Excel应用技巧15例

学习使人进步心之所向，所向披靡Excel应用技巧15例1、让Excel自动选择输入法2、条件格式设置的妙用3、让Excel单元格自动调整字号4、双击在Excel中的妙用5、Excel中双击格式刷的妙用6、在Excel中输入0开头数字7、在Excel中同时显示多张表格8、增强Excel的有效性检查功能9、快速输入无序数据10、用Excel实现定时提醒11、Excel中“摄影”的妙用12、巧用Excel的自定义格式13、轻松办公:Excel帮你背单词14、用Excel实现随机出题15、设置Excel数据表格的阴影间隔效果1、让Excel自动选择输入法具体的操作方法如下。

1. 先选中需要使用输入法的单元格或单元格区域，再将这种输入法激活。

2. 单击“数据→有效性”命令，打开“有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡。

3. 在“输入法模式”选项卡的下拉列表中，选择“打开”选项，最后，单击[确定]按钮（请见附图）。

从此以后，只要选中已设置输入法的单元格，无论当前使用哪种输入法，你需要的输入法都会自动激活，用起来非常方便。

2、条件格式设置的妙用手工填写的成绩册上，教师通常将不及格的成绩用红色笔填写。

如何在Excel的成绩表中实现这一功能呢？我们可以借助Excel中的“条件格式”功能实现。

具体步骤为：全选成绩表，单击“格式”菜单中的“条件格式”命令，设置条件为“单元格数值小于60”，单击[格式]按钮，从弹出的“单元格格式”对话框中将颜色设为“红色”，[确定]即可。

我们会发现分值小于60的单元格的数值自动变成了红色。

而且这样设置的好处是：如果有学生的分数统计有错误，更改分数后，及格了的成绩将会自动取消红色的标记，不及格的成绩会自动加上红色的标记。

3、让Excel单元格自动调整字号我们可以采用下面的方法让Excel单元格自动调整字号大小：选中需要调整字号的单元格区域，依次选择“格式→单元格”菜单命令，出现“单元格格式”对话框，选择“对齐”选项卡，在“文本控制”框中勾选“缩小字体填充”复选框，单击“确定”按钮。

现在，当我们在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，Excel就会自动缩小字符的大小，以使数据全部显示在单元格中。

4、双击在Excel中的妙用1．巧分窗口如果仔细观察可能会发现，在Excel垂直滚动条上方与带黑三角形按钮相邻的地方，有一个折叠起来的按钮，双击（以下双击均指双击鼠标左键）它，即可将当前窗口上下一分为二；双击水平滚动条右方的折叠起来的按钮，可将当前窗左右一分为二。

2．调整列宽单元格内的文本或数字在列宽不够时，超出宽度部分不显示或显示为#，这时可将鼠标指向此列列标右边界线，待鼠标指针变成左右的双向箭头时双击，可得到最适合的列宽，即列宽刚好容纳此单元格内最长的内容，用同样的办法可得到最适合的行高。

3．快速移动利用鼠标，可使单元格指针快速移动很长距离。

假如在A1∶A30内有一连续数据，若要使单元格指针从A1迅速移到A30，只需用鼠标双击A1单元格的下边框，单元格指针则快速向下移动，直到最后一个不是空白的单元格为止，若要使单元格指针在连续数据上向右快速移动，则双击单元格的右边框。

4．填充有规律数据某列的相邻列（左或右列）已有数据或文字，若要在该列得到有规律的数据或文字，双击鼠标可快速填充，方法如下：要得到相同的一列数据、文字或需要复制公式，只需在此列的第一个单元格内输入内容，然后用鼠标双击这个单元格右下角的填充柄，即可在此列快速填充，直到空白单元格为止。

5、Excel中双击格式刷的妙用Excel中每次刷完后，格式刷就变成不可用了，如果希望重复复制格式，就要不停地重复上述过程。

有一个方法可避免上述的繁琐步骤：通过双击格式刷，可以将选定格式复制到多个位置。

若要关闭格式刷，则按下“Esc”键或再次单击格式刷即可（此方法同样适用于Word）。

6、在Excel中输入0开头数字我们日常工作中经常要在Excel单元格里输入类似“04170”这样的数字，比如处理成绩时要输入学生学号（假设学生学号为04001到04100），但是直接输入时会发现前面的“0”消失了，解决方法非常简单。

1. 如果先输入一个单引号，再输入你要的数字，前面的“0”就不会消失了。

但是这种方法是把这些数字作为文本格式输入，这样一来就不能用自动填充功能进行填充。

2. 设置该单元格格式为自定义，类型中输入“00000”。

用这个方法既可以保留输入的“0”，同时又可以用填充功能实现学号的自动生成。

自定义了内容的长度后，如果你输入的内容长度不够设定的位数，Excel就会在前面补上相应位数的“0”。

7、在Excel中同时显示多张表格有一批表格需要调整打印，但每张表格中都有不同的地方需要对照修改，如果每次打开一个表格改完后最小化，再打开另一个进行修改，实在是很麻烦。

其实，细心的你只要在Excel 2003中稍微设置一下，就可以让所有的表格都显示出来。

方法如下：单击“窗口”菜单上的“新建窗口”，切换至新的窗口。

然后单击需要显示的工作表。

对每张需要显示的工作表重复以上操作，打开需要在活动工作簿中同时显示的多张表格。

在“窗口”菜单上单击“重排窗口”。

在“排列方式”下单击所需的选项。

如果只是要同时显示活动工作簿中的表格，那么选中“当前活动工作簿的窗口”复选框。

若要将工作簿窗口还原回整屏显示，可单击工作簿窗口右上角的“最大化”。

通过设置，几个任务同时出现在工作簿的窗口中，给修改工作带来了很大的方便。

8、增强Excel的有效性检查功能Excel中的“有效性检查”，只能查出输入的数据是否有问题，不能给予纠正。

有了一个简单可行的方案。

就是在进行有效性检查的同时，设置一个出错警告，这样一来，在数据录入错误时，就能提示如何操作了。

具体的设置方法是：1.选中需要显示录入出错警告的单元格或单元格区域。

2.单击“数据→有效性”命令，打开“有效性”对话框中的“出错警告”选项卡。

3. 选中“输入信息”选项卡中的“输入无效数据时显示出错警告”选项，并在样式下拉列表中选择“终止”、“警告”和“信息”三种警告方式之一。

4. 在“标题”框内输入警告的内容，再在“出错信息”框内输入发生错误的纠正方法。

最后单击[确定]按钮即可。

从此以后，只要在具有出错警告的区域内输入了错误数据，Excel 就会按设定的方式进行警告。

9、快速输入无序数据例如以学籍号为例，假设由8位数值组成，前4位相同，均为0301，后4位为不规则数字，如学籍号为03010056、03011369等。

操作步骤如下：选中学籍号字段所在的列，单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在“分类”中选择“自定义”，在“类型”文本框中输入“03010000”。

不同的4位数字全部用“0”来表示，有几位不同就加入几个“0”，[确定]退出后，输入“56”按回车键，便得到了“03010056”，输入“1369”按回车便得到了“03011369”。

身份证号的输入与此类似。

10、用Excel实现定时提醒首先，运行Excel，将“工作簿”的名称命名为“设备鉴定台账”，输入各设备的详细信息、上次鉴定日期及到期日期然后，选中“提示栏”下的F2单元格，点击插入菜单下的函数命令，在“插入函数”对话框中选择“逻辑”函数类中的IF函数，点击[确定]按钮，就会弹出“函数参数”对话框，分别在Logical_test 行中输入E2=TODAY()、value_if_true行中输入“到期”、Value_if_false行中输入“" "”并点击[确定]按钮。

这里需要说明的是：输入的 "" 是英文输入状态下的双引号，是Excel定义显示值为字符串时的标识符号，即IF函数在执行完真假判断后显示此双引号中的内容。

为了醒目，可在“单元格属性”中将F2单元格的字体颜色设置为红色。

最后，拖动“填充柄”，填充F列以下单元格即可。

我们知道Excel的IF函数是一个“条件函数”，它的语法是“IF(logical test, value _if_true, value_if_false)”，具体地说就是：如果第一个参数logical_test返回的结果为真，则执行第二个参数Value_if_true的结果，否则执行第三个参数Value_if_false的结果；Excel的TODAY函数［语法是TODAY()］是返回当前系统日期的函数。

实际上，本文所应用的IF函数语句为IF(E2=TODAY(),"到期","")，解释为：如果E2单元格中的日期正好是TODAY函数返回的日期，则在F2单元格中显示“到期”，否则就不显示，TODAY函数返回的日期则正好是系统当天的日期。

11、Excel中“摄影”的妙用在Excel中，如果需要在一个页面中反映另外一个页面的更改，我们一般用粘贴连接等方式来实现。

但是，如果需要反映的内容比较多，特别是目标位置的格式编排也必须反映出来的时候，再使用连接数据的方式就行不通了。

好在天无绝人之路，Excel早为我们准备了“照相机”，你只要把希望反映出来的那部分内容“照”下来，然后把“照片”粘贴到其他的页面即可。

1、准备“照相机”1）打开Excel的“工具”菜单，选择“自定义”对话框。

2）单击“命令”选项卡，在“类别”中选择“工具”，在右边“命令”列表中找到“摄影”，并且将其拖到工具栏的任意位置。

2、给目标“拍照”假设我们要让Sheet2中的部分内容自动出现在Sheet1中。

１）移动鼠标并且选择Sheet2中需要“拍照”的内容。

２）鼠标单击工具栏上准备好的“照相机”按钮，于是这个选定的区域就被“拍”了下来。

3、粘贴“照片”１）打开Sheet1工作表。

2）在需要显示“照片”的位置上单击鼠标左键，被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。

12、巧用Excel的自定义格式一、正负分明如果要求Excel工作表中正数用“蓝色”显示，负数用“红色”显示，可以这么实现：选中所需的单元格区域，然后打开“单元格格式”对话框（点击“格式→单元格”菜单），单击“数字”选项卡，在“分类”框中单击“自定义”，在“类型”框中键入“［蓝色］［〉0］；［红色］［〈0］”，单击“确定”按钮。

现在，Excel就给数字加上不同的颜色了。

二、巧加单位在Excel工作表中，当你需要给数字加上金额单位（如“万元”）时，选中所需的单元格区域，然后打开“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，在“分类”框中单击“自定义”，在“类型”列表框中键入“#"万元"”，单击“确定”按钮。

三、输入提速在你编辑Excel工作表时，可能会遇到大量重复数据需要录入的情况。

我们可以这么做：选择需要的单元格区域，然后打开“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，在“分类”框中单击“自定义”，在“类型”框中输入“☆@炒肉”（“@”是半角字符），单击“确定”按钮。