教育系统常用公文写作基础交流

教育系统常用公文 写作基础交流
公文写作的基本内涵
1.公文的概念


公文是公务文书的简称，有广义和狭义之分。 狭义公文：是行政机关在行政管理过程中形成的 具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和 进行公务活动的重要工具。 广义公文：是党政机关、人民团体、企事业单位 在各自的公务活动中，为处理公务而形成的，具 有一定格式的文字材料。
5.严谨
要求公文的结构必须严密有序；
用语务必周密确切不生歧义，没有
漏洞。
22
公文质量的标准要求
6.准确
必须准确无误，不允许有任何欠缺、失当或失真。

对公文制发意图与依据的反映
每项具体内容的表达（用词、数据、观点等）
文种的选择 概念的使用 每个符号的书写印刷
23
公文质量的标准要求
36
公文写作基本规则
程式化语言

格式固定的语言表述方式。 比如在一些文件的开头部分：
“根据┄┄为了┄现将有关事宜通知如下”
“为做好┅特制定┅”
“现将┅印发┅请┅”
“为加强┅公司就┅规定如下”
37
公文写作基本规则
词语的选择

词语的涵义

词语的感情色彩
词语间的正确搭配

38
公文写作基本规则
44
公文写作基本规则
特别提醒：
不宜越级行文 按联合行文关系行文 上行文主送机关不宜多元化 一文不能多头报送 行文请示不能抄送下级 平级之间不宜使用上行或下行文 公文不宜直接报领导
45
公文写作基本规则
常见错误要避免 公文标题方面的错误
1.标题要素不全。（发文机关＋事由＋文种） 2.标题不准确。（事由概括不准、文种名称不准确） 3.标题不够简要。（事由、批转文件等过于冗长） 4.标题不清楚。 5.标题中标点符号使用不妥。 6.标题与落款矛盾。


19
公文质量的标准要求
3.合体

文体要正确，务使表达合乎公文这种 特定式样的文章的特殊要求。 兼用议论、说明、叙述三种基本表达 方式。

20
公文质量的标准要求
4.精简

要求尽量用最简洁的文字顺畅而有 条理地明确表达充实丰富的内容， 做到言简意赅。 少发文，发短文

21
公文质量的标准要求
公文写作的基本内涵
沟通上下联系：

上情下达、下情上达、此情彼知、彼情此知是 党和国家机关对管理活动的进程和结果实行监 控的必要途径和重要手段，而在沟通上下联系 方面，公文就起着十分重要的作用。如请示、 批复、报告、通报等。
公文写作的基本内涵
实施宣传教育：

为保证党和国家的路线、方针、政策得以贯彻， 本地区、本单位的工作部署得以推进，各级党 政机关经常针对干部群众的思想实际，针对工 作推进过程中出现的一些问题，针对发现的一 些突出典型，发通知、通报、通告等公文，以 期起到宣传教育和导向作用。

43
公文写作基本规则
行文规则要掌握
上行文：单头主送，不多头主送，可采取抄送形式，但不得 抄送其下级机关；逐级行文，不要越级行文；要向机关 行文，不要向领导者个人行文。 下行文：按照职权范围行文；部门之间应当经过协商一致， 方可就有关问题向下行文；向下级机关的重要行文，应 当同时抄送发文机关的直接上级机关。 平行文：不相隶属机关之间一般用函行文；无论向什么机关 行文，无论要求解决什么问题，只要彼此间没有隶属关 系，一般都得用函。
公文写作的基本内涵
企事业单位常用公文 规范性文件：办法、规定 领导指导性文件：指示、批复、决定、决议 公告性文件：通报、通知 陈述呈请性文件：请示、报告 商洽性文件：函 证明性文件：证明、介绍信、合同 记录性文件：会议纪要、会议记录 其他文件：计划、总结、规划、简报
5
公文写作的基本内涵
公文标题的结构

关于（对） 的 发文机关 │ 内容 │ 文种 （作者） │ （事由） │ （名称） （介词） （助词）

转发 发文机关 + 批转 + 原文件标题 + 文种（的通知） 印发 国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知
26

公文质量的标准要求
附件规定



语言模式选择
词语的选择
常用的事物和概念的特殊表达要求
33
公文写作基本规则
语言模式选择

书面语言 口头语言


程序语言
34
公文写作基本规则
书面式语言

指在表述公文内容的时候，不能用日常说话 的口语方式来表述公文内容，而是要用符合 书面材料语言要求的方式来表述内容。比如 说在公文当中要表述内容的顺序，常常要用 到“一是、二是”之类的数字用语， “文件 ”类的公文必须要用书面式语言。
公文写作基本规则
口语式语言

是指在表述公文内容的时候，要用日常说话的口 语方式来表述公文内容。比如用“一个是、再就 是、另一个是，还有就是”来表述事物。应用口 语式语言表述的文种主要是“领导的专题讲话” ，这类文稿用口语式语言来表述，其作用是能够 把文稿写得生动，写得活泼，使领导在讲话的时 候增强感染力。再如“歇后语啊”、新兴网络用 语等等。
例：标题不完整




1.某市教育局关于召开全市中 （1）某市教育局关于召开全 小学校会议的《通知》。 市中小学校长会议的通知。 （2）某局关于严厉打击走私 2.某局关于走私贩私的指示。 贩私活动的指示。 （3）东南市人民政府转发国 3.东南市人民政府转发国家计 家计委关于某问题通知的通 委2002年1号文件的通知。 知。 （4）某机关关于同意建立某 4.同意你校关于建立行政学校 校行政学院的批复。 的请示。
公文质量的标准要求
9.清晰

要求各种文稿文本上的字迹要 清楚，字体要标准、工整，避 免因字迹不清、模糊混乱而造 成错漏。
31
公文质量的标准要求
10.耐久

要求公文的制成材料（书面公文主 要包括纸张和字迹材料）应持久耐 用，以保证公文的有效物质存在。
32
公文写作基本规则
1.公文写作的语言运用规则
2.抄送后用冒号，抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后 的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。
28
公文质量的标准要求
8.完整
●要求公文结构完整，不遗漏任何必备的数 据内容，以保证公文能完整有效地消除受 文者对特定问题认识上的不确定性。 ●公文构词完整规范，不滥用简称。
29
公文质量的标准要求
4.公文的文种分类
按行文关系与传递走向分： 上行公文、下行公文和平行公文三种。 如请示、报告就是上行公文，它们是下级往 上级报送的文件。
指示、批复等就是下行公文，它们是上级给 下级下达的文件。 公函是平行公文，属平行机关或不相隶属机 关之间往来的文件。
6
公文写作的基本内涵
5.公文的特点
具有法定的作者； 具有权威性和约束力； 具有政治性和政策性； 具有针对性和实效性； 具有规范的体例格式和特定的处理程序。
39
公文写作基本规则
常用的事物和概念的特殊表达要求

时间的表达（今年、明天、本月、年份） 空间的表达 （国外、国内、这里、那里） 职务、姓名的表达（全称、多种职务、党内党外） 数量的表达（倍数、分数、到、了、以上、以下） 范围的表达（全部和部分） 程度的表达（很、更、特、最等等）
40


公文写作的基本内涵
特别说明：具有法定的作者

公文作者必须是依法成立并能以其名义行使权 力和担负义务的组织和个人。公文的作者主要 是以机关的名义，但有时也用机关首长的名义， 这种情况并非以首长个人身份出现，而是以其 所在机关法定领导人身份行使职权的一种表现。
公文写作的基本内涵
6.公文的作用




形式要合法
16
公文质量的标准要求
内容要合法：

《××公司关于适当降低排污合格标准 的请示》 ×
• 《 ××公司关于暂时拖欠职工半年工 资的通知》 ×
17
公文质量的标准要求
形式要合法：

××公司发布《××公告》
• ××经理××号令
18
公文质量的标准要求
2.求实

要求公文的内容能从实际情况出发，有切实 的客观针对性，有利于解决实际问题； 要忠实地反映情况，不作任何夸大、缩小和 虚构； 各种判断要合乎实际，杜绝主观臆想、臆断 ； 各种解决问题的方法措施应切实可行，具有 可操作性。
公文写作的基本内涵
2.党政机关公文的种类






（一）决议（新增） （二）决定 （三）命令（令） （四）公报（新增） （五）公告 （六）通告 （七）意见 （八）通知 （九）通报 （十）报告 （十一）请示 （十二）批复 （十三）议案 （十四）函 （十五）纪要（原为“会议纪要”）
公文写作的基本内涵
2.公文写作的核心要领
公文格式要规范。 行文规则要掌握。
常见错误要避免。
艺术水平要提高。
42
公文写作基本规则
公文格式要规范
公文框架格式。 标题+主送机关+主体+结尾 标题格式 发文机关+事由+文种 主送单位格式 上行文一般是一个主送单位 公文要素字号格式 公文结尾格式（根据文种要求）
确保政令畅通 载传领导决策 实现组织协调 沟通上下联系 实施宣传教育
公文写作的基本内涵
确保政令畅通：

党和国家机关的公文，如公布的法律、规定、 条例、决定、通告等，有相当大的一部分内容 对阅知对象起着严格的规范和准绳作用，要求 知示对象只能这样做，不能那样做，具有权威 指示性，明令禁止，从而保证政令畅通。
在正文下空一行 左空两字标识“附件” 后标冒号 说明附件顺序和名称 附件序号用阿拉伯数码 附件名称后不叫标点符号
27
公文质量的标准要求
抄送的有关规定与原则
1.修订前：除主送机关外，对其他需要文件内容的上级机 关用“抄报”，同级机关和不相隶属机关用“抄送”，下 级机关用“抄发”
修订后：不再区分“抄报”、“抄送”和“抄发”一律用 “抄送”
不常用公文的种类
命令：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大 强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位 和人员。 议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人 民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议 事项。 公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 公报：适用于公布重要决定或者重大事项。

例：经查明，张某和李某曾在1999年9月间收 受过***公司的巨额贿款，已构成受贿罪。案 发后，二人还与***公司的业务员***订立攻 守同盟，妄图掩盖过错。 埋来自和买单 庇护和保护 截至和截止

例：他们从实际情况出发，在发达农业生产 中，因地制宜，不断创新，终于开创出一套 发达农业各项生产的宝贵经验。
按惯例，“以上”、“以下”表示界限时，一般均包括前面的本数在内。
公文写作基本规则
增加了两倍？ 增加到两倍？ 减少了两倍？减少到三分之一？ 减少了三分之一？ 十四岁以下
例：全体员工大部分都参加了劳动竞赛。 例：凡现在在生产岗位上的工人同志，不少是在 解放初厂里情况十分艰难的情况下进厂的。
41
公文写作基本规则
7.规范

要求公文结构、格式、语言表达、符号
使用均应符合有关规定，符合语法规则
与逻辑规则，不允许“标新立异”。
24
公文质量的标准要求
公文的结构

公文的基本组成部分包括：标题、正文、 作者、日期、印章或签署、主题词。 公文各组成部分各有特定的功用，各自 的构成也具有规范性。

25
公文质量的标准要求
公文质量的标准要求
文件质量标准是对文件质量特性的具体化、精细 化，它以定量或定性的指标、参数规定了文件的 质量水平，使文件质量可被明确比较衡量，也使 文件质量控制活动有了具体的目标和依据。

庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范 第一要求就是：准确
公文质量的标准要求
1.合“法”：
要求公文的内容与形式以及公文形成的程 序过程务必合乎国家法律、法令、方针政策， 合乎上级指示和规定，符合上级公司的规定等 。 内容要合法
公文写作的基本内涵
载传领导决策：

党和国家机关实施管理职能的一项重要手段就 是确定工作目标、安排工作任务并对重大问题 作出决策，而由此产生的，并作为其重要载体 的公文就起着决策载体和传递工具作用。如计 划、规划、工作要点、会议纪要、决议、办法 等。
公文写作的基本内涵
实现组织协调：

党和国家机关的计划、决策制定后必须通过下 级组织及各相关部门付诸实施、贯彻落实，而 在具体的组织活动中，必然存在大量协调任务。 在从事组织协调的过程中产生的公文，就具有 这方面的作用。如通过发布决议、决定来统一 人们的思想认识，实现步调一致；通过印发通 知、通报、通告来总结肯定计划、决策在执行 过程中好的方面，纠正不良倾向，保证工作部 署健康、顺利实施等。