4.《外来文件控制程序》

合集下载

外来文件控制程序

外来文件控制程序1.目的保证公司对外来文件的正确有效使用。

2.适用范围本程序适用于对外来文件的管理。

3.引用文件无4.定义外来文件是指由公司总部转发或国家党政机关下发的标准、规范、规定等文件。

5.职责5.1 现场办公室负责人负责外来文件送阅批示及制定选用的外来文件分发清单。

5.2 各部门负责人负责建议选用外来文件及已批准使用的外来文件在本部门的实行。

5.3 现场办公室资料员负责接收、登记外来文件,办理送批选用手续。

5.4 现场办公室资料员负责选用的外来文件的归档、保管及销毁等。

6.资格和培训执行本程序不需特别的资格或培训。

7.程序7.1 外来文件的接收现场办公室资料员接收外来文件时,填写《收文处理单》（见GFP5-4-F1）,然后送现场办公室负责人审阅。

7.2外来文件的下发、传阅7.2.1 现场办公室负责人审阅后，认为需要下发的，制定《外来文件使用及下发清单》（见GFP5-4-F2）交资料员，若无需下发，要求现场办公室资料员保存即可。

7.2.2 现场办公室资料员根据下发清单填写《外来文件使用通知单》（见GPP5-4-F3）,连同加盖“选用”标志的外来文件复印件一起送指定部门负责人。

7.2.3 各部门负责人签收外来文件后，组织部门相关员工传阅，并要求其填写《外来文件传阅单》（见GFP5-4-F4）。

7.2.4 各部门直接从党政机关接收的外来文件，须由资料员送往现场办公室登记，加盖“选用”标志后下发到使用部门。

7.3外来文件变更处理7.3.1部门负责人须及时掌握外来文件更新或修改情况。

7.3.2 现场办公室资料员接到更新或修改后的外来文件,按第7.1～7.2的规定办理。

7.3.3 更新的外来文件发放时，必须收回先前分发到各部门的原使用本，现场办公室资料员、各部门负责人均在下发清单回收栏上签字后，现场办公室资料员才将修改、更新本发至部门负责人。

7.4外来文件的归档保管、回收及销毁7.4.1 现场办公室资料员每月的最后一个工作日将外来文件原本及《来文处理单》移交公司档案员归档保管，并填写《文件移交单》（见GFP5-3-F5）。

文件控制程序(中英文)

对公司管理体系文件和外来文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为满足标准、顾客及法律法规要求的有效版本。

To control all the company management systems documents and external origin documents and to ensure all the documents at relevant points of use are effective based on the standard, customer and regulatory requirements.合用于公司质量( ISO/TS 16949 ) 、环境( ISO 14001 ) 、安全( OHSAS 18001) 管理体系文件及外来文件的控制。

Be applicable to control all the company quality ( ISO/TS 16949 ) & environment ( ISO 14001 ) & safety ( OHSAS 18001) management systems documents and external origin documents.3.1 文件名Document name：文件封面及页眉里标题项下所显示的名称为文件名。

Document name is described on the document cover page and under the title of each page header.3.2 外来文件External Document国际、国家行业标准和非公司内部制定的文件和设计的图纸，包括合用的法律法规文本、顾客或者供应商提供的资料、质量标准、技术要求、顾客提供的图纸等。

Industrial standards of international and internal, and documents compiled and blueprint designed by external company. Including applicable laws & regulations, the material offered by customer and supplier,quality standard,technical requirements,blueprint provided by customers, etc.3.3 受控文件To be controlled document按照发放范围登记、分发或者独立存档管控，并能保证收回以防止失效作废文件的非预期使用的文件。

外来文件管理程序

5.9外来文件的编号规则
5.9.1除政府批文或通知类的其它外来文件的编号由工作指引简称、外来文件简称、文件类型代码、文件序号、版本号五部分组成。示例：某产品第二版图纸编号为YG-WL-0001-V0，含义如下：
YG - WL–0001-VO
5.9.2各类外来文件代码如下：
文件类型
代码
文件类型
代码
图纸
5.4.4 文件使用部门应对适用的外来文件条款及因条款进行修订的内部文件，组织内部人员进行培训并对培训的效果进行评估，以确保所有人员对适用性条款的准确理解。
5.5 外来文件的标识、保管和保存
5.5.1文控中心应建立《外来文件管理清单》，对外来文件的原版进行标识、管理和保存；使用部门需对外来文件的纸质发行版进行标识、管理和保存；
5.5.2 各部门应建立《外来文件清单》，并按《文件管理控制程序》
相关规定对本部门使用的外来文件进行管理；
5.5.3 各类外来文件的保存期限均应按照法律法规或顾客要求执行，如无上述要求时，则按下表执行：
外来文件分类
保存年限
图纸、技术规范、试验标准及品质要求
产品停产后+15个日历年或客户要求年限
质量协议、客户对供应商管理的通用要求
5.4 外来文件的评审、转化、培训
5.4.1 文件使用部门接收到文控中心发行的外来文件后，应组织适当的评审；
5.4.2 对供应商提交的MSDS，相关部门应对化学品特性、危害程度及防范、处理措施进行评审，
作成操作指引或反映到相关的作业文件中；
5.4.3 对国家的法律法规，由行政部应对条款进行转化吸收；对于行业标准（如质量管理体系标准等）应由标准的使用部门进行适用性评价，必要时对公司内部文件进行修订，确保公司程序文件的符合性。

外来文件管理流程完整版

外来文件管理流程 HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】外来文件管理程序1 目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。

2 适用范围适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。

3 术语定义外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部资料。

技术标准：涉及到本公司产品及其零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准；法规规范：与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章；政策文件：国家和地方政府，以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知；顾客提供的与产品相关的技术/质量等标准及接收准则，如图纸、技术规范等；适用的质量管理体系标准，工具书。

4、外来文件管理规则、保存期限：外来文件永久保存，随时更新；、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；、使用方式：A、直接引用（如客户图纸） B、转换引用（如产品标准，接收准则等） C、参考(如工具书，体系标准)5 工作程序外来文件的获取a.国家、省、市政府及各相关职能部门；b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社；c.互联网、电话传真。

外来文件的识别a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别；b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本；c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。

a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到质检部进行识别；b.质检部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围；政策文件a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室；b.办公室对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批；c.办公室根据总经理或管理者代表签批的意见，分送到相关人员进行传阅。

外来文件的分发涉及到更新的外来文件，在发放新版本外来文件的同时，应及时回收作废文件。

外来文件和记录控制程序

文件制修订记录1.1 对公司涉及的知识产权相关外来文件和记录文件进行管理控制，明确相关文件的标识、贮存、保护、检索、保存和处置方法，确保对相关文件的有效控制，特制定本程序。

2 适用范围2.1适用于本公司知识产权相关外来文件和记录文件的管理与控制。

3 参考文件3.1 GB/T 29490-2013《企业知识产权管理规范》4 术语及定义4.1记录：根据公司体系文件规定实施的活动或服务中所产生的记录，以作为本公司体系运行有效性的客观书面证据。

5 职责5.1各相关部门：本部门使用表单的制定，并负责本部门产生的记录的收集、汇总、整理、编目、装订和保存期内的保管，以及过期记录的自行处理。

5.2体系部：负责公司各类管理体系表单、记录的收集、汇总、整理、编目、装订和保存，以及过期记录的定期销毁，包括表单编号及发行的管制。

5.3管理者代表：表单制定、修改、废止的核准，包括记录管理的监督。

6 程序内容6.1表单制定和修改6.1.1 各部门应依据程序文件、作业标准指导文件所叙述的方法、要求或者指示执行编制记录所需的表单，表单必须清楚标明名称，且应覆盖体系的所有规定过程及所有活动。

6.1.2各部门经理应确实审查所需表单的编制及其适宜性与完整性。

6.1.3所有新表单的制定，均要经由管理者代表审核通过后，方可提交体系部进行编号、登记和发行。

6.1.4表单修改时，由相应部门领导确认无误后，提交体系部，由管理者代表审核通过后，回收旧版、发行新版。

6.2表单的登记、发行6.2.1各部门将编制的表单，经规定权责人员审批后，送交体系部管理。

6.2.2体系部对表单实施编号和发行；由有权人员将表单上传至公共文件夹共享也视为发行。

6.2.3体系部编制《记录文件清单》对表单进行管理，如有更改，应及时对外公布，以便各部门查阅和检查所用表单是否为最新版本。

6.2.4表单的版本控制，当表单只做格式上的调整，其记录内容的要求没有发生改变或增减时，不做改版处理，此时可由体系部直接更换即可，如果表单中的重要栏目和追溯栏目发生改变或增减时，必须改版。

知识产权外来文件控制程序

知识产权外来文件控制程序摘要知识产权是企业最重要的资产之一，保护和控制知识产权文件是企业管理的关键环节。

本文介绍了一个针对知识产权外来文件的控制程序，旨在帮助企业更有效地管理和保护其知识产权。

引言随着全球经济一体化的加深，企业之间的知识交流和共享变得日益频繁。

然而，这也带来了知识产权侵权的风险。

为了保护企业的知识产权，建立一个严格的文件控制程序变得尤为重要。

一、知识产权外来文件的识别和归类1.1 文件识别首先，企业需要确定什么样的文件被视为知识产权外来文件。

一般来说，知识产权外来文件包括但不限于专利申请、商标注册文件、版权登记证书等。

企业可以根据自身业务情况制定相应的文件识别标准。

1.2 文件归类一旦确定了知识产权外来文件，企业需要按照一定的规范对这些文件进行归类。

可以按照文件类型、知识产权类别或者申请日期等进行分类。

这样可以更方便地管理和查找这些文件。

二、知识产权外来文件的收集和存储2.1 文件收集企业可以与知识产权代理机构或专利事务所合作，委托他们负责知识产权文件的收集。

同时，企业内部也需要设立专门的部门或岗位负责文件的收集工作。

收集的文件应及时整理并按照归类进行存储。

2.2 文件存储对于知识产权外来文件的存储，企业可以选择实物存储和电子存储相结合的方式。

实物存储可以采用专门的文件柜或者保险柜，确保文件的安全和保密性。

对于电子存储，企业可以利用网络存储或云存储等技术手段，以便更方便地管理和共享文件。

三、知识产权外来文件的审查和备案3.1 文件审查企业在收到知识产权外来文件后，需要进行审查。

审查的内容包括文件的真实性、合法性和完整性等。

如果发现问题，企业应及时与知识产权代理机构或专家进行沟通，确保文件的准确性和有效性。

3.2 文件备案审查通过的知识产权外来文件应及时进行备案。

备案的目的是确保企业对这些文件的所有权和使用权。

备案的方式可以是将文件存放至备案系统中，以便日后查阅和管理。

四、知识产权外来文件的保护与维护4.1 文件保护企业应制定相关的保密措施，确保知识产权外来文件的安全。

外来文件和资料控制程序

外来文件和资料控制程序一、目的为了确保公司能够有效地识别、获取、登记、分发、使用、保存和处置与公司业务相关的外来文件和资料，保证其适用性、有效性和完整性，特制定本控制程序。

二、适用范围本程序适用于公司所有部门和场所，包括但不限于办公室、车间、仓库、实验室等，涉及的外来文件和资料包括法律法规、标准规范、客户提供的文件和资料、供应商提供的文件和资料等。

三、职责分工1、综合管理部门负责制定和修订外来文件和资料控制程序，并监督其执行情况。

负责收集、识别和登记国家和地方发布的法律法规、政策文件等外来文件。

负责与相关部门沟通协调，确保外来文件的及时更新和有效传递。

2、技术部门负责收集、识别和登记与产品技术、工艺、质量等相关的标准规范、技术文件等外来文件。

负责对技术类外来文件的适用性进行评估和审核，确保其符合公司的技术要求和生产实际。

3、市场营销部门负责收集、识别和登记客户提供的订单、合同、技术要求、图纸等外来文件和资料。

负责与客户沟通协调，确保客户提供的文件和资料的完整性和准确性，并及时传递给相关部门。

4、采购部门负责收集、识别和登记供应商提供的产品说明书、质量证明文件、检验报告等外来文件和资料。

负责与供应商沟通协调，确保供应商提供的文件和资料的真实性和有效性，并及时传递给相关部门。

5、其他部门负责收集、识别和登记与本部门工作相关的外来文件和资料，并按照规定的程序进行处理和传递。

四、外来文件和资料的分类1、法律法规类国家和地方颁布的与公司业务相关的法律、法规、条例、规章等。

2、标准规范类国际标准、国家标准、行业标准、地方标准等。

与产品技术、工艺、质量、安全、环保等相关的规范、规程、指南等。

3、客户提供类客户订单、合同、技术要求、图纸、样品等。

4、供应商提供类供应商产品说明书、质量证明文件、检验报告、资质证书等。

5、其他类行业协会发布的通知、公告、调研报告等。

专业机构发布的技术报告、研究成果等。

五、外来文件和资料的获取1、各部门应通过以下途径获取外来文件和资料：政府部门网站、行业协会网站、标准发布机构网站等官方渠道。

知识产权外来文件控制程序

知识产权外来文件控制程序摘要本文描述了一个知识产权外来文件控制程序的设计与实施。

知识产权是企业的重要资产之一，保护和管理好知识产权对于企业的长期发展至关重要。

然而，随着企业与外部合作伙伴的不断增多，外来文件的管理变得愈发复杂和困难。

为了解决这个问题，本文提出了一个综合的知识产权外来文件控制程序，旨在提高知识产权文件的管理效率和安全性。

1. 简介知识产权外来文件控制程序是一种用于处理和管理企业与外部合作伙伴之间的知识产权文件的程序。

它可以帮助企业对外来文件进行分类、存储、检索和共享，并保护知识产权文件的安全性。

2. 程序设计知识产权外来文件控制程序的设计主要包括以下几个方面：1) 文件分类：根据不同的知识产权类别，对外来文件进行分类，例如专利文件、商标文件、版权文件等。

2) 文件存储：将外来文件存储在安全的电子文档管理系统中，确保文件的完整性和可访问性。

3) 文件检索：建立一个方便快捷的检索系统，使用户可以根据文件的关键字、日期、作者等信息进行检索。

4) 文件共享：对于需要与外部合作伙伴共享的文件，确保只有授权的人员才能访问和下载文件。

5) 安全控制：采取多种安全措施，保护知识产权文件的安全性，例如加密、访问控制、审计等。

3. 程序实施知识产权外来文件控制程序的实施步骤主要包括以下几个方面：1) 系统需求分析：对企业的知识产权文件管理需求进行分析，确定程序的功能和性能要求。

2) 系统设计：根据需求分析结果，设计程序的架构和流程，并确定所需的硬件和软件资源。

3) 系统开发：根据系统设计，进行程序的编码和测试，确保程序的稳定和可靠。

4) 数据导入：将企业现有的外来文件导入到知识产权外来文件控制程序中，建立起文件的初始数据库。

5) 系统部署：将开发完成的程序部署在企业的服务器上，并进行系统的功能测试和性能调优。

6) 培训与推广：对企业内部的员工进行系统操作培训，推广知识产权外来文件控制程序的使用。

4. 程序效果通过实施知识产权外来文件控制程序，企业可以实现以下效果：1) 文件管理效率提高：采用程序进行文件管理，可以避免繁琐的手工操作，提高文件管理的效率。

2外来文件控制程序

为了有效的对外来文件进行控制，确保外来文件得到有效的识别和控制。

2、范围适用于本公司所有外来文件的控制。

3、职责3.1各部门负责各职能相关的外来文件的收集﹑识别。

3.2质量部负责相关外来文件的管理，并对留用的外来文件实施控制。

3.3行政部﹑质量部负责各部门外来文件控制管理实施情况的监督检查。

4、工作程序4.1本公司相关的外来文件，主要包括：4.1.1国家及行政主管部门颁发的有关法律﹑法规等。

4.1.2外来标准：国际标准﹑国家标准﹑地方标准﹑行业标准等。

4.1.3客户提供的文件和资料，客户为使本公司产品满足其特定研发要求而提供的研发规格书﹑检测标准及相关图纸等。

4.1.4供应商技术资料，包括技术规格书﹑图纸等。

4.1.5其它适用的外来文件。

4.2外来文件的获取4.2.1公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件：①国家﹑省﹑市政府及各相关职能部门；②各种会议、专业报刊﹑杂志﹑出版社；③互联网﹑电话传真；④供应商或客户提供。

4.2.2各部门搜集的外来文件应及时进行筛选确认，填写《外来文件评审记录表》并正确传递给相关管理部门。

4.3外来文件的识别4.3.1技术标准①凡是购买﹑赠送﹑发放的与本公司产品有关的技术标准，收到后应移交到研发部进行识别；②识别标准的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本；③对标准中条款进行识别，应识别哪些条款是适宜的。

4.3.2法规标准①凡是国家颁布的与产品质量有关的法律﹑法规﹑部门规章，收到后应移交到质量部进行识别；②质量部对搜集到的法律﹑法规﹑规范进行识别，识别其应实施的部门﹑范围。

行政部﹑质量部将识别的法律法规汇总至《法律法规﹑标准汇总表》。

4.3.3政策文件①凡是上级颁发的文件﹑通知，收到后统一移交行政部；②行政部对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给管理者代表签批；③行政部根据管理者代表签批意见，分送到相关人员进行传阅。

4.4外来文件控制凡各部门因工作需要，将外部制定的文件或资料列为工作执行的依据或标准时，这些由外部所制定的文件须列入本公司文件的控制范围。

知识产权-外来文件与记录文件控制程序

1 目的编制本程序的目的在于确定公司记录的内容及记录标识、储存、保管和处理等管理要求，使公司记录得到有效的控制，为证实产品质量及知识产权管理符合规定要求，以及体系有效性提供可靠的客观证据。

2 适用范围本程序适用于公司管理体系运行过程中所有记录的管理。

3 职责1、各部门负责本部门文件涉及的记录的编制，记录的审批发布执行《文件控制程序》，经批准后，记录电子文档交由知识产权管理部门归档和管理；2、各部门本部门记录的收集、标识、归档及保管工作；3、未经审批，各部门不得随意编制、使用未经批准的记录。

4 总则4.1 记录的种类与内容公司的记录主要包括：1、设计开发、生产、检验、采购、销售等各项记录，如采购品验收记录、产品检验（测试）记录等；2、知识产权管理体系、质量管理体系等体系运行的记录，如管理评审记录、知识产权内部审核记录等；3、有关顾客的记录，如顾客提供的产品的使用结论、顾客信息反馈、顾客抱怨等；4、供方的知识产权记录，如供方提供的检测报告、认证证书等。

4.2 记录的媒介知识产权记录以纸张（如书面报告、表格记录等）、软件（如磁带、磁盘）和/或照片（含胶片）三种媒体或其中一种记载。

4.3 记录控制要求记录必须满足以下要求：1、各类知识产权记录必须真实、清晰、完整，可以提供可靠证据；2、记录不得随意涂改（若一时疏忽，可采取划改，但须进行标识）；3、记录应按时分类整理归档；4、存档的记录须进行标识、编目，易于识别，并在适宜的环境下妥善保管；5、存档期限符合顾客、法律、法规的要求，一般不得少于2年；6、记录的销毁应经过审批，并记录销毁情况，参照《文件控制程序》执行；7、按有关程序、规定审核、批准、发放，并记录发放情况；8、向外部提供的记录应履行相应的审批手续；编制《记录文件清单》，规定需要保存的记录和保存期限。

记录的保管条件要适宜，注意防火、防水等，防止由于环境的恶化而损坏记录；同时须注意保密要求，防止未经许可的人员接触保密记录。

ISO9001顾客财产管理程序

5.1
《过程质量控制管理程序》
5.2 《不合格品控制程序》
5.3 《工装管理控制程序》
5.4 《设备管理控制程序》
5.5 《项目类生产过程控制程序》文件编号顾客财产管理程序
新版日期
版本号
各部门3、检验合格的物料，由负责检验的部门做好标识。

4、库房将做好标识的顾客财产贮存于指定区域中，并做好保管工作。

5、顾客直供的物料只能用于顾客指定用途，未经顾客允许不能挪作他用或是做不适当的处理，用于生产时，按照《项目类生产过程控制程序》对顾客财产进行控制和管理。

6、如果顾客财产在使用过程中出现丢失、损坏、过期等情况时，使用部门要及时记录，并做好标识，然后由营销部以书面形式通知顾
客，并按照顾客方式进行处理。

《顾客财产清单》5、相关程序
顾客直供的物料的流程要求：1、库房对顾客送达的直供的物料进行接收。

2、按照《过程质量控制管理程序》，由相关部门对顾客直供的物料进行检验，如果发现不合格，按照《不合格品控制程序》执行。

4.操作流程
主要流程职责工作要求相关记录不合格
品处理检验
标识
贮存
保管
生产过程 N。

外来文件控制程序

外来文件控制程序摘要：外来文件是指从外部来源获取的任何形式的文件或数据。

在现代企业环境中，外来文件的数量和种类不断增加，对于组织的信息管理和安全性带来了挑战。

为了确保外来文件的有效管理和保护，公司需要实施一种外来文件控制程序。

本文将介绍外来文件控制程序的重要性，以及如何设计和执行一个有效的控制程序。

1. 引言外来文件对于现代企业来说具有重要的意义。

这些文件可以是电子邮件、传真、合同、报告、表格等各种形式的信息。

外来文件可以包含重要的商业机密、个人信息或其他敏感数据，因此，控制和管理这些文件变得至关重要。

2. 外来文件的挑战管理外来文件面临的主要挑战包括：2.1 大量的文件：随着企业的发展和业务的扩大，外来文件的数量不断增加。

企业需要确保能够有效地处理和管理这些大量的文件。

2.2 多种形式的文件：外来文件可以是电子形式的文件，也可以是纸质文档或其他形式的媒体。

企业需要有相应的处理能力来处理不同类型的文件。

2.3 信息安全风险：外来文件可能包含机密的商业信息或个人身份信息。

恶意使用或泄露这些信息将造成严重后果。

企业需要确保外来文件的安全性，防止未经授权的访问或数据泄漏。

3. 设计外来文件控制程序设计一个有效的外来文件控制程序需要考虑以下几个方面：3.1 确定文件来源：企业应该明确规定外来文件的来源，包括哪些部门或人员有权限接收外来文件。

这有助于减少不必要的外来文件的数量，并确保只有授权人员能够接收和处理这些文件。

3.2 文件分类和标记：对于接收到的外来文件，企业应该根据其性质和重要性进行分类和标记。

例如，可以将文件分为商业机密文件、个人信息文件和一般文件等。

这有助于更好地控制不同类型的文件并确保其安全处理和存储。

3.3 文件审查和批准：在接收到外来文件后，企业应该设立一个审核和批准的过程。

这一过程可以包括对文件内容的审核、安全性的评估以及相关部门的批准。

只有经过审核和批准的文件才能被接受和处理。

3.4 文件存储和访问控制：对于接收到的外来文件，企业应该建立一个安全的文件存储系统。

企业经营质量管理制度工作程序等文件目录

企业经营质量管理制度工作程序等文件目录一、质量管理制度文件目录：1.质量管理手册2.管理制度-质量管理体系文件控制程序-质量管理职责与权限制度-内部审核制度-不合格品管理制度-客户投诉管理制度-外来文件控制程序-管理评审制度二、质量管理制度工作程序：1.质量管理体系文件控制程序-文件编制：质量管理部门负责编制质量管理制度文件，确保其与相关法规和标准一致。

-文件审查：文件审查小组成员对质量管理制度文件进行评审，确保其符合企业实际需求。

-文件发布：经文件审查小组同意，质量管理部门发布已审查通过的质量管理制度文件，并将其告知相关部门。

-文件审查和变更：定期对已发布的质量管理制度文件进行审查和变更，以确保其一直适应企业实际需求。

2.质量管理职责与权限制度-职责划分：明确各部门的质量管理职责和权限，确保各部门对质量管理工作有明确的认知和责任。

-岗位责任书：制定岗位责任书，明确各岗位的质量管理职责和指标，并进行定期评估和调整。

-职责与权限变更：根据企业实际情况，对质量管理职责与权限进行变更，确保其与企业目标一致。

3.内部审核制度-审核计划编制：质量管理部门制定内部审核计划，明确审核范围、时间和人员。

-内部审核实施：内部审核人员按照计划对质量管理制度文件进行审核，发现问题进行记录，并提出改进意见。

-审核报告编制：内部审核人员根据审核结果编制审核报告，提交给质量管理部门，并向相关部门提出改进建议。

-内部审核跟进：质量管理部门与相关部门共同跟进内部审核报告中的问题，确保问题得到及时解决。

4.不合格品管理制度-不合格品鉴定：不合格品管理部门对不合格品进行鉴定，确保不合格品得到及时处理。

-不合格品记录：对不合格品进行记录，包括不合格品的原因和处理方式，并按照相关法规进行分类管理。

-不合格品处理：质量管理部门与相关部门共同制定不合格品处理方案，并对不合格品进行处理和改进。

-不合格品整改：质量管理部门对不合格品进行整改，并跟踪整改结果，确保问题彻底解决。

外来文件控制

印章。A类文件则由各有关部门按需要设定。A类文件由有关部门根据
需要确定是否编号。B类文件按下面规则编号。
1.0目的
通过对外来文件的采集、标识、发放、保管、回收、处2.0合用范围
本程序合用于下列外来文件的控制。
A．顾客提供的技术质量文件。
B．外来标准和规范(含各级政府文件、法律、法规)等。
3.0职责
3.1有关部门：负责采集外来文件。
3.2办公室：负责外来文件中B类文件的控制与管理。
3.3总经理室成员、管理者代表及办公室总经理、副总经理：负责外来文件中B类文件的批准引用。
4.0工作程序
4.1有关部门：接收和采集外来文件，对A类文件，由有关部门填写《外来文件登记表》；对B类文件，送办公室由办公室文控员填写《外来文件登记表》。
4.2标识及编号
登记后的B类外来文件，由办公室加盖蓝色“广东省外贸开辟公司收文”

外来文件控制程序

引言:外来文件控制程序是一个重要的工具，它帮助组织和管理所有进入组织的外部文件。

本文将深入探讨外来文件控制程序的相关概念以及其在组织中的重要性，并介绍如何有效地实施这一程序。

概述:外来文件控制程序是指组织在收集、保存、审查和分发外部文件时所采用的一系列流程和实践。

这些外部文件可能是来自供应商、客户、合作伙伴或外部机构的文件，包括合同、报价单、技术文件等。

外来文件控制程序的目的是确保组织始终拥有准确、可靠的外部文件，并能够在需要时快速访问。

正文:1.识别和收集外来文件1.1确定需要收集的外来文件的类型和来源1.2设立一个集中的收集点，以确保文件的整合和安全性1.3建立一个有效的通信渠道，与外部机构保持联系，以及及时收集外来文件2.外来文件的审查和分类2.1制定一套标准和程序，用于审查外部文件的准确性和完整性2.2根据文件的性质和目的进行分类，以便更好地进行管理2.3建立一个文件审批流程，确保外来文件经过适当的审核才能使用3.外来文件的保存和归档3.1建立一个有效的文件归档系统，以确保文件的易于访问和保密性3.2使用适当的标签和目录，将文件分类存储，并建立索引以方便查找3.3确定文件的保留期限，及时清理过期的文件，以保持存储空间的有效利用和数据的安全性4.外来文件的分发和利用4.1设立一个文件分发流程，确保信息的传递高效和准确4.2使用合适的技术工具和系统进行文件分发，以确保安全性和可追溯性4.3为工作人员提供必要的培训和指导，以正确使用和处理外来文件5.外来文件控制程序的监督和改进5.1建立一个监督和评估机制，定期检查外来文件控制程序的有效性和符合性5.2确定改进的机会和挑战，并制定相应的行动计划5.3与内部各个部门进行协作，共同推动外来文件控制程序的改进和发展总结:外来文件控制程序在现代组织中扮演着重要的角色。

通过识别和收集外来文件、审查和分类、保存和归档、分发和利用以及监督和改进等步骤，组织能够有效地管理外部文件，并实现对外来文件的控制。

JH-IP424-01法律法规等外来文件控制程序

文件编号：版本：A 页数：4发布部门：修改状态：0法律法规等外来文件控制程序编制：审核：批准：2020年03月01日发布 2020年03月05日实施Xxx 有限公司知识产权体系程序文件修改记录1、总则1.1为获取、确认适用于企业知识产权管理的法律、法规、标准及其他要求，确保我我企业的知识产权管理活动符合标准要求，特制定本规定。

1.2本规定适用于与本企业知识产权管理相关的法律、法规、政策及其他要求的获取和确认。

2、职责2.1知识产权部负责收集和跟踪知识产权管理方面的法律、法规、标准、政策及其他要求的外来文件。

2.2知识产权部及其他部门收集相关要求，服务支撑机构提供数据文献服务支持，反馈给知识产权管理机构。

2.3知识产权部负责汇总所获取的知识产权外来文件，进行识别确定，分类登记、归档、分发、统一管理。

2.4知识产权部负责组织员工学习知识产权方面的法律、法规和其他要求。

3、获取与确认3.1知识产权管理方面的外来文件包括：我国颁布施行的知识产权法律、法规、签订的国际条约、企业知识产权管理标准、国家出台的战略纲要、产业政策及其他通知等。

3.2获取渠道包括：知识产权相关媒体（包括网站和报纸、杂质等）、政府机关、行业协会、服务支撑机构等。

3.3知识产权部负责收集与知识产权相关的外来文件；并可以由服务支撑机构协助，对收集的法律、法规及其他要求进行分析和识别，确定适用于本校的法律、法规及其他要求，记录在《外来文件清单》中。

4、实施法律、法规要求按《文件管理及控制程序》下发到相关部门，各部门负责人、知识产权管理人员组织内部员工进行学习。

重要的法律、法规要求，可采用培训、讲座、广播、内刊等多种形式，向全体员工予以传达，确保了解、并在工作过程中严格遵守。

知识产权部应对法律、法规有效性进行跟踪，一旦发现废止或新版的法律、法规，进行审查并确认登记，按《文件管理及控制程序》对《外来文件清单》作出修改。

知识产权管理机构按《培训计划表》组织有关人员参加相关的法律、法规要求的培训。

04-02文件控制程序new-附录-外来文件受控流程 A0

震宇(芜湖)实业有限公司
外来文件受控流程图
实施日期
2012.11.07
受
版本文件编号
A/0 QMP-04-02附
控
受控
状
Controlled
态
责任部门
各部门
顾客标准图纸(2D、3D) 法律、法规
过程
收到外来文件
原材料标准 TDS
工作描述
各部门负责收集相关法律法规及顾客提供的技术文件及非技术文件注：要求新项目立项后2周内完成图纸受控，并由文控处监控
核实文件准确性、有效性
N
文件失效文控处核实文件有效性、准确性注：图纸受控时必须同时提供3D图纸
文控处
登记台账正式受控
文件处理记录文控处
主控保存受控发送给使用部
门
文控处登记文件台账、对文件（电子版、纸板）进行相应的处理，并在电脑备份
定期核查
文控处对主控文件进行保存处理，受控文件发送给相关部门
文控处
文控处
技术要求
项目小组设备能力
成员
检验能力
文控处
记录
文控处
N
文件类别
图纸保密处理、顾客技术标准
TDS、法律法规 ຫໍສະໝຸດ 原材料标准产品工程师组织评审
各部门接收的外来文件（纸板、电子版）发送给文控处，文控处根据文件类别进行分类处理 1、图纸处理 2、其他技术文件及法律法规处理
图纸保密处理要求如下： 1、项目管理人员填写文件受控登记表中相应信息，将图纸移交给文控处，由文控处在1个工作日之内完成对图纸的保密处理 2、若客户提供纸板图纸时，务必要求项目管理人员提供电子版，以便于文控处进行保密处理
图纸保密处理完成后，由文控处将图纸打印，并移交给产品工程师，由产品工程师在7个工作日之内组织项目小组成员完成评审

知识产权记录和外来文件控制程序

1 目的对外来文件和记录文件进行管理，为公司的知识产权创造、运用、保护等管理活动提供客观证据，确保各项记录得以妥善保存，便于追溯。

2 范围适用于公司知识产权管理体系运行有关的记录和外来文件的管理。

3 定义3.1记录：为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。

3.2知识产权记录：知识产权的各项检索、记录表单及报告书等。

3.3知识产权外来文件：指顾客、供方、其他相关方提供的知识产权文件，行政决定、司法判决、律师函件，国家、地方政府、行业主管部门颁布的法律、法规和管理规定等。

4 职责4.1管理者代表负责知识产权记录使用、更改、处理的批准。

4.2综合部负责接收知识产权外来文件，识别其有效性并登记、发放、保存。

4.3综合部负责知识产权记录的登记编号、更改、处理和控制，以及产品实现全过程和知识产权管理体系运行记录的管理。

4.4各职能部门负责相关知识产权记录的编制、填写、保存和保护。

4.5知识产权记录的填写人员对所记录的数据、文字负责。

5 程序5.1 记录的种类5.1.1 知识产权体系运行必备的记录见《知识产权记录清单》。

5.1.2 与知识产权活动相关的其他记录。

5.2 记录的形成5.2.1 各部门负责按《知识产权文件控制程序》中规定的要求做好各类知识产权记录。

5.2.2 呈书面形式的知识产权记录需用钢笔或水笔书写，字迹清晰。

5.2.3 呈电子媒体形式的知识产权记录应有备份。

5.2.4 知识产权记录填写必须及时，内容准确。

5.3 记录的保管5.3.1 归口管理部门指定专人负责收集、整理，按年、月汇编或装订成册，分类存放。

5.3.2 为便于索引，记录汇编或装订应依其流水号或日期或产品类别等。

5.3.3 记录贮存和保管应便于存取，并有适宜环境，防止损坏、变质和丢失。

5.4 记录的使用5.4.1 公司内部人员查阅记录，经记录管理部门负责人批准。

5.4.2 合同有规定时，知识产权记录可供顾客或其代表查阅，但需经记录管理部门负责人批准。