文控中心文件管理程序(A0)

原件归档
文件发放
增/补发
签收、使用
文件管理
NG
作废文件回收
文件归档
审批、销毁
可编辑
1、 目的：
精品资料
确保质量/有害物质/环境/安全管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性,并且能够安全有效地被管理与使用。
2、 适用范围：
凡本公司 ISO/TS16949/QC080000/OHSAS18001/ISO14001 管理体系文件、作业指导书,外来资料与文件均适用。
体系文件 、S 表示 OHSAS18001：2007 体系文件、 E 表示
ISO14001：2004 体系文件
2． 2.文件出现 TQSE P 表示四体系整合、文件出现 TQ P 表示
TS16949 与 QC080000 体系整合、文件出现 S P 表示
B
●
1．ISO/TS16949:2002 文 件要求
示手册、P 表示程序文件，例：3、4、5、6 码如文件中包含相应
体系则编写相应代码，如不包含则为空码。
第 8、9 码,表示文件序号（流水号）,如 01、02、03……
例：CM-TQM-01,表示精明的第 1 份 TS16949、QC080000 手册(仅
1 份质量手册)
CM-TQP-02,表示精明的第 2 份 TS16949、QC080000 程序文
XXX 有限公司
精品资料
文件名称 文件管理程序
文件编号 版本/修订号
CM-TQSEP-01
A/0
生效日期
页次 2008-6-1
第 1 页 共 12 页 条款号
T、Q4.2.3/S、E4.4.5
文件制定/修改履历表
次
版 制定/修
数 制/修订 本/ 订页次 日期 版
制定/修订内容
制定/ 修订人
次
0 2008-6-1 A/0
作业指导文件
科长/主任
4． 有害物质过程作业
制定文件人 ●
员
各作业流程须管制的重 5.1.3 四级文件编制
表格表单之格
B
●
各部门根据本部门的工作特点,作业流程以及需管制的重点,自行
企管科
点
设计表格,经企管科审核并备份存档。
式
5.1.4 文件审核、批准权责
B
● 审核、批准权责
文件等级/代 码 一级/QM 二级/QP
文件草案
1 标准要求.顾客要求（含 代表初审,企管科通知召开文件评审会议。
外来文件及法律法规如
管理代表、 副管理代 表、企管科
制订文件人 ●
员
RoHS/WEEE）
1．生产工序需管制的重
点
B
● 2．工作特性需要
3． 环安作业指导书
5.1.2 三级文件编制 各部门根据生产工序需管制的重点或工作特性需要,由组长、技 师、管理员或科长/主任制定作业指导文件,部门科长/主任批准即 可生效；如牵涉到跨部门运作，则需更高一层领导批准。
3、 职责：
1）企管科：负责体系文件（一、二级及三级文件）的受控下发和回收。
2）各职能部门：含技术科、品质科、生产科、行政科、设备科等负责三级文件的制定、审核和批准。
4、定义
信息及其承载媒体。
5、作业过程：
过程输入
过程输出
过程绩效
可编辑
精品资料
1．ISO/TS16949/QC080000/OHSAS18001/ISO14001 的要求。
5、作业程序：
流程
等级 目标
输入
作业方法描述
可编辑
输出
信息
时效/反馈
职责
体系 文件 编制
文件识 别管制
流程 文件 识别 管制
1.过程责任矩阵 2.各部门
精品资料
运作的实况
3.ISO/TS16949/QC08000 5.1 内部文件
A
100% 0/OHSAS18001/ISO1400
评审
5.1.1 一、二级文件编制 5.1.1.1 管理者代表组织人员制订一级、二级文件草案,相关区域副
输入
作业方法描述
1．文件、记录 的编号方法,版 本版次的识别
输出
管理者代 表、各文件
持有人
信息
● 时效/反馈
1、企管科科 长
2、各相关部 门文员
职责
可编辑
文件 识别 管制 （续）
流程 文件 识别 管制 （续）
精品资料
注：对 B、C、D、E 类的作业指导书,其编号出现重复时,
另须以客户名称及产品名称加以区别。
字号字体打印，经制定、审核、批准者签名即可发行,若审议未通 过之文件,修改后再审议,直至通过为止。
批准
者代表、企管 科科长
可编辑
精品资料
5.1.5 文件的识别管制
5.1.5.1 本公司体系文件分四级,并以不同代码识别,如下表：
1． T 表示 ISO/TS16949：2002 体系文件、Q 表示 QC080000：20005
批准人
可编辑
CM/QR-002/REV:0/Sep.01.2005
精品资料
可编辑
1、内部文件控制流程图： 文件编制
文件审核
文件更改 NG
文件批准 原件归档 文件发放 签收、使用
文管编号
精品资料
行政总监审核
增/补发
NG
文件管理
作废文件回收 NG
文件归档
审批、销毁
2、外来文件控制流程图:
文件登记
主管批阅
1．《文件会审 单》
管理者代表 文件编制人 员
文件草案完 成后 5 天内 会审文件
文件评审人 员
等级 目标
输入
作业方法描述
输出
信息
时效/反馈
职责
A
● 1.审议通过之文件 2.企管 5.1.4.2 经会审已通过之文件,交由企管科统一编号,统一格式,统一 1．文件审核、 企管科文员
●
管理、副管理
科科长统一文件编号,格 式 3.企管科文员打印文件.
码、文件编号、编号格式、 CM/QR-001 这份记录。
文件版本、版次
D、企管科对文件编号要列表记录和管理,文件编号不得有重复或 不符合格式等情形。
1．文件、记录 的编号方法,版 本版次的识别
可编辑
信息
管理者代 表、各文件 持有人
1、企管科科 长
● 2、各相关部 门文员
1、企管科科 长
● 2、各相关部 门文员
审核
管理者代表 副管理者代表
批准
保存年限
总经理
5年
管理者代表 3 年
审核、批准的体 企管科
系文件
三级/WI
部门组长级及以上人员 部门主管 3 年
四级/QR
企管科
——
根据质量记录清单
●
各部门主管
文件会审通 过后 24H 内 要批准
审核、批准人 员
1.文件草案;
B
● 2.各与会人员意见;
5.1.4.1 一、二级文件由制订者将文件草案分发给各与会人员,并由 制订者宣读、讲解,征求各方意见。同时,企管科发出《文件会审 单》,各相关评审人员将评审意见填写在文件会审单内。若 3/4 与会人员通过,则该份文件可定稿,文件定稿后,在《文件会审单》 意见总结栏内,由管理者代表写上“文件会审通过”字样。
2．顾客要求（含外来文件及法律法规如 RoHS/WEEE）。
3．新项目及各种更改。 4．各部门运作的实况。 5．持续改进的内容。
1．文件批准后的发放/回收记录。 2．外来文件评审批准后的发放/回收记录。 3．文件制订/修改/废止申请单。 4．分类的文件管理清单。
1．文件的检索时间不超过 5 分钟。 2．文件按规定时间内送达工厂内各相关部门。
例：文件编号 CM-WI-AD-A01,表示精明厂行政科制订的管理类的
第 1 份作业指导文件； 文件编号 CM-WI-TA-D01,表示精明厂技术 A 科制订的试产 计划类的第 1 份作业指导文件。另外,相同工作性质、职能部门,
1．文件、记录 的编号方法,版
若分几个车间,则在部门代码后加一位表示车间代号,编号由 10 位 本版次的识别
程、管理、办法 各文件持有
错误
③、表格、表单记录编号 本厂所使用的所有表格,由企管科统一编号,表格编号由 7 位编码
3．《作业指导
人
组成,格式如下：
书》
□□/□□-□□□
——工艺卡、样
12 34 567 编号说明： 第 1、2 码,表示精明,缩写为 CM
件试制计划、试 产计划、工程审
第 3、4 码,表示记录文件的等级 QR
1．文件等级、部门代 顺延；
1．文件、记录 管理者代
A
0出 错
码、文件编号、编号格式、
B、若局部修订 1 次,则版次顺升。如：某文件修订了 2 次,则表 示为 A 版 2 次,若局部修订超过了 5 次,则升版本,版次返回到 0 次,
的编号方法,版
表、各文件
文件版本、版次
如：某文件第 6 次修订时,则改为 B 版本 0 版次,之后以此类推。 本版次的识别 持有人
件
②、作业指导文件编号。本厂作业指导文件分如下 5 类
A 类 管理办法、操作规程、检验标准或规范、岗位说明
1．部门代码、文件编号、
书等管理规定
编号格式、文件版本、版 B 类 工序卡（工艺卡、过程流程图）
次。
C 类 样件试制计划 D 类 试产计划
E 类 工程审议书
以上 5 类作业指导文件,编号格式如下： □□—□□—□□—□□ □ □ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
备注：一级文件/二级文件的代码依据体系整合编制进行更改， 三级文件/四级文件的代码保持不变
●
管理者代表
流程
等级 目标
输入
作业方法描述
输出
信息
时效/反馈
职责
可编辑
文件 识别 管制
流程
B 等级
0重 复,0 错误
目标
精品资料
5.1.5.2 文件编号规定
①、质量手册、程序文件的编号由 9 码构成,格式如下：
C、表格（表单）须标注版次及始执行日期（无须标注版本）,
每修改一次,则顺序升版 1 次,以 0、1、2……数字表示,表格（表
单）每修改一次升版次后,同时也要修改始执行日
等级 A
目标
0出 错
输入
作业方法描述
输出
期。其版次、始执行日期与表格编号之间用“/”分隔开,例 1．文件等级、部门代 CM/QR-001/REV：0/Sep.01.2005,表示 2005 年 9 月 1 日初始使用
1 2009-7-1 A/0
1-12 无
ISO/TS16949：2002、
QC080000：2005、
李庆飞
OHSAS18001：2007、ISO14001：
2004 四体系整合
ISO/TS16949：2002 更换为
ISO/TS16949:2009(因具体内 容一致,故没换版本号与生效
罗芬
日期)
审核人
编码说明： 第 1、2 码,代表精明,缩写为：CM 第 3、4 码,表示作业指导文件的等级：WI 第 5、6 码,表示制订部门代码,各部门代码见后第 P11[部门代码 表]。 第 7 码,对于 TS16949 的作业指导文件适用于 5 种类别：A、B、C、 D、E，对于 OHSAS18001、ISO14001、QC080000 体系作业指导 书用 0 表示， 第 8、9 码,表示作业指导文件的流水号,如 01、02、03…… 第 10 码只针对 OHSAS18001、ISO14001、QC080000 体系，TS 的 文件不适用，如 S 表示 OHSAS18001 作业指导书，Q 表示 QC080000 体系作业指导书，E 表示 ISO140001 作业指导书 备注：针对 ISO14001 体系的作业指导书，在 2008 年 06 月 01 日 之前的文件编号不变，从 2008 年 06 月 01 之后的新增及变更的 文件都用新的编码规则。
□□—□□□□□—□□
12 34567 89
编码说明：第 1、2 码,代表精明,缩写为：CM
第 3、4、5、6、7 码是针对 TS16949、QC080000、
OHSAS18001、ISO14001 四个体系的代码, 如 T 表示 TS16949、Q
表示 QC080000、S 表示 OHSAS18001、E 表示 ISO140001、M 表
议书
第 5、6、7 码,表示记录的流水号,如 001、002、003……
例：记录编号 CM/QR-001,表示精明厂使用的第一份表格。
④、表格、表单的编号,统一标注于左下角。
5.1.5.3 文件版本、版次规定
A、质量手册、程序文件、作业指导书初版时,皆为 A 版 0 次,
版本号以大写字母 A、B、C、……顺推,版次以 0、1、2、3……
构成,格式如下：
2．《作业指导
1．部门代码、文件编号、
□□—□□—□□□—□□□ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
书》
0 重 编号格式、文件版本、版 例：文件编号 CM-WI-CL2-A01,表示精明厂五金部数控 2 车间制 ——规定、规
管理者代表
B 复,0 次。
订的第 1 份管理类的作业指导文件。
时效/反馈 ●
职责 1、企管科科
长 2、各相关部 门文员
文件 发行
文件 增订/ 修订/ 删订
OHSAS18001 的一个体系的文件依次判定 3． 3.手册出现 TQ M 表示 TS16949 与 QC080000 整合手册，SEM
1．文件等级代
各部门
2．公司过程流程图
表示 OHSAS18001 与 ISO14001 整合手册。
文件等级 文件类别
代码
码
一级
手册
二级 三级 四级
程序文件 作业标准、规范等 WI 表格、表单、记录 QR