档案录入程序使用说明

档案录入程序使用说明
2004-4-29
档案录入程序在系统上之前使用，第一次采集数据时使用。

失业保险经办机构把档案录入程序发到各用人单位，各用人单位进行本单位的档案录入后，将生成的文件提交给失业险经办机构。

档案录入程序的主界面：
图一
图二
图三
一、录入单位名称。

系统刚使用时，会弹出一个窗口，提示单位经办人录入单位的名称。

窗口如下：
图四
请录入单位的准确的名称，按“确定”按钮。

若不录入单位名称，系统将关闭。

不能进行接下来的操作。

（提示：此单位名称录入后尽量不要再进行修改。

）
有时，我们想更改单位名称，这时，可以在图一的“修改单位名称”及档案录入窗口的“单位名称修改”中进行，窗口如下：
图五
系统会显示出原单位名称，使用者可以对其编辑后按“确定”按钮保存。

二、录入职工信息。

主界面见图一。

打开“档案录入”窗口，系统会自动把以前录过的职工信息调入“档案录入”窗口，经办人员可以对原有的数据进行编辑，也可进行“新增”人员操作。

1．“新增”人员操作：
按“新增”按钮，则系统新增一行。

如图：
图六
系统会自动把上次录入的一些信息写入新增记录中，以减少录入的工作。

如“身份证号”的前四位、民族、工作状态、用工形式、参保日期、缴费工资等。

经办人员可
以对其进行修改。

录入窗口中有一些绿色底色的列，这些列是必须输入的；其他的白色底色的列是可以不用输入的；而灰色底色的列则是不允许输入的。

录入完毕后，要对所做的修改进行“保存”操作。

按“保存”按钮即可，这时，若有一些录入错误，系统将会提示，如：
图七
经办人员可以根据所提示的内容对相应的列进行修改，直至数据均规范为止。

（提示：在录入时，有时也会出现一些校验提示。

并且，提示后，录入焦点不发生转移，若需要让录入焦点转移，可以录入正确格式的数据，也可以将录入的内容去掉，这样，录入焦点就可以转移了。

）
2．“修改”操作：
修改操作比较简单，只须找到指定的数据，并进行编辑，然后点“保存”按钮即可。

操作流程：
1，找到指定数据；在“录入窗口”有一个“查找”按钮，点击之，出现一个提示窗，如下图
图八
我们录入一个“李”字，若选中了“模糊查询”，系统就会找到姓名含“李”的第一个人，并将焦点移到对应的记录。

若不选“模糊查询”，系统会找到姓名以“李”打头的第一个人，并将焦点移至对应记录。

若再点“查找”，系统会找到下一条符合记录条件的记录，可以连续点击“查找”按钮，直到找到所有符合条件的记录，这时，系统会出现这样的提示窗口：
图九
若按“是”按钮，系统又会从第一行开始查找。

2，找到记录后，就可以进行修改操作了，修改完毕，按“保存”按钮即可。

三、历史数据导入操作（图三）
有时候，单位里面有一些历史数据（excel格式或dbf格式），单位想不通过录入而直接将其导入库中，这时，可以使用本窗口。

（提示：本操作须由对数据操作比较熟悉的人来进行，否则，可能导致各种错误）
格式说明：要导入的列必须遵循本程序的约定规范，
1．编码规范
要将历史数据成功导入系统，就必须使用系统定义的编码。

如性别的编码是1男2女，在导入之前，就必须先将数据中性别列中的“男”和“女”全部转换为相应的编码“1”，“2”。

否则，将不能导入成功。

编码信息可以点击图三的“导出系统编码”按钮得到，系统会在安装目录下生成一个“系统编码.txt”的文件，经办人员可以查看相应的编码，并将对应的汉字转为相应的编码。

(提示：编码前几位若为0，不可省略！excel编辑时常会将其省略，这是不合适的。

) 2．日期规范
系统中的日期格式为20040101,20040411,20041112,即为八位字符，若月份，日期不够两位，补成两位，导入之前，必须将历史的日期转化为相应的日期格式，否则，导入将不成功。

操作流程：
1．选择导入列。

单击图三的“顺序选择导入列”，出现如下窗口：
图十
系统有20个左右可选项，经办人员可以根据自己数据格式，选中对应的列，并按数据格式调整好导入列的顺序，必须确保列数一致、列顺序一致，只有这样，才为正确导入数据做好了第一步操作。

（提示：要导入的数据必须遵循前面提出的格式要求，否则，将不能导入成功！若历史数据中的有些数据系统中无对应可选项，经办人员可以在历史数据中将其删除。

）2．历史数据导入
点击图三的“自定义导入”按钮，系统会出现一个提示窗口：
图十一
找到要导入的文件，导入即可。

（重要提示：导入文件只可以是文本文件，若历史数据是dbf格式或xls格式，可以在excel中另存为“文本文件(制表符分隔) (*.txt）”，再进行导入。

Excel另存的文本文件一般均有列头，导入时若有相应的提示信息，可以忽略，也可以使用文本编辑器将列头去掉，再进行导入。

说明：excel中的编码单元格式必须为文本格式，且数据前面若有0，不能省略。

) 3．历史数据导出
点击“自定义导出”则可导出对应历史数据格式的文本文件。

四、导出数据给失业保险经办机构
在图一的录入窗口中点击“导出”按钮，可以将窗口一中的内容导出成一个以本单位名称为文件名的dbf文件，经办人员可将此文件提交失业保险经办机构。

（说明：请不要更改系统定义好的文件名。

）
图十二
五、导入数据。

和上一步操作是逆操作，可以将上一步操作生成的文件再导入回窗口一中。