会计信息化对会计工作的冲击

!" 传统的会计工作流程图如下 ,
原 始 凭 证 % 审 核 ! 原 始 凭 证 "% 填 制 记 账 凭 证 % 审 核 ! 记 账凭证 "% ! 支付 "% 登账 % 对账 % 结账 % 编制报表 在 财 务 部 门 内 %财 务 会 计 工 作 由 多 岗 位 完 成 %各 岗 位 分 工不同 % 按部就班 % 按流程处理会计业务 & 首先审核各种原始 么方法来重构呢 "# 四大 $ 咨询公司中有两家在 !""# 年做过调 查研究 % 得出的结论是 %$%& ’ ()& 的美国最大公司已经在实 施业务流程重 组 & 另 估 计 % 这 一 年 美 国 公 司 花 费 在 业 务 流 程 重组上的人工和咨询费用超过 $) 亿美元 ’ 若加上硬件技术投 资 % 开支达 *)) 多亿美元 & 国内联想 ( 华为 ( 斯达等公司业务流 程 重 组 的 成 功 也 说 明 %在 当 前 由 重 视 内 部 到 重 视 环 境 (由 重 视专才到重视 团 队 合 作 ( 由 行 政 官 僚 到 民 众 参 与 的 充 分 授 权 的情况下 % 业务流程的重组是必然选择 & 首先 % 清 除 现 行 财 务 会 计 流 程 基 于 会 计 核 算 所 需 信 息 的 束缚 % 延伸到业务 部 门 的 所 有 活 动 % 为 管 理 阶 层 提 供 更 完 整 ( 更有价值的信息 & 其次 % 简 化 处 理 环 节 % 将 一 笔 经 济 业 务 经 多 个 业 务 部 门 ( 多个人处 理 变 成 一 人 处 理 & 比 如 采 购 ) 付 款 环 节 % 过 去 是 财 务 部 门 将 采 购 部 门 的 订 单 联 (仓 储 部 门 的 验 收 单 (供 应 商 的 发票三者核准后才 付 款 % 一 笔 经 济 业 务 经 多 部 门 ( 多 人 处 理 % 造成了人员 ( 资 金 和 时 间 的 浪 费 & 现 在 是 采 购 部 门 制 单 保 存 到数据库中 % 仓 储 部 门 收 到 货 物 从 数 据 库 中 提 取 相 应 的 订 单
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凭证 % 然后按以 下 程 序 的 先 后 次 序 严 格 支付款项 % 登记各种账簿 % 月末算账结账 * 形成 各种账簿资料 +% 根据各种账簿余额或发生额编制各种报表 % 形成会计报表 &
#" 实行会计信息化后 % 会计工作流程图如下 ,
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# 财苑!会计电算化 "
二 ! 会计信息化对会计方法的冲击 会计 方 法 是 各 种 业 务 处 理 的 技 术 方 法 " 是 完 成 会 计 工 作 任务的各种手段 # 不同的环节用不同的方法 " 包括设置账户 $ 复式记账 $ 填制和审核 凭 证 $ 登 记 账 簿 $ 成 本 计 算 $ 财 产 清 查 $ 编制报表七种 方 法 # 每 一 种 方 法 都 有 它 特 定 的 应 用 环 境 $ 应 用对象 $ 工作 程 序 和 技 术 处 理 方 式 # 而 手 工 会 计 信 息 系 统 只 能一环扣一环 地 完 成 " 整 个 体 系 的 每 种 方 法 既 独 立 存 在 又 密 切联系 " 共同组成会计方法体系 # 从 上 述 流 程 图 可 以 看 出 "实 行 会 计 信 息 化 后 "七 种 方 法 被分散到各职 能 执 行 部 门 中 应 用 " 没 有 一 个 专 门 执 行 机 构 " 会计方法体系被瓦解# 各种方法的应用超出了财务会计范 畴 "如 设 置 账 簿 方 法 "传 统 的 账 簿 格 式 只 适 用 于 固 定 的 会 计 处 理 模 式 %而 在 会 计 信 息 化 系 统 中 "没 有 固 定 生 成 的 永 久 性 账簿格式 " 系 统 设 置 提 供 可 由 用 户 自 定 义 格 式 生 成 各 种 账 簿 的功能 # 又如 填 制 和 审 核 凭 证 的 方 法 " 由 于 各 职 能 部 门 在 执 行 经 济 业 务 时 "根 据 正 确 无 误 的 原 始 凭 证 直 接 录 入 系 统 "也 就 是 说 "把 审 核 凭 证 和 填 制 凭 证 的 工 作 分 散 到 各 职 能 部 门 执 行 " 但该格式不是 会 计 凭 证 的 格 式 " 而 是 按 各 职 能 部 门 执 行 业 务 的格式录入 " 由 信 息 系 统 自 动 生 成 会 计 专 用 格 式 的 凭 证 # 如 物料管理部门 填 制 的 & 出 库 单 ’" 录 入 系 统 后 能 自 动 生 成 另 一 张 & 会计转账凭证 ’ 反 映 这 宗 业 务 " 只 有 在 调 阅 凭 证 的 功 能 时 才能查阅此凭证 # 即此会计方法分成由人工录入 & 原始凭证 ’ 和系统自动生成 & 记账凭证 ’ 两部分完成 # 可见 " 会 计 方 法 体 系 没 有 消 失 " 只 是 功 能 的 分 散 及 延 伸 " 即由多个职能部门运用执行 " 通过信息系统联结 # 三 ! 会计信息化对财务报告的冲击 财务报告数据的做法 " 既给各种信息使用者提供了阅读方便 " 又可自行操作 $ 各取所需 # 突破时空限制 " 借助互联网登录企 业的网站 " 就能查阅企业的财务报告 # 按所授权限 " 读取所需 数据 (! 政府有关管理部门 " 通过检查财务报告的指标和监督 企业的税收计缴情况等 " 实行高效率管理 #" 债权人在审阅财 务报告时 " 可以通过计算偿债能力类财务比率指标 " 分析确定 企业的偿债能力 " 并了解企业的经营效益 ## 投资人及潜在投 资人可以阅读财务报告分析企业资本金的运用情况 " 以掌握 资本的保值 $ 增值情况 " 作出是否投资的决定 # $ 企业职工等 内部人员可 以 从 本 企 业 的 数 据 了 解 所 反 映 出 来 的 经 营 情 况 " 一方面 " 关心企 业 的 经 营 和 发 展 状 况 " 增 强 主 人 翁 感 % 另 一 方 面 " 向企业管理者提出有关改革的建议 #% 企业的管理当局可 以随时从网 上 获 得 本 企 业 的 财 务 资 料 " 对 加 强 薄 弱 环 节 的 管 理起主观能 动 作 用 " 避 免 了 要 通 过 财 务 部 门 才 能 拿 出 所 需 数 据的尴尬局面 # 四 ! 会计信息化对会计组织机构的冲击 实 现 会 计 信 息 化 "企 业 的 所 有 经 济 业 务 在 发 生 时 就 由 各 职能部门分 别 采 用 不 同 的 方 式 " 在 不 同 的 环 节 输 入 了 相 关 的 数 据 "经 过 必 要 的 数 据 流 流 动 及 操 作 流 的 操 作 形 成 了 财 务 数据 " 企业不必设立专门的财务部门进行数据集中录入 $ 加工 处 理 " 会计 信 息 系 统 会 自 动 处 理 并 生 成 各 部 门 所 需 的 数 据 # 如 (在 制 造 业 的 采 购 和 付 款 环 节 中 " 需 购 部 门 在 填 制 & 请 购单 ’ 时就以电子形式在电脑中填制 $ 处理 $ 打印出来 " 通过数 据传输到采购部门 " 经审批后 " 采购部门对外签订采购 & 订单 ’ ) 合同 $ 协议 * 时 " 直 接 用 电 脑 做 记 录 " 而 交 易 成 功 支 付 各 种 款 项时 " 即时在电脑中录入处理或通过电子支付系统支付 # 而在 验收物料环节 " 物流管理部门根据请购部门和采购部门的数 据进行相应的验收 " 把实际收到存货的情况直接录入系统中 " 如填制 & 收料单 ’ 或 & 进 库 单 ’" 生 成 收 料 数 据 " 并 把 数 据 传 输 $ 反映到其他部门 # 这样 " 采购环节的所有业务完成 # 由 各 职 能 部 门 完 成 各 自 的 相 关 业 务 录 入 " 不需要 财 务 部 门另外专门加工录入信息处理 " 大大削弱了财务核算数据加 工的职能 " 从这种意义上说 " 财务部门不必存在 # 但其他各部 门对工作人员的会计素质要求相对较高些 # 传统的会计信息 数据只需在信息中心或各职能部门处理生成 # 五 ! 会计信息化对会计基本职能的冲击 会计的基本职能是核算和监督 # 在会计信息化中 " 核算部 门的数据资料全部由会计信息系统在不同的部门或信息中心 产生 " 而不是在财务部门产生 # 即占财务会计大部分工作时间 的填制凭证 $ 登记账簿 $ 算账结账等繁杂的重复工作由计算机 在各职能部门分别完成 "把财务人员从繁重的会计核算任务中 解放出来 "核算这个职能事实上会不断地被淡化 # 传统的财务会计监督工作 " 主要是实施事后监督 # 实现会 计信息化后 " 所 有 经 济 业 务 发 生 时 " 实 时 形 成 会 计 资 料 " 在 经 济业务的执行过程中就能由各有关部门实行有效控制 " 会计 监督职能得到延伸 " 不再是财务部门专有的职能 " 从而多角度 加强了事中监督 # 财务会计的工作重点转移到管理 $ 决策 $ 监 督方面 # 可见 " 实 现 会 计 信 息 化 后 " 财 务 会 计 将 加 强 预 测 $ 控 制 $ 分析和决策等方面的职能 " 加强事前 $ 事中监督 " 更好地发 挥管理职能 " 参与决策 # #
会计电算化 ! 财苑" #!
会计信息化对会计工作的冲击
广东轻工职业技术学院
会计信息化的理论基础包括 信息技术系统论和信息化论 & 会计 信息化是会计工作的 一 种 进 步%其 首先经历的是会计工作中的会计资 料数字化 % 然后是网络化 % 最后是信 息化 & 这个过程不是简单的用计算 机 处 理 会 计 业 务 %而 是 一 系 列 管 理 系 统 的 组 成 部 分 %使 企 业 管 理 和 人 类社会构成一个有机的会计信息 系统 & 在技术手段上 % 通过互联网实现信息流的传输 % 实现会计 信息对外交流 & 从 信 息 的 输 入 输 出 方 面 看 % 会 计 信 息 化 是 企 业 内 外 的 各 机 构 (部 门 %根 据 授 权 从 系 统 中 或 互 联 网 中 直 接 获取信息和交 流 信 息 的 主 要 途 径 & 从 系 统 层 次 方 面 看 % 会 计 信息系统除了 以 往 的 业 务 处 理 层 外 % 还 包 括 信 息 管 理 层 ( 决 策支持层和决策层 & 一 ! 会计信息化对会计工作流程的冲击
职能部门+
+%自动生成临时账簿
职能部门+%录入原始凭证%记账凭证库+%自动生成临时报表 职能部门 + ! 审核无误的 "! 永久数据库 " +% 自动生成财务分析指标 可 见 %多 个 平 行 的 职 能 部 门 分 别 录 入 反 映 经 济 业 务 的 原 始凭证 % 在信息系统中形成永久性凭证数据库 % 利用这个数据 库 % 生成多种平行关系的临时数据库 % 包括各种账簿 ( 报表 ( 分 析指标等 & 这些临时数据库只在本次查询时按录入的查询条 件生成 % 除打印 或 另 外 以 其 他 介 质 保 存 外 % 退 出 本 次 查 询 后 % 系统不保留本次查询的结果 & 这体现了会计信息系统生成会 计信息资料的灵活 ( 多样特性 & 多个处于平行地位的职能部门汇集数据流 % 通过各环节 的操作 % 在系统中形成不同的数据库 % 财务部门只是利用各种 数据分析生成财务报告等财务资料 & 在此 % 财务工作只是利用 和分析数据信息 % 不是录入加工处理原始数据 % 不需要一套固 定的业务办理程序 % 财务数据也不一定按严格的先后次序生 成 % 可实时生成某一时段的会计信息 % 也可多种信息同时生 成 & 这样 % 传统的会计工作流程被取代 & 核对 % 财务部门从数据库中自动获取到期订单 % 按照信息规则 生成付款凭证 % 实现一人处理 ( 多部门多人共享 & 再 次 %将 所 有 数 据 整 合 于 一 个 数 据 库 中 %实 现 实 时 获 取 信息 ( 实时处理 信 息 ( 实 时 报 告 信 息 的 新 流 程 & 比 如 % 在 超 市 的销售部门 安 排 一 位 财 会 人 员 专 门 处 理 销 售 业 务 % 在 每 笔 销 售业务实现 后 % 将 销 售 单 信 息 和 确 认 信 息 传 递 到 数 据 库 & 财 务部门将自动获取转账凭证 % 登记总账 & 同时 % 销售部门也将 获 得 销 售 明 细 账 %一 方 面 传 递 到 总 部 ’另 一 方 面 传 递 到 供 应 商的信息系 统 中 & 供 应 商 据 此 直 接 安 排 生 产 % 自 动 根 据 超 市 货架信息供货 & 最后 % 在上述工作基础上 % 充分运用和发挥信息技术自动 化的功能 % 提高财务会计流程的速度 & 比如工资管理系统 % 由 人事部门将 所 有 员 工 的 信 息 传 到 数 据 库 中 % 再 由 财 务 人 员 将 其工资上传到组织内部网 * 或委托银行代发 +& 每个员工在网 上查询自己 的 财 务 账 号 或 银 行 账 号 % 随 时 了 解 自 己 的 工 资 状 况 % 核对自己的财务情况 & 这就避免了现行财务会计流程的复 杂程序 % 提高了该流程的运行速度 & #
在此财务工作只是利用原始凭证一审核原始凭证一填制记账凭证一审核和分析数据信息不是录入加工处理原始数据不需要一套固账凭证一支付一登账一对账一结账一编制报表定的业务办理程序财务数据也不一定按严格的先后次序生在财务部门内财务会计工作由多岗位完成各岗位分成可实时生成某一时段的会计信息也可多种信息同时生工不同按部就班按流程处理会计业务