商业银行公文处理实施办法

商业银行公文处理实施办法
第一章总则
第一条为进一步做好本行的公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》及其他有关规定，结合本行实际，制定本办法。

第二条本办法所称公文是指本行及内设部门行使管理、指导、服务等职能过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法治行和进行商务活动的重要工具。

第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条综合管理部是全行公文处理的管理部门，专设办公文秘岗负责公文处理工作，并指导本行各部门、各支行的公文处理工作。

第五条基本任务和要求
（一）负责建立有关文书管理的各项制度并指导和监督执行；
（二）统一办理公文收发、分办、传递、核稿、打印、用印、立卷、归档和销毁工作；
（三）公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

（四）在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、行政
法规和规章及其他有关规定，确保国家秘密和本行商业秘密的安全。

（五）文秘从业人员应具有较高的政治素质，忠于职守，熟悉公文处理业务，具备相关专业知识，遵守职业道德。

第二章公文办理
第六条公文办理分为收文、发文、归档、整理等。

第七条收文处理程序
收文处理是指对收到公文的办理过程。

收文过程一般包括签收、拆封、登记、分办、传阅、承办、催办、查办、注办等程序。

（一）签收
各来文单位的机要、挂号、特快专递等信件及电报、密级文件等，由收文人员对来文（信）的时间、渠道、单位、文号（挂号号码）、标题等进行登记。

各部门参加各种会议和外出工作带回的正式公文或其他重要函件、资料等均应视同收文，应在会议、活动结束后的24小时内送交综合管理部，补办收文手续、注明签收与移交时间，以便查对。

（二）拆封
标明“**银行”单位名称及单位党工群团组织名称的信件，交由综合管理部收文人员统一拆封；署名为内设部门的信件，分发至相应部门，由部门落实专人拆封处理并办理登记手续；署名行领导和部门负责人姓名的信件，由其本人亲自拆封，内容涉及行内工作
的，符合收文要求的，要求在拆封后24小时内送交综合管理部登记；署名“××行长（副行长等）”或“××银行负责人（负责同志、领导）”而未标明领导姓名的，由综合管理部收文人员负责拆封，视信件内容决定是否办理收文登记或送交领导本人，并注意做好保密工作。

（三）登记
凡主送本行的文件，由收文人员统一编号，按要求在收文登记簿登录，登记要素应准确、清楚。

收文登记一般上、下午各进行一次，做到不耽搁、不漏收、不重收；对急要件，应确保随到随收，随收随办，并注明签收登记的具体时间。

收文登记簿应按规定妥善保管，以备查考。

（四）分办与传阅
1、已收文的公文，由收文人员通过OA系统送本部门负责人阅签（如为纸质文件，应先扫描为电子版），综合管理部负责人在系统上提出拟办意见，注明承办部门、办理要求或呈交领导批办并转发相关部门且抄送行领导；需要两个以上部门办理的公文，应当按照主要事由和多数事由分办的原则明确主办部门，同时确定会办部门。

对于急要件，应在办理意见中明确注明办理时限要求。

公文批办要注意做到以下几点：
（1）一般未经授权，不越权批办公文。

（2）批办意见应做到明确、具体，切实可行。

如有拟办意见的，
要表明是否同意，使承办部门或人员清楚领导的意图，了解处理的方法和原则。

（3）批示公文时，应严格按照公文处理的有关要求进行，需全程通过OA流转批示传达，严禁口头等其他不规范的方式批示；文件流转应做到要求清晰，批示时间应完整规范。

（4）批示后的公文，综合管理部应实时跟进，尽量做到随传随批不拖延。

2、组织传阅非承办性文件，应根据来文单位或文件内容涉及的范围进行归口，确定传阅对象，尽量控制传阅范围，提高传阅速度和质量。

传阅的顺序应坚持“先领导，后部门”的原则，确保领导能在第一时间内了解到有关信息。

遇领导出差或不在等情况，传阅可按与文件关联的紧密程度执行“先主要部门，后次要部门”的顺利进行。

对内容重要、涉及全局，有一定指导意义的综合性抄送件、简报等，应确保所有部门都能传阅到；对一般性抄送件、各类专业简报根据其内容，仅需在相关部门传阅即可。

阅文者收到传阅件后，应力争在当天阅毕，切勿积压。

阅文者阅毕后应在系统上进行完成处理的相关操作，以示责任，如未按要求或未及时处理者，每次每人次扣除相关部门季度考核分0.1分。

阅文者遇出差或外出时间较长时，应先将文件下发至下一级阅文着，由其他阅文者先行传阅。

（五）承办
承办部门收到交办公文后，应按“文件批示”要求，及时办理：
1、属本部门职权范围内的一般性简单公文或前期批示过的重复公文，承办部门认为无必要向有关领导请示批办的，可严格按部门职责先行办理，事后再向有关领导口头汇报即可。

2、对涉及两个以上部门办理的公文，必须经批示后办理。

主办部门在收到交办公文后，应切实负起责任，根据领导批示，及时与会办部门取得联系，共同商讨处理意见，按章办理。

会办部门应及时提出会办意见并反馈主办部门。

3、综合管理部负责人在签署拟办意见中，明确要求领导批示的，公文处理人员应首先呈送有关领导审阅、批示，再根据领导批示意见送有关承办部门办理。

4、对认为不属于本部门职权范围或不适宜由本部门办理的公文，承办部门负责人应及时签注意见，在收文当天即退回并说明理由，再由综合管理部报请有关领导确定。

5、承办公文时限的原则要求：
（1）一般件应*个工作日内办理完毕，办理难度较大或涉及面较广的文件事项，应在*个工作日内办理完毕。

（2）来文来电有明确办理时限要求的，应严格按规定时间内办理，确有困难的，应当及时取得联系，予以说明。

对急要件，应做到急事急办，特事特办，在规定时限内办理完结并反馈。

（3）如未按要求或未及时处理者，每次每人次扣除相关部门季
度考核分*分。

（六）催办和查办
呈送领导批示或者交有关部门办理的公文，综合管理部要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

承办部门应按要求在规定时间内答复来文单位并向反馈公文办理结果，如未按要求或未及时处理者，每次每人次扣除相关部门季度考核分*分。

（七）注办
根据承办部门的办理回复情况，及时在收文登记簿上注销办文备案，以备查验。

第八条发文处理程序
发文处理是指以本单位名义制发公文的过程。

发文过程一般包括拟稿、会签、核稿、签发、登记、缮印、校对、用印、封发等程序。

办文部门拟稿人拟稿后，应送本部门主要负责人审核，主要对文稿的内容、数字等的真实性、准确性负责。

部门负责人应严格把关，如有修改意见的，应直接体现在文稿上，并在发文稿纸指定的位置完整签署姓名和审核日期。

（二）会签
公文的内容涉及其他部门职权范围的，应办理会签。

会签包括
行内会签、行外会签和联合行文。

1、公文的会签，由主办部门办理。

主办部门要指定专人负责会签公文的登记、送出、催办等。

2、行内会签时，会签部门应在接到会签文稿后*个工作日内将会签后的文稿返还主办部门，急件应做到随到随办。

行外会签由主办部门负责办理。

3、会签单位或部门如对文稿有不同意见应附以说明。

经会签单位或部门负责人签字或加盖会签单位公章，会签意见方具有效力。

4、主办部门与会签单位或部门对文稿内容不能协商一致，应由主办部门向行领导写出不能采纳会签单位或部门意见的理由，并将会签单位或部门意见附后。

5、公文经行外会签后，如作重大改动，应由主办部门将改动誊清后文稿及说明连同会签文稿送综合管理部重新核稿，并呈签发人重新阅签。

6、其他单位主办，送本行会签或签发的公文，应先登记，再送有关部门具体承办：根据职责分工，先由承办部门进行审核把关，公文内容涉及其他部门的，承办部门要主动征求有关部门意见，并经审核后报分管领导审签。

对文件内容有不同意见的，承办部门应主动与主办单位协商修改。

对涉及本行综合性工作的，或文件生效后可能在一定范围内产生较大影响的，必须由董事长亲自审签。

7、印发涉及法律、法规方面的规章制度，应同时送交本行法律
顾问会签，或以律师函的形式征询到律师的专业意见，。

（三）核稿
主办部门在完成公文会签（无需会签的，部门负责人审核确认）、送行领导签发之前，应送综合管理部进行审核，并标引主题词。

公文核稿的主要内容包括：
1、是否需要行文。

2、行文方式及级别是否妥当，是否符合行文规则。

3、是否符合党和国家的方针政策，是否符合国家法律、法规及其他有关规定。

4、与以前有关同一问题的发文是否衔接，有无矛盾。

5、内容涉及其他部门的文稿，是否经过协商、会签，意见是否一致；如意见不一致，主办部门有否加以说明。

6、是否符合公文处理程序和公文格式的规定。

7、文字表达、标点符号使用是否正确。

8、有关的附件、资料是否备齐。

9、密级确定是否合乎规定。

10、主送、抄送、内部发送范围是否恰当。

核稿过程中，如需对公文文稿作较大改动，应征求主办部门的意见，如不能协商一致，由向行领导写出说明，如有发现违法违规相关制度，每次每人次扣除相关部门季度考核分*分。

对文稿改动较多时，应将文稿退回主办部门誊清，主办部门应
在*个工作日内将文稿誊清并附上原稿送综合管理部。

对退回改写的公文文稿，主办部门应在*个工作日内将改好的文稿送综合管理部，并予以每次每人次扣除相关部门季度考核分*分的处罚。

一般件，应当在收到文稿后*个工作日内审核送签；急件、特急件应当立即审核并送签。

（四）签发
拟制的文稿经综合管理部审核后无疑义，送领导签批。

签发公文，应使用毛笔、钢笔或签字笔（黑色或蓝黑墨水）。

1、各级经办人员和领导签批公文必须署上姓名和日期，姓名要求使用全名。

2、行内一般性发文由相应的分管领导在职权范围内签发，印发涉及重大事项（由审核确认）、规章制度及对外发文，应实行双重签发，即由分管领导审签后再送行长签发。

行长不在时，由授权的行领导签发。

党委发文由党委书记签发，党委书记不在时，由授权的其他党委成员签发。

工会发文由工会主席签发，团委发文由团委书记签发，涉及重要事项的，应事先征得党委分管委员意见后，再由工会主席或团委书记签发。

3、联合行文，应由牵头制发公文单位的领导首先签批，再送联合发文的其他单位（或部门）领导签批。

联合行文，本行必须由行
长亲自签批。

签批好的公文，原则由签批领导于当日交登记、缮印，领导改动较大或另有要求的除外。

签批好的公文，在接下来的印制过程中，原则不得有任何更动，确需更动的，必须征得签发领导的同意。

（五）登记
公文处理人员在收到签发好的公文后，应按照公文字号分别立簿，分别编号登记，并确定公文印制份数。

不是本行主办的联合行文，无需编号，但在发文登记簿上应登记注明，以便查考。

（六）缮印
文件的版面编排和印制要求必须严格按《**银行文件格式标准》的规定执行，努力提高文印的效率和质量。

原则根据先急后平、先主后次、先上报后下发的次序安排。

带密级材料的打印和校对要严格执行保密规定，防止失密。

（七）校对
排版出来的清样，先由拟稿部门或拟稿人进行初校，再由综合管理部复校，初校应基本消灭漏字、多字、错字、窜行、漏行等明显的差错，复校主要对公文的体式、要素、附件的完整性等进行把关。

校对人员校对完毕，应签署姓名和日期，以示对公文的准确性负责。

（八）用印
用印时，必须检查原稿是否经过有关领导签发；对联合发文，还须检查各签发人、发文单位是否正确，所用印章与公文红头是否匹配等。

盖章时用印要均匀、端正、清晰，态度要认真、细致，防止错盖、漏盖。

加盖公章统一由综合管理部负责办理。

（九）封发
发文原则上由综合管理部统一办理，领导另有要求或主办部门特别安排的除外。

1、公文封发前，须仔细核查有无签发人签字，是否经过核稿，公文格式是否正确，有无附件，发送份数，密、急程度是否准确无误，印章有无错盖、漏盖，有无废品，文件页面是否颠倒错乱等。

发电（传真）前，除核对以上各要素外，还要核对是否符合“明来明复、密来密复”的原则。

2、核对准确后发文，应按公文主、抄送对象认真书写信封，检查无误后封发并将原稿归档。

3、发文一般采取邮寄方式，如会议召开期间在会场上分发或带交，应办理签收手续，签收单交综合管理部保存，以备查考。

第三章公文管理
第九条文件保密
—11—
（一）严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》，加强文件、资料的保密工作，反对麻痹大意、不负责任的作风。

（二）严格掌握文件发放、阅知范围。

不准私人存放秘密文件，不准把秘密文件带至公共场所和家中，不准把秘密文件放在口袋内随身携带，必须建立登记制度，严格签收手续。

（三）机密以上文件应密封包装、标明密级，通过机要系统传递。

（四）用传真机传输机密、秘密文件信息，要严格执行有关规定，使用加密传真机进行密传。

复印带密级的文件，要严格履行审批手续。

机密文件的复印件视同正式文件，阅后应按规定立卷、归档或清退、销毁。

第十条上级单位的公文，除绝密级和注明不得翻印的以外，经行领导批准，可以翻印。

翻印时，应当注明翻印的部门（或单位）、日期、份数和印发范围，统一由综合管理部文印工作人员操作翻印。

第十一条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第十二条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第十三条机构合并时，全部公文应当随之合并管理。

机构撤销时，需要归档的公文，经整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

员工调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按有关规
—12—
定移交、清退。

第十四条汇编上级单位的秘密公文，须经发文单位批准或者授权。

公文汇编应按照编入公文的最高密级标注汇编本的密级。

第四章文件的立卷、归档和销毁
第十五条凡具有保存价值的各类收文、发文都必须按规定及时立卷、归档。

第十六条文件归档范围按规定执行。

立卷归档的要求按本行档案管理的相关要求执行。

第十七条立卷基本原则
按照文件、材料形成的内在联系，区分不同内容和保管期限，进行立卷。

案卷应能够正确地反映各项活动，便于保管、查找和利用。

第十八条文件应定期清理、收回和销毁。

不具备归档和存查价值的公文，经办文部门鉴别确认并经分管领导审核同意后，由综合管理部集中办理销毁。

销毁密级公文应当到指定场所由二人以上监销，确保不丢失和漏销。

—13—。