会务外联管理制度

会务外联管理
第一节会务管理制度
第一条会议是信息交流和沟通的主渠道。

为进一步提高会议质量，及时解决经营管理中的问题，提高工作效率和效益，创造和谐、融洽的内部氛围，促进公司内部沟通与信息传递，制定本制度。

第二条会议管理总则
（一）会议应尽可能精简，能通过正常工作制度、流程处理的问题不通过会议解决，无关的部门与人员一律不参加会议，以保证各业务部门及工作人员有充分的工作时间按照制度与常规办公。

（二）会议目标要明确，例行会议依例会的要求组织，专题会议一般由会议主持人或组织部门写出提纲，列明要解决的问题、议程、会议拟达到的目标、要求与会人员准备的材料与资料。

（三）公司级会议一般由行政部安排联系，根据会议重要程度，对出席人员要提前一天以上发出书面或口头通知，以备会议出席者能安排好工作。

（四）会议中，对需要解决的问题要明确解决的方法、责任人、目标和期限，避免议而不决，不了了之。

第三条公司会议分为公司分管口周例会、专题会、决策委员会、员工大会等。

各分管口周例会与决策委员会
第十一条各分管口例会每周召开一次（时间另行规定），与决策委员会一并召开。

由行政部经理主持，总经理有权根据公司业务的需要，临时召集各分管口会议。

第十二条参加人员：
（一）总经理；
（二）副总经理；
（三）职能部门经理；
（四）总经理指定的列席人员。

临时会议和特殊情况下，以行政部通知为准。

第十三条主要内容为：
（一）各部门负责人汇报本部门一周工作情况、本周工作计划及需提请总经理或其他部门协调解决的问题；
（二）由总经理对公司上周工作情况进行通报总结，对本周公司总体工作计划进行布置和安排；
（三）其它需要解决的问题。

第十四条各部门负责人应于每周六下午5点日前将周工作总结与计划以电子版报行政部经理汇总后呈总经理。

为提高会议效率，缩短会议时间，无需其他部门或项目部协调的重要工作各项目经理可单独向总经理汇报，专项工作召开专题会议。

第十五条为提高会议效率、防止浪费所有参会人员的时间，总经理办公会一般不对单项具体问题的处理进行深入探讨，对会上提出的问题可确定时间组织召开专门会议研究解决。

第十六条行政部负责会议记录并在会后进行落实、督办，将会议决定事项的执行情况及时汇报总经理，并在下次部门经理例会上通报；负责会议记录、会议纪要的存档。

第四章员工大会
第二十二条公司在举行重大活动或讨论涉及全体员工切身利益的重大事项时召开员工大会。

第二十三条员工大会由行政部负责组织筹备。

第二十四条员工大会由行政部经理主持。

第二十五条会议主要内容：
（一）传达公司重要决策、有关文件及精神；
（二）总结过去一定时期的工作，部署今后工作；
（三）表扬先进集体和个人；
（四）其他应提交员工大会的事项。

第二十六条公司行政前台负责会议记录。

第五章其它会议
第二十七条部门内部会议
（一）部门、项目部内部会议由部门、项目部负责人负责召集和主持。

（二）部门内部会议召开时间不固定，但每周至少召开一次。

具体召开时间由各部门、项目部确定。

如项目经理无法到场时，以电话视频会议形式展开。

（三）参见人员：各部门全体人员。

分管副总经理可酌情列席参加。

（四）会议事项：传达有关会议精神和领导指示；总结、安排相关工作；明确改进措施。

第二十八条外联会议
上级或外单位在本公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或外联业务会（如推广会、新闻发布会、客户座谈会等）由公司责任部门安排，行政部协助做好会务工作。

第二十九条审计会议
公司按季度召开审计会议，主要审计公司各部门规章制度执行情况、流程使用情况、财务相关情况等。

具体到会人员根据实际所需情况列席。

第六章会议的组织安排和会议纪律
第二十九条为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。

第三十条行政部负责统筹安排会议室。

原则上，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则，重要的和提前安排的会议可优先使用会议室。

第三十一条凡已下达通知的会议，如需改期，召集人应提前两小时通知参加人员。

第三十二条会议准备
（一）所有会议主持人、召集人和与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案通知与会人等）。

（二）会议主持人和召集人应按通知的会议时间准时开会，不应因个别人的迟到而延迟会议召开时间。

第三十三条会议纪律
（一）会议参加人员必须准时到达会议室。

因特殊情况不能参加者，须向会议召集人请假。

任何原因迟到者，未经会议主持人同意严禁进入会场。

并对迟到者给予处罚（总经理50元/次，副总经理30元/次，部门负责人20元/次，其他员工10元/次）。

进入会场后，必须站立向全体人员说明原因并致歉，经会议主持人同意后方可就座。

未经会议主持人同意进入会场的，会议主持人可责令退场。

会议主持人未请迟到者致歉的，会议记录人员应如实做好记录，公司将给予会议主持人100元/人次的罚款。

（二）未经会议主持人允许，任何参加人员严禁在会议室吸烟（决策委员会除外）。

（三）与会期间，请将手机调至震动，如遇紧急电话向会议主持人眼神会意请假出去接听电话。

如有违反者罚款50元。

（四）参加会议的人员到达会议室后要按照规定在《会议签到表》上签字。

（五）会议参加人员要主动、积极发言，严禁“会上不发言，会后乱议论”，严禁“开小会”，严禁起哄、吵闹。

在会议上吵架、耍态度、擅自退出会议情况的，分别给予200元的处罚。

（六）会议参加人员要恪守、严禁泄漏会议秘密。

第二节公司活动管理
第一章、总则
第一条、为了规范公司活动组织实施工作，引导员工开展健康向上的群体活动，加强企业精神文明建设，增强企业与合作方、客户之间的有效沟通，特制定本办法。

第二条、本办法适用于公司活动组织实施工作。

第三条、职责划分
1、公司总经理负责活动计划和费用的审批；
2、行政部经理负责制定公司活动计划、方案并组织、监控、实施；
3、行政部人员或活动主办部门指定人负责具体实施活动计划。

第二章、活动意向调查
第一条、活动意向调查时间
行政部可与每年的6月及12月分别对全体员工做一次活动意向调查，并分析总结调查结果。

第二条、活动意向调查方式
1、电话调查；
2、问卷调查。

第三章、活动计划制定、审批
第一条、行政部根据活动意向调查结果并结合公司实际情况，于每年6月底至12月底前制定出公司活动计划。

第二条、活动计划包括以下几个方面。

1、目的；
2、活动的项目与方式；
3、活动设施的装备、配备情况；
4、开展活动所需经费的预算。

第三条、活动计划经行政部经理签字后报总经理审批，总经理对活动计划的可行性进行分析后给予答复和建议，公司活动计划必须经决策过委员会商议后方可执行。

第四章、活动实施方案的制定
第一条、活动计划经总经理审批通过后，行政部组织相关部门召开会议，制定活动的具体实施方案。

第二条、具体实施方案一看那个包括下列内容
1、活动时间、地点、参与人员、组织人员、邀请人员和活动的目的、方式；
2、活动具体内容及流程；
3、活动设施具体列表及采购需求；
4、活动经费明细；
5、活动接待安排；
6、活动文件资料明细；
7、注意事项及要求。

第五章、活动开展与组织要领
第一条、行政部根据活动具体实施方案制定活动设施及物品采购计划，呈报总经理审批。

第二条、行政部召集相关部门开展活动具体实施方案的配需，明确活动目的，进行活动分工，确定活动经费的落实情况及活动人员安排等。

第三条、行政部应提前10天召开相关组织人员的筹备会议，落实活动组织具体事宜，
如各类比赛的裁判、文艺晚会的主持人等，保持良好的信息沟通。

第四条、行政部应提前一个星期将活动举办海报张贴在公司宣传栏内，重大活动应以书面形似通知各部门。

第五条、行政部需提前一个星期做好以下准备工作。

1、活动场地准备；
2、活动设施及物品准备；
3、活动组织人员分工准备。

第六条、行政部在活动举办前3天应召集相关组织人员完成模拟演练工作，确保活动组织工作无失误。

第七条、行政部在活动举办当天应安排好部门内部工作，保证日常工作与活动组织能顺利完成。

第八条、在整个文体活动组织与进行过程中，行政部必须亲自抓各项工作，确保活动质量。

第六章、活动总结
第一条、行政部应在每次活动结束后及时做好本次活动的总结工作，找出存在的缺点与不足，并填写活动评估记录及活动总结报告。

同时，将活动花絮做成宣传栏予以公布。

第三节外联公共关系管理办法
1、目的
为巩固现有公关关系的建设开展成果，加强公司与各部门、分公司之间的组织协调，促进资源整合；扩大公司的品牌影响力，逐步建立公关关系系统管理平台，形成有效的公关关系工作机制，特制订本办法。

2、原则：
2.1在保证能取得相等效成果前提下尽量少投入或多采用企业品牌、企业良好形象等软实力，或依托企业经营管理实力来开展对外公关工作；
2.2团队化运作，立体式公关，集思广益，忌个体在无依托情况下单独开展工作；
2.3不允许借助公司平台开展与自身利益密切相关的活动，否则以损公肥私或假公济私论。

3、适用范围
凡是涉及对外公关关系建设、开展工作，以及各部门、分公司工作职责所在需要开展公关工作的内容均属之。

4、职责
各部门、分公司负责人为公关外联工作的第一责任人，除统筹协调本单位的公关工作外，还要指导下属或具体对外联络人的外联工作，以及配合公司公关工作的统一部署、安排、配合，具体如下：
4.1公司行政部外联管理：
4.1.1负责统筹协调各部门、分公司的对外公共关系运作与实施，提供机制保障、经费预算与人员协作、指导；
4.2各部门：
4.2.1具体负责与本单位相关的日常公关工作的开展；
4.2.2日常各项外联工作的开展；
4.3行政部门负责媒体的优选、媒体市场分析、营销手段组合以及企业品牌建设与良好形象宣传。

5、管理内容
5.1公共关系对象特征：
5.1.1政府层面：企业宏观市场的管理者、调控者；直接掌控企业外部重要资源；
5.1.2协会（专家学者）层面：权威声音，第二政府（政府代言人）；
5.1.3媒体层面：咽喉，成也媒体，败也媒体；企业品牌营销手段与载体；
5.1.4客户层面：企业的经济命脉；
5.1.5员工层面：企业的核心资源，企业进行经营管理、文化建设等的基础；
5.1.6社会公众层面（包括社区）：利益共同体，周边环境互相依存；
5.2内部分工与协作：
5.2.1公司管理中心公关工作对象主要有：政府层面；协会（专家学者）层面；媒体层面；
5.2.2各部门工作对象主要有：政府层面、客户层面、媒体层面、员工层面、公众层面等；
5.2.3广告中心：各种推广媒体，网络媒体等；
5.2.4不同层面（层级）的工作内容，简述如下表：
5.2.5企业内部不同部门、不同级别人员在开展不同工作内容时，在面对外部不同公关对象、不同层级时，如项目特别重要，需要内部部门相互配合、支持，进行横向、纵向整合推进工作。

6.政府层面
6.1平时积极研究国内外经济政策，仔细搜集行业政策变化，研究行业内价值链竞争形态，研究政府的政策思路，出发点、政策目的、底线以及深度和广度；
6.2定期对接政府职能部门或主管部门，密切关注政府政策动态与动向；
6.3研究企业内部优势与劣势，分析外部政策经济环境的机会与威胁，结合企业未来的发展方向定期检视企业本身的发展与可能遇到的政策瓶颈与障碍；
7公关媒体层面
7.1选择优质媒体进行广告投放：
7.1.1常见的优质媒体有：广播、电视、报刊、杂志、网络等，这些媒体对企业品牌的发展作用十分明显。

分析媒体特点，策划正确宣传方式，选择合适媒体，策划最有效的宣传内容，严格广告投放流程，进行广告效果能效对比与优选。

7.2争取最优媒体合作政策：
7.2.1在与媒体洽谈合作时，利用我们与各媒体长期、良好的合作关系，在合作价格、合作形式、合作周期等方面争取最大的优惠。

7.2.2挖掘更多的免费资源（如新闻报道、记者专访、专题通讯等）为公司宣传服务。

7.2.3利用各媒体对客户的保护政策（用于各类投拆与爆光事件的处理）
7.3相关媒体记者以及对口人员的沟通与交流：
7.3.1加强各媒体对口服务人员的沟通与交流，及时获取信息，增进合作关系。

7.3.2定期向各媒体提供新闻稿件，争取更多的新闻发布的机会。

7.4对投诉等负面新闻的处理：
7.4.1遇媒体记者采访，商场接待人员态度要好，应耐心向记者说明详细情况。

7.4.2记者前来采访，各部门及时向上汇报，以便新闻的拦截和处理。

7.4.3对不能实现拦截的爆光，尽量协调报道角度或说词，以降低对公司的负面影响。