档案管理培训(上、下)
档案管理培训内容
档案管理培训内容
1. 文档管理基本概念
a) 文档管理的定义
文档管理是一种有系统、有序地组织、管理和使用文档资源，使文
档资源保持有效和有价值，以最大程度满足使用者的要求，从而达到
实现企业或组织业务持续发展的管理技术体系。
b) 文档管理的目的
文档管理的主要目的是提高企业或组织的文档管理水平，使企业或组
织运行更有效率，改善企业或组织的信息管理，提高企业的工作标准，从而提高企业的效率和利润水平，实现长期的稳定发展。
2. 文档管理的功能
文档管理的主要功能包括：
a) 数据收集：有效利用企业现有环境和资源，整理文档中的数据，以
明确标准和文件索引保存数据并加以确认。
b) 数据归档：根据文档的属性，经过编号、归类、排序，以及对文件
的索引和查询，将文件有序地存储在正确的存储介质上。
c) 数据检索：利用计算机系统检索文档存储介质上的数据，实现对文
件的快速查找和准确定位。
d) 数据使用：利用文档管理有效地使用存储介质上的数据，满足企业
管理工作中对文档的需要。
e) 数据维护：对文档存储介质上的数据加以定期检查和维护，使存储
介质上的数据保持完整可靠的状态。
3. 文档管理的步骤
文档管理的步骤一般分为三个主要步骤：
a) 文档的创建和记录：在此阶段，企业需要建立文档管理系统，根据企业的需求确定管理目标，组织编制文档，记录和汇总文档；
b) 文档的存储和处理：在此阶段，企业需要制定文档的存储标准，根据文档的类型、文档的重要性和可用的资源，确定文档的存储位置，按一定的系统管理文档档案；
c) 文件的运用与维护：在此阶段，企业需要定期整理文档，更新文档内容和索引，并对文档和文档存储介质进行定期维护，以确保文档资源的健康发展。
档案管理培训完整版课件
档案管理培训完整版课件
一、教学内容
二、教学目标
1. 理解档案的基本概念，掌握档案的分类和归档原则。
2. 学会档案的保管方法和检索系统的构建。
3. 了解电子档案管理的现状与发展趋势。
三、教学难点与重点
难点：档案检索系统的构建与电子档案管理。
重点：档案的分类、归档原则及保管方法。
四、教具与学具准备
1. 教具：PPT课件、黑板、粉笔。
2. 学具：教材《档案管理学》、笔记本、文具。
五、教学过程
1. 实践情景引入（10分钟）
通过展示一个企业档案管理混乱的案例，引发学生对档案管理的重视。
2. 理论讲解（30分钟）
讲解档案的定义、分类、归档原则。
分析档案保管的重要性，介绍保管方法。
3. 例题讲解（15分钟）
以一个实际档案分类的例题，引导学生掌握分类方法。
4. 随堂练习（10分钟）
让学生现场进行档案分类练习，加深对分类方法的理解。
5. 档案检索系统构建与电子档案管理讲解（25分钟）
介绍档案检索系统的构建方法。
分析电子档案管理的现状与发展趋势。
6. 互动环节（10分钟）
学生提问，教师解答。
回顾本节课的重点内容，强调学习档案管理的重要性。
六、板书设计
1. 档案分类及归档原则
2. 档案保管方法
3. 档案检索系统构建
4. 电子档案管理
七、作业设计
1. 作业题目：请结合所学内容，分析并优化一个档案管理案例。答案：
（1）明确档案分类，按照归档原则进行整理。
（2）加强档案保管，防止丢失、损坏。
（3）构建档案检索系统，提高查找效率。
（4）逐步推行电子档案管理，实现信息化。
2. 作业题目：简述电子档案管理的优势。
答案：
档案管理培训ppt课件(完整版)pdf
档案安全与保护
档案安全
建立健全的档案安全管理制度，加强档案 室的安全防范工作，确保档案实体和信息 安全。
VS
档案保护
采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确 保档案的长期保存。同时，定期对档案进 行检查和修复，确保其完整性和可用性。
保持档案之间的有机联系，不随意拆散或重新组合。
档案整理的程序与要求
01
遵循档案的形成规律，保持其历史 原貌。
02
便于档案的保管和利用，提高管理 效率。
档案鉴定与销毁
历史价Байду номын сангаас原则
鉴定档案是否具有历史价值，是否反映重要事件或人物。
科学价值原则
鉴定档案是否具有科学研究价值，是否包含重要数据或信息。
档案鉴定与销毁
档案的分类
根据档案的性质、内容和载体等特征， 档案可分为文书档案、科技档案、会计 档案、人事档案、音像档案、实物档案 等。
档案管理的重要性
凭证作用
档案是历史的真实记录，具有凭 证作用，可以为各种决策提供可
靠的依据。
参考作用
档案中蕴含着丰富的知识和信息， 可以为各项工作提供重要的参考。
宣传作用
档案是宣传教育的生动素材，可以 通过展览、陈列、出版等方式进行 宣传，提高人们的认识和意识。
2024版档案管理培训(上)
对个人/组织提出建议和要求
持续学习
强化实践
推动创新
（注
档案管理是一个不断发展的 领域，个人和组织应持续学 习新知识、新技能，以适应
不断变化的需求。
通过实际操作和实践，不断 积累经验，提高档案管理的
实际操作能力。
鼓励个人和组织在档案管理 中尝试新方法、新思路，推
动档案管理的创新发展。
由于您未提供“档案管理培 训(下)”的大纲内容，因此无 法为您生成相应的扩展结果。 如需完善“档案管理培训(下)” 的内容，请提供相关大纲或
混合存储
结合本地存储和云存储的优势，根据档案的重要性和使用频率选择 合适的存储方式。
数字化安全保障措施
数据加密
对数字化档案进行加密处理，确保数据传输 和存储过程中的安全性。
定期备份
定期对数字化档案进行备份，确保数据的安 全性和完整性。
访问控制
设置严格的访问权限，防止未经授权的访问 和篡改。
防病毒攻击
编研成果类型及特点
汇编型成果
将分散的、零星的档案材料按照 一定的主题或时间顺序进行汇编， 形成系统性的资料集，具有资料 性强、内容丰富、易于利用等特
点。
编纂型成果
在汇编的基础上，对档案材料进 行深入研究和分析，形成具有学 术价值的专著、论文等成果，具 有学术性高、研究性强等特点。
创造型成果
（档案管理）档案管理学专题培训
（档案管理）档案管理学
专题培训
档案管理学教案
第一章档案概论
第一节档案的起源与沿革
一、档案的起源
关于档案的起源，主要有以下四种观点：
第一种观点认为：在国家诞生以后，产生了文字，用文字记录国家的各种事务，就形成了档案。
第二种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，国家产生后，用文字记录国家的各种事务，形成了档案。
第三种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，原始部落用这种文字记录各项事务，就形成了比较原始的档案。国家形成后，形成了比较有条理的档案。
第四种观点认为：原始社会的结绳、刻契，就是原始的档案，文字、国家形成后，形成了比较有条理的档案。
1、2条又称为阶级社会产物论，又称为文字、国家条件说。3、4条又称为原始社会产物说。
二、档案的沿革
档案的沿革可以从以下分析：
1、载体沿革
档案按载体可分为：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案等。
2、名称的沿革
A、“档案”在商代称为“册”；周代称为“中”；秦汉称为“典籍”；魏晋以后称“文书”、“文案”；唐、宋以来称“文卷”、“案卷”、“案牍”
B、“档案”一词，一般认为初见于清代。
a、顺治十八年（1661年）的官府文书中，有“档案”一词的使用，即“查得顺治十四年四月臣部题定档案”。
b、康熙十九年（1680年）“起居注”：“上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵，部中无档案。”
c、杨宾《柳边纪略》(成书于1707年，康熙四十六年)
说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。”
2024版档案管理培训课件(1)
2024版档案管理培训课件
一、教学内容
本节课我们将学习2024版档案管理培训教材的第二章“档案管理的基本原则和方法”，详细内容涉及档案的收集、整理、保存、利用和销毁等环节，重点探讨档案管理的规范化、标准化及电子档案管理的基本技巧。
二、教学目标
1. 让学生了解和掌握档案管理的基本原则和方法。
2. 培养学生运用档案管理软件进行电子档案管理的能力。
3. 提高学生对档案管理重要性的认识，培养其档案保护意识。
三、教学难点与重点
教学难点：电子档案管理的具体操作方法及档案管理软件的使用。
教学重点：档案管理的基本原则、方法和档案保护意识。
四、教具与学具准备
1. 教具：计算机、投影仪、档案管理软件。
2. 学具：笔记本电脑、教材、笔记用具。
五、教学过程
1. 实践情景引入（5分钟）
通过展示一个企业档案管理混乱导致资料丢失的案例，引起学生对档案管理的重视。
2. 理论讲解（15分钟）
详细讲解档案管理的基本原则、方法和流程，引导学生了解档案管理的规范化、标准化。
3. 例题讲解（10分钟）
通过具体案例，讲解如何运用档案管理软件进行电子档案管理。
4. 随堂练习（10分钟）
让学生动手操作档案管理软件，进行电子档案的创建、分类和检索。
5. 互动讨论（10分钟）
讨论档案管理在实际工作中的应用，让学生分享自己的经验和看法。
六、板书设计
1. 档案管理的基本原则
2. 档案管理的方法和流程
3. 电子档案管理技巧
七、作业设计
答案要点：
（1）案例背景及问题分析
（2）档案管理原则和方法的应用
（3）电子档案管理软件的使用
（4）案例启示
档案室档案的管理培训教材.pptx
档案业务知识
（四）档案工作各个环节
1、档案收集工作。就是把分散在各办公 室内部和个人手中的文件材料，按照规定集中 保存起来。
2、档案整理工作。就是把收集来的零散的 不系统的文件材料进行分类、组合、排列和编 目，使整理出的档案能够反映历史活动的真实 面貌，便于保管和利用。
3、档案鉴定工作。就是根据档案对今后各 方面可能起的作用，通过甄别档案的价值，确 定期保管期限，把已失去价值的档案剔除销毁。
检查的过程中，可以将收集的文件材料分为以下 几类：
①本单位工作中形成的文件材料 ②上级单位下发的文件材料 ③不相隶属单位之间抄送的文件材料 ④下级单位上报的文件材料
文件材料检查
档案业务知识
①归档的文件材料是必须是原件（与资料有区别） ②同一事由的文件是否办理完毕，是否生效； ③文件材料是否齐全完整，每份文件的正本、定 稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整； ④文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求，超 大的纸张按A4纸大小折叠。 ⑤非纸质的的归档文件材料应与其文字说明一起 归档。
2、档案的参考作用。（鉴古知今）
今世可以知古，后世可以知今”档案作为一 种历史记录，不仅具有凭证作用，同样也具有 广泛的参考作用。
档案业务知识
（三）档案的种类
1、按历史时期分：
中华人民共和国成立前 、 中华人民共和国成立后。
2、按档案的内容性质分： 文书档案、科技档案、专门档案、特殊载体档案
《档案管理》培训模板(含完整内容)
档案管理方法档案管理方式电子档案管理
01档案管理工作内容P A R T 02档案管理的方式P A R T 03档案管理方法P A R T 目 录
C
A
T
A
L
O
G
U
E
04
电子档案管理
P A R T
PART 01
档案管理工作内容
档案管理是档案馆直接对档案实体和档案信息进行管理
并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案
事业最基本的组成部分。
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案是什么
档案管理工作内容
Archives management training
档案管理干什么
合同会议记录项目资料
电子文档往来票据
档案管理工作内容
Archives management training
同时建立索引
1采购合同
2销售合同
3
往来文件
4招投标资料
5技术资料
6
其
它
档案管理工作内容
Archives management training
档案放哪儿1．抽屉式直立档案
容易分类
易于保密
保护性好检索简便
档案管理工作内容
Archives management training
档案放哪儿
整齐划一
01
便于取阅02
易于查找03
保密性一般
04
2．开放式横向档案
档案管理工作内容
Archives management training
档案放哪儿01020304
容易保存有顺序性保密性差容易损毁
3．穿孔式活页夹
档案管理工作内容
Archives management training
档案放哪儿
1
标准统一
档案管理基础知识培训
(4)项目号的编制方法： 严格说来，项目号也属于类别号的组成部分，是档案所反映的项目的 代号。项目号使用产品、工程、课题、设备等档案的代字和代号。
(5)案卷号的编制方法： 案卷号用三位阿拉伯数字标识，一个目录内或类别内的案卷按排列次
二、全宗及其构成
1、什么是全宗？P70 2、什么是全宗的构成者（即立档单位）？
全宗构成者需要具备怎样的条件？ 3、 • 立档单位变化对全宗划分的影响
注：个人全宗始终作为一个全宗 • 立档单位变化全宗如何处理？
新成立单位 撤销单位 合并或兼并后形成新的单位 原单位分立成若干个单位 内设机构独立或并入
（1）年度分类法 （2）组织机构分类法 （3）问题分类法 （4）门类分类法 （5）职能分类法
复式分类法
全宗是一个复杂的档案整体，全宗内档案的分类往
往需要两种以上分类法的结合使用，即采用复式分类法。
•
（1）年度—组织机构分类法
（2）组织机构—年度分类法
（3）年度—问题分类法
（4）问题—年度分类法
4、分类方案的编制
全宗属类代码 全宗顺序号
(2)案卷目录号的编制方法： 案卷目录号以三位阿拉伯数字标识，应根据全宗内档案整理状况，
机关档案管理工作培训-PPT课件
主要内容
第一部分
第二部分 第三部分 第四部分
什么是档案
机关档案室和档案人员的基本职责 机关档案管理的主要环节 归档范围和保管期限划分
什么是档案
一、档案的定义 二、档案的特性 三、档案与文件的区别
一、 档案 的定义 《中华人民共和国档案法》中档案的定义： 档案，是指过去和现在的国家机构、社会组 织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术 、文化、宗教等活动直接形成的，对国家和社会 有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式 的历史记录。
(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、 请示与本机关的复函、批复等文件材料
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 国家档案局 第8号令 划分永久时，需要注意以下问题：
（原则：以我为主，以人为本）
1.突出本机关自身的文件材料
2.突出本机关主要职能的文件材料
3.突出反映本机关机构演变及人事任免的文件材料
载体多样：甲骨、青铜、石材、竹简 纸张、胶带、光盘 形式多样：文字、图表、声音、图像
三、档案与文件的区别
• 处理完毕的文件才成为档案
• 对日后工作有查考价值利用价值的文件 才有必要作为档案保存 • 通过立卷归档集中整理保存起来的文件 才能转化为档案
机关档案室和档案人员的工作职责
机关档案室的主要职责： （一）建立健全本单位的档案工作规章制度； （二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归 档； （三）集中统一管理本单位档案，并按照规定向 综合档案馆移交档案； （四）监督指导所属机构的档案工作。
档案管理制度及流程培训
一、培训背景
档案是记录和反映企业、政府机关、事业单位等组织历史、现状和未来发展的真实记录，对于维护组织权益、保障工作顺利进行具有重要意义。为提高档案管理水平，规范档案管理工作，特举办本次档案管理制度及流程培训。
二、培训目标
1. 提高参训人员对档案管理重要性的认识，增强档案管理意识；
2. 使参训人员掌握档案管理的相关法律法规、规章制度；
3. 使参训人员熟悉档案收集、整理、归档、保管、利用等流程；
4. 提高参训人员档案管理的实际操作能力。
三、培训内容
1. 档案管理概述
（1）档案的定义、特征、价值；
（2）档案管理的意义和作用；
（3）档案管理的法律法规和标准。
2. 档案收集与整理
（1）档案收集的范围、原则和方法；
（2）档案整理的原则、方法和要求；
（3）档案分类和编号的规定。
3. 档案归档与保管
（1）档案归档的范围、原则和程序；
（2）档案保管的要求和措施；
（3）档案数字化和电子档案管理。
4. 档案利用与销毁
（1）档案利用的范围、原则和程序；
（2）档案销毁的范围、原则和程序；
（3）档案信息资源共享。
5. 档案安全管理
（1）档案安全的重要性；
（2）档案安全的措施和制度；
（3）档案安全事故的预防和处理。
四、培训对象
1. 企业、政府机关、事业单位等组织的档案管理人员；
2. 档案部门负责人；
3. 相关部门负责人；
4. 档案利用者。
五、培训方式
1. 讲座：邀请档案管理专家进行专题讲座；
2. 案例分析：结合实际案例，分析档案管理的难点和问题；
3. 实操演练：组织参训人员进行档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的实操演练；
档案管理培训课件PPT(共 51张)
• 二、分类方法 • 1、档案分类工作的程序
设计 分类 方案
划分 全宗
划分 大类
划分 属类 小类
给定 编号
2、常用分类方法
职能分类 时间分类 作者分类 专题分类 项目分类 型号分类 区域分类 专业分类 外形或文种分类
职能分类方法适用于一 级类目的区分;
其他分类方法则适用于 二级以下类目的划分.
档案编号
一、分类标识（分类号）方法
1、管理类档案的分类采用全宗号+阿拉伯数 字进行标识。一级类目使用00-99标识， 二级类目使用000-999标识、三级类目使 用0000-9999标识，依此类推。没有标注 出来的数码标识为空号，留作今后类目扩 展使用。各级类目标识之间用“.”隔开。
3、全宗的划分（机构代码）
• 管理类档案的分类方案采用全宗号+ 阿拉伯数字进行标识。
• 工程建设类档案的分类方案采用全宗 代码+阿拉伯数字和字母进行标识。 全宗代码同上。全宗以下一级类目之 后附上工程项目的字母代码，如青银 线为QY,地铁二线为DT2，塔韩线为 TH，新准线为XZ表示，
4、一级类目的划分
• 2、综合管理部档案管理员负责公司所有 档案资料的统一收集管理，各部门的档案 管理员负责本部门档案资料的使用管理。
• 3、档案管理人员要严格执行公司档案管 理规定，认真细致地做好档案保管以及利 用工作，充分发挥档案资料的作用。
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档案管理基础知识（2011-4）
（一）收集文件
1、能够反映本单位主要活动的 2、确保归档文件材料的齐全、完整 3、对不需归档的文件要进行剔除。 4、要注意“帐外”文件的收集。例如：
各种上报图表、花名册、本单位出版的 书刊和外出开会带回的会议文件等。
收集方法上要注意的两点
第一点是注意平时 收集，即平时将某次会 议或处理某件事、解决 某个问题所形成的文字 材料收集起来；
一、什么是档案
简单的说：就是记录某个对象发展历程的各种信息 。
对象 人类 国家 个人 某个事项 等等
载体 骨头 竹简 锦帛 纸 胶片 等等
一、什么是档案
档案概念有百余种： 法语国家
认为文件（文书）一旦形成就叫做档案 英语国家
认为文件进入档案馆后才叫做档案 国内
有人认为只有经过专门整理和鉴定的归档文件 才能称作档案；
”、“10年”。也可填
写简称“永”“30”“10”
。
年度：填写文件
形成年度，应采用公 元纪年，以4位阿拉伯 数字标注。如：一九 九八年表示为“1998” ，不能简化为“98”。
馆编件号：
暂不填写，如需档 案移交进馆时按进 馆要求填写。
室编件号：按文件排列顺序从“1”开始逐件
标注。室编件号应在同一年度、同一组织机构的同 一保管期限内，从“1”开始逐件流水编号。例如： 2007年办公室永久、30年、10年三个保管期限的 归档文件，编号后形成的三个流水号，即永久的从 “1”开始编写一个流水件号；“30”年的从“1”开始 编写一个流水件号；“10”年的也从“1”开始编写一 个流水件号。更要注意的是，件号应逐件编写，件 号不得重复，不得出现空号。填写时用阿拉伯数字 标注。
1．抽屉式直立档案
容易分类 易于保密 保护性好 检索简便
2．开放式横向档案
整齐划一 便于取阅 易于查找 保密性一般
49
3．穿孔式活页夹
容易保存 有顺序性
容易损毁 保密性差
50
4．档案盒
标准统一 便于存取 长期保存 保护性好
51
5．金属文件夹
灵活取用 存量较小 容易脱落
52
6．透明资料袋
隔水防污 拿取方便 保密性低 暂时保存
有人认为只有档案机关收藏的无现行作用的文 件才能称之为档案 ……
档案的最新定义
组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成 的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信 息
二、档案的种类
按照档案来源、时间、内容和形式特征的异 同点，档案可以有很多层次的划分。
（一）依据档案的形成分 根据档案形成者可分为国家机构档案、 党派团体档案、企业单位档案、事业单位 档案、名人档案等。
1 从化 从府 市人 [2005] 民政 号 府
2
题
名
关于×××的通知
日期 归档 文件格 备
页数 式
Βιβλιοθήκη Baidu
注
2005 5 -0602
（八）填写备考表
备考表：即盒内文件情况说明表。主要用于填写 本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要 说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。 • 整理人：由负责本盒文件整理归档的人员签名。 • 检查人：由负责本盒文件归档质量审核的人员
机构（问题）：《规则》将机构（问题）项
作为选择项，是因为对于文件数量少或内部机构简单 的机关，只选择年度、保管期限两种分类法即可满足 整理工作的需要，无须再分机构（问题）。但对大多 数机关来说，选择机构（问题）进行分类还是必要的 ，编号时也必须相应编制机构（问题）项。填写机构 项时，如果机构名称太长，也可规范简称表示，如 “政策法规”可简称“政法司”经济贸易处可简称为 “经贸处”，但不能使用“一司”“一处”等。填写 问题项时，应严格按照分类方案设定的类目直接填写 ，如“党群”“行政”“业务”等。
（四）按照记录信息方式分 按照记录信息方式可分为文字档案、图 形档案、声像档案。
声像档案又分为照片、录音、录像、影 片档案。
（五）根据档案所有权形式分 根据档案所有权形式可分为国家所有档 案、集体所有档案和个人所有档案。
在外国通常分为公共档案和私人档案。
（六）其他常见档案种类划分还有
在中国，常见的档案种类划分尚有把档 案划分为文书档案、 科学技术档案和专 门档案。
各部门发文； 4.各部门制度与程序、人事资料、财务报表、技术资料
等； 5.公司会议纪要； 6.公司经营活动中所订立的合同、协议及契约书； 7.公司经营所需的各种证照资料； 8.公司重大活动的录像、光碟与图片等； 9.其它涉及公司商业机密的资料等。
（二）企业档案分类
• 按载体分 1、纸质档案 2、电子档案(需要借助计算机阅读的档案) 3、音像档案 4、图片档案
（四）文件装订
1、修裱破损或页幅过小的文件 2、复制字纸模糊或易褪变的文件（以纯蓝墨水、
红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字 迹材料制成的文件材料、传真件等进行复制） 3、超大纸张折叠（对报表、图样等纸张幅面大 于A4规格的文件，需加以折叠。操作时要尽量 减少折叠次数，文件页数较多时，宜整份折叠 4、去除会生锈的金属物（订书钉、曲别针、大 头针等装订用品）。
签名。 • 日期：填写归档的年、月、日。
（九）文件装盒
• 将整理好的归档文件按照编号顺序装入 档案盒，文件松紧要适当，盒满为限。 同一盒内同一年度，同一保管期限。
• 在档案盒的背脊上填上以下项目：全宗 名称、全宗号、类别号、年度、期限、 机构（不分机构的单位可空）、起止件 号。（详见下图）
（九）文件装盒
7 文件著录 8 填备考表 9 文件装盒 10 打印目录 11 入库装柜
（五）企业档案的使用
通常遵循“先审批、后使用”的登记原则
• 档案使用时限、地点、方式应按照审批范围内使用； • 档案使用地点原则要求在公司内，因工作需要需带
离公司的，应经批准后方可带出； • 档案的收发和传递，由指定人员担任，实行签收制
档案管理基础知识（2011-4）
第二点是注意年终收集， 即年终要把本单位收发文 本上作了登记的全部文件 材料收集起来；
档案管理基础知识（2011-4）
档案管理基础知识（2011-4）
（二）区分年度
根据文件形成和处理的年度进行归档，通用规则： • 一般的文件材料，放在其形成的年度归档。 • 计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放
在文件内容针对的年度。 • 长远规划，放在文件内容针对的头一年。 • 多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。 • 跨年度的案件，放在结案的一年；跨年度的会
议，放在闭幕年。
（三）划分期限
1、准确地判定每一份文件和每一组文件的 价值
2、一般保管期限分为： 永久（无限期） 长期（16－50年） 短期（15年以下）
• 各部门的档案由专人负责收集、整理与 保管；
• 档案资料应收集完整、齐全，建立目录， 并及时更新；
• 档案管理员日常收到待建档资料后，须 根据不同类别进行存放归档，并确保档 案资料的安全与完整（防潮、防尘防火 及保密性）
（四）企业档案归档大致步骤
1 收集文件 2 区分年度 3 划分期限 4 文件装订 5 文件排列 6 文件编号
档案管理基础知识培训（上）
2020/5/31
为什么要做档案？
档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经 营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步 发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重 要作用。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项 基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套 适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案 体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公 司各项综合业务的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险 起到一定的必备作用。
（七）文件著录
• 即建立目录。著录项目必须准确、详细， 以提高利用文件的查准率、查全率。
• 必须著录的项目有：序号、文件题名、 责任者、文号、成文日期、全宗号（没 有全宗号可留空）、页数、件号、归档 年度、保管期限等。（见图样）
全宗号 类别号 年度 保管期限 机构
归档文件目录
A 2011
短期
件 责任 文号 号者
档案分类是多种角度、多层次的分类系 统，分类方法比较复杂，一直存在多种 意见，是档案学研究的主要内容之一。
• 分散、零乱、质杂、量大、孤本等特点 • 集中、系统、优质、专指、广泛应用
三、档 案 管 理
• 档案管理亦称档案工作。是直接对档案 实体和档案信息进行管理并提供利用服 务的各项业务工作的总称。
档案管理的对象是档案，服务对象是档 案利用者。
档案管理包括哪些内容：
• 档案收集 • 档案整理 • 档案价值鉴定 • 档案保管 • 档案编目
• 档案检索
• 档案统计
• 档案编辑和 研究
• 档案提供利 用
档案管理的意义：
档案管理是整个社会发展系统的组成 部分之一，在构成整个社会的科学能力中 占有重要地位，成为社会信息系统的基石。 档案管理不仅对局部单位或个人的工作和 生产有意义，对整个社会也有意义，不仅 具有当前的、现实的意义，也具有长远的、 历史的意义。
钉
××× ××× ××× ×××
××× ×××
三
点
×××
一
××× ×××
线
××× ××× ××× ×××
装
××× ××× ××× ×××
订
××× ×××
××× ×××
（五）文件排序
• 保管期限—机构—时间（档案室） • 机构—保管期限—时间 • 机构—时间（部门）
（六）文件编号
• 归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥 或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章
四、企业档案管理
• 企业档案：是指企业在日常工作中从事 企业管理、生产、经营、销售、经济核 算及科学研究等活动中直接形成的有保 存价值的真实记录。主要包括文字、图 表、音像等。
（一）企业档案通常包括的内容
1.由政府机构发至公司的文件； 2.公司业务往来的资料； 3.以公司或董事长/总经理名义对内、对外发布的文件，
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7．多层资料盒
拿取方便 临时存取 保密性差
5、如果是组合件，应按一定顺序进行文件排列：
正本在前，定稿在后； 正本在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 译文在前，原文在后， 转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后。
6、装订 采用左侧、下侧对齐方式，用不锈钢钉装订或 线装订。
不
×××
××× ×××
锈
××× ×××
钢
××× ××× ××× ×××
全宗号 年度
类别号 机构
期限 件号
• 每年归档工作结束后，发现有未归档文件？
可将该文件排在相应年度已归档文件之后编目 归档。
如何填写档案盒背脊
全宗号：档案馆
给立档单位编制的代
号。因为是必备项，
有全宗号的单位，必
须填写，没有全宗代
保管期限：填写
号的单位此栏空置， 归档文件保管期限，分
可暂不填写。
为：“永久”、“30年
度，各公司可根据需要对档案进行按级别查阅的保 密措施； • 借用档案文件，须做好登记，并注明用途及归还日 期。
档案管理基础知识培训（下）
企业档案归档大致步骤
1 收集文件 2 区分年度 3 划分期限 4 文件装订 5 文件排列 6 文件编号
7 文件著录 8 填备考表 9 文件装盒 10 打印目录 11 入库装柜
全
宗
名
称
档
全宗号
案 类别号
盒
背
年度
脊 机构
式
样
期限
起止件号
×
×
已
公
填
司 全宗号
好
的
类别号
档
A 年度
案
2005
背
机构
脊
期限
事
短期
例
起止件号
1－28
（十）打印目录
目录包括内容： • 文件盒背脊信息 • 文件著录
（十）入库装箱柜
• 档案柜编号 • 文件盒摆放原则：由上至下、从左至右 • 采用竖放
档案
放哪儿
• 按档案内容分
1、营业证照类、申报批复类、政府通知类、 对外往来函、会议记录类、管理制度类
2、经营合同类、固定资产类、宣传资料类、 内部发文类、报告计划类
3、人事资料类、财务资料类、技术资料类、 生产资料类、行业资料类、客户资料类
（三）企业档案管理
• 企业档案的管理通常按照职能部门划分， 以部门为单位进行分管。行政（办公室） 部门负有指导和监督各部门档案管理的 责任；
（二）根据档案内容性质分
根据档案内容性质可分为立法档案、行 政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、 经济档案、科学技术档案、艺术档案、宗 教档案等等。
上述每种档案，又可具体细分
（三）根据档案的载体形式分
根据档案的载体形式可分为石刻档案、 泥板档案、甲骨档案、金文档案、简牍档 案、锦帛档案、纸质档案、纸草档案、羊 皮档案、蜡板档案、棕榈叶档案、桦树皮 档案、胶片档案、磁带档案等等多种新型 的载体