档案管理系统PPT
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档案管理培训课件PPT(共-51张)全文
6、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 第四条 档案保管制度 1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
如：01-2008-02.1.3-30-03-0001 表示xxx公司行政管理类档案一级类下的行政事务类档案二级类下的会议文件三级类下的2008年保管期限为30年的归档文件（电子\纸质类型）中的第一件档案。
件号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，件号从0001开始生成。 件号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。 以件号标识的归档文件，需要装入档案盒，档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是： 档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
A B C D
1 2 3 4
类列
类系
3、分类原则 遵循文件的来源特征 保证类目体系的严整性 保证类目体系的可包容性 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本公司档案分类按照代码制进行类号标识。 “01.1.1”
如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001 表示XXX公司塔韩线工程项目，工程建设一级类下的技术竣工二级类下的桥涵专业三级类下的2012年保管期限为永久的立卷归档文件（纸质类型）中的第一卷档案。
案卷号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，案卷号号从001开始生成。 案卷号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。 卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序规则：按成文日期进行排序。
如：01-2008-02.1.3-30-03-0001 表示xxx公司行政管理类档案一级类下的行政事务类档案二级类下的会议文件三级类下的2008年保管期限为30年的归档文件（电子\纸质类型）中的第一件档案。
件号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，件号从0001开始生成。 件号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。 以件号标识的归档文件，需要装入档案盒，档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是： 档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
A B C D
1 2 3 4
类列
类系
3、分类原则 遵循文件的来源特征 保证类目体系的严整性 保证类目体系的可包容性 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本公司档案分类按照代码制进行类号标识。 “01.1.1”
如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001 表示XXX公司塔韩线工程项目，工程建设一级类下的技术竣工二级类下的桥涵专业三级类下的2012年保管期限为永久的立卷归档文件（纸质类型）中的第一卷档案。
案卷号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，案卷号号从001开始生成。 案卷号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。 卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序规则：按成文日期进行排序。
档案管理系统使用指南.ppt
3.2 文件级录入表单--著录项目
第一责任者、其他责任者： 第一责任者即档案材料形 成者，一般以材料上的公 章为准；有多个单位的， 则牵头单位为第一责任者， 其他单位为其他责任者。
3.2 文件级录入表单--著录项目
“页数”：指本份材料的总页 数。
“文件时间”：即材料形成 日期，一般以材料后签署盖 章的最后一个日期为准，填 写格式为8位阿拉伯数字。
3.1 案卷录入表单--著录项目
“全宗号”：“115”。 “实体分类号”：一般由材料形成的年度和单位分类
号组成。格式为2013-XY12、2013-DQ15、2013-JX113等。实体分类号的字母要大写。 “盒号”：即“卷号”，如“1，2，…”。
3.1 案卷录入表单--著录项目
“保管期限”：分为“永久、长期、短期、30年、 10年”五种，录入时根据盒内材料情况进行选择
1. 系统登录
方法一：在WEB浏览器地址栏输入
方法二：进入档案馆网页，点档案管理 系统登录
1. 系统登录
第一次使用本 系统，进入页 面后须安装数 字证书
输入用户名及 密码
注：没有用户名 和初始密码的 单位可向我馆
2. 修改个人信息
主要是用于 第一次使用 系统的单位， 也用于密码 的更改。
点击“各单位 移交录入档案 表”左边的 “+”进入下一 步（除有特殊 要求的单位外， 大部分单位每 年每次均在此 著录）
3. 档案著录--档案信息管理界面
点击 “录入档 案表”或右边的 “打开” 进入录 入界面（大部分 单位每年每类档 案均从这进入著 录）
3. 1 案卷著录
点击左 边偏上点 的“添加 案卷” 按钮打开 录入表单
3.1 案卷录入表单
企业档案管理管理ppt
Page 37
（三）档案的利用
凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行 查阅审批手续，严禁擅自复制，利用者应严 格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。
凡未经公布的统计数字，未做结论的内部 调配、考察、评议，不宜公开的方针政策规 定，个人隐私等档案，应做内部管理不得擅 自扩散。
Page 38
篇末分享
一个象样的人家都有一本家谱，一个具有 长远发展能力的企业不可能不具有齐全完整 的档案资料。
Page 5
电子文件&电子档案
电子档案是具有保存价值的归档电子文 件和相应元数据、背景信息和支持软 件。
——《企业档案工作规范》
Page 6
企业档案构成类型
Page 7
企业档案业务流程及方式
Page 8
认知企业档案管理 企业档案管理的必要性 公司档案管理制度简介
Page 9
企业档案管理的必要性
（二）档案的移交归档
（一） 归档程序（续1）
日常积累 在日常工作中应根据公司档案归档范围，将能反 映公司科研、生产、经营、管理等活动及岗位工 作真实情况的、对将来工作具有查考利用价值或 指导意义的文件资料按照能体现事务发展规律的 顺序集中留存下来。
Page 22
（二）档案的移交归档
（一） 归档程序（续2）
——《档案工作基本术语》
企业档案是企业在研发、生产、经营和 管理活动中形成的具有保存价值的各种 形式的文件。 ——《企业档案工作规范》
Page 4
电子文件&电子档案
电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在 处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、 传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同 形式的信息记录。 ——《电子文件管理暂行办法》
（三）档案的利用
凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行 查阅审批手续，严禁擅自复制，利用者应严 格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。
凡未经公布的统计数字，未做结论的内部 调配、考察、评议，不宜公开的方针政策规 定，个人隐私等档案，应做内部管理不得擅 自扩散。
Page 38
篇末分享
一个象样的人家都有一本家谱，一个具有 长远发展能力的企业不可能不具有齐全完整 的档案资料。
Page 5
电子文件&电子档案
电子档案是具有保存价值的归档电子文 件和相应元数据、背景信息和支持软 件。
——《企业档案工作规范》
Page 6
企业档案构成类型
Page 7
企业档案业务流程及方式
Page 8
认知企业档案管理 企业档案管理的必要性 公司档案管理制度简介
Page 9
企业档案管理的必要性
（二）档案的移交归档
（一） 归档程序（续1）
日常积累 在日常工作中应根据公司档案归档范围，将能反 映公司科研、生产、经营、管理等活动及岗位工 作真实情况的、对将来工作具有查考利用价值或 指导意义的文件资料按照能体现事务发展规律的 顺序集中留存下来。
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（二）档案的移交归档
（一） 归档程序（续2）
——《档案工作基本术语》
企业档案是企业在研发、生产、经营和 管理活动中形成的具有保存价值的各种 形式的文件。 ——《企业档案工作规范》
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电子文件&电子档案
电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在 处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、 传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同 形式的信息记录。 ——《电子文件管理暂行办法》
档案数字化管理PPT幻灯片课件
要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提
高档案管理和利用的现代化水平。
1
档案信息化的意义
• 1、更好的收集和管理档案。档案是一个立档单位为 适应职能活动需要，而直接产生的依法归档的具有保存价 值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录。大型 企、事业单位每年都要产生很多档案资料，内容涉及文档 、科技、合同等各种重要信息，这些信息忠实的记录了立 档单位的发展历史，对立档单位的发展提供有利的借鉴。 实行档案的信息化管理后，必将能够更好的收集和管理这 种信息资源。
档案管理软件的使用
DARMS2009档案管理软件介绍
17
7
如何做好档案信息化管理
3、有效性原则
是指电子文件应具备可理解性和可被 利用性，包含信息的可识别性、储存系统 的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
8
如何做好档案信息化管理
电子文归档格式 《电子文件归档管理规范》规定保存的电子
文件通用格式为： 文字型：XML、RTF、TXT 图像型：JPEG、TIFF 视频和多媒体：MPEG、AVI 音频：WAV、MP3
什么是档案信息化
•
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统
一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技
术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，
加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化
是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重
心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，
• 档案目录数据库建设 • 电子档案全文数据库建设
电子文件生成方式 1、计算机系统生成 2、数字化扫描
14
如何做好档案信息化管理
• 档案利用管理
BS版档案管理系统亮点介绍ppt课件
8、方便的用户管理
方便的用户管理
系统提供强大的系统维护模块，用以 对系统用户进行管理
方便的用户权限
强大的系统维护模块使得权限的控制
方便灵活的
27
系统亮点
9、完美的多格式浏览
提供多种电子文件的浏览； 超高速显示； 局部逐级快速放大缩小； 缩略图目录显示； 实现局部的打印；
28
系统亮点
始资料费用。 大图纸可局部打印，节省打印大图纸费用 网上录入档案，可远程监管异地的档案工作进展。
18
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
博阳数字化档案管理系统（BS版） 软件亮点介绍
19
系统亮点
1、简单快捷登录系统
•客户端不需安装软件系统
•客户端用户只需打开IE浏览页
面，输入服务器IP地址即可访
问系统
•系统可实现内网、外网访问
北京博阳科技公司 档案资料管理信息系统
介绍
北京博阳信息工程研1究所
关于博阳
博阳公司专注档案十七年 获得过档案界最高荣誉国家科技进
步三等奖 数万用户的信任 多次获国家档案局鉴定
2
价值体现
保证档案的完整收集与整理
快速高效的档案利用
全新的网络化档案管理模式，提升单 位的整体效率
3
北京华融案例分析
IE界面可直接扫描并上传
在IE页面的著录窗口里，可以直接扫 描文件并上传挂接到系统里去
可以插入多种格式电子文件
23
系统亮点
5、完备的数据接口
Domino数据驱动和关系数据 接口
DBF、BAK、EXCEL、ODBC 数据转入
DBF、XML 格式转出 元数据和背景信息提取 文件档案一体化管理
34
系统亮点
方便的用户管理
系统提供强大的系统维护模块，用以 对系统用户进行管理
方便的用户权限
强大的系统维护模块使得权限的控制
方便灵活的
27
系统亮点
9、完美的多格式浏览
提供多种电子文件的浏览； 超高速显示； 局部逐级快速放大缩小； 缩略图目录显示； 实现局部的打印；
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系统亮点
始资料费用。 大图纸可局部打印，节省打印大图纸费用 网上录入档案，可远程监管异地的档案工作进展。
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ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
博阳数字化档案管理系统（BS版） 软件亮点介绍
19
系统亮点
1、简单快捷登录系统
•客户端不需安装软件系统
•客户端用户只需打开IE浏览页
面，输入服务器IP地址即可访
问系统
•系统可实现内网、外网访问
北京博阳科技公司 档案资料管理信息系统
介绍
北京博阳信息工程研1究所
关于博阳
博阳公司专注档案十七年 获得过档案界最高荣誉国家科技进
步三等奖 数万用户的信任 多次获国家档案局鉴定
2
价值体现
保证档案的完整收集与整理
快速高效的档案利用
全新的网络化档案管理模式，提升单 位的整体效率
3
北京华融案例分析
IE界面可直接扫描并上传
在IE页面的著录窗口里，可以直接扫 描文件并上传挂接到系统里去
可以插入多种格式电子文件
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系统亮点
5、完备的数据接口
Domino数据驱动和关系数据 接口
DBF、BAK、EXCEL、ODBC 数据转入
DBF、XML 格式转出 元数据和背景信息提取 文件档案一体化管理
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系统亮点
工程档案管理PPT课件可修改文字
➢ 施工文件是指施工单位在工程施工过 程中形成的文件；
➢ 竣工图是指在工程竣工验收后，真实 反映建设工程项目施工结果的图样；
➢ 竣工验收文件是指在建设工程项目竣 工验收活动中形成的文件。
• 编制单位：
➢工程准备阶段文件和竣工验收文件的编 制单位一般为建设单位；
➢勘察、设计文件的编制单位一般为工程 的勘察、设计单位；
建设工程档案的特点
成果的成套性
形成领域的广泛性 建设工程档案
内容的专业性
记录形式的多样性 管理的动态性
Байду номын сангаас
利用的时效性
建设工程文件和档案资料的特征
• （1）真实性和全面性 • （2）分散性和复杂性 • （3）继承性和时效性 • （4）多专业性和综合性 • （5）数量上的庞大性
• 项目建设的成果表现为两种形态:
• （3）建设工程项目实行总承包的，总包单 位负责收集、汇总各分包单位形成的工程 档案，并应及时向建设单位移交；各分包 单位应将本单位形成的工程文件整理、立 卷后及时移交总包单位。
建设工程项目由几个单位承包的，各 承包单位负责收集、整理立卷其承包项目 的工程文件，并应及时向建设单位移交。
• （4）城建档案管理机构应对工程文件的 立卷归档工作进行监督、检查、指导。 在工程竣工验收前，应对工程档案进行 预验收，验收合格后，须出具工程档案 认可文件。
归档的质量要求
✓对文件齐全、完整的要求 ✓对文件内在质量的要求 ✓对文件材质的要求 ✓对文件属性的区分 ✓对文件价值及密级的区分
建设工程文件和档案资料的质量要求
• （1）归档的工程文件应为原件。
➢ 文件材料的签名、盖章手续是否完备, 文件材料的内容是否 填写完整、客观, 文件材料中数据是否存在涂改现象, 文件 材料是否存在‘三色笔’现象。
紫光电子档案管理系统(互联网版)详细介绍2018PPT课件
2012年，贵州电网获国家档案局科技进步三等奖
2013年，国家电网数据挖掘及电子文件项目分别获国家档案局科技进步一、二等奖
2014年，参与起草国家电子文件管理十三五规划、承办中央企业电子文件管理培训项目
2015年，国务院国资委举办第一届中央企业档案技能大赛唯一技术支持方，且参与了培训会务系统、实操系统、
4
电子文件与档案事业部 简介
电子文件与档案事业部是紫光软件直属事业部，档案业务于1994年起源
于清华计算机公司，持续发展20余年。 营销服务网络遍布全国，20余家分支机构。 拥有最大规模的用户和最多的用户保有量。
中央企业近30家总部及二三级公司， 中央国家机关近20家，发改委、国资委、财政部…
6
电子文件与档案事业部 主要荣誉
1994年8月，由清华计算机公司承担国家“八五”重点科技攻关项目“清华图纸自动输入及档案管理系5年5月以来，获得过国家科委、国家教育部、国家档案局奖项，成为国内唯一 一家获此殊荣的电子档案管
理产品。
1999年，参与国家标准《CAD电子光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678-1999）起草。
国家发展和改革委员会 国务院国有资产监督管理委员会 中华人民共和国财政部 国务院食品安全委员会办公室 国家广播电影电视总局 国务院港澳办公室 新华通讯社
光明日报 中国林业科学研究院 中国残疾人联合会 中央电视台 中国科学技术协会 中国外文出版发行事业部 ……
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电子文件与档案事业部 大型集团案例介绍
2004年，成功开发了国内首个企业数字档案馆—江苏电力数字档案馆，05年获国家档案局科技进步一等奖
2007年，成功开发了国内规模最大数字档案馆—国家电网数字档案馆，09年获国家档案局科技进步二等奖
智能档案管理系统介绍(ppt 32页)
We are your way
A0020001 A0020002 A0020003
……
新建一个档案盒或 取下有空闲位的档案盒
整理档案并输入户号 针对一个盒子可以输入
多个户号
打印客户信息标签并贴 于档案盒正面
（此步骤可选）
每个档案盒都有 其唯一的档案盒 号（侧面贴有对 应盒号的条码）
已放入档案的 档案盒
现营销部门对客户档案按客户号编制，每个客户的档案都集中在一起 ，并分类存放，由于数量大（一个档案室要存放几十万份档案），查找和管 理工作繁杂。
营销部门为提高客户服务水平，科学规范客户资料管理，构建智能档 案管理系统，实现客户资料等档案、文献的自动化管理，规范客户资料的入 档流程、借阅流程、归还流程、注销流程，从而对客户资料提供流程化管理 ，提高客户服务效率与质量。
三、智能档案管理系统框架
We are your way
智能档案管理系统软件 （内网中有权限的其它用户）
以太网 数据库服务器
隔离型 RS422总线
条码打印 智能档案管理系统软件
机
（档案管理员）
RS485
分节控制单元 （节数可据场地
大小灵活配置）
柜体控制系统
柜体电机控制单元
RS485
分节控制单元 （节数可据场地
四、档案管理流程定义
大客户入档流程：
入档开始
We are your way
每个档案盒都有 其唯一的档案盒 号（侧面贴有对 应盒号的条码）
已放入档案的 档案盒
取档案并输入户号
新建一个档案盒 用条码枪扫入新盒号
打印客户信息标签并贴 于档案盒正面
包含户名、户号 和扩 展盒序号
把对应户号的档案放入 档案盒
档案管理系统ppt
3.够提高高校的档案综合管理的办公效率，更好的节 约各种资源，提高工作效率。
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
课题研究的内容
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
需求分析
功能需求
•服务器端档 案管理
•网络端档案 管理
本校的实际情 况
其他高校的开 发经验
国家对档案管理的 新规定
性能需求
服务器端档案管理
用户注册登录：本系统有四类用户，分别是高级管理员、各系部档案管理员、各系 部档案录入人员和其他用户。
档案录入管理查询：该模块是系统的核心部分。 档案统计：以对每一类别的档案进行相关关键字的统计。
档案借阅：可以对档案的借阅情况进行记录，并能够方便相关人员进行查询借阅情 况。
档案打印：方便档案系统管理员对各类档案进行打印输出。
3.现有的B/S结构的档案信息管理系统不能很好的实现 信息的共享，并且需要相对较多的费用。
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
课题研究的目的和意义
1.B/S模式的档案管理系统支持档案资源的共享，真正 实现了一体化办公，方便着人们的工作。
2.一定程度上减轻了档案管理工作人员的负担，可以 不出办公室，仅仅依托于网络快速查看档案的情况。
Server 编程语言：ASP
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
功能总体设计
服务器端档案管理
用户 基 注册 本 登录 数 模块 据
模 块
档案 录入 管理 查询 模块
档档网系 案案络统 统打归维 计印档护 模模模模 块块块块
党 行 出 外 科 教 基 会设 群 政 版 事 研 学 建 计备 类 类 类 类 类 类 类 类类
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
课题研究的内容
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
需求分析
功能需求
•服务器端档 案管理
•网络端档案 管理
本校的实际情 况
其他高校的开 发经验
国家对档案管理的 新规定
性能需求
服务器端档案管理
用户注册登录：本系统有四类用户，分别是高级管理员、各系部档案管理员、各系 部档案录入人员和其他用户。
档案录入管理查询：该模块是系统的核心部分。 档案统计：以对每一类别的档案进行相关关键字的统计。
档案借阅：可以对档案的借阅情况进行记录，并能够方便相关人员进行查询借阅情 况。
档案打印：方便档案系统管理员对各类档案进行打印输出。
3.现有的B/S结构的档案信息管理系统不能很好的实现 信息的共享，并且需要相对较多的费用。
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
课题研究的目的和意义
1.B/S模式的档案管理系统支持档案资源的共享，真正 实现了一体化办公，方便着人们的工作。
2.一定程度上减轻了档案管理工作人员的负担，可以 不出办公室，仅仅依托于网络快速查看档案的情况。
Server 编程语言：ASP
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
功能总体设计
服务器端档案管理
用户 基 注册 本 登录 数 模块 据
模 块
档案 录入 管理 查询 模块
档档网系 案案络统 统打归维 计印档护 模模模模 块块块块
党 行 出 外 科 教 基 会设 群 政 版 事 研 学 建 计备 类 类 类 类 类 类 类 类类
人事档案管理PPT课件
(三)左侧装订 ❖每册厚度一般不超过2.5厘米。
八、验收
❖（一）检验卷内的档案材料是否都属于该人的。 ❖（二）材料分类是否准确，每类材料的排列是否有序，方法是否 得当。 ❖（三）检验目录登记与实际材料是否相符，材料名称、制成时间、 份数、页数的填写是否准确，留下的空格是否适当，字迹是否工整、 清楚。 ❖（四）材料上的金属物是否已全部拆除，裱糊、折叠是否合乎要 求。 ❖（五）检验装订的档案材料是否四边整齐，有无压字，伤字现象， 卷内材料的位置是否准确，卷夹封面书写是否规范整洁。
（二）人事档案工作机构
县以上（含县）的组织、人事部门，应建立相应干部档 案管理工作机构。
每管理1000人的档案需配备一名专职干部。
流动人员人事档案管理：县以上（含县）党委组织部门 和政府人事部门所属的人才流动服务机构。
第二节 人事档案的收集和鉴别
一、人事档案的收集
（一）归档 1.归档范围
按照《干部人 事档案材料收 集归档规定》 （25条）
❖工资待遇按时间顺序排列 ，调动任 免与离退、出国出境、其他按时间顺 序排列
(十)其他
❖按时间顺序排列
包括办理任免、选举、调动、是剖线 、晋级、录用、聘用、招用、转业、 工资、待遇、出国、离退休及退职材 料、各种代表会登记表等
包括残疾体检表、确定残疾等级材 料，工伤职业病证明材料，民事纠 纷判决书、调解书，讣告、悼词等
（二）人事档案的收集渠道
收集
1.组织、人事、劳动及其他人员管理部门
2.员工所在的党、团组织、政府机关、企事业单位的有收集 关部门 3.纪检、行政监察、保卫和公安、司法、监察部门 收集
4.科技、业务部门和学校、培训部门
收集
5.军队有关部门和民政部门
八、验收
❖（一）检验卷内的档案材料是否都属于该人的。 ❖（二）材料分类是否准确，每类材料的排列是否有序，方法是否 得当。 ❖（三）检验目录登记与实际材料是否相符，材料名称、制成时间、 份数、页数的填写是否准确，留下的空格是否适当，字迹是否工整、 清楚。 ❖（四）材料上的金属物是否已全部拆除，裱糊、折叠是否合乎要 求。 ❖（五）检验装订的档案材料是否四边整齐，有无压字，伤字现象， 卷内材料的位置是否准确，卷夹封面书写是否规范整洁。
（二）人事档案工作机构
县以上（含县）的组织、人事部门，应建立相应干部档 案管理工作机构。
每管理1000人的档案需配备一名专职干部。
流动人员人事档案管理：县以上（含县）党委组织部门 和政府人事部门所属的人才流动服务机构。
第二节 人事档案的收集和鉴别
一、人事档案的收集
（一）归档 1.归档范围
按照《干部人 事档案材料收 集归档规定》 （25条）
❖工资待遇按时间顺序排列 ，调动任 免与离退、出国出境、其他按时间顺 序排列
(十)其他
❖按时间顺序排列
包括办理任免、选举、调动、是剖线 、晋级、录用、聘用、招用、转业、 工资、待遇、出国、离退休及退职材 料、各种代表会登记表等
包括残疾体检表、确定残疾等级材 料，工伤职业病证明材料，民事纠 纷判决书、调解书，讣告、悼词等
（二）人事档案的收集渠道
收集
1.组织、人事、劳动及其他人员管理部门
2.员工所在的党、团组织、政府机关、企事业单位的有收集 关部门 3.纪检、行政监察、保卫和公安、司法、监察部门 收集
4.科技、业务部门和学校、培训部门
收集
5.军队有关部门和民政部门
档案管理程序幻灯片.ppt
档案管理程序
中原输油气分公司档案室
所属各单位档案管理部门
• 负责本部门各类文件材料的收集、整理和归档，确保归档 文件材料的齐全、完整、真实和有效。
• 事故档案归口管理部门按照事故、未遂事故管理程序，负 责建立并移交事故档案。
• 按照“谁主办、谁备案、谁确认”的原则，由主办单位负 责重大活动的备案， 文书档案：按照《归档文件整理规则》（DA/T222000）,以件为单位进行整理，并按归档时间顺序排列。 件内排列顺序为：各单位制发的文件，正文在前，发文 稿纸居中，底稿附后；归档的收文，收文处理单在前， 正文在后。
• 科学技术研究档案：以项目为保管单元，进行组卷或按 件整理，并按研究准备、研究试验、总结鉴定、成果申 报、推广应用阶段的顺序排列。
• 建设项目档案：以项目为保管单元，进行组卷或按件整 理。组卷原则及方法参见《基本建设项目档案管理规 定》。
•
归档整理
• 设备仪器档案：以单台（套）为保管单元，进行组卷或按 件整理，并按使用说明书、图样、操作规程、装箱单、配 件目录的顺序进行排列。随机文件较多时可按部件、组件 为单位进行整理。
• 会计档案：应保持原卷（册）的封装，以卷为单位进行 整理。个别破损、缺页、装订不牢固的帐册应进行修补和 重新装订。对未了结的债权、债务凭证和原始单据要抽出， 由会计机构单独保管，待了结后再归档。如有若干个机构 和核算单位，同一年度内先按机构或核算单位的先后顺序 排列，再在同一机构或核算单位中按形成的先后顺序排列。
归档要求
• 公司各级归档部门（单位）的主要领导负责本部门（单位） 归档工作的统筹协调和归档审核；各兼职档案员负责本部 门形成档案的收集、系统录入、实体档案整理和向档案部 门移交等具体业务工作。
• 归档文件材料必须齐全、完整、准确。齐全是指按照归档 范围应归档的文件材料全部归档；完整是指每件文件材料 的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与 被转发件、实体档案与相对应的归档电子文件齐全；准确 是指归档文件材料内容真实，签署和用印符合文书工作规 范，实体档案与相对应的归档电子文件在内容、相关说明 及描述上保持一致。
中原输油气分公司档案室
所属各单位档案管理部门
• 负责本部门各类文件材料的收集、整理和归档，确保归档 文件材料的齐全、完整、真实和有效。
• 事故档案归口管理部门按照事故、未遂事故管理程序，负 责建立并移交事故档案。
• 按照“谁主办、谁备案、谁确认”的原则，由主办单位负 责重大活动的备案， 文书档案：按照《归档文件整理规则》（DA/T222000）,以件为单位进行整理，并按归档时间顺序排列。 件内排列顺序为：各单位制发的文件，正文在前，发文 稿纸居中，底稿附后；归档的收文，收文处理单在前， 正文在后。
• 科学技术研究档案：以项目为保管单元，进行组卷或按 件整理，并按研究准备、研究试验、总结鉴定、成果申 报、推广应用阶段的顺序排列。
• 建设项目档案：以项目为保管单元，进行组卷或按件整 理。组卷原则及方法参见《基本建设项目档案管理规 定》。
•
归档整理
• 设备仪器档案：以单台（套）为保管单元，进行组卷或按 件整理，并按使用说明书、图样、操作规程、装箱单、配 件目录的顺序进行排列。随机文件较多时可按部件、组件 为单位进行整理。
• 会计档案：应保持原卷（册）的封装，以卷为单位进行 整理。个别破损、缺页、装订不牢固的帐册应进行修补和 重新装订。对未了结的债权、债务凭证和原始单据要抽出， 由会计机构单独保管，待了结后再归档。如有若干个机构 和核算单位，同一年度内先按机构或核算单位的先后顺序 排列，再在同一机构或核算单位中按形成的先后顺序排列。
归档要求
• 公司各级归档部门（单位）的主要领导负责本部门（单位） 归档工作的统筹协调和归档审核；各兼职档案员负责本部 门形成档案的收集、系统录入、实体档案整理和向档案部 门移交等具体业务工作。
• 归档文件材料必须齐全、完整、准确。齐全是指按照归档 范围应归档的文件材料全部归档；完整是指每件文件材料 的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与 被转发件、实体档案与相对应的归档电子文件齐全；准确 是指归档文件材料内容真实，签署和用印符合文书工作规 范，实体档案与相对应的归档电子文件在内容、相关说明 及描述上保持一致。
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AGENDA
• Agenda Item Number One • Agenda Item Number Two • Agenda Item Number Three • Agenda Item Number Four • Agenda Item Number Five
光盘封面填写
• 光盘种类：填写光盘载体的类型。如：CD-R、CDROM、CD-RW等。 • 文件类型：用英文字母代表电子文件的类型，T－文本 文件；I－图像文件；G－图形文件；V－影像文件；A －声音文件；O－超媒体链结文件；P－程序文件；D －数据文件。同一光盘含有多种类型文件依次填写。 • 数据容量：本光盘所存储数据的大小。 • 立档单位：光盘文件制发的组织或个人，即电子文件的 发文机关或署名者。 • 立档时间：制作光盘文件时的时间。
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AGENDA
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一、档案概述
1、档案的起源及演变 （1）档案的起源
档案的产生与文字有密切关系，它是人类社会 发展到一定阶段的必然产物。
（2）档案的演变
古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案 。 传统型载体档案：纸质档案。 新型载体档案：感光材料与磁性材料形成的档案 ，如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。
（3）档案的名称
“统一领导、分级集中地管理国家全部档案 ，维护档案的完整与安全，便于社会各方 面的利用。”
◆统一领导、分级集中地管理国家全部档案——我 国档案工作的组织原则和管理体制。 ◆维护档案的完整与安全——我国档案工作的基本 要求。 ◆便于社会各方面的利用——我国档案工作的根本 目的。
4、档案工作机构
◆各级各类档案室（内部机构） ◆各级各类档案馆（文化事业机构） ◆档案行政管理部门 国家档案局：是国务院直属的掌管全国档案事务 的最高职能机构。1954年经第一届全国人民代表 大会常务委员会第二次会议批准成立。
商代：册 周代：中 秦汉：卷、案 唐宋：文案、案卷、簿文字，多书于木，往来传递者曰牌子， 以削木片若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档 子，以积累多，贯皮条挂壁若档故也，然今文 字之书于纸者。亦呼为牌子、档子矣。”
2、档案的定义及含义 （1）定义
档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动 中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及 其它各种方式和载体的历史记录。
◆文件中心（介于单位和档案馆之间的过渡性档案 管理机构） ◆档案寄存中心（由国家综合性档案馆设立） ◆档案科研和教育机构 ◆档案宣传、出版机构
档案室——基础 档案馆——主体 档案行政管理部门——组织指挥中心 档案工作辅助机构——档案工作发展的条件
三、从事档案工作应注意的几个问题 1、档案与文件的关系问题（文件是档案的前身， 档案是文件的归宿） 2、反映基本职能活动的档案与其它档案的关系 （突出前者） 3、档案的“动”与“静”的关系（档案具有潜 在价值）
归档文件移交检验表
检验项目 单位名称 移交单位 载体外观检验 病毒检验 真实性检验 完整性检验 有效性检验 技术方法与相关软件 说明登记表、软件、 说明资料检验 接收单位
• 格式
填表人（签名）
审核人（签名） 单 位（印章）
年 月 日
年 月 日 年 月 日
年 月 日
年 月 日 年 月 日
光盘说明文件
四川宏华友信石油机械有限公司
档案管理系统
◆档案与档案工作概述 ◆文书档案管理 ◆科技档案管理 ◆电子档案管理
一、档案概述
1、档案的起源及演变 （1）档案的起源
档案的产生与文字有密切关系，它是人类社会 发展到一定阶段的必然产物。
（2）档案的演变
古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案 。 传统型载体档案：纸质档案。 新型载体档案：感光材料与磁性材料形成的档案 ，如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。
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光盘格式
• 格式
光盘格式填写
• 全宗名称：全宗名称相同于立档单位的名称。 • 题名：准确概括本光盘存储的电子文件主要内容。 • 时间：光盘上电子文件形成的起止年月日，只有一个电 子文件，填起始日期。 • 保管期限：电子文件归档时划定的保管期限。 • 件数：光盘中保存的电子文件个数，一个文件即一件。 页数即全文页数。 • 全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。 • 目录号：全宗内所属目录的编号。 • 光盘号：全宗或目录内光盘的顺序编号，在同一个目录 内不允许出现重复的光盘号。
（2）含义
档案的来源——国家机构、社会组织和个人；社会 活动。 档案的条件——保存备查的历史文件。
文件转化为档案有三个条件： 办理完毕； 有查考利用价值； 按一定规律保存。
档案的记录方式和载体——多种多样。 档案的性质——原始记录性。 （档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中 直接形成的）
3、档案的基本价值 （1）档案的凭证作用 （2）档案的参考作用
4、档案工作同资料、情报、图书工作的关系（一体 化） 5、档案室与档案馆的关系（积累输送、无偿进馆） 6、传统管理与现代化管理的关系（人员素质、电子 文件、双套制） 7、管理工作中人与物的关系
AGENDA
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二、档案工作概述
1、档案工作的内容
八个业务环节： 收集、整理、鉴定、保管、 统计、检索、编研、利用
2、档案工作的性质
服务性 科学管理性 政治性
3、我国档案工作的基本原则
(《中华人民共和国档案法》1987年9月5日第六届全国人民 代表大会常务委员会第22次会议通过， 根据1996年7月5 日第八届全国人民代表大会常务委员会第20次会议《关于 修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》修正)
光 盘 编 号 光 盘 制 作 单 位
光盘参数
光盘保管单位
光盘一致性检查单位
光盘阅读硬件环境 光盘阅读软件环境
光盘类目表
光盘类目表 光盘编号： 序号 代号 题名 密级 保管期限 备注
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一、档案概述
1、档案的起源及演变 （1）档案的起源
档案的产生与文字有密切关系，它是人类社会 发展到一定阶段的必然产物。
（2）档案的演变
古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案 。 传统型载体档案：纸质档案。 新型载体档案：感光材料与磁性材料形成的档案 ，如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。
（3）档案的名称
“统一领导、分级集中地管理国家全部档案 ，维护档案的完整与安全，便于社会各方 面的利用。”
◆统一领导、分级集中地管理国家全部档案——我 国档案工作的组织原则和管理体制。 ◆维护档案的完整与安全——我国档案工作的基本 要求。 ◆便于社会各方面的利用——我国档案工作的根本 目的。
4、档案工作机构
◆各级各类档案室（内部机构） ◆各级各类档案馆（文化事业机构） ◆档案行政管理部门 国家档案局：是国务院直属的掌管全国档案事务 的最高职能机构。1954年经第一届全国人民代表 大会常务委员会第二次会议批准成立。
商代：册 周代：中 秦汉：卷、案 唐宋：文案、案卷、簿文字，多书于木，往来传递者曰牌子， 以削木片若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档 子，以积累多，贯皮条挂壁若档故也，然今文 字之书于纸者。亦呼为牌子、档子矣。”
2、档案的定义及含义 （1）定义
档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动 中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及 其它各种方式和载体的历史记录。
◆文件中心（介于单位和档案馆之间的过渡性档案 管理机构） ◆档案寄存中心（由国家综合性档案馆设立） ◆档案科研和教育机构 ◆档案宣传、出版机构
档案室——基础 档案馆——主体 档案行政管理部门——组织指挥中心 档案工作辅助机构——档案工作发展的条件
三、从事档案工作应注意的几个问题 1、档案与文件的关系问题（文件是档案的前身， 档案是文件的归宿） 2、反映基本职能活动的档案与其它档案的关系 （突出前者） 3、档案的“动”与“静”的关系（档案具有潜 在价值）
归档文件移交检验表
检验项目 单位名称 移交单位 载体外观检验 病毒检验 真实性检验 完整性检验 有效性检验 技术方法与相关软件 说明登记表、软件、 说明资料检验 接收单位
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一、档案概述
1、档案的起源及演变 （1）档案的起源
档案的产生与文字有密切关系，它是人类社会 发展到一定阶段的必然产物。
（2）档案的演变
古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案 。 传统型载体档案：纸质档案。 新型载体档案：感光材料与磁性材料形成的档案 ，如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。
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（2）含义
档案的来源——国家机构、社会组织和个人；社会 活动。 档案的条件——保存备查的历史文件。
文件转化为档案有三个条件： 办理完毕； 有查考利用价值； 按一定规律保存。
档案的记录方式和载体——多种多样。 档案的性质——原始记录性。 （档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中 直接形成的）
3、档案的基本价值 （1）档案的凭证作用 （2）档案的参考作用
4、档案工作同资料、情报、图书工作的关系（一体 化） 5、档案室与档案馆的关系（积累输送、无偿进馆） 6、传统管理与现代化管理的关系（人员素质、电子 文件、双套制） 7、管理工作中人与物的关系
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• Agenda Item Number One • Agenda Item Number Two • Agenda Item Number Three • Agenda Item Number Four • Agenda Item Number Five
二、档案工作概述
1、档案工作的内容
八个业务环节： 收集、整理、鉴定、保管、 统计、检索、编研、利用
2、档案工作的性质
服务性 科学管理性 政治性
3、我国档案工作的基本原则
(《中华人民共和国档案法》1987年9月5日第六届全国人民 代表大会常务委员会第22次会议通过， 根据1996年7月5 日第八届全国人民代表大会常务委员会第20次会议《关于 修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》修正)
光 盘 编 号 光 盘 制 作 单 位
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