自-21C001物料代码编制规则及维护程序

Q/TD003-A.1-04文件更改申请-通知单
No. ZGS041218-1
注：“性质”指“增加、删除、更改”等。

Q/TD003-A.1-06文件会签单
CC 江苏同大股份有限公司企业规范
Q/TD3CONG-21C001 ————————————————————————————————————————
物料名称及代码的编制规则和维护程序
2004-12-18发布2004-12-20实施
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江苏同大股份有限公司发布
Q/TD003-A.1-09 文件更改记录
1 范围
本程序规定了所有成品、半成品(指有库存状态的在制品，直接采购的已具最终成品主要使用功能的蚊香器等)、原材料代码的编制规则及编制、更改控制要求。

本程序适用于公司所有的信息系统中所引用的成品、半成品、原材料代码。

2 职责
2.1 市场部/国际业务部负责确定成品的代码类别(前4位代码)及成品的名称； 2.2 工厂技术科内勤负责按既定规则编制新增物料代码及原材料类的料品名称； 2.3 工厂技术科科长负责对内勤所编新增物料代码及料品名称的审批；
2.4 工厂技术科内勤负责将维护的物料代码、料品名称及时公布，供各相关环节共享。

3 规则
3.1 成品与半成品 3.1.1成品与半成品代码
成品代码与半成品代码均由4位大写英文字母后接4位阿拉伯数字表示，基本格式及各字符的含义见下。

∆ ∆ ∆ ∆  
注1：如果有两种或两种以上的系列成品同时在外在特征(如几何形状)上以及内在物征(如
香型)上存在不同，则一般以第5、第6位字符区分外在特征，而以第7、第8位字符区分内在特征。

这种情况典型地见于不同造型及香型的固体清香剂。

注2：对于促销装产品，成品编码根据主产品的代码确定。

3.1.2成品与半成品的名称
3.1.2.1成品与半成品的名称的命名规则为:
品牌+品名+规格+型号+香型+版本+促销+（包装）
注1：如果成品或半成品中没有某一类，则可以不标注。

注2：“促销”：一般为促销装写为“促1”,再有同一产品的促销方式时写为“促2”;如已明确什么渠道或方式促销的,则写为“麦”、“家”、“河”等,以1~2字标注,但称呼应统一,比如针对麦德龙的促销,不可此产品叫“麦”,另产品叫“德“。

注3. 对于规格\型号\型号\香型\版本\促销\包装等信息,以简明为原则，但又必须考虑到与以后可能出现的类似成品或半成品名称的区别。

2位，表示同一产品的版本信息，如不同装量规格、不同包装方式、不同香型成品，用01、02、……依次表示。

2位，表示同一小类中，不同产品（品名、造/外型、配方类等）的顺序号，用01、02、……依次表示，按其出现的时间顺序编排。

1位英文字母，表示同一大类中，成品或半成品所属的不同小类，具体对应内容见附录A 。

1位英文字母，表示成品或半成品所属大类，具体对应内容见表2。

1位英文字母，成品表示品牌，具体对应内容见表1；半成品固定为“H ”。

1位英文字母，成品固定为“P ”；半成品固定为“M ”。

；
为解释以上原则，特举例说明。

A.爱家+简香+70g +柠檬+（1X60）
B.爱家+油烟净+500g+重垢型+(现只有一种柠檬,不写)+(不标)+（1X24）
C.全无敌+杀虫剂+600ml+干雾+无味型+04版+促1(如一送一洗洁精,如无不必写)（1X24）
3.1.2.2 成品与半成品规格的命名规则为:
（包装规格）容量规格+促销方式+包装规格+特别标注 促销方式没有的不必写,特别标注没有的不必写. 注： 为解释以上原则，特举例说明。

A ．70g*3只*10组/箱,三联装 3.2 原材料 3.2.1原材料代码
原材料代码由2位大写英文字母后接6位阿拉伯数字表示，基本格式及各字符的含义如下。

∆∆  
3.2.2 原材料的名称与规格描述 3.2.2.1原材料名称的编码规则：
名称+品种说明+规格说明+香型说明+（版本号） 注： 为解释以上原则，特举例说明。

A.箱外条码不干胶-简香70g 柠檬 B.底贴-珍珠清香剂桂花
C.瓶贴-爱家油烟净500ml 重垢型
D.铝箔-PP 卷材有字
E.标签-爱家洁地灵1.25L （02版）
F.底盒-透明简装清香剂70g 有字
3.2.2.2 原材料规格：
用于对原材料名称进行补充说明或特别说明 如：颜色同爱家桂花
4位数字，表示同一类别中不同物料的顺序号， 用0001、0002……依次表示。

2位数字，表示物料小类标识，如化学原料中的B 方产出原料、无机化工原料等，用01、02……依次表示，具体对应内容见附录B 。

2位大写英字母，表示物料大类标识，对于化学原料用“MC ”表示，对于包装材料用“MP ”表示。

4 程序
4.1 需求提出
新物料形成有以下几个来源：
a) 市场部编发的[包装方案审批单]；
b) 研发部编发的《产品配方》；
c) 市场部有关促销或其它调整可能产生新物料的由部门经理签发的书面信息；
d) 其它环节可能引起物料增加的由部门经理签发的书面信息。

4.2 代码编制
4.2.1 成品代码类别的确定
市场部/国际业务部在编制[包装方案审批单]或者签发有关产品促销的信息时，需同时明确上市产品的标准名称以及前4位物料代码，同时决定是否需要在“附录A 江苏同大现有成品、半成品小类”中增加新产品的小类，若需更改，填写[信息更改申请单]交技术科、信息中心审批同意后，按照Q/TD2CONG-21P001《文件控制程序》执行。

4.2.2 半成品和原材料代码类别的确定
半成品和原材料代码类别，由工厂技术科根据编码规则确定。

4.2.3 代码核查和确认
工厂技术科内勤接到“4.1”中信息后，核查确认需增加的物料清单，核查需遵循以下原则：
a) 同样的物料只允许维护一个代码；
b) 化工原料每一品种、每一规格分别维护不同代码；
c) 包装材料系结构或印刷版面稍作调整，基本不引起价格差异（变化＜0.5%），且新旧版本不同时使用，直接延用原代码，主描述可适当调整；
d) 仅配方更改的，不引起产品外在特征变化的，新旧配方不同时使用，且基本不引起价格差异（变化＜0.5%），其上级的各半成品直到成品直接延用原代码，但BOM结构作相应调整；
e) 由于市场部原因将产品销售名称调整，并可能涉及一些包材印刷调整，而其它内容物均未有变化，两种产品自然切换，不同时生产，销售价格方案不变的，成品与半成品直接延用原代码，但主描述适当改变；
f) 塑件新开模具，与原有塑件稍有差异，但投用时不区别，则直接延用原代码；
g) 其它改变或增加物料均需维护新零件号；
h) 由于特殊情况，需对原采用同一代码的材料区别投用时，如属阶段性事项，由质量控制部门直接与各环节联系，要求做好控制；如属长期运行，需由市场部发正式信息方可增加。

注：为解释以上原则，特举例说明。

例1：2001年以印有“全害虫型”字样的气雾罐生产公司主打杀虫气雾剂，当时为该成品定义代码“PABA0101”；到2002年，改用印有“广谱型”字样的气雾罐生产此产品。

则该成品的代码是沿用原代码，还是另外定义？——由于这种物质结构上的变化不会引起成本及产品市场形象的变化，因此，该成品2002年的代码是否沿用“PABA0101”，完全取决于2002年，这两种罐外文字不同的产品是否会同时生产。

若会同时生产(比如库存的空罐尚未用完)，则不能沿有原代码；否则沿用原代码，当然，在这种情况下，该代码的主描述应由“全无敌杀虫气雾剂全害虫型”更改为“全无敌杀虫气雾剂广谱型”，且该成品代码的BOM结构亦应更改。

例2：2002年起规定“全无敌杀虫气雾剂全害虫型”全部使用新格式的箱外合格证，则该产品的代码是否要更新？——由于旧格式的箱外合格证不会在“全无敌杀虫气雾剂全害虫型”中使用，而箱外合格证格式的变化对产品的成本、市场形象也没有影响，因此成品沿用原代码，当然，成品说明中可加上“新箱外合格证”之类的标志，且该成品代码的BOM结构亦新更改。

4.2.4 代码录入
技术科内勤确认需增加的物料后，按规则编制代码，在公司《编码管理系统》录入所编制的编码，上报工厂技术科科长确认；
4.2.5 代码审核
工厂技术科科长根据方案、配方及编码规则等文件，通过公司《编码管理系统》对拟定代码进行审核，并确认或提出修改意见；
4.2.6 代码公告
经过批准的物料代码通过公司《编码管理系统》软件公告；
4.2.7 代码查询
各信息系统代码录入人员通过公司《编码管理系统》进行代码查询，并负责将需要的代码录入自己管理的信息系统。

4.3 代码更改
4.3.1 代码的更改包括：作废代码的禁用、产品描述的更改；
4.3.2 各物料代码运用环节发现物料代码异常，需及时填写[质量传递信息单]向工厂技术科反馈；
4.3.3 工厂技术科内勤对反馈信息认真核查，确认需更改的提出更改方案，方案需包括更改可能引起的其它环节变动的处理，报工厂技术科科长审批；
4.3.4 工厂技术科长审批同意后，工厂技术科内勤需尽快实施更改，通知各相关环节，并跟踪整个切换过程，确保按方案有效实施；
4.3.5 对于由于种种原因代码录入操作错误，导致信息系统中的代码与拟定代码不相符合，则分别报上述管理软件的系统管理员负责处理。

4.4 代码清理
每年12月份，由技术科内勤对于现有的物料代码进行清查，列出库存为零的物料清单，分别交市场部（包装材料以及产品）和研发部（化工原料），确认该物料是否已经淘汰，日后是否可能使用该物料代码。

市场部经理或研发部经理确认物料淘汰后，技术科内勤将此代码作废。

附录A 《江苏同大现有成品、半成品小类》
附录B 《江苏同大原材料小类》
附录C [新增加物料代码确认表]
附录D [信息更改申请单]
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编制：审核：批准：————————————————————————————————————————
2004年12月18日
附录A 江苏同大现有成品、半成品小类
附录B 江苏同大原材料小类
附录C 新增物料代码确认表类别：□成品□半成品□原材料
附录D 信息更改申请单。