文件收发处理程序

文件收发处理程序
1.?目的
规范外来文件及部门发文的管理，确保文件办理、签发程序有效控制。

2.适用范围
适用于外来文件及部门发文的接收、标识、登记、呈批、审核、执行、发布及归档。

3.术语和定义
3.1.外来文件：指外单位(包括集团总部及各分公司)或部门对我部
门发来的需要参考、办理或遵照执行的文件资料。

3.2.部门发文：指发展规划部就经营管理各项事务以部门名义对内
或对外以成文形式发布的通知、通报、请示、报告、报表、往来函件等行文。

3.3.文件流转责任人：负责文件收发运作的工作人员。

3.4.部门负责人：按权限审批文件。

4.职责
4.1.收文：负责对日常业务工作中接收到的外来文件交相应的文件
流转责任人进行登记，依据批示执行办理，并回复执行情况。

4.2.发文：根据业务需要，就有关事项草拟文件，并按审批情况行
文发布。

主要包括公司日常经营管理文件及项目现场工程文件两大类。

4.3.文件流转责任人：负责部门文件的接收、登记、编号，并根据
权限送审、督办、登记、分发、回收、移交归档等。

4.4.部门负责人：审核、批准部门各类发文。

5.工作程序
5.1.收文
5.1.1.收文类别及处理要求
a)公司部门发来的电子版本的文件：由各收件个人按公司要求转
发并抄送文件流转责任人，需要办理回复的文件，待办理完毕后需将办理结果一同抄送，由流转责任人进行统一登记。

b) 外单位发来的非指令性文件：由部门负责人按部门职责范围
确定办理方式，并记录办理情况，由文件流转责任人统一编号存档；如属于公共关系、需要多个部门汇签以及需要公司领导批示的文件，统一交综合部登记编号，办理完毕后统一存档。

文件流转责任人每年移交综合部归档，可保存电子版本。

编号方法示例：收字2011-0001。

c) 有关项目建设的常规性政府批文及相关资料，由经办人在收
到后及时交文件流转责任人存档。

5.1.2.文件接收：
a)对收到的各级各类外来的公司文件，由文件流转责任人负责收
拆、登记、初审、送签、清退和保管；部门负责人的亲自收件，一律交收件人亲自处理；
b)文件流转责任人在要对收文要进行详细登记，并编号备查，编
号规则：年度+四位流水号，如2011年第一份收文，编号为：发规收字2011-0001。

《收文登记表》主要包括来文机关、来文标题、送签领导、拟办意见等。

1.1.1.文件处理与发放
a)对需要办理的公文，由文件流转责任人填写《收文登记表》，
送部门负责人签批。

文件流转责任人按照部门负责人的批示及时做好办理工作，防止积压误事;部门成员对承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压.
b)对只需阅知的公文，由文件流转责任人填写《收文登记表》，
送部门同事内部阅知；
c)公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文
定稿，正本和有关材料整理立卷。

当年文件应于第二年第二季度移交完毕，个人不得私自保存应当存档的公文。

1.1.
2.文件的执行回复
a)各部门成员根据负责人批示在规定时限内办理或执行完毕有
关事项后，需要将收文及反映办理情况的所有资料，回复给
文件流转责任人统一归档保存。

b)如无法办理或执行，经办人应以书面形式说明情况送部门负
责人审核后回复文件流转责任人，经负责人批示同意后，回
复情况与收文一起归档。

1.2.发文
1.2.1.根据业务需要，就某事项需要行文的，应注意以下几点：
a)对以部门名义外发的文件，由部门负责人拟稿、审核。

审核的主
要内容：是否符合党和政府的方针、政策；是否符合文字规范；
是否符合公文格式；提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；
涉及其它部门、地区的问题是否协调一致；审批手续是否符合要求；文字是否正确地反映了原来的意图、是否简明扼要、通俗易懂，文句是否符合语法、合乎逻辑、正确使用标点符号，文字是否规范，文中有无错漏等。

b)审修后的文件，由文件流转责任人填写《发文登记表》，经部门
负责人审核后签发。

c)文件经负责人签发后，由文秘人员负责按规范打印、装订、用印、
发出、存档（一般存两份）。

d)文件打印要按公文格式进行，文件的字数多少要和纸幅大小相
应，尽量避免末页无正文的现象，如出现这种情况，应在末页注
明“此页无正文”字样。

字迹要求清晰、整洁、排列匀称，注意保护原稿，不得涂抹或污损。

密级较高的文件应专人打印，大量印刷应指定专门场所；
e)印刷文件需认真校对，重要文件应实行复核甚至三校，以保证正
确无误。

校对后要签名再交打字员正式印文，印后如还需在公文上修改字句、数字、时间等，应盖上校对专用章。

附表一：
发展规划部文件收发流程图
附表二：
收文登记表
附件三
发文登记表。