可资借鉴的国外档案网站特色分析

可资借鉴的国外档案网站特色分析赵屹/陈晓晖2012-11-28 10:30:31 来源：《档案管理》(郑州)2010年1期【英文标题】Characteristics Analysis of Overseas Archival Website Referenced to China【作者简介】赵屹，中国人民解放军南京政治学院上海分院；陈晓晖，中国人民解放军南京政治学院上海分院。

上海200433【内容提要】通过整体建设水平、网络档案信息检索系统、在线档案展览、多类型机构共建网站、多语种网站、关注和应用新技术、人性化服务和注重网站细节等八个方面分析了国外若干档案网站所具有的特色。

期望分析内容能为我国档案网站的建设和发展提供借鉴经验，开拓建设思路。

The paper analyses some characteristics of overseas archival website. The characteristics include: the whole level, the retrieval system, archival exhibition online, the mixed organization, the multi-language, the application of new computer technology, the humanized service, the attention to details. We hope that the analysis can devote some experiences to the construction of Chinese archival website.【关键词】档案网站/特色/检索系统/档案展览/技术/服务Archival website/Characteristics/Retrieval system/Archival exhibition/Computer technology/Service国外档案网站的建设始于20世纪90年代。

1990年，加拿大国家档案馆在因特网上建立了自己的网站，宣告世界上第一个档案网站诞生。

随后，美国、英国、澳大利亚、欧盟各国和亚洲一些国家的档案馆纷纷建立自己的网站。

因特网上的档案网站如雨后春笋相继破土而出，极大地丰富了网络档案信息资源。

目前，这些档案网站正处于不断充实信息内容、不断进行丰富与发展的进程之中。

在这个建设过程中，许多档案网站具有与众不同的特色。

本文就选取一些网站的特色内容、项目或功能加以分析，以期在我国档案网站的建设、发展和完善过程中得以借鉴。

1 整体建设水平高——美国国家档案与文件署网站美国是世界信息高速公路的发源地，整个国家的社会机构网络化程度相对较高。

在这种大环境下，美国档案机构也都积极地融入网络社会之中，发挥信息资源优势，发展社会服务功能。

美国国家档案与文件署网站就是其中的典型代表，目前它是世界公认的、建设整体水平最高的档案网站。

美国国家档案与文件署(The National Archives and Records Administration，简称NARA)是美国联邦政府系统内档案和档案工作的最高管理机构。

它由国家档案管理处、总统图书馆管理处、联邦文件中心管理处、联邦登录处、人事处及国家历史出版物与文件委员会组成。

下辖国家档案馆和国家第二档案馆两个中央级档案馆、15个文件中心、13个地区档案馆、9个总统图书馆和两个总统资料部。

NARA及其下属机构形成一个全国性的联邦政府档案管理网络。

NARA对其下属机构进行严密的控制和管理，对联邦政府机关及其派出机构的档案文件管理进行有效的指导监督，并制定和组织实施国家档案文件管理的规定和有关标准，在联邦政府的档案管理工作中具有举足轻重的作用。

NARA的网站中包含本机构及其下属各个档案机构的档案信息，其机构性质决定了其网络档案信息资源种类齐全，内容极为丰富，NARA网站的主要特点可以归纳为以下几个方面：1.1 布局合理NARA网站采用了框架式结构，站内页面设计分为左、中、右三栏。

页面左侧是导航栏，全面、系统地显示当前页面的主要内容目录。

它使得访问者查找页面相当方便，避免页面过多时造成迷路的情况；页面中间是内容栏，用于显示主要内容；页面右侧是链接栏，用于链接和访问其他内容。

1.2 内容丰富NARA网站包含本机构及其下属各个档案机构的馆藏档案信息，内容跨越美国三个世纪的历史，涵盖美国联邦政府工作的方方面面。

此外，还包括大量档案工作信息，如介绍NARA的机构性质、信息品质、工作策略、工作计划等档案工作信息；为文件管理提供理论指导信息，指导各机构如何在从文件到档案的完整的文件生命周期中发挥本机构的职能，完成相应的管理过程；提供在线阅读各种政府文件、公众法律、总统文件；介绍NARA所管理的档案授权信息及电子文件和文献出版计划；发布美国参议院与众议院的历史文件信息；展示总统图书馆有关的档案、个人资料及物品等。

1.3 数据库资源丰富在主页的右下角列出了NARA可在线访问的数据库资源。

其中有在线档案研究目录ARC，有馆藏电子文件检索工具ADD，这两个数据库提供档案文件与历史资料信息。

有专门为退伍军人提供服役资料的eVetRecs，退伍军人可以查询自己的服役档案和待遇标准等。

1.4 检索方便快捷NARA提供“站内信息搜索(Search)”和“档案信息数据库检索”两种检索方式，不论是进行网页内容检索还是数据库内容检索，检索输入方便，响应速度快，检索结果相似度排序合理，使访问者可以方便地检索到所需信息。

1.5 在线服务水平高可以通过Order Online服务在线订购各种档案产品、缩微胶片、档案复制品；通过FAQs服务(Frequently Asked Questions)解答利用者的常用问题；通过E-mail服务回答网络用户的专门问题。

笔者曾就该网站一些内容使用E-mail 与馆藏人员进行交流或请教问题，基本上都在三个工作日内得到了答复。

1.6 更新及时网站日常维护做得很好，内容更新及时。

在绝大部分页面上，都注明了最新更新日期。

此外，网站上提供的各类系统也一直在不断地升级，使用新技术，增加新功能。

1.7 传输速度快在NARA网站上点击超级链接，打开新页面的响应时间较短，能够满足利用者的检索期待。

做到这一点一方面是由于带宽和服务器性能较好；另一方面，为提高速度，NARA的网页制作相当讲究，其网页大都以文字为主，较少使用图片，少量使用的图片也经过预先的技术处理，适合网络浏览的需要。

2 良好的网络馆藏档案信息检索系统——NARA网站上的ARC一个档案网站要达到良好的档案服务效果，必须具备针对馆藏档案信息有效的网络档案信息检索系统，突破以往档案利用中较难逾越的时空障碍，使用户进行远距离检索，降低检索成本、提高检索效率。

NARA网站上的ARC就是网络档案信息检索系统的典型代表，其特点是使用简单、成果高效。

NARA网站自建成后，其网络档案信息检索系统已经经历了二代。

第一代名为NAIL(NARA Archival Information Locator，NARA档案信息定位器)，是一个针对NARA精选馆藏数据库进行检索的网络在线系统。

第二代名为ARC(Archival Research Catalog)即在线档案研究目录，用于对馆藏档案信息进行检索，检索对象是NARA馆藏档案信息、缩微出版物的目录信息及部分全文、照片、地图、录音、录像等的数字副本。

ARC自使用以来，经历了数次升级。

最新的一次升级意义重大，它使得ARC具有崭新的外观和改良的导航工具。

2.1 ARC的检索途径ARC系统主界面让利用者感觉相当熟悉，因为它是仿效网络搜索引擎Google 的界面设计的。

升级后的ARC检索对象分为四个大类：一是针对馆藏档案著录信息进行检索；二是针对馆藏档案数字副本(Digital Copy)进行检索；三是针对人名进行检索；四是针对组织机构进行检索。

其中前两类又都分为简单检索和高级检索两种检索方式。

ARC最初只有一种统一的检索，随着其数字副本数量的不断增加，有许多利用者希望专门针对有数字副本的馆藏档案信息进行检索，所以，数字副本检索从统一检索中分离出来。

另外，ARC又提供了专门针对档案中涉及的人名和组织机构名进行的检索。

这两项检索在之前的NAIL系统中没有作为检索途径，可以看出，信息技术的应用可以使得对档案内容的揭示更加详细。

在ARC的主界面上，是针对这四个大类统一进行关键词检索。

如果点击Search Options，则可进入次级检索界面，分别针对四大类中某一类别进行检索。

ARC的主要的检索途径包括：关键词、数字化形式(digitized images)、日期、人名、主题、物理典藏(即保存机构)等。

不同的检索途径，从不同的角度揭示档案的内涵。

其中关键词是ARC最主要的检索途径。

关键词是直接表达档案内容的、最主要的特征信息。

此外，ARC还提供了主题检索途径。

关键词与主题词不同，主题词是针对主题标引的内容采用人工语言进行检索，而ARC的关键词采用自然语言检索。

自然语言毕竟对检索效率有一定的影响，因此在ARC系统中关键词与主题检索并举，自然语言与人工语言并重，以满足不同层次利用者的要求。

ARC系统升级后，其分类主题以列表的形式列举出来以方便用户选择检索。

2.2 ARC的数据质量对于网络档案信息检索系统来说，高质量的数据是高质量的检索系统和高效率检索的基础和保证，数据必须完整、准确、规范、内容新颖才能提高检索系统的利用率。

ARC系统可以说是全球档案网站中数据质量最高的一个检索系统了。

原因包括以下几点：2.2.1 数据收录范围大。

目前数据收录范围已经达到馆藏档案的63％。

2.2.2 多级著录。

其著录级别涉及文件组合(Record Group，类似于我国的全宗)、文件汇集(Collection，于文件组合外基于形成者、主题、语言、媒体、收集者等某种文件特征，人为地将文件汇集一起，而不论文件来源的分类形式)、文件系列(Series，类似于我国的分类)、案卷单元(File Unit)、文件，实现了多级著录。

2.2.3 著录项目完整。

著录项目包含了档案内容信息和著录级别等各种背景信息及相关信息，有些文件的著录项多达70余项，提示档案内容相当完整；ARC 升级后，还新增了一项功能，如图1所示，即在检索结果中，可以针对当前记录所属的上一级著录级别内某一项目内的文件进行检索。

图1中得到的是关于某一文件汇集的著录项目，这个文件汇集下面包含3个系列，紫圈圈起的部分，表示可以在这个文件汇集内做二次检索。

例如，你想找一条肯尼迪总统的档案记录，找到后通过链接访问到该份档案所属上一级案卷单元，你发现这个案卷单元还有许多关于肯尼迪总统的档案或许对你有用，这时你可以利用ARC提供的功能，只针对该案卷单元进行检索。