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1 熟悉Word的工作环境Word是目前被计算机用户广泛应用的字处理软件,其主要功能是编辑、组织和处理文字,以及创建经常用到的文档,如报告、信函、业
务计划和Web网页等。

1 熟悉Word的工作环境
Word是目前被计算机用户广泛应用的字处理软件,其主要功能是编辑、组织和处理文字,以及创建经常用到的文档,如报告、信函、业务计划和Web网页等。

1.1 Word工作窗口的组成
启动Word的基本方法有两种:一种方法是在Windows桌面上打开“开始”菜单,选择“所有程序”→Microsoft Word命令。

另一种方法是在Windows桌面上建立Word 的快捷方式,双击快捷方式图标即可启动Word。

启动Word 后,屏幕上就会出现Word主工作窗口。

Word工作窗口由标题栏、菜单栏、工具栏和状态栏等几个区域组成。

在屏幕中间的大块区域是文档窗口,用户可以在这里输入、编辑、修改和查看文档。

在文档窗口中可以看到光标,光标所在的位置就是当前文档要输入的位置。

在文档窗口的周围设置了各种用来编辑和处理文档的按钮、菜单、标尺以及各种工具。

1.2 创建与打开Word文档
Word文档包括了多种类型,默认情况下用户要经常创建的文档包括:空白文档、Web 页、电子邮件。

而根据不同的模板,创建的方法有两种,即利用新建文件的任务窗格和利用常用工具栏上的“新建空白文档”按钮。

1. 使用“新建文档”任务窗格
使用“新建文档”任务窗格的操作是选择“文件”→“新建”命令,这时系统将在Word窗口的右侧显示“新建文档”任务窗格。

在“新建文档”任务窗格中,用户可以看到在“新建”选项组内有“空白文档”、“空白Web页”和“空白电子邮件”3个命令。

如果用户单击其中任意的一个选项都将创建相应类型的空白文档。

●空白文档如果用户选择了“新建”选项组中的“空白文档”命令,Word将会创建一个空白的文档。

在一个空白文档中可以输入文字、数据、图表和表格等。

●空白Web页如果用户选择了“新建”选项组中的“空白Web页”命令,Word 将会创建一个空白Web页。

Web页也是一种特殊类型的文档。

在这个空白的Web页中,
用户可以进行Web页的编辑。

●空白电子邮件如果用户选择了“新建”选项组中的“空白电子邮件”命令,Word 将会创建一个空白电子邮件。

在这个空白的电子邮件中,用户可以直接编辑并发送电子邮件,还可以在电子邮件中插入图形或者表格。

在新建的空白电子邮件中的“收件人”文本框中输入对方的电子邮件地址,在“主题”文本框中输入邮件的标题。

单击“为邮件附加文件”按钮,可以为该邮件添加附件;单击“发送”按钮,可以将该邮件直接发送。

2. 利用常用工具栏
Word 窗口处于不同的工作状态时,常用工具栏的“新建”按钮有着不同的作用。

当Word窗口处于文件的状态时,“新建”按钮用来创建一个空白的文档;当Word 窗口处于Web页的状态时,“新建”按钮用来创建一个空白的Web页;当Word 窗口处于电子邮件的窗口时,“新建”按钮用来创建一个空白的电子邮件。

3. 打开Word文档
一般的文档包括保存在本地磁盘的Word文档、文档模板、文本文件,以及其
他一些Word支持的格式。

要打开一般的文档,可以按如下步骤进行操作:(1) 选择“文件”→“打开”
命令,或者直接单击工具栏上的“打开”按钮,Word将打开的“打开”对话框。

(2) 在“查找范围”下拉列表内选择文档所在的目录或网络驱动器,文件列表框中将列出这个目录或网络驱动器中所有的文档和子目录。

选择一个要打开的文档,然后单击“打开”按钮。

(3) 要同时打开多个文档,可在按下Ctrl键的同时,逐个单击要打开的文档,最后单击“打开”按钮。

1.3 保存Word文档与退出
Word支持多种文件保存格式,在“另存为”对话框的“保存类型”下拉列表
中列出了20多种不同的格式供用户选择。

在保存过程中,Word还可以把文档的历
史版本保存到同一个文件中,而不用分别保存文档的多个版本。

1. 保存正在编辑的文档
针对不同的情况和需要应采用不同的保存方法。

在编辑一个文档时,用户可以采取如下3种不同的保存方式。

●如果要保存当前正在编辑的文档,可以选择“文件”→“保存”命令,也可
以直接单击常用工具栏上的“保存”按钮。

●要保存当前打开的所有文档,可以按住Shift键不放,然后选择“文
件”→“全部保存”命令。

●如果要把文档换名保存或换位置保存,可以选择“文件”→“另存为”命令,这时将弹出“另存为”对话框。

在此对话框的“文件名”下拉列表框中输入要保存的文件名,在“保存类型”下拉列表中选择文件要保存的类型,然后在“保存位置”下拉列表中选择文件要保存的位置,最后单击“保存”按钮即可。

2. 设定自动保存
自动保存功能是Word 中一个非常体贴用户的设计。

有了自动保存功能以后,Word 将自动定时地对正在编辑的文档进行保存,这样即使突然发生断电或其他故障,只要重新启动Word,将打开所有自动保存过的文档;如果此时没有出现自动恢复的文档,则可以直接打开位于Windows\Temp目录下的扩展名为.ASD的文件。

设定自动保存文档,可按如下步骤操作进行:1) 在Word中选择“工
具”→“选项”命令,打开“选项”对话框。

(2) 单击“选项”对话框中的“保存”标签,打开“保存”选项卡。

(3) 启用“自动保存时间间隔”复选框,并在其后的微调框中设定自动保存的时间间隔,单击“确定”按钮。

自动保存的时间间隔一定要选取适当,如果时间过长,则不一定能保证所有未存盘的修改都能恢复;如果间隔过短,将使Word经常进行存盘操作,大大降低系统效率。

一般来说,设定在10~30分钟之间较为合适。

3. 退出Word
系统也提供了多种方法来退出Word,用户可以选择下列任何一种方式。

●按Alt+F4快捷键
●单击Word窗口右上角的关闭按钮
●选择“文件”→“退出”命令
●双击Word窗口标题栏左上角的Word图标,从弹出的窗口控制菜单中选择“关闭”命令。

如果文档窗口的内容自上次存盘之后又进行了修改,则在退出Word之前,系统会提示是否保存修改的内容。

单击“是”按钮将保存修改;单击“否”按钮将取消修改;单击“取消”按钮,则退出Word的操作被中止。

2 编辑Word文档
用户在对Word操作时,首先要掌握文档的基本操作。

例如,如何创建或打开一个文档,如何在文档中输入文字信息,输入信息后又如何进行保存,以及对所输入的文字如何进行选择、移动、复制、查找和替换等。

2.1 输入与删除文本
在新建或打开的文档中输入自己的文本是Word的最基本操作。

本节将介绍在Word 文档窗口输入、即点即输和修改文档的基本方法。

使用Word的自动更正、自动图文集功能,是输入常用的文本、图形和符号的简便方法。

通过添加新词条的操作,用户还可以进一步增强自动更正、自动图文集的应用功能。

1. 输入文本
在Word窗口创建或打开文件时,将在文档窗口内出现闪烁的光标,这就是所谓的“插入点”,它表示在文档窗口插入新对象的位置。

在确定新对象位置后,再选择一种输入方法,用户就可以在插入点所在的位置开始输入文件的内容了。

在插入点处输入文本时,可以在插入与改写两种方式下进行,双击Word 窗口状态栏的“改写”按钮,当“改写”转变成浅灰色时,表明当前处于插入状态。

当“改写”正常显示时,表明当前处于改写状态。

在插入方式下,随着文本输入操作的进行,插入点将自动地从左向右逐渐移动,并在每行的最右端折行,插入点移动至第2行的开始处。

在改写方式下,输入的内容将覆盖插入点后的内容。

Word默认的输入状态是插入方式。

在文本行内按Enter键之后,将在文档内创建新的段落。

如果不需要另起一段,可按Shift +Enter组合键,插入点之后的文本将另起一行。

按键
盘上的空格键之后,就在插入点处添加一个空格符号。

在全角状态下,每按一次空格键就会产生一个全角的空格符号,它相当于一个汉字的宽度;在半角状态下,每按一次空格键就会产生空格符号,它只相当于半个汉字的宽度。

2. 即点即输
使用即点即输可以在空白区域中快速插入文字、图形、表格或其他项目,并自动对插入的内容进行格式化。

只需要在空白区域中双击,即点即输会自动将内容放置在双击处所需的段落格式上。

例如,若要创建标题页,应双击空白页面的中央并输入居中的
标题,然后双击页面右下角的空白处并输入右对齐的作者姓名。

要使用即点即输功能,可选择“工具”→“选项”命令,在打开的对话框中切换到“编辑”选项卡,选中“启用‘即点即输’”复选框,单击“确定”按钮,即可启动即点即输功能。

3. 删除原有的内容
在文档窗口出现输入错误时,按Delete功能键将删除插入点右边的文本,按Backspace 功能键将删除插入点左边的文本。

需要删除大量文本时,可先使用鼠标选择删除的内容,然后再进行删除操作。

用鼠标删除文本的操作步骤:(1) 在文档内出现错误的开始位置处单击。

(2) 拖动鼠标至出现错误的结束位置,并释放鼠标。

(3) 按Delete功能键。

技巧:如果删除的内容位于一行内,可向右拖动鼠标。

如果删除的内容位于多个段落内,可向下拖动鼠标。

2.2 选择文本
在对文档进行编辑或排版以前,必须选定要处理的文本。

当选定文本时,被选的文本将变成与正常颜色相反的颜色醒目显示。

如果原底色为白色、字体为黑色,那么选定后底色为黑色、字体为白色。

以这种模式显示的文本也称为“高亮文本”。

使用鼠标或键盘选择文本既可选择相邻的项,也可选择不相邻的项。

例如可以同时选择第1页的一段和第3页的一个句子。

选择不相邻的项的操作步骤是:首先选择所需的第一项,例如表格单元格或段落,其次是按住Ctrl键,然后选择所需的其他项。

但是,这样的选择只能选择相同类型的多个对象,例如不相邻的两个或多个选定文本,两个或多个浮动图形。

如果用户需要取消对文本的选择,只要在文档窗口的任意位置处单击即可。

1. 使用鼠标选择
选择的文本可以是一个字符、单词或句子,也可以是一个段落、多个段落或整篇文档,还可以是页眉和页脚、脚注和尾注、一块垂直文本、一个图形和一个文本框或框架等。

2. 使用选择栏
选择栏位于文档窗口的左侧,将鼠标指针移动至该区域时,鼠标指针的形状将向右上方倾斜,它只能以行为单位来选择文本。

上、下移动鼠标确定选择文本第1行的位置
之后,拖动鼠标至选择文本的最后一行,鼠标拖动区域的文本将处于选择状态。

3. 使用键盘选择
使用键盘选择文本时,其操作方法是按住Shift 键并按能够移动插入点的方向键。

选择的范围将随着插入点的移动而逐渐扩大。

若要选定不相邻的多个区域,应先选定第1个区域,然后按住Ctrl键,再选定所需的其他区域。

2.3 移动和复制文本
在编辑文档时,有时需要将一段文字移到或复制到另外一个位置,这就是移动和复制操作。

移动是将所选的文本从一个位置搬到另一个位置,而复制则是在保留所选文本的基础上,在其他的位置拷贝一份相同的文本。

Word提供了多种移动和复制文本的方法,用户可以用鼠标或键盘移动或复制文本,也可以用剪贴板移动或复制文本,还可以使用Word新增的“剪贴板”任务窗格来同时复制或移动多个文档。

1. 粘贴信息的格式
当用户向Microsoft Word 中粘贴信息时,多数情况下可以决定粘贴的格式。

粘贴完文本之后,“粘贴选项”按钮显示在粘贴文本的下面。

单击这个按钮,将会显示一个列表,让用户确定如何将信息粘贴到文档中。

该列表中可用的选项取决于用户粘贴内容的类型、粘贴源的程序和粘贴处的文字格式。

将剪切或复制的信息粘贴到另一个程序时,如果可能,将使用该程序可以编辑的格式。

例如,在默认情况下,来自Excel 工作表的数据和来自Access 的记录以Word 表格的格式粘贴到Word中,列宽和字体格式都已设定。

而Word 中以Tab键分隔的文字会以单元格的行和列粘贴到Excel中。

如果
辑粘贴的信息,则将其作为嵌入对象插入。

用户可以用源程序来编辑嵌入对象。

如果不能插入信息,则将以不能编辑的静态图片的形式进行粘贴。

2. 使用鼠标拖动文本
由于Word 支持鼠标的拖动操作,用户可直接将所选的文本拖动到其他的位置。

通过Ctrl功能键的配合,还可以实现所选文本的复制。

需要在同一文档窗口内进行移动、复制操作时,使用鼠标是最方便的方法。

使用鼠标移动或复制文本的方法是:首先选定要移动或复制的文本,然后将鼠标指针移至选定的文本上,单击并按住鼠标左键,
此时鼠标指针下方出现一个虚线正方形。

如果要移动选定的文本,可将选定内容拖至要移动的位置;如果要复制选定内容,按住Ctrl键并将选定内容拖至要复制的位置。

在移动过程中,有一虚线插入点随着文本一起移动,这个插入点的位置,就是所移动文本的目的位置。

3. 使用键盘移动或复制文本
Word支持键盘完成大多数的操作,对于常用的移动、复制命令来说自然也不
例外。

在使用键盘完成选定文本的移动、复制操作之前,需要了解3个快捷键,使用它们可以实现文本的移动和复制操作。

●Ctrl+X:移动所选的文本到剪贴板
●Ctrl+C:复制所选的文本到剪贴板
●Ctrl+V:复制剪贴板内容到插入点处
使用键盘移动或复制的操作是:首先在文档窗口中选择要移动的文本,其次,按Ctrl+X 或Ctrl+C快捷键,将所选文本移动或复制到剪贴板内,然后移至目标文字处,按Ctrl+V 快捷键。

2.4 撤消和恢复操作
使用Word 文字处理系统对文档进行编辑的过程中,难免会出现各种类型的操作错误, Word为这些误操作提供了撤消功能。

对于用户曾经撤消的操作,通过恢复
操作的执行,还可以进行恢复处理,它是撤消操作的逆操作。

通过撤消、恢复操作的使用,用户可以放心地在文档窗口进行文件的编辑处理。

1. 撤消操作
使用Word提供的“撤消”功能时,可使用下列方法。

●单击常用工具栏上的“撤消”按钮
●选择“编辑”→“撤消”命令
●按Ctrl+Z快捷键
2. 恢复操作
使用Word提供的“恢复”功能时,可按下列方法之一进行操作。

●单击常用工具栏上的“恢复”按钮
●选择“编辑”→“恢复”命令
●按Ctrl+Y快捷键
●按F4功能键
在打开的“编辑”菜单内,“撤消”和“恢复”命令的右侧还会出现操作的对象,例如“撤消粘贴”、“恢复键入”等,它们是对最近一次操作的具体描述。

为了撤消多次操作之前的内容,可单击常用工具栏“撤消”按钮右侧的下三角按钮,打开“撤消”下拉列表,选择其中的选项之后,可一次性地撤消在此之前进行的多个操作。

类似地,按照同样的方法,打开“恢复”下拉列表之后,可一次性地恢复在此之前进行的多个操作。

2.5 插入特殊符号
在输入文本时,有时需要将键盘上没有的特殊字符添加到文本中,Word提供了插入特殊符号的功能。

选择“插入”→“符号”命令可以插入特殊字符、国际通用字符,以及符号,也可以用数字键盘键入字符代码以插入一个字符或符号。

要迅速插入一个经常使用的符号,还可以为该符号指定一个快捷键。

在文本中插入特殊符号的具体操作步骤如下:(1) 将插入点移到要插入特殊符号的位置。

(2) 选择“插入”→“符号”命令,打开“符号”对话框,并切换到“符号”选项卡。

(3) 在“字体”下拉列表框中有许多不同的字体,每种字体都对应一套不同的符号。

在“子集”下拉列表框中列出了每种字体对应的符号类型。

(4) 拖动符号列表中的滚动条,从中选择所需字符。

单击所要的符号,Word将选中的符号放大,以便看得更清楚。

(5) 单击“插入”按钮,或双击所选符号,就可以将所选符号插入到文档中。

(6) 在“符号”对话框中,单击“特殊字符”标签将打开“特殊字符”选项卡。

(7) 在“字符”列表中,双击要插入的字符,或单击该字符,再单击“插入”可将所选字符插入到文档中。

(8) 单击“关闭”按钮,关闭“符号”对话框。

2.6 查找文本与替换内容
如果想替换文档中多次使用的文本,不必一一查找再进行替换。

通过“查找和替换”对话框可以快速查找或替换要修改的文本。

利用“查找”命令可快速确定指定文本的
出现位置,利用“替换”命令可快速确定指定文本的出现位置,并用给定的替换词替换原文本中选定的内容。

1. 查找文本
查找功能是文字处理系统的一项基本功能,除了查找普通的文本之外,Word还能够对特殊格式的文本、特殊字符进行查找的功能,通过通配符的使用,还可以实现模糊查找的功能。

进行查找的操作步骤如下:
(1) 选择“编辑”→“查找”命令,或者按Ctrl+F快捷键,弹出“查找和替换”对话框,“查找”选项卡自动处于选择状态。

(2) 在“查找内容”下拉列表框内输入要查找的文本,查找的内容最多可达256个字符。

(3) 单击“查找下一处”按钮,插入点将移动至第一个查找目标处。

(4) 需要查找更多的文本时,可重复单击“查找下一处”按钮。

(5) 单击“取消”按钮,结束查找操作。

当查找文本出现在当前文档窗口中时,在文档窗口内单击,可对其中的内容进行编辑和修改,但“查找和替换”对话框并不关闭。

需要更换查找目标时,可在“查找内容”下拉列表框内输入新的查找文本,然后再单击“查找下一个”按钮。

当查找至文档的结尾处时,Office助手将提示用户是否需要从文档的开始处在未搜索的区域内进行查找。

2. 替换内容
在进行查找操作的过程中,用户可对文档内的查找目标进行修改。

如果对查找目标的修改具有一定的相似性,可使用Word提供的替换功能,把查找目标替换成指定的内容。

如果要进行文本替换,可以按以下步骤进行:(1) 选择“编辑”→“替换”命令,或者按Ctrl+H快捷键,弹出“查找和替换”对话框,“替换”选项卡自动处于选择状态。

(2) 在“查找内容”下拉列表框内输入在文档窗口的查找内容。

(3) 在“替换为”下拉列表框内输入在文档窗口的替换内容。

(4) 单击“替换”按钮,将第1
个查找目标更换成指定的替换内容。

单击“查找下一处”按钮时,只进行查找操作,不会使用替换内容代替查找目标。

(5) 单击“取消”按钮结束所有操作。

在替换的过程中,用户可以对查找内容、替换内容进行修改,单击文档窗口即可对其中的内容进行修改。

单击“替换”选项卡的“全部替换”按钮时,将把当前文档窗口内所有的查找内容一次性地更换为指定的替换内容
3 格式化文档
当用户学习了文档的输入和文档的管理之后,就可以初步制作一份文档了。

但为了使自己编辑的文档美观,更容易打动和影响读者的心,还需要对文档的外观进行各种设置。

Word 提供了设置文档的多种格式,可以方便地对文档格式进行设置,如设置文档字体、给字符加下划线、对文章标题或重点内容加以突出显示、设置段落格式和对齐方式,以及对文档页面的格式进行加工和处理等。

3.1 格式化段落中的文本
用户在文档中输入文本,经过简单地编排后就可以成为一篇有用的文档。

但为了改变文档的外观显示,使之层次分明、重点突出,获得精美的外观,用户可以对它们进行字体格式化。

Word提供丰富的字符格式化功能,可以格式化一个字符、文档的一部分,甚至整个文档,也可以对文档的不同部分使用截然不同的格式化特征。

在Word 文字处理系统中,用户不仅可以使用多种字体、字号与字形对文本进行修饰,还能够设置空心、阴影和阴阳文等特殊效果。

考虑到中国用户的使用习惯,Word 还特别提供了中文版式的带圈文字、拼音字符、纵横混排和合并字符等格式。

在Word 中,用户可以通过格式工具栏中有关的工具按钮对文本进行初步的设置,也可以选择“格式”→“字体”命令,在弹出的“字体”对话框内对文本的字体进行综合设置。

3.2 设置文档段落样式
段落是文档的基本单元,段落是构成整个文档的骨架,表和图形等加上一个段
落标记构成。

段落末尾的段落标记存储了该段的所有格式化信息。

段落的格式化包括对齐段落、段落缩进、设置文档的间距、换行和分页、调
整制表位和给段落加上边框和底纹等。

1. 对齐段落
段落的对齐方式决定段落边缘的外观和方向,段落对齐是指段落内容与左、右、上和下页边距的相对位置。

Word 提供了5种段落对齐方式,它们是左对齐、右对齐、居中、两端对齐和分散对齐,这5种对齐方式应用于文本的效果图。

两端对齐是Word 默认的对齐方式。

两端对齐是指调整文字的水平间距,使其均匀分布在左右页边距之间。

对于包含英文的文本来说,左对齐方式只能保证文本在左边界是对齐的。

在进行文档的编排时,标题一般采用居中对齐的方式,正文一般采用两端对齐,最后的落款则采用居右对齐的方式。

如果让段落中各行的字符等距离排列在左右边界之间,则需要选用分散对齐。

选择所需要的对齐方式,可从“段落”对话框的“对齐方式”下拉列表中选择,也可以单击工具栏中的相应按钮选择。

2. 缩进段落
段落缩进决定段落到左或右页边距的距离,而页边距是主文档区域的总宽度,换句话说,决定文本到页面边缘的距离。

用户可以增加或减少一个段落或一组段落的缩进;也可以创建一个反向缩进(即凸出),使段落超出左边的页边距;还可以创建一个悬挂缩进。

根据段落与页边距位置的不同,缩进又分为左缩进、右缩进和首行缩进。

一般来说,段落的首行通常向内缩进两个字的距离,某些需要强调的段落,可通过左、右缩进突出段落与正文的关系,增强文档整体编排的视觉效果。

通过格式工具栏、标尺、快捷键和“段落”对话框的操作,都可以设置段落的缩进格式。

使用格式工具栏和快捷键时,需要使用制表位设置。

如果未改变Word 的默认设置,那么,使用格式工具栏或快捷键将以0.75厘米为单位设置缩进格式。

●使用标尺
如果要使用标尺缩进段落,那么,在使用标尺设置段落缩进时,必须使标尺处于显示状态。

显示标尺的操作是在文档窗口内没有显示标尺的情况下,选择“视
图”→“标尺”命令,此时“标尺”选项前将出现符号“√”。

这时,我们可以看到在水平标尺上有3个标记,分别控制段落的首行缩进、左缩进和右缩进。

使用标尺设置缩进的操作是首先在段落内设置插入点,或者选择多个段落,然后拖动标尺的缩进标记,到达所要设置的位置即可。

●使用工具按钮
如果用户要使用工具按钮缩进段落,那么单击格式工具栏中的“增加缩进量”按钮、
“减少缩进量”按钮时,将使段落缩进到下一个制表位。

使用这两个按钮可以帮助用户左缩进段落,而不能实现段落的首行缩进、右缩进与悬挂缩进。