纠正、预防和改进措施。

4.工作程序
4.1评审计划
4.1.1管理评审每次间隔不得超过12个月，如发生重大质量事故、顾客要求或组织机构发生重大变化、认证机构审核前，可增加评审频次。

4.1.2商务行政部负责编制年度管理评审计划，经管理者代表审核后，提交总经理批准。

4.1.3年度管理评审计划内容：
A．评审目的和内容；
B．评审组织及参加人员；
C．评审的准备工作要求；
D．评审时间安排；
4.2管理评审输入信息
A．内、外体系审核结果；
B．方针、目标实施情况；
C．顾客投诉及关注问题、顾客满意度测量结果；
D．过程业绩和产品符合性；
E．纠正、预防和改进措施实施情况；
F．以往管理评审的跟踪措施实施情况；
G．可能影响管理体系的变更及自身变化；
H．合规性评价结果；
I．来自多方面的改进建议。

4.3管理评审准备
4.3.1商务行政部负责将评审计划于评审前一周发至各部门，并收集评审信息。

4.3.2各部门按职责分别收集产品符合性或其他信息，提出改进建议，报至商务行政部。

4.4管理评审
4.4.1总经理主持评审会议，领导成员、评审有关部门及单位负责人参加。

4.4.2参加评审会议人员应对评审内容逐项评审，总经理对评审内容做出结论。

4.4.3管理者代表对评审总结，指导商务行政部编写评审报告，提交总经理批准。

4.5管理评审输出
4.5.1管理评审报告内容：
A．评审目的、日期、参加评审人员；
B．管理体系及过程有效性的评价及存在问题的纠正、预防、改进措施；
C．方针、目标适宜性确认或更改；
D．与顾客要求有关的产品特性确认或提出的改进方式；
E．资源配置对管理体系有效运行的保证措施；
F．实施及完成时间的确认。

4.5.2商务行政部负责将管理评审报告送达领导并发至相关部门、单位。

4.6管理评审决议实施
4.6.1有关部门负责落实整改措施。

4.6.2管理者代表负责整改措施验证。

5.相关文件
5.1《纠正/预防措施控制程序》
6.记录
6.1管理评审计划
6.2管理评审会议记录
6.3管理评审报告
6.4改进措施计划
人力资源控制程序
编号：YQLX /CX05
1 目的
合理配置人力资源，有效发挥职能作用，通过培训确保员工具备岗位所要求的技术与能力，从而提高工作效率，增强质量意识，保证管理体系的有效运行。

2 适用范围
本程序规定了公司人力资源管理职能，包括任职、调配、招聘、培训、离岗等方面管理，适用于公司全体员工。

3 职责、权限
3.1 商务行政部
3.1.1 负责管理人员的聘用、考核。

3.1.2审批、办理一般岗位员工的调动。

3.1.3审批、办理员工提前离岗、自愿离岗、其它原因离岗。

3.1.4根据公司实际制定《年度培训计划》并组织实施。

3.1.5负责特殊工种的培训及发证、换证工作。

3.1.6负责组织新进员工、转岗员工的岗位培训。

3.1.7针对培训内容组织各种形式的考试、考核并对培训效果进行评估。

3.1.8负责员工的档案管理及调用。

3.1.9 负责员工的考核与奖惩。

3.2各职能部门：负责按照培训计划要求实施。

4、工作程序
4.1 员工管理
4.1.1 中层管理人员的聘用、任用
中层管理人员的聘用由公司领导层集体会议讨论，总经理决定。

4.1.2 一般管理人员聘用
a、商务行政部提出拟聘用一般管理人员的报告。

b、商务行政部通过公开招考、推荐选拔等形式进行考核，符合条件者纳入管理范畴。

4.1.3 人员调配
a、对外招聘和调入员工
●根据计划公司选择各类院校毕业生进行招收。

●公司选择符合要求的人员以行政调配方式调入。

●商务行政部办理录用、调动手续。

b、员工内部调动
●商务行政部根据实际需要选择符合要求的员工予以调配。

●被调动员工接通知后到在规定时限内报到。

4.2 员工培训
4.2.1 员工能力的确定
a、商务行政部组织确定管理人员的岗位任职条件（包括学历、培训经历、职称、管理及业务能力等）。

b、总经理批准员工的岗位任职条件。

c、公司全体员工充分认识工作的重要性并不断提高质量意识。

4.2.2 培训对象
公司全体员工，包括高层管理人员、中层管理人员、一般管理人员、在岗员工、新进员工、转岗员工、需要持证上岗的特殊工种员工。

4.2.3 培训内容
a、高层管理人员：工商管理知识、领导艺术、企业方针和相关政策、法律法规等。

b、中层管理人员：企业经营目标、方针、主管业务和企业方针。

c、在岗员工：岗位职责（技能）、相关法律法规、继续教育。

d、新进员工：企业简介、企业规章制度、相关法律法规、管理体系基础知识。

e、特殊工种：除接受上述常规职业培训外，应按所属岗位要求组织相关培训。

f、转岗员工：新岗位技能培训。

4.2.4 培训形式
a、内培：组织员工在企业内部培训。

b、外培：组织员工参加外部具备培训资格单位开展的培训；按上级要求组织员工参加相关培训。

c、委培：企业根据需要，委托相关单位对企业员工进行培训。

4.2.5 培训计划的提出、批准及实施
a、培训计划的提出
商务行政部负责制定年度培训计划，报请总经理批准实施；在实际工作中，根据需要临时组织的各类形式培训，由相关部门提出计划，报请总经理批准实施。

b、培训实施：
●由商务行政部组织组织高、中层管理人员知识更新培训，新进员工、转岗员工、特殊工种员工
培训，在岗员工技术升级、攻关培训，必要时可以聘请外部人员进行；
●商务行政部建立员工培训档案，记载员工所参加的培训及其所取得的成绩。

4.2.6 培训的效果要求
a、保证特殊工种员工取得有效的岗位证书。

b、促进全体员工职业素质、质量意识得到不断的巩固与提高，使全体员工了解企业目标并为实现该目标做出积极的贡献。

4.2.7培训的效果评价
a、针对培训内容组织各种形式的考试、考核，通过考试、考核成绩证明培训效果。

b、通过日常工作反映培训的有效性。

5、相关文件
5.1《岗位标准》
6、记录
6.1年度培训计划
6.2 培训记录
采购控制程序
编号：YQLX /CX06
1、目的
采购过程及供方进行有效的控制，确保所采购产品和物资符合规定的要求。

2、适用范围
适用于对采购产品、设备及供方的控制。

3、职责
3.1 商务行政部是本程序的主管部门
a）负责按本公司的要求组织对供方进行评价，编制《合格供方名录》；
b）负责制定采购计划并实施。

C )负责对采购物资的进货验证。

3.2 总经理批准《采购计划》和《合格供方名录》
4、工作程序
4.1 采购过程
4.1.1 采购物资分类
商务行政部根据其对随后的生产质量的影响，将采购物资分为2类：
A类物资：公司主营产品、办公设备、计算机软件等
B类物资：其他办公低值消耗品等材料。

4.2 对供方的评价
4.2.1商务行政部联系由供方填写《供方调查表》在调查基础上择优选择供方。

商务行政部对A类供方都要进行评价。

由商务行政部负责组织有关部门填写“供方评价记录表”。

对A类物资，应同时选择几家合格的供方。

商务行政部负责填写并保存《合格供方名录》，并由总经理批准。

4.2.2评价内容为：
1、必须达到采购要求的质量，符合国家法规要求。

2、供方质量管理体系状况，保持产品、设备质量稳定。

3、本公司及供方其他顾客的满意程度调查，此类产品、设备其他使用者使用情况。

4、供方产品、设备的质量、价格、交货能力信誉程度；
4.2.3对第一次供应A类物资的供方，除提供营业执照，生产许可证出厂合格证等充分的书面证明材料外，还需提供第三方产品检验报告，均合格才能供货：
新供方根据技术要求提供少量样品；
商务行政部对样品进行验证，并填写《供方评价记录表》中相应栏目；
样品验证合格后，商务行政部通知供方供货；进货验证或试用不合格则取消其供货资格。

样品验证的供方经总经理批准后，可列入《合格供方名录》。

货比三家择优录用，从质量、交货期，价格、运输方便性等对比中择优选择供方。

每种产品、设备选择两个以上供方有利于竞争和适应市场变化的要求。

4.2.4如果供方产品、设备出现严重质量问题，商务行政部应向供方发出通知，如果发出两次而质量没有明显改进的，应取消其供货资格。

4.2.5商务行政部每年对合格供方进行一次重新评价，评价不合格的应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报总经理批准，但应加强对其供应物资的进货验证，并执行4.2.4条款。

连续两次
评分仍不及格，应取消其供货资格，对供方进行动态管理。

4.2.7商务行政部保存对供方评价结果，及评价所引起控制措施的有关记录。

4.3 采购
4.3.1采购计划
商务行政部根据合同或部门需要编制采购计划单，经总经理批准后实施采购。

对于临时采购的物资，相关部门填写《采购单》，报总经理批准，交给商务行政部实施。

4.3.2 采购的实施
商务行政部根据批准的《采购计划》，在《合格供方名录》中选择供方进行采购；
向合格供方采购重要物资时，应签定《采购合同》，明确产品名称、规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等；
商务行政部根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给供方；
采购前采购员应核实提供给供方的要求是否有效。

4.4 采购信息
4.4.1采购文件
4.4.1.1在采购合同或协议中应包括拟采购产品的信息：
对产品的质量要求
对产品的验收标准、产品型号、规格、指标、版本；
其他要求，如价格、数量、交付及其他准确的标识方法等。

4.4.1.2适当时还包括：
对供方的产品、过程要求、设备等提出有关的要求及人员技能资格要求、委托监测的服务要求等；采购产品验收依据的准则和标准；
适用的质量管理体系要求,如要求供方通过质量管理体系认证或通过第二方审核。

4.4.2本公司的采购文件包括《采购计划》等，由商务行政部保管。

采购文件发放前，应对其进行审批。

确保采购充分性与适宜性。

4.5采购产品的验证
4.5.1必须在合格供方处进行采购，对采购的产品可以有如下几种验证方式：
1）由检验员进行进货检验或查验供方提供的合格证据、检测报告等。

2）当本公司不具备检测手段时，由商务行政部派员到供方现场实施验证。

3）由顾客在供方现场实施验证，本公司予以协助，提供必要的条件。

对后两种情况，商务行政部应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方式。

4.5.2验证活动可包括检验、试验、观察、提供合格证明文件等方式。

4.5.3顾客的验证不能免除本公司提供合格产品的责任，也不能排除其后顾客拒收的可能。

质量记录
6.1 《供方调查表》
6.2 《供方评价表》
6.3 《合格供方名录》
6.4 《采购单》
内部审核控制程序
编号：YQLX /CX07
1.目的
验证质量管理体系的符合性和有效性，消除发现的不合格与不符合项。

2.适用范围
适用于管理体系运行内部审核。

3.职责、权限
3.1商务行政部负责制定内部管理体系审核年度计划、审核计划；向管理者代表推荐审核组长和审核员。

3.2审核组负责制定并执行审核计划，提交审核报告，跟踪验证纠正措施的实施。

3.3受审核部门、单位配合内部体系审核，并对审核中发现问题及时整改。

4.工作程序
4.1管理体系内部审核计划制订
4.1.1内部审核年度计划内容：
A．审核目的、范围和依据；
B．审核方式（集中式、滚动式）
C．审核时间安排和频次(每次审核间隔不得超过12个月)；
D．审核所需资源；
E．内部审核员的技能培训。

4.1.2管理体系内部审核计划内容：
A．审核目的、范围和依据、审核组成员、审核日期及日程；
B．受审核部门及审核内容。

4.2审核组组成及审核准备
4.2.1审核组长由商务行政部推荐，管理者代表任命，并具有内审员资质。

4.2.2参与内部审核的人员应具有内审员资质，与受审核部门、单位无直接工作关系。

4.2.3审核组一般由2人组成，可根据需要增加。

4.2.4审核组长依据内部审核计划，确定审核员审核分工，并组织审核员编制审核检查表。

4.2.5审核组收集并审阅有关文件。

4.3审核实施
4.3.1审核组于审核前三日将审核计划传递至受审核部门。

4.3.2文件资料审核
A、审核员检查受审部门与管理体系运行有关的文件是否符合标准、手册要求，有无失效版本。

B、审核员检查受审部门记录原始资料是否齐全并符合要求。

4.3.3现场审核
A、审核员应按照检查表具体内容对受审核部门进行现场审核。

B、审核员通过交谈、调阅文件、现场查验收集客观证据，做出记录。

C、检查发现问题，审核员应调查清楚，对问题做出客观评价。

D、审核员记录不合格或不符合事实，应让受审核部门负责人签字确认。

4.3.4现场审核结束，审核组长应对受审部门负责人做出口头报告，提出相应改进建议。