高速公路工程档案培训工程资料 (1)

各参建单位应根据“统一领导、分级 管理”的原则，明确档案工作的分管领导 ， 成 立档案管理 小 组 ，落实档案工作经费 ，配备取得专业培训证书的档案人员，并 保持稳定，确保项目档案工作的顺利进行 （统一归口）。
2、职责分工: 2.1指挥部：依法对本项目档案工作 进行统筹规划，组织协调，制定制度、 检查和指导，接收各参建单位移交的项 目档案，并组织本项目档案验收。
三、设施、设备及管理要求
1、各参建单位应配备档案库房（室 ），制定档案管理制度并上墙。项目档 案的库房标准应符合《档案馆建筑设计 规范》（JGJ 25-2010）要求；其它各参 建单位2档案装具可采用档案柜或档案架 ，且离地、墙不小于10cm； 1.3库房需满足防潮、防水、防火、 防盗等要求； 1.4库房应保持整洁、卫生； 1.5应经常对档案室内资料进行检查 、清点，发现异常情况及时报告并处理 。
4、规范性： 4.1本工程项目名称为“申嘉湖高速公路 安吉孝源至唐舍段工程”，不得随意改动；合 同段名称为“第…标段”、“第…标段”，其 中“…”按招标文件上的合同代号填写（已形 成的资料暂不作改动）。
4.2质保资料中“工程项目”应填所属的 单位工程名称（如105交验表）；在表格填写 时如有上下栏内容或数据相同的，应如实填写， 不允许以“·· ”省略填写；质保资料中的 601表“预计浇筑时间”应填写预计浇筑用时， 如“1小时”或“1h”；评定资料扣分项的分 值应填写绝对值。
d、将指挥部所发关于放假、值班、天气、 培训等单向告知类（非执行性）组卷;
e、将安全、隐患、事故处理等文件分类 组卷（安全文件）；
f、将公司来文件按时间组卷；
g、将驻地办成立、印章启用、人员调整 、机构成立等文件一起组卷；
h、将施工单位所报的开工报告（包括首 件）、承包人单、方案报审等分类组卷；
i、指挥部转发质监站的通知通报或检查整 改意见书等文件与反馈文件闭合归档（复印件 问题）；
a、首先将所有文件闭合起来：将会议通 知与会议纪要、签到表闭合；将请示（报告） 与批复文件闭合；将整改通知、通报与（各级） 反馈文件闭合。
b、将监理指令与整改反馈、监理通知单、 吉宁指挥部下发或转发的需要执行或反馈的通 知通报按类别/问题分类组卷，再按日期排序。
c、将计划、月报、例会材料等按期次组 卷；
二）、项目档案形成、立卷和归档要求 1、及时性： 1.1各单位来文在相关领导及负责人审阅 后将原件及时归档。 1.2本单位发文在审批程序完成后，将审 批手续完整的原件闭合后及时归档。
1.3各自检/抽检及评定、试验资料在 各项签字、盖章等审批手续完成之后及时 归档。
1.4施工日志在次月月初将上月的日 志及时进行归档。
2、各参建单位应编制档案检索工具， 包括纸质目录及电子目录，便于文件材 料的查找、利用；建立档案管理台账， 记录文件材料的形成情况，并及时做好 收集、催交工作（基础资料可依托《单 位、分部和分项工程划分表》） ；做好 归档资料的借阅登记，防止遗失。
四、文件材料的形成、积累及归档
一）、项目档案的收集范围 项 目 档 案 是 指 从项目提出、立项、审批、 勘察设计、招标投标、施工、监理、检测、试 运行到竣工验收全过程中形成的，反映项目质 量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成 后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查 考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数 据等不同形式的历史记录。
这次培训主要有两个环节，第一个环 节主要讲竣工资料编制的依据及规范、硬 软件设施及人员的配备、竣工资料的形成、 积累及归档、电子文件及数字化备份的要 求；第二个环节是现场答疑。
目录 一、档案工作的依据及规范 二、管理体制及职责分工 三、设施、设备及管理要求 四、文件材料的形成、积累及归档 五、文件材料的组卷和移交 六、电子文件和数字化备份要求
2.2指挥部：负责收集、整理本指挥 部所辖范围内的征地、拆迁、“三改”等 政策处理合同、协议及相关资料，并按照 要求及时移交指挥部。
2.3监理单位：负责对所辖施工单位竣 工资料的监督和检查，在交工验收前向指 挥部提交项目档案质量审核意见；负责收 集、整理监理工作过程中形成的所有文件 材料，并按照要求完成编制、整理、立卷、 备份和移交（责任主体）；配合、协助指 挥部完成档案专项验收工作。
5.5日志只在封面盖项目部（监理办） 公章；照片档案只在编制总说明后单位名 称上加盖项目部（监理办）公章。
5.6竣工图在封面加盖公司章。 5.7章一般盖在负责人签字或单位名 称位置。
6、立卷分类要求 6.1竣工资料立卷分类应遵循项目文件的 自然形成规律和成套性特点，充分尊重原基础， 保持卷内文件的有机联系，做到分类科学，立 卷合理。管理性文件按以下方法分类：
4.5竣工资料中的工程部位、日期、所 用机具设备等可以在表格上打印，但结论 性意见或数据、签字等须手写。
5、盖章要求说明 5.1管理性文件：按照文书行文规范要求， 盖章、签字手续齐备。 5.2自检、抽检资料： ①项目部自检评定需盖项目部章； ②分项工程交验审批表（105表）除盖项 目部章外，还需加盖监理办章； ③监理工序检评资料需盖监理办章；记 录表需加盖监理抽检章。
2.4管理性文件应根据“公文处理办法”的要 求规范文书的报批流程，对于“请批”性文件应 有批复文件；要求“上复”的文件必须有“上复” 的反馈报告。如《监理规程及实施细则》、《 施工组织设计》等要求审批的文件须有审批文 件；监理 “现场整改指令”要求有施工单位“整 改反馈”等。在实际操作中如当时只以口头答 复而未形成书面材料的应补齐书面资料，并且 保证文件盖章、签字手续齐备，附件齐全。
3.2依据项目实施情况要求增设的各 类表式由施工单位编制后报监理审核、经 吉宁指挥部备案确认，或吉宁指挥部下发 通知后方才使用；按照实际施工情况需修 改“施工统一用表”的，需由施工、监理 单位、指挥部三方商定，并由吉宁指挥部 备案。
二、管理体制及职责分工
1、管理体制:
项目档案既是工程建设的基础工作，也 是后期维、养护的重要依据。项目档案立卷 归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工 作内容，与工程建设同步收集、同步整理、 同步归档。按照“谁形成谁负责”的原则， 由文件材料的形成单位或部门负责。
6.4立卷分类时同一类型的竣工资料的分类 标准应统一。（如：张拉现场人员登记表等）
7、文件编号要求: 7.1红头文件应编写文件编号（文号）（ 部分便函、通知等除外），编号规则参照文书 编号规则； 7.2工程通知单、监理指令单、联系单、 报审单等工程管理文件的编号可参照《编号规 则》执行，要求科学合理； 7.3质保资料/抽检资料的编号应参照《单 位、分部及分项划分表》填写。
3.5文件资料的填写不得用原珠笔、 铅笔、蓝色墨水等不耐久笔迹书写，对于 搅拌桩/管桩资料中的“电脑打印小票”等不 耐久材料，应复印一份附在原件后面以作 补救。
3.6对于资料中数据填写错误需更改 的，允许在原资料上杠改，但更改部位不 宜过多（三处以内为宜），且应在杠改部 位加盖“修正章”，并在旁边签字确认。 （指挥部讲：原则上不允许修改）
一、档案工作的依据及规范
1、档案管理工作的纲领性文件主要有 《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设 项目文件归档要求与档案整理规范》 （DA/T28-2002）、《浙江省重点建设项目档 案验收办法》（浙档发[2016]25号）、《浙江 省重点建设项目档案管理暂行办法》（管理依 据）等相关法规和规定。
6.3立卷分类时应充分考虑到卷内文件和案 卷题名的编写是否合理，能否准确反映出竣工 资料的内容，使查阅、利用者一目了然。首先 卷内目录的编写应有条理性、区别性，同一卷 内的每条目录不能是相同的（绝少部分可除外 ），且卷内目录的条数要适中，太少或太多都 体现不出卷内目录的作用；其次案卷目录题名 应互相区别，不能有包含关系。
3、有效性： 3.1只有管理性文件中作为文件附件 的资料允许用复印清晰的复印件，并备 注原件存放处，其它归档的文件资料都 应要求用原件。 3.2纸张采用70g以上 297mm*210mm白色书写纸。 3.3所有资料的表格都采用打印，打 印表格必须清晰，符合要求。
3.4直接从厂家购进原材料的质保单必 需原件，从经销商处购进原材料的质保单 允许复印清晰的复印件，但需加盖经销商 单位红章，并说明实际购进材料的日期、 数量、规格/型号、批号/次等；不允许用 传真件归档。
j、对于未能一次性处理完成的反馈 文件，待整改完成后需再次反馈；
k、旁站监理记录按施工合同段结合 《单位、分部及分项划分表》整理组卷；
l、完成组卷的卷盒侧脊上注明本卷 文件的主要内容。
6.2基础资料依据“单位、分部及分项工程 的划分”表，单位（单元）工程竣工资料应单 独立卷。同一分项（分部）工程的竣工资料应 组在一起，不能跟其它的分项（分部）工程穿 插组卷（若某一单位工程的所有分部、分项组 在一起或某一分部工程所有分项都组在一起也 只有一卷的情况除外）。
5.3试验资料：试验报告只盖试验室 章；材料报验单，配合比、击实、综合毛 体积等标准试验审核表需盖项目部和监理 办公章。工序试验报告只盖试验室章。
5.4计量资料：中期支付证书、传递单 按审批流程指挥部、监理办、项目部等都 需签字、盖章；工程计量汇总表需盖监理 办和项目部公章；工程计量表只需盖项目 部公章。若计量是走网上流程的，归档时 应打印出一份纸质材料，封面加几方单位 章，电子版一并存档。
1.5照片档案在拍照当天及时进行整 理，备注六要素，在次月月初将上月的照 片档案及时进行归档。
2、完整性： 2.1所有实体工程都要有对应的纸质资料， 包括临时性工程（临时便道、料场等可以施 工记录、工程量确认单或验收记录等形式归 档）。 2.2竣工资料应采用 “施工统一用表”中 的表格格式，交验、放样/测量、质检单、施 工原始记录、试验报告单等按实编制。 2.3每一份资料/表格都应按规范要求填写 完整，应填项目要填写完整。
4.3施工单位质保资料应按“交验表放样/测量-质检报告单及对应的施工记录 表-试验报告”的顺序排列；监理单位抽检 资料应按“检评表-对应的放样/测量记录抽检试验报告”的顺序排列。
4.4施工（监理）日志应参照“统一用表”的 要求规范表式和填表要求，填表应完整，内容要求 详细，记录每日的主要机械设备、人员、材料供应、 事故处理及施工情况等，记录时间应连续，遇放假、 停工等情况需作说明；按月份或内容分册，制作封 面并加盖项目部（监理办）章，封面标明项目名称、 合同段、记录人、工区（专业或工程）、起止日期、 项目部名称等内容。日志可以以电子版格式填写完 整打印后签字加章，但电子版也需要备份归档。
2、竣工资料编制的规范性文件主要有 《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》 （ 交 办 发 [2010]382 号 ） 、 《浙江省公路工 程竣工文件编制办法》（2002年8月 版 参 考 ）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》 (GB/T11822-2008)等规范和要求。
3、竣工资料形成的有关规范及标准 3.1土建工程（含路基、路面、桥涵、 隧道等）、交通安全设施、环保工程、机 电工程的竣工文件的用表、评定标准、监 理规范由吉宁指挥部确定（在新标准的文 件下发前暂使用现行标准）。
2.4施工单位：负责收集、整理施工 过程中形成的所有文件材料，并按照要 求完成编制、整理、立卷 、 备 份 和移交 工作（责任主体）。
2.5试验检测等服务单位：负责收集、 整理服务过程中形成的所有文件材料， 并按照要求完成所有资料的编制、整理、 立卷和移交工作 。
2.6档案服务单位：全面指导本项目 各参建单位项目文件的收集、立卷和归 档工作，并及时向指挥部汇报项目档案 的进展情况；指导各参建单位档案硬、 软件设施、设备的配置和完善，档案管 理体制和制度的建立；依据档案服务合 同完成服务单位文件材料的收集、整理 、归档、备份和移交等工作。