第6次课 文档高级排版技术

第6次课文档高级排版技术教学目的和要求：1、掌握样式的新建、修改与应用；2、掌握脚注、尾注、批注、题注的插入；3、掌握书签的插入和使用；4、能够使用并录制宏来加速文档编辑进程；5、了解域的使用；6、掌握如何查看文档摘要并统计文档的字数和行数。

教学重点和难点：1、样式的新建、修改与应用；2、脚注、尾注、批注、题注的插入；3、书签的插入和使用。

教学方法及手段：实例教学，讲授与演示结合。

教学内容：6.1 样式所谓样式就是由多个格式排版命令组合而成的集合，或者说，样式是一系列预置的排版指令。

当你希望改变某个特定文本（可以是一行文字、一段文字、也可以是整篇文档）的所有格式时，可以Word 2000 的样式来改变它。

因此，使用样式可以极大地提高工作效率。

样式排版通常应用于，此外也可以应用于目录书眉和页码等。

6.1.1 新建样式在排版文档时，经常要排版一些格式一致、而且具有多种文本格式的标题。

如果每排版一个标题都执行多次相同的命令，那将增加很多机械性的重复操作。

而有了Word 2000 中的样式功能，你就可以节省排版时间，加快排版速度。

Word 2000中文版提供了很多种内置的样式供用户使用，如标题样式、正文样式等（如图1所示）。

另外，Word 2000 中文版还可以让用户自己创建一些新样式，并利用新样式来排版。

图6-1要新建样式，可如下操作：（1）单击“格式”菜单（2）选择执行“样式”命令，会出现如1所示的“样式”对话框（3）在对话框中单击“新建”按钮，出现如图2所示的“新建样式”对话框。

图6-2（4）在“新建样式”对话框中首先输入样式名称，接着就可以编排该样式的格式了。

如图2所示，在“格式”菜单中提供了“字体”、“段落”等7个格式命令。

每一个命令均可以打开一个对话框用以设置相应的格式。

6.1.2 样式的修改与应用当你对自己创建的样式不满意时，还可以修改或删除相应的样式。

删除样式的方法很简单，只需在“样式”对话框的“样式”列表框中（如图32所示）选择欲删除的样式名，然后单击”删除”按钮即可。

更改样式的方法比删除样式稍微复杂一些。

在图1列表框中选择好欲更改的样式名，然后单击“更改”按钮，会打开如图34所示的“更改样式”对话框。

也许你已经发现了，“新建样式”对话框（如图2）与“更改样式”对话框（如图34）几乎没有什么区别。

事实也是如此，样式的修改过程与创建过程几乎完全相同。

你可以改变样式的名称，利用“格式”菜单中的命令改变样式的格式，添加或改变快捷键等。

唯一不同的是，此时样式的类型是无法改变的。

图6-3当然，更改样式也可以用“格式”工具栏上的“样式”列表框进行，方法是：（1）首先选中已经应用了样式的段落，并对它进行各种格式的更改。

（2）接着单击打开“样式”列表框，重新应用该样式，此时会打开如图4所示的“更改样式”对话框。

图6-4（3）选中“从现在开始自动更新样式”复选框。

（4）单击“确定”按钮。

当你创建了新样式后，就可以在工作中使用该样式进行排版了。

应用样式基本上有以下几种方法：（1）首先选定要排版的文本，然后打开“样式”下拉列表，从中选择相应的样式（如图5所示），这样即可应用样式到文档中。

“样式”列图6-5（2）打开“样式”对话框，从“样式”列表框中选择样式，然后单击“确定”按钮或单击“应用”按钮。

（3）利用定制好的样式的快捷键进行排版。

如：按下Ctrl + Alt +1 组合键可将选定文本变成“标题1”样式。

按下Ctrl + Alt +2 组合键可将选定文本变成“标题2”样式。

按下Ctrl + Alt +3 组合键可将选定文本变成“标题3”样式。

6.2 脚注和尾注脚注和尾注是一种注释，用于给文档中的文本添加备注、解释说明和引用说明。

通常出现在文档结束位置的注释称为尾注，而出现在文档中每一页的末尾的注释称为脚注。

在同一文档中可以同时包含脚注和尾注。

例如，可以用脚注作为详细说明而尾注作为引用文献的来源。

如果要添加脚注或尾注，单击“插入”菜单中的“脚注和尾注”命令，则弹出图6所示的“脚注和尾注”对话框。

图6-6在“脚注和尾注”对话框中，如果在“插入”域中选择了“脚注”，那么就将在页面底端插入脚注；如果选择了“尾注”，就将在文档结尾出插入尾注。

在“编号方式”域中可以设置脚注或尾注的编号使用方式。

如果单击“自动编号”选项，则Word为注释自动编号；如果单击“字定义标记”选项，则可以键入你自己的注释标记，或单击“符号”按钮在弹出的“符号”对话框（如图7所示）中选择一种符号作为引用标记。

图6-7如果在“脚注和尾注“对话框中单击了”选项按钮，则弹出图8所示的“注释选项”对话框。

图6-8单击“所有脚注”和“所有尾注”选项卡，可以设置“脚注”和“尾注”的所在位置、编号格式、起始编号。

在“编号方式“域中可以选择一种自动编号方式。

如果单击“转换”按钮，则弹出“转换注释”对话框，在其中可以选择将脚注转换为尾注，或反之，或互换。

设置完“脚注和尾注”对话框中的选项之后，单击“确定”按钮就可以在文档中插入脚注或尾注。

设置完“脚注和尾注”对话框中的选项之后，单击“确定”按钮就可以在文档中插入脚注或尾注了。

如果要删除脚注或尾注，在文档编辑区选定脚注或尾注标记，然后单击“Delete”键，而不能在脚注或尾注窗格中删除脚注或尾注。

6.3 题注你在编辑文档时，常常会需要插入图形或表格等内容。

而这些图形、表格等往往需要进行说明，以帮助别人理解所表达的内容。

如果有多于一个以上的说明，那么还需要编号，这种对某一项目的说明，在Word中统称为题注。

如果要插入题注，首先要将光标放在要插入题注的位置，或者选定要添加题注的项目，然后单击“插入”菜单中的“题注”命令3，则弹出图9所示的“题注”对话框。

图6-9在“题注”对话框中可以在“题注”框中键入用于题注编号后的的附加文字。

在“标签”列表中可以为题注选择标签。

Word本身提供了“图表”、“公式”和“表格”等标签。

单击“新建标签”按钮可以新建标签。

单击“位置”列表可以选择将题注置于所选项目之上或之下。

单击“删除按钮”可以删除“标签”框中选择的标签。

单击“编号”按钮弹出图10所示的“题注编号”对话框，可以在其中设置题注编号的格式。

图6-10如果你希望每次在文档中插入所选项目时自动添加题注，则单击图20对话框中的“自动插入题注”按钮，则弹出图11所示的“自动插入题注”对话框，在“插入时添加题注”列表中选择一个或多个项目，然后可以象设置一般题注一样设置“自动插入题注”的选项，设置“使用标签”、“位置”等。

设置完毕后单击“确定”按钮，则所做的设置就会生效，以后Word就可以按照所做的设置自动插入题注。

图6-116.4 书签书签是文档中加以标识和命名的项目或位置，以便以后引用。

利用书签可以快速跳到指定位置、创建交叉引用以及为索引项标记页范围等。

6.4.1 添加书签（1）定要为其指定书签的内容，或单击要插入书签的位置。

（2）单击“插入”菜单中的“书签”命令，弹出图12所示的书签对话框。

（3）在“书签名”下，键入或选择书签名。

（4）单击“添加”按钮。

注意书签名必须以字母开头，可包含数字但不能有空格。

可以用下划线字符来分隔文字，例如，“标题_1”。

图6-126.4.2 删除书签在“书签”对话框中选定了某个书签后，如果单击“删除”按钮，则可以删除该书签。

但Word只删除书签，而不删除用书签标记的文字。

“书签”对话框的“排序依据”单选框用来确定在“书签名”列表中列出了书签名的顺序。

如果选择“名称”，则按书签名排序；如果选择“位置”，则按书签的先后位置排序。

在对话框中的“隐藏书签”复选框，如果选中该复选框，则在“书签名”列表中显示所有隐藏书签。

6.4.3 定位书签如果要定位某个书签，可以在“书签”对话框中选定要定位的书签，然后单击“定位”按钮，则Word在编辑区中就定位到该书签标记的内容，关闭“书签”对话框就可以进行编辑了。

另外还可以选择“编辑“菜单”中的“定位”命令，打开如图13所示的“查找和替换”对话框，单击的“定位”选项卡，在该对话框中“定位目标”列表中选择“书签”，然后单击“定位”按钮即可定位到书签标记的内容或位置。

使用这种方法的好处是不必关闭“查找和替换”对话框就可以直接在编辑区内容中，因此有利于继续定位到另一个书签或位置。

6.4.4 显示文档中的书签（1）、单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“视图”选项卡，弹出图14所示的“选项”对话框。

（2）、选中“书签”复选框。

如果已经为一项内容指定了书签，该书签会以括号([…])的形式出现（括号仅显示在屏幕上，不会打印出来）。

如果是为一个位置指定的书签，则该书签会显示为I 形标记。

图6-13图6-146.5 批注批注是指作者或审阅者给文档添加的注释或注解。

在日后需要修改或确认，而当前又不能确定的情况下使用批注是很方便的。

例如在写报告时，有某些重要数据不能确定，则克以先将需要处理的东西放入批注中，然后继续写作。

当准备打印文档时，应该首先检查该文档的批注信息，看是否有需要确认或补充的内容。

者实际上也是一种良好的工作习惯。

插入批注的步骤如下：（1）、选定要批注的文本或项目，或者单击文本的末尾。

（2）、单击“插入”菜单的“批注”命令或单击“插入”单击“审阅”工具栏（如图15所示）中的“插入批注”按钮。

（3）、在屏幕底端的批注窗格中键入批注文字。

如图16所示。

提示插入批注后，单击“关闭”可以关闭批注窗格。

图6-15图6-16执行完“批注”命令后，所选定的文本通常会变为黄色。

你可以在“批注窗格”中键入批注的内容。

如果你将鼠标指针放在编辑区有黄色底纹的文字上面，则可以查看批注。

Word会在有底纹的文字上方的屏幕提示中显示批注以及批注者的姓名。

如果没有显示批注，那么可以单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“视图”选项卡，然后选中“显示”域中的“屏幕提示”复选框。

如图14所示。

在“批注窗格”中显示有当前文档中所有的批注，单击任意一个批注则将在编辑区定位到该批注所在的位置。

在“批注窗格”上方有一个“批注来源”列表，该列表中的审阅者是在“选项”对话框“用户信息”选项中定义的审阅者的姓名的缩写。

如果你单击“关闭”按钮，则关闭“批注窗格”。

6.6 修订打开修订模式的方法是双击状态栏上的“修订”窗格。

在正常编辑状态下，在窗格中的“修订”两个字是变灰的。

双击后将正常显示，表示当前处于修订模式。

此时再进行编辑操作，则会对更改的内容加上修订标记。

通常对于新增内容、删除内容等修改项，Word会使用不同的修订标记。

如果你想更改修订标记的设置，可以单击菜单栏上的“工具”命令，然后选择“修订”项中的“突出显示修订”命令，则会弹出图17所示的“突出显示修订”对话框。