环球实业发展有限公司采购管理

(下)
環球實業發展(深圳)有限公司
采購成本:估價、詢價、比價、議價、采購、通信聯絡、事務用品等所花的費用.
進貨驗收成本:檢驗人員的驗收手續所花費的人工費用、交通費用、檢驗儀器儀表費用等.
進庫成本:物料搬運所花費的成本.
其他成本:如會計入賬支付款項等所花費的成本等等.
1. 存貨儲備成本.隨訂購量的增加而增加,包括:
存貨的品質維持需要資金的投入.投入了資金就使其他需要使用資金的地方喪失了使用這筆資金的機會,如果每年其他使用這筆資金的地方的投資報酬率為20%,即每年存貨資金成本為這筆資金的20%.
搬運成本:存貨數量增加,則搬運和裝卸的機會也增加,搬運工人與搬運設備同樣增加,其搬運成本一樣增加.
倉儲成本:倉庫的租金及倉庫管理、盤點、維護設施(如保安、消防等)的費用.
折舊及陳腐成本:存貨容易發生品質變羿、破損、報廢、價值下跌、呆滯料的出現等等,因而所喪失的費用就加大.
其他:如存貨的保險費用,其他管理費用等等.
2. 物料訂購價格:在物料訂購價格固定的情況下,經濟訂購量由訂購成本和存貨儲備成本來決定.
經濟請購數量如何計算?
采購量的適當有什么重要意義?
采購量的大小決定生產與銷售的順暢與資金的調度.物料采購量過大造成過高的存貨儲備成本與資金積壓,物料采購量過小,則采購成本提高,因此適當的采購量(即適量)是非常必要的.
第三節 采購品質
采購關于進貨檢驗的控制主要有哪些內容?
采購關于進貨檢驗的控制內容主要有:
1.
進貨的驗收、隔離、標識等. 2.
進貨檢驗或試驗的方法及判定依據等. 3. 進貨檢驗或試驗所使用的工具、量具、儀器儀表和設備以及其校準維護、使用等要求和
操作方法等.
4. 對檢驗和試驗人員的技能要求等.
與采購有關的品質記錄主要有哪些?
與采購有關的品質記錄主要有:
1. 與接收產品有關的品質記錄,如: √ 經濟請購數量(EOQ)=
驗收記錄.
進貨檢驗與試驗報告.
不合格反饋單.
到供應商處的驗證報告等.
2.與可追溯性有關的品質記錄,如:
驗收記錄.
發貨記錄.
檢驗報告.
使用記錄等.
采購控制應檢查的項目主要有哪些?
1.是否建立并保持了采購品質控制的書面程序.
2.選擇供應商時:
是否按合同要求(包括品質要求)審查了供應商的資源和供貨能力.
對按ISO9000要求選擇的供應商,其品質手冊是否已經過公司的審查,公司是否對其品質體系進行了審核.
3.選定的供應商是否具備相應的供貨能力.
4.對認可的供應商是否持續進行供貨評估.
5.供方是否保存了合格供應商的檔案.
6.采購文件是否包括對采購物資的以下要求:
名稱、數量.
類別、形式、等級或其他準確表示方法.
規範、圖樣、過程要求、檢驗規程的名稱(或代號)和適用版本及其他技術資料,包括物資、程序、過程設備和人員的認可或鑒定要求.
適用于該項物資的品質體系標準的名稱、編號和版本.
7.采購文件發布前,是否對這些具體規定的適用性進行了審批.
8.供方是否對采購的所有物資進行了應有的驗證,包括在供應商處的驗證.
9.是否保存了物資驗證的記錄.
10.是否存在顧客對供應商產品實施驗證的合同,驗證是如何實施的,有否減輕供
應商提供合格產品的責任.
采購的品質保證協議主要有哪些內容?
1.品質保證協議的作用:
通過品質保證協議對供應商提出品質保證要求.
通過對供應商的適當控制保證采購產品的品質.
2.對品質保證協議的要求:
與供應商達成明確的品質保證協議.
品質保證協議中提出的品質保證要求應得到供應商的認可.
品質保證協議中提出的品質保證要求應適當,充分考慮其有效性、成本和風險等方面因素.
3.品質保證協議中提出的品質保證要求可包括下列內容:
信任供應商的品質體系.
隨發運的貨物提交規定的檢驗、試驗數據以及過程控制記錄.
由供應商進行全檢.
由供應商進行批次接收抽樣檢驗與試驗.
由供應商實施組織規定的正式品質體系,在某些情下,可涉及正式的品質保證模式.
由公司或第三方對供應商的品質體系進行評價.
內部接收檢驗或分類.
采購物資驗證方法的協議主要有哪些內容?
1.驗證方法協議的作用:
對供應商提供產品的驗證方法作出明確規定.
防止由于驗證方法不一致所產生的對產品品質評價的不一致而引起的品質爭端.
2.對驗證方法協議的要求:
與分承包方達成明確的驗證方法協議.
協議中規定的品質要求和檢驗、試驗與抽樣方法應得到雙方認可和充分理解.
3.驗證方法協議的內容:
檢驗或試驗依據的規程(規範).
使用的設備工具和工作條件.
判斷的依據(允收水準).
雙方交換檢驗和試驗數據方面的協議和方法.
雙方互相檢查檢驗或試驗方法、設備、條件和人員技能方面的規定等.
第四節采購時間
什么叫購備時間?
購備時間(Lead Time)是指從開始請購物料到物料進廠檢驗收貨完備所需要的時間叫購備時間,購備時間包括:
1.處理訂購單的時間.
2.供應商制造備貨的時間.
3.運輸交貨的時間.
4.檢驗收貨的時間.
采購適當時期有什么重要意義?
何時進行采購,何時計劃進廠,到生產的順序十分重要.若物料計劃與采購事項的進行時期過早,則增加物料庫存量,造成大量資金積壓的損失;若物料計劃與采購事項的進行時期過遲,則存量不足,生產線常待料停工,嚴重影響產銷的順利.因此決定采購適當時期是十分重要的,應預先加以計劃.
采購適當時間由哪方面來決定?
采購適當時間根據不同的采購方式來決定,主要分:
1.在現用現購物料的情況下:
須由物料需用日期起,倒算出合理的購備時間,以決定適當的采購時間.
在以最佳成本為原則的前提下,采購時間的長短,須用公式計算出來.
2.在存貨控制的情況下,則按照存量控制的方法來決定采購時間:
在定量訂購制下,當某項物料到達訂購點時,即為適當采購時間.
在定期訂購制下,每隔一定時期,即進行采購.
第五節采購價格
物料的訂購成本包括哪幾方面?
物料的訂購成本包括:
1.請購手續成本:請購所花的人工費用、事務用品費用,主管及有關部門的審查費用.
2.采購成本:估價、詢價、比價、議價、采購、通信聯絡、事務用品等所花的費用.
3.進貨驗收成本:檢驗人員的驗收手續所花費的人工費用、交通費用、檢驗儀器儀表費用等.
4.進庫成本:物料搬運所花費的成本.
5.其他成本:如會計入賬支付款項等所花費的成本等等.
存貨儲備成本包括哪些方面?
存貨儲備成本包括:
1.資金成本:存貨的品質維持需要資金的投入.投入了資金就使其他需要使用資金的地方喪失了使用這筆資金的機會,如果每年其他使用這筆資金的地方的投資報酬率為20%,即每年存貨資金成本為這筆資金的20%.
2.搬運成本:存貨數量增加,則搬運和裝卸的機會也增加,搬運工人與搬運設備同樣增加,其搬運成本一樣增加.
3.倉儲成本:倉庫的租金及倉庫管理、盤點、維護設施(如保安、消防等)的費用.
4.折舊及陳腐成本:存貨容易發生品質變羿、破損、報廢、價值下跌、呆滯料的出現等等,因而所喪失的費用就加大.
5.其他:如存貨的保險費用,其他管理費用等等.
何謂采購適當價格?
采購適當價格并不是采購最低價格.若采購價格要求最低,可能材料品質會較差、交期會經常延誤、配合會不太盡力等,因此采購適當價格應為在既定物料品質、交期或其他條件下,所能得到的最低價格.
影響物料價格的因素有哪些?
影響物料價格的因素有很多,主要有:
1.物料成本影響物料價格的高低,中間不可能有大的差距.
2.物料供求關系影響物料價格的高低.供求關系一改變,物料價格馬上發生變動.供大于求,價格下降;供小于求,價格上升.
3.季節變動影響物料價格.旺季時,價格高;淡季時,價格低.
4.經濟循環影響物料價格.市場繁榮,產銷兩旺,價格緩緩上升;市場蕭條,價格就下跌.
5.內部條件的變動影響價格.如生產技術的改善,價格下降;生產效率的提高,價格亦下降等.
6.交易條件影響物料的價格.采購量大,價格較低;進貨檢驗非常嚴格,價格應提高;付款期較長,價格也應提高.
降低采購成本的途徑有哪些?
降低采購成本的途徑主要有:
1.改善采購技術.
2.尋找物料的來源.
3.尋求更優秀的供應商.
4.對原有的設計重新檢討改進.
5.尋找可能代替的物料.
6.改善加工作業.
7.減低維護費用.
8.標準化的進行.
9.改善儲運方法.
降低產品成本主要從哪幾個方面進行分析?
降低產品成本主要從以下幾個方面進行分析:
1.是否成本過高而產品性能較差.
2.是否能找到價廉物美的原材料供應商.
3.是否還有其他更簡單的制造方法而不影響產品的品質.
4.是否還有更節省成本的產品設計方法.
5.是否能設計出產品更簡單,但性能相同的產品.
6.是否能為產品找到新客戶或開拓新的市場.
成本如何分類?
成本主要分為:
1.按因素分為:物料成本、人工成本、制造成本.
2.按產品關系分為:直接成本和間接成本.
3.按業務機能分為:制造成本、管理成本、銷售成本.
什么是品質成本?
所謂品質成本,其內在含義就是以貨幣為表現形式的品質理想狀況與現實狀況產差別.它肯三個基本屬性.
1.品質成本是品質問題的經濟表現,它以貨幣作為語言.
2.品質成本把品質投入與品質損失聯系起來.
3.品質成本不是財務會計中成本概念,具有一定的隱含性.
品質成本析概念將會在四個方面有所深化和擴展.
1.針對制造擴展到設計、采購和使用中,最后直至產品全壽命周期.
2.從用于現狀的反映和分析深化、擴展到用于預測和決策分析.
3.從有形品質成本擴展到無形品質成本.
4.從生產企業自身擴展到供應廠、用戶和社會.
品質成本主要包括哪些方面?
品質成本主要包括以下幾個方面:
1.設計品質成本:企業為了保證產品設計品質適合用戶要求和生產能力所投入的費用,以及設計缺陷所造成的損失.它分為:
設計品質投入:企業在產品研制過程編制可靠性大綱和設計試驗規範,培訓設計人員和品質、可靠性人員,進行可靠性試驗、開展設計評審等活動所支付的費用.這些費用基本上都屬于預防成本,企業可以通過有關會議和統計資料獲得比較準確的資料.
設計缺陷損失:由于設計方案存在修改設計或重新設計,從而導致設計、試驗費用的無效增加;由于設計方案中選擇的技術標準、原材料、零部件不適當,規定的品質不合理,從而導致采購、加工、檢驗費用的無效增加;設計缺陷導致企業在生產售后服務中的各種品質損失和用用戶的品質損失.這些損失費用的少部分比較明顯,絕大部分比較隱含,可能表現為以正常的成本費用掩藏起來,也可能表現為其他原因導致的品質成本專案.
2.采購品質成本:為了促使和鑒定采購件達到合同規定的品質要求所支付的費用,以及采購件未達到品質要求給需方造成的損失.它分為三個部分:
采購預防成本:評價供應商的品質保證能力,提出采購件的品質要求,幫助供應商
改進產品品質和完善品質體系等活動所發生的費用.
采購鑒定成本:對采購進行檢驗鑒定所發生的費用,這種檢驗活動包括貨源地核對
和進廠檢驗.
采購損失成本:由于對采購件未達到合同規定的品質要求給顧客所造成的而供應
商又能給予補償的損失.
3.邊際品質成本:品質成本對產品品質特性最小單位變化的變動成本.包括:
邊際品質投入:當產品品質處于某一水平時,產品品質特性最小單位的變化所發生
的品質投入的變化量.
邊際品質損失:當產品品質特性處于某一水平時,產品品質特性最小單位的變化所
導致的品質損失的變化量.
4.用戶品質成本:用戶為了獲得品質滿意的產品并使其有效的發揮功能所支付的費用,以及產品品質不能滿足用戶要求給用戶造成的損失.它分為:
用戶品質投入:用戶了解產品品質特性或特征及生產、經銷企業的生產、經營情況,
進行產品驗收,學習產品的使用和維護,辦理產品品質、安全保險等方面所發生費
用.
用戶品質損失:指由于產品品質不適合用戶要求,給用戶造成的損失,它主要包括
用戶對品質不良產品進行附加的檢查、修理、退換所支付的而未能得到補償的的
費用;用戶使用品質不良的產品額外增加的人工費用、材料費、動力費;產品出現
品質故障給用戶造成的產量損失和信譽損失;用戶處理產品造成公害的費用.
5.社會品質成本:社會品質成本是指國家品質監督機構、環境保護機構、用戶權益保護組織等在鑒別和促使改進產品品質從而維護和國家利益、保護環境等方面所投入的費用,以及產品品質不良造成公害給社會帶來的經濟損失.
6.全壽命品質成本:全壽命品質成本是指產品從市場調研、研制、生產、使用直到報廢、銷毀的全過程中,炒了對其實現全壽命品質控制所投入的費用,以及產品品質不良給有關方面造成的損失.全壽命品質成本的核算和分析不是以企業為物件,而是以產品為物件,它包括供應商、研制單位、企業業、用戶和第三方等與產品有關各方的品質成本,其中主要是研制單位、生產企業和直接用戶的品質成本.
7.作業品質成本:是指企業為了促使全體人員始終做好本職作業所支付的費用,以及作業差錯所造成的損失.作業品質成本核算與分析析物件不是產品,而是作業.
工廠常見的浪費成本的事情有哪些?
工廠經常可以見到的浪費成本的事情,如:
1.人員過多,3個人能干完的事,安排5個人干.
2.機構臃腫,工作難協調,很多簡單的小事層層請示和匯報,浪費時間,消耗精力.
3.生產無計劃,生產時頻頻更換機型,浪費時間.
4.物料無計劃,原材料積壓過多,造成資金大量積壓,嚴重影響資金周轉.
5.品質不良率高,返修或返工多,浪費時間、人力、設備等.
第六節采購程序
訂單訂購流程
流程 使用表單 執行部門
生產計劃表 計劃部門
采購程序主要包括哪些步驟
?
采購程序主要包括以下步驟:
1. 物料控制部門根據物料分析表計算出物料需求量
2.
物料控制部門開出請購單交給采購部門.
3.
尋找合適的購買時機.
4. 收集供應商資料.
5. 詢價、比價、議價確定適當價格
,
選擇供應商.
6. 與供應商簽定采購合約并開具訂購單
.
7. 監督供應商按期按量交貨.
8. 根據進貨驗收單或品質數量檢驗報告,核對供應商交貨狀況,并對不良品設法加以處理. 采購要素涉及哪些內容?
采購要素主要涉及:
1. 對規範、圖樣和采購文件的要求.
2. 選擇合格的供應商.
3. 品質保證協議.
4.驗證方法協議
5.解決方法協議.
6.進化檢驗控制.
7.與采購有關的品質記錄.
對規範、圖樣和采購文件有哪些要求?
1.對規範、圖樣和采購文件的要求包括:
準確在規定采購產品(服務)的要求.
使供應商能夠完全理解采購的要求.
2.對采購產品的要求包括:
準確規定類別、形式和等級.
檢驗規程和適用版本的規範.
采用的品質體系標準等.
3.主要控制環節包括:
規範、圖樣和采購文件的編制.
規範、圖樣和采購文件的審批.
規範、圖樣和采購文件的發放.
與供應商的溝通等.
4.常見的規定采購要求的文件:
采購合同.
圖樣.
標準.
樣板.
技術協議書.
采購工作應如何具體實施?
1.應制定并實施對采購品質進行控制的程序.
2.應對采購文件的編制、評審和發放實施控制,以確保準確地規定采購產品的要求并有利于供應商理解.
3.就對每一個供應商提供合格產品的能力進行適當地評審,并確保向合格的供應商進行采購.
4.應與供應商就供應產品的品質保證達成明確的協議,以確保對供應商供應的產品的品質控制.
5.應與供應商就驗證方法達成明確的協議,以確保驗證方法的合理性和驗證結果的統一.
6.就制定與供應商解決品質爭端的規定,以利于及時解決和處理有關品質事宜
7.應規定適當措施以確保嚴格控制收到的產品.
8.應保存與接收的產品有關的品質記錄和對采購進行控制的有關的品質記錄,以便證實或追溯.
采購程序主要有哪些控制要點?
1.采購計劃如何制定.
2.采購文件的準備.
3.采購文件的基本內容和要求.
4.采購文件的審批.
5.如何向合格的供應商提交采購文件.
6.采購合同的審批.
7.采購合同的簽訂.
8.如何控制向供應商提供的采購文件.
9.如何向供應商反饋采購物資的品質狀況.
10.如何在供應商處驗證采購產品.
11.如何安排客戶對供應商的產品驗證.
12.采購文件的保管.
物料跟催的方法有哪些?
采購跟催的方法有:
1.按定單跟催:按定單預定的進料日期提前一定時間時進行跟催.
聯單法:將訂購單按日期順序排列好,提前一定時間進行跟催.
統計法:將訂購單統計表報表,提前一定時間進行跟催.
跟催箱:制作一個30個格子的跟催箱,將訂購單依照日期順序放入跟催箱,每天跟催相應訂單.
2.定期跟催:于每周固定時間,交霜跟催的訂單整理好,打印成報表定期統一跟催.
物料進度落后就采取什么措施?
物料供應進度落后時,會影響生產計劃的排期,此時采購人員應采取以下措施:
1.與供應商協調,并得到確定的進貨時間.
2.通知物料控制人員,告知準確的進貨時間.
3.與技術和物料人員進行協商,有無替代品.
4.在必要時間變更生產計劃.
第七節采購制度
采購規範主要包括哪些內容?
對所采購的物料品質特性已具體決定,將其所定的各類規格詳細記錄于紙面上,成為采購人
員要求供應商遵守的規範,叫做采購規範.采購規範主要包括以下內容:
1.商標或商號名稱.
2.藍圖或規格表.
3.化學分析或物理特性.
4.材料明細表及制造方法.
5.用途及使用說明.
6.標準規格之認同.
7.賣方樣品或買方樣品.
采購作業的內容有哪些?
1.搜集信息:
充分了解請購材料的品名、規格.
調查市場行情.
搜集有關生產廠家的資料.
搜集有關替代品的資料.
搜集有關品質及其他方面的資料.
核定資金預算.
2.詢價:
選擇詢價對象.
詢問價格.
整理報價資料.
選擇議價對象.
3.比價、議價:
經成本分析后,研擬底價,設定議價目標.
決定采購條件(向廠商詳細說明品名、規格、品質要求、數量、扣款規定、交貨期、地點、付款辦法等.)
其他廠商價格是否較低.
考慮價格上漲下跌因素.
估算運費和保險費及關稅.
核對付款條件.
比較交貨期限.
4.評估:
同規格產品宜有幾家供應商詢價、比價、議價.
是否為信譽良好的生產廠家.
是否有必要辦理售后服務.
廠商的供應能力是否能按期交貨和品質是否有保障.
是否必要開發其他廠商或外購.
5.索樣:
索取樣品.
整理檢驗結果并進行比較.
6.決定:
選擇適當的供應商.
簽訂采購合約.
7.請購:
按物料計劃計算請購物料數量與交期.
請購單上應詳細注明與供應商議定的買價條件.
分批交貨者應在請購單上注明分批交貨時間表.
8.訂購:
訂購單函寄或傳真至供應商.
再向廠商確定價格品質要求交貨期等.
9.協調與溝通:
對能否達到交期,供應商要及時回復.
不能達到者及時協調聯絡,以確定一個合適的交貨期.
10.催交:
無法無約定日期交貨時聯絡請購部門(物料控制部)并進行交期羿常控制.
已逾期交貨者應加緊催交.
督促收料單.
控制長期合同的交貨.
11.進貨驗收:
進貨的品質驗收.
進貨的數量驗收.
12.整理付款:
核對各種手續是否完備.
發票抬頭與內容是否相符.
發票金額與請購單價是否相同.
是否有預付款或暫借款.
是否需要扣款.
采購管理系統包含哪些方面?
物料與采購管理系統主要包括:
1.材料分類編號.
原料、物料的劃分.
常備料與非常備料劃分.
編號原則設定.
2.存量控制.
管理基準設定.
用料差羿管理.
3.請購作業.
請購方式設定.
請購部門設定.
請購手續及權限.
請購進度控制.
4.采購作業.
供應廠商的選擇與資料建立.
采購方式設定.
詢價、議價及訂購作業.
采購進度控制.
采購核決權限.
進口事務作業.
廠商交貨羿常處理.
5.驗收作業.
收料作業規定.
超短交料處理.
檢驗規範設定.
檢驗結果處理.
材料退貨處理.
6.倉儲作業.
倉位規劃.
料位及料品標示.
賬務處理.
盤點周期方式及羿常處理.
倉庫安全管理措施.
7.領料、發料作業.
材料領用規定.
以舊換新規定.
材料退庫作業.
外協加工料交運管理.
8.成品倉儲管理.
倉位規劃.
繳庫核點.
出貨控制.
退貨處理.
滯成品管理.
9.滯料、廢料管理.
滯料、廢料定義.
滯料、廢料的處理.
進料驗收作業辦法
進料驗收管理辦法
1.目的:物料的驗收以及入庫作業有所依循.
2.範圍:供應商送料、外協加工送貨.
3.工作內容:
待收料:物料管理收料人員于接到采購部門轉來已核準的“訂購單”時,按供應商、物料別及交貨日期分別依序排列存檔,并于交貨前安排存放的庫位以利收料作業.
收料.
3.2.1內購進料:
A.材料進廠后,收料人員必須依“訂購單”的內容,并核對供應商送來的物料名稱、規
格、數量和送貨單及發票并清查數量無誤后,將到貨日期及實收數量填記于“請購單”,辦理收料.
B.如發覺所送來的材料與“訂購單”上所核準的內容不符時,應即時通知采購處理,并
通知主管,原則上非“訂購單”上所核準的材料不予接受,如采購部門要收下該等材料時,收料人員應告知主管,并于單據上實際收料狀況,并會簽采購部門.
3.2.2外購材料:
A.材料進廠后,物料管理收料人員即會同檢驗單位依“裝箱單”及“訂購單”
開櫃(箱)核對材料名稱、規格并清點數量,并將到貨日期及實收數量填于“訂購單”
B.開櫃(箱)后,如發覺所載的材料與“裝箱單”或“訂購單”所記載的內容不同時,通
知辦理進口人員及采購部門處理.
C.其發覺所裝截的物料有傾覆、破損、變質、受潮……羿常時,經衩步計算損失將超過
5000元以上者(含),收料人員即時通知采購人員聯絡公證通知代理商前來處理,并盡可能維持羿狀態以利公證作業,如未超過5000元者,則依實際的數量輸收料,并于“采購單”上損失數量及情況.
D.對于由公證或代理商收料確認,物料管理收料人員開立“索賠處理單”呈主管核示后,
送會計部門及采購部門督促辦理.
材料等驗:進廠待驗的材料,必須于物品的外包裝上貼材料標簽并詳細料號、品名規格、數量及入廠日期,且與已檢驗者分開儲存,并規劃“待驗區”以為區分,收料后,收料人員應將每日所收料品匯總填入“進貨日報表”以為入賬清單的依據.
3.4超交處理:交貨數量超過“訂購量”部分應予退回,但屬買賣慣例,以重量或長
度計算的材料,其超交量的3%以下,由物料管理于收料時,在備料注明,在備欄
注明超交數量,經請購部門主管同意后,始得收料,并通知采購人員.
短交處理:交貨數量未達訂購數量時,以補足為原則,但經請購部門主管同意者, 可免補交,短交如需補足時,物料管理部門應通知采購部門聯絡供應商處理.
急用品收料:緊急材料于廠商交貨時,若貨倉部門尚未收到“請購單”時,收料。