物业管理有限公司会计工作手册(WORD15页)

物业会计工作手册
WI/K-001
财务系统组织机构图ZHPM
A/0 1/1
WI/K-002 ZHPM会计部职责A /0 1/1
1、认真执行国家财经政策、法规和企业的规章制度；
2、编制公司年度财务计划，并对计划的实施进行分析和检查；
3、按月编制汇总会计报表，定期组织经济活动分析，及时向管理者和投资人提供
可靠的会计信息；
4、负责按统一会计制度组织公司本部、各子公司和公司所属管理处的会计核算，
并检查、指导下属工作；
5、负责公司经营管理所需资金的筹集和运用；
6、负责公司、专业公司日常费用报销；
7、负责主持新接物业项目的成本测算，参与重要合同的评审工作；
8、领导交办的其他工作。

会计部经理职责A ZHPM
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1、参与制定财务工作计划和目标并组织实施；
2、责会计部的日常管理工作；
3、负责公司各财务系统业务工作的指导、检查、考评；
4、根据工作需要统筹安排会计部人员业务分工，制订岗位责任制；
5、组织公司财务系统业务学习，参与对会计人员的考核及任免、调配；
6、负责各公司费用报销和凭证的复核工作；
7、负责公司管理费用收支统计及分析工作；
8、负责组织实施公司的财产清查工作；
9、负责公司税务工作的统筹安排；
10、负责全公司年度预算及上报报表的编制工作；
11、负责主持新接物业项目的成本测算工作；
12、负责会计电算化培训、指导工作，财务软件的日常维护管理；
13、负责处理上级公司临时交办的工作；
14、完成公司领导交办的其他工作。

ZHPM会计职责（一） A/ 0 1/1
1、责物业公司本部及食堂的日常帐务处理及凭证的装订工作；
2、负责物业公司月份、季度、年度财务报告的编制及分析工作；
3、负责物业公司月末库存材料的盘点核对工作；
4、负责公司财务系统内部往来转帐及对帐工作；
5、负责各公司财务软件数据的备份工作；
6、负责各类经济效益、成本、费用等统计报表的统计工作；
7、负责ISO9001及ISO14001的各项工作；
8、完成领导交办的其他工作。

WI/K-005 ZHPM 会计职责（二） A/ 0 1/1
1、责科技公司、电梯公司、清洗公司、家园网、开发部等各专业子公司日常帐务
处理及凭证的装订工作；
2、负责各专业子公司月份、季度、年度财务报告的编制及分析工作；
3、负责各专业子公司年度财务预算的编制工作；
4、负责各专业子公司月末库存材料的盘点核对工作；
5、负责会计档案的管理工作，包括各类帐本、报表、凭证的整理、装盒、归档、
入柜、编目录等保管工作及各类审计报告、验资报告、各类合同、公司发文等
各类文件的整理、保管工作；
6、负责各公司现金盘点和银行余额调节表的监督、审核工作；
7、完成领导交办的其他工作。

ZHPM 会计职责（三） A/ 0 1/1
1、负责物业公司每月汇总报表的编制工作；
2、负责各公司的会计凭证的审核工作；
3、负责各公司每月社会保险的统计及往来管理；
4、负责各公司固定资产的各项管理工作；
5、负责各公司低值易耗品的管理工作；
6、负责各公司的年度财产清查具体工作；
7、负责各公司税务申报、检查等税务的相关业务；
8、完成领导交办的其他工作。

ZHPM 出纳员职责 A /0 1/1
1、责物业公司、科技、清洗、电梯、开发部、家园网、食堂的现金管理工作，做
到日清月结，按周编制现金盘点表；
2、负责物业公司、科技、清洗、电梯、开发部、家园网、食堂的银行存款管理工
作，按周编制货币资金周报，按月编制银行余额调节表，按季度编制银行帐户余额上报汇总表；
3、负责审核各公司的现金收付凭证，办理现金的收支业务；
4、负责现金、有价证券、支票、收据和发票的保管工作；
5、负责备用金及临时性借款的管理工作；
6、负责员工薪金福利的制表及发放；
7、负责公司发文等各类文件的整理、保管工作；
8、完成领导交办的其他工作。

ZHPM 管理处财务室主任（主管会计）职责
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1、负责会同管理处有关人员编制管理处财务计划，监督财务计划执行情况；
2、按统一会计制度组织管理处财务核算，编制会计报表，定期进行收支分析；
3、指导、检查出纳和收款员的工作，协调财务室内外工作；
4、负责督促管理处有关人员及时清理业主（物业使用人）欠费；
5、负责管理处固定资产、流动资产核算，定期组织财产清查；
6、负责管理处奖金发放表制作；
7、负责审核各项费用报销、开支；
8、负责会计档案的整理和保管，监督检查收据、发票使用情况；
9、负责员工食堂伙食成本核算；
10、完成公司会计部和管理处主任交办的其他工作。

WI/K-009 ZHPM 管理处出纳员职责 A /0 1/1
1、负责管理处的现金收支业务，确保管理处的现金安全，做到日清月结，按周编
制现金盘点表；
2、负责管理处的银行存款收支业务，确保管理处的银行存款安全，按季度编制银
行帐户余额上报汇总表；
3、负责管理处空白支票、收据和发票的保管工作；
4、负责工资、福利费和奖金（发放）制表和发放；
5、负责现金、银行存款日记帐登记工作；
6、负责员工食堂现金收付和报销工作；
7、完成管理处主任和财务室主任交办的其他工作。

WI/K-010 ZHPM 管理处收款员职责A/0 1/1
1、负责管理处日常收费工作，按月打印输出（或手工填制）收费单，并将有关联
次送交托收银行（磁盘）和业主；
2、负责编制收费日报、月报，建立业主欠费台帐；按月编制业主欠费情况统计表；
3、负责催促欠费业主及时交纳各项费用，对拖欠时间较长的业主通知管理处有关
人员采取必要手段催收；
4、完成管理处主任和财务室主任交办的其他工作。

WI/K-011
ZHPM 入伙工作制度
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1、会计部或发展商要求在指定银行开户，与银行签订代收管理费等款项协议；
2、根据发展商提供的业主资料，为业主办理好结算管理费专用存折；
3、根据发展商提供的物业类型、建筑面积，按财务部备案核准的管理费收费标准
（或预收标准），编制各种户型月收费一览表，使用电脑收费系统的将上述资料录入电脑；
4、确定其他收费项目（包括代发展商收费项目），入伙前打印出入伙收费单（代收据）；
WI/K-012 ZHPM 财务公开制度
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1、按照物业公司规定，对管理小区的财务收支实行定期公开制度，管理费、车位
费、水电费、各种有偿服务收费情况应向小区业主公布，各管理处应将各项收费标准，在本物业收费场所公开，其公开方式按照公司会计部统一规定（见附表）。

2、《管理小区管理服务费收支帐目总表》、《管理小区管理服务费收支帐目明细
表》、《管理小区本体维修基金收支帐目明细表》（见附表）应按季在小区宣传栏或大堂醒目位置向业主公布，对业主公布的报表，应由管理处主任、业主管委会主任签字并加盖管理处公章，每期报表张贴时间自张贴之日起10天，逾期应取下保管。

WI/K-013 ZHPM 费用催缴制度
A/0 1/1
根据《深圳经济特区住宅区物业管理条例》及其实施细则、住宅局《业主公约》示范文本对欠交管理费等费用的有关规定，制订管理费催缴制度如下：
1、欠费业主、住户可采取电话通知、书面通知和上门催收等方式催缴。

对欠费3
个月以上的业主、住户必须定期（每季度一次）发出书面催交函，催交函直接
送达的，要求业主、住户签收；催交函邮寄的必须挂号寄出。

上述催收资料必
须妥善保管。

2、对无故不交管理服务费、住宅维修基金和规定的其他费用的，管理处可限期缴
交，逾期则按日收取万分之五滞纳金。

3、对业主拖欠水电费等费用的，管理处与供水、供电等部门签有委托抄表及收费
合同的，可按合同规定采取相应的催缴措施。

4、对连续六个月以上拒交各项应交费用的，需上报公司总会计师，由公司领导研
究决定采取相应措施追缴有关费用，必要时物业公司可向人民法院申请强制追
缴。

WI/K-014 ZHPM 入伙工作规程
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1、入伙前管理处财务人员应实地了解物业项目的基本情况，仔细研究公司与发展
商签订的本项目《物业管理合同》,详细了解与财务工作有关的各项条款，如：物业类型、管理面积、委托管理年限、开办费用、管理费收费标准等；
2、通过管理处与发展商取得联系，索取该物业总户数、户型、面积等资料，根据
户型面积、收费标准等入伙前作出各类户型收费一览表；
3、确定入伙收费项目（含社会代办业务、代发展商收费项目等），预先打印出入伙
收费通知单；
4、联系开户银行签订代收管理费协议，准备好银行、管理处、业主三方委托收款
协议书，并代理业主开好托收费用专用存折；
5、入伙前准备好财务专用章、收款专用章、收据、发票和零钱等。

WI/K-015 ZHPM 催收管理费工作规程
A/0 1/1
1、月初派发缴费通知单到业主信箱，同时，对上月欠费业主发出拖欠费用通知单，
通知业主到银行及时存足款项，要求通知单必须投放准确。

2、根据银行划款回单，核对出未划回款项的业主，采取电话通知和在大堂醒目位
置公告通知两种方法催收管理费，告之业主可到管理处财务室交纳现金，逾期按规定征收滞纳金。

3、对拖欠六个月以上业主，书面上报公司总会计师，必要时通过法律诉讼解决拖
欠问题。

4、对长期居住在境外欠费的业主，采取电话、发函形式催收管理费。

5、收费工作人员接待业主要做到态度热情、谈吐文明礼貌，电话催缴管理费时要
先问好，然后自报单位、姓名，详细告知所欠各项费用的起止时间、金额，限定缴款期限，在业主清楚明了并向业主致谢后，方可挂机。

6、管理处财务人员要熟练掌握物业管理相关法规及各项收费标准与依据，对业主
有关提问政策出处解释准确，以理服人。