常用办公软件教学PPT学习教案

为了加速排版操作，获得高效的工作效率，通常用工具栏中的工具按钮
来执行排版的功能，而不使用菜单中的命令，这是因为使用工具可以快速 的执行最常用的命令。如果工具栏子菜单中的命令前面标有钩号，则表示 该工具栏已经被打开了，反之就表示该工具栏被关闭。
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连续多个单元格输入，先在第一个输入，鼠标拖动，完成输入。 Ctrl键拖动完成输入（本质上是拖动复制，每次只能复制1个）。
2、记忆式键入法：
先输入一个，下次在输入时候，自动填入（默认针对列成规律！） 从下拉列表中选择数据（默认针对列成规律！）
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3、自动输入有变化规律的数据：
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利用excel 表格自动提取身份证信息
1、身份证包含信息：行政地域、生日、年龄、性别 。 2、提取方法：使用excel函数提取。 3、优点：根据身份证号快速输入相关信心。 4、所用函数：
性别提取：=IF(ISODD(MID(RIGHT(A1,2),1,1))=TRUE,"男","女 ")
缩放。 技巧四：精确移动图形 ，先选中，再按方向键精确移动。 技巧五：在自选图形中输入文字。 技巧六：记得要组合，即把所画的组织结构图，组合起来，
使其连为一体，便于整体移动。
2、例题
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Word工作界面介绍 1、word界面介绍
2、有关界面的基本常识 大体上有五部分组成：标题栏、菜单栏、常用工具栏、文本编辑区、状态 栏
8、设置excel表格的工作表背景
格式—工作表—背景（excel2003） 页面布局 — 背景（excel2007）
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9、添加底纹和图案：
目的： 也就是为特定区域上色或添加图案使其更 加美观。
方法：单元格格式对话框设置底纹和图案。
10、设置工作表保护：
✓ 目的：防止数据被修改！ ✓ 方法：工具—保护—工作表保护 ✓ 提示：如果只想保护特定数据，选中、单元格格式对话框、勾选选定、在工作表处于
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快速插入和删除word空白页
1、快速插入word空白页：
菜单法： 基本流程，插入—空 白页
快捷键法： 即，ctrl+enter组合键
➢ 在当前页的开始单击，则加在其前 面
➢ 在当前页的末尾单击，则加在其后 面
2、快速删除wo第1r1页d/共空50页白页：
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5、利用输入法来输入特殊符号
Excel表格的选择、插入工作表操作
1、选择单元格操作
类型： 选择整个表格、选择单个单元格（直接单击）、连续
的单元格、不连续的单元格。 方法：
法一：连续 鼠标拖动 、 shift ；
法二：不连续 ctrl 。 2、插入工作表操作
可以插入1个或多个工作表；不用再反复地建新的 excel表格。 3、例题
公文设置（红头文件、版第尾3）页/共50页
启动word软件即新建word软件
主要有三种方式： 1、双击桌面上的快捷方式 2、利用开始菜单启动 3、在桌面上单击右键，选择新建word文档
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组织结构图的制作
1、操作要点
技巧一：先插入一个，ctrl键拖动复制 技巧二：shift 横向 纵向 插入直线 技巧三：shift键按一定的比例缩放 ctrl键以图形中心为圆心
受保护状态时，可以修改未锁定的数据。
11、使用条件格式：
目的：突出显示满足特定 条件的数据。 方法： 格式 — 条件格式 — 设定条件 — 显示样式
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在excel表格中快速输入数据
快速输入数据一般分为一下几种情况：
1、在多个单元格中快速输入相同的数据：
选择数据域 在最后一个区域中的一个单元格中输入数据，然后按 ctrl+enter键完成输入。
启动excel软件即新建excel表格文档
主要有三种方式： 1、双击桌面上的快捷方式 2、利用开始菜单启动 3、在桌面上单击右键，选择新建excel
文档
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excel2003工作界面介绍
1、excel工作界面
2、每个excel表格默认有三个工作表 3、excel表格的描述
ctrl 键盘一个常用的键.全名为”control”,中文意思为”控制”.用途广泛；
Shift 盘上的“Shift”键大家再熟悉不过了，在Windows系统下重启电脑或
切换中文输入法时都会用到它。其实“Shift”键在Windows系统中的作用 可远不止这些； Alt
Alt是单词“Alter”的缩写,汉语意思为“改变”。在Windows操作平台 下,Alt键可谓是键盘之王。熟练运用该键,能极大提高工作效率。
两种方向：单元格格式对话框设置法和常用工具栏法。
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5、设置文本控制：
有三种文本控制方式：
自动换行
excel表格默认的是非自动换行（单元格格式对话 框设置）
缩小字体以填充 （单元格格式对话框设置）
根据内容自动调整 （通过格式菜单或常用工具栏来设置）
6、设置数字格式：
➢ 本质：也就是设置excel单元格内显示什么类型的 数据。
➢ 方法： 单元格格式对话框设置。
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7、添加边框：
类型：（边框粗细、颜色）
方法：
法一：单元格格式对话框设置； 法二：格式工具栏上的绘图边框线工 具
原因：excel表格中的网格线在打印时是 不显示的，打印出来是空白的。
表格的基本操作
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Word篇这节课就到这了
同学们还有什么问题吗？ 小组间相互讨论5分钟，把问题总结下来，
可以讨论结束后提问老师。 还有问题的同学，可以课下提问老师。 这节课就到这里了，谢谢！
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Excel篇
启动excel软件即新建excel表格文档 excel2003工作界面介绍
1、Excel表格插入和删除操作
其一：插入或删除单个单元格 其二：插入或删除整行整列单元格
2、例题
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Excel表格的移动和复制操作
1、 Excel单元格的移动与复制
本质上是单元格内数据 的移动与复制。
法一：移动时鼠标拖动法、 复制是加上（ctrl）
法二： 剪贴板法（复制或者
菜单法：光标定位到待删除空白 页，操作流程：格式—段落—行
快速查找和替换操作
1、简单替换：启动查找和替换对 话框
基本方法：菜单法，编辑—查找 快捷键法：ctrl+f
2、举例说明：
快速查找和替换例题
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粘贴操作异常情况处理
复制、粘贴之后字符和格式十分杂乱：
word基本技巧
1、拖动复制（ctrl键）
2、移动文本（摁住鼠标左键）
3、选择文本：
选择连续文本：
✓ 方法一：按住鼠标左键不松拖动
✓ 方法二：光标放开始+shift+光标放 末尾
✓ 方法三：全部选择 ctrl+A组合键下页继续
选择间隔文第本8页/：共50页
！
利用ctrl功能键
4、格式刷的应用技巧：
基本技巧 Excel表格的选择、插入工作表操作 Excel表格的复制、重命名操作 工作表的隐藏、取消隐藏和标签颜色设置 excel表格中数据的插入、删除及修改操作 Excel表格中单元格的插入、删除操作 Excel表格的移动和复制操作 Excel表格中行高和列宽的设置 Excel单元格格式操作 在excel表格中快速输入数据 利用excel 表格自动提取身份证信息 Excel函数的应用简介 Excel表格中的选择性粘贴第操16作页/共50页
可以对一个单元格或同时多个单元格操作。
2、设置字符格式：
本质：也就是所谓的设置字符的字形、字号等操作。
方法：可以通过菜单法、常用工具栏法、单击右键这三 种方法来设置，具体操作流程和word一样。
3、设置单元格的对齐方式：
法一：单元格工具栏设置； 法二： 单元格格式对话框设置；
4、设置文本方向：
一般描述规律，先说列、后说行，如B2单元格
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标题栏
常用工具栏
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Excel2003的基本技巧
1、撤销与恢复操作（ctrl+z ctrl+y） 2、清楚多个单元格内容 编辑—
清除—清除内容 3、在excel表格的工作表中拖动、
移动单元格时要注意等出校四 个箭头向外的图标时再操作。 4、格式刷的运用（同word） 返回excel目录
这时候，我们可以使用选择性粘贴，操作流程是： 粘贴—粘贴选项—仅保留文本。 实例文章
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Word表格的基本操作
1、插入表格（菜单法插入、常用工具栏插入） 2、选择表格和单元格 3、表格和单元格的对齐方式（横向、纵向） 4、插入斜线表头 5、合并、插入行、列操作；拆分单元格操作 6、表格的边框和底纹 7、会使用表格属性和自动调整功能 8、表格数据的复制
使用前提：至少输入两个，先预设规律，让系统识别规律； 使用方法：出现填充柄时，按住鼠标左键拖动。
4、使用序列对话框创建序列：
在选定区域中创建序列：编辑 - 填充 - 序列创建对话框。 有终止值确定序列结束位置：编辑 - 填充 - 序列创建对话
框。
5、创建自定义填充序列：
Office2003： 工具 - 选项- 自定义序列 Office2007：office图标 - excel选项 - 常用 - 编辑自定义
据
2、在excel单元格中删除数据
两种方法：直接删除或单击清楚内容
3、修改excel单元格中的数据
法一：全部修改单击选中、局部修改双击定位； 法二： 在excel单元格的编辑栏中编辑修改全部或者局部数据。
4、 例题
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Excel表格中单元格的插入、删除操作
运用流程：选择目标格式文本
+格式刷+待操作文本
单击格式刷： 只能刷一次格式
双击格式刷：
可连续多细运用格式刷，来调整格 式
5、常用快捷键： 第9页/共50页 ➢ 复制、粘贴、剪切： ctrl+c ctrl+ x
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ctrl+v
6、合理使用好Ctrl、Shift、Alt、 window四个功能键：
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常用办公软件课件目录
第 一 部 分 ： word篇 第 二 部 分 ： excel篇 第 三 部 分 ： ppt篇
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Word篇
启动word软件即新建word软件 Word工作界面介绍 基本技巧 在当前word文档中插入或删除空白word文档 使用查找和替换功能 粘贴操作两种异常情况处理 使用自动编号和自动添加项目符号 格式和样式的应用（新建、修改、快速应用） Word文档编辑（插入目录） Word表格的基本操作 插入批注 组织结构图的制作 插入页眉和页脚 突出显示文本操作（文本边框、颜色、下划线）
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Excel表格的复制、重命名操作
1、Excel表格的复制操作
整体复制 局部复制
2、重命名工作表 3、例题
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excel表格中数据的插入、删除及修改操作
1、在excel单元格中插入数据
法一：单击选中，直接输入； 法二：在excel表格的编辑栏中输入数
剪切 、 粘贴）
2、 例题
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Excel表格中行高和列宽的设置
1、Excel表格行高和列宽的设置操 作
法一：鼠标推动法 法二：菜单法（格式 - 行高） 法三：自动调整行高和列宽
2、例题
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Excel单元格格式操作
1、操作对象：
生日提取：=MID(A1,7,4)&"-"&MID(A1,11,2)&"-"&MID(A1,13,2) 年龄提取：=DATEDIF(TEXT(MID(B2,7,8),"0000-00-
两类菜单：
• 菜单栏上的菜单 菜单栏上的菜单是功能最齐全的菜单，它由9个菜单组成，每一个菜单中都
包含有一组命令，打开这些菜单，执行其中的命令就可以完成一些操作了，
• 快捷菜单 在Word中，鼠标右击弹出的菜单，称为快捷菜单。快捷菜单最大的特点就
是使用起来很方便的，这里集合了用最为常用的功能。
工具栏：