E-mail Writing英文邮件写作
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2014-7-4
9
Format and Features of English e-mail
D. Thank you for all your assistance.如果有人给了你特别的帮 助，那一定要感谢他们！如果你想对他们表示特别的感激，就用 这个句子，“I truly appreciate your help in resolving the problem.” E. Thank you raising your concerns.就算某个客户或是经理写 邮件给你对你的工作提出了一定的质疑，你还是要感谢他们。这 样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激。同时，你也 可以使用，“Thank you for your feedback.” (2) 如果是你主动写电子邮件给别人的话，那就不可能再写什么感 谢的字句了。那就以你写此邮件的目的开头。例如， “I am writing to enquire about…” 或是 “I am writing in reference to…” 在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮 件的主要内容。
Note：这是个人推荐的一种书写方式（段与段之间空一行，顶格写）, 还 有一种就是段与段之间可以不用空一行，但是每段开头都要缩进4个字符, 类 似于中文的书写方式，这种方式也是没有错误的，只是看个人的喜好。
2014-7-4
8
Format and Features of English e-mail
3. Address
正式： Dear ××(人名)，或者Dear Mr./Ms. ×× (姓);
如果和你非常熟悉的人，同辈的亲朋好友或同事间，也可以直呼 其名，如Laurel， Vivien; 如果你不知道对方的姓名，可用 Dear Sir/Madam； 和公司联系，而不是个人，可以写 “To Whom It May Concern”; 称呼之后加逗号，而不是冒号。
为了表达对所有同仁一年来努力工作的感激之情也为了让大家和亲戚朋友一起享受美好的假日我们决定春节从1月31日到2月7日放假
English Learning
——Amy Du
1
E-mail Writing
1
2014-7-4
2
Outline
Format and Features of English E-mail
Clear—信息明了 Complete—内容完整 Correct—准确无误 Concise—简明扼要 Courteous—礼貌周到
2014-7-4
11
Format and Features of English e-mail
5. Ending (1) If you have any question or suggestion, please feel free to contact me. / Any question or suggestion, please feel free to contact me./ If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know都是很常用的结 尾，正文中不用说的非常详细，显得冗余，可以这样结 尾，他不懂的或者建议，可以联系你。 (2) I am looking forward to hearing from you soon. / Look forward to hearing from you soon.期待收信人的尽 快回复，这样的写法很常用，”soon”就足可以表示“ 尽快”的意思，不要用”as quickly as you can”这样生 硬的短语，像是在下命令，很不礼貌。
2014-7-4
7
Format and Features of English e-mail
4. Body
正文部分采用齐头式。称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾 客套话之间一般空一行，开头无须空格。这种格式便于打字和节省 时间，提高工作效率。如： Jimmy,
I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday. Best Regards, David
2014-7-4
12
Format and Features of English e-mail
(3) Thank you for your help and your valuable time again. / I appreciate again for your attention and time.结尾 的感谢用语 (4) Thank you for your kind cooperation.如果你需要读 者帮助你做某事，那就先得表示感谢。 (5) Thank you for your attention to this matter.与以上的 类似，本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢。
2014-7-4
14
Format and Features of English e-mail
6. Signature
(1) 在署名自己的之前的客套话 正式: Very truly yours, Yours very truly, Yours truly; 一般: 如：Best Regards, Thanks and Best Regards, Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely,
NO: Professional trainees from sister company should abide by rules of local company
YES：Supplier training
2014-7-4
5
Format and Features of English e-mail
(3) Attention attracting words: URGENT/IMPORTANT
视信的内容是否重要，还可以在开头加上URGENT或者 IMPORTANT等，如：URGENT：Submit your report today!
2014-7-4
6
Format and Features of English e-mail
Body (1) 感谢读者是邮件开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到 高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。 A. Thank you for contacting us.如果有人写信来询问公司的服 务，就可以使用这句句子开头，向他们对公司的兴趣表示感谢。
B. Thank you for your prompt reply.当一个客户或是同事很快 就回复了你的邮件，一定记得要感谢他们；如果回复并不及时， 只要将“prompt”除去即可，你还可以说，“Thank you for getting back to me.” C. Thank you for providing the requested information.如果你询 问某人一些信息，他们花了点时间才发送给你，那就用该句表示 你仍然对他们的付出表示感激。
(2) cc—Carbon Copy Literal meaning: When used in an e-mail, it means to send a copy of the e-mail to someone else. Hidden meaning: If you are on the cc list, you may simply read the e-mail. You’re not always obligated to reply. But if an e-mail sent to you has your boss' e-mail address on the cc list, watch out.
Abbreviations in English E-mail
Common used sentences Sample E-mail writing
2014-7-4
3
Format and Features of English e-mail
1. to, cc , bcc
(1) to— to whom you plan to send your email
2014-7-4
10
Format and Features of English e-mail
(3) 如非必要，不要整个字都是大写。
NO：MUST change to OS immediately. 外国人会觉得不礼貌 YES：要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。
(4) 5C Principle 正文的内容你需要注意5C原则：
2014-7-4
4
Format and Features of English e-mail
(3) bcc—Blind Carbon Copy For some reason, you don’t want the receiver(s) to know that you also sent the same email to others， you can keep the “OTHERS” on the “bcc” column. 2. Subject (1) Subject is the concentration of the maiБайду номын сангаас content. We should make it not only notable but also brief. It could be a word (“greetings”), a phrase (Your order) or a short sentence (“Trip to the US will be postponed”).
（2) the subject should be clear and straightforward
NO: News about the meeting
一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大 写即可 ；另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词和冠 词之外的每一个单词的首字母大写。 NO：detailed calculation YES：Detailed calculation New E-mail Address Notification
2014-7-4
16
Abbreviations in English E-mail
cus/cos—because 因为 U—you UR— your F2F—face to face 面对面 F2T—free to talk 自由发言 WRT— With regard to 关于 AKA—also known as 也可以称作 HAND—have a nice day 祝你今天愉快 SIT— stay in touch 保持联系 PCM—please call me, 请打电话给我
2014-7-4
13
Format and Features of English e-mail
(6) Thank you for your understanding.如果你写到任 何会对读者产生负面影响的内容，可以用此句。 (7) Thank you for your consideration.如果您是在寻 求机会或是福利，例如你在求职的话，就用这封邮件 结尾。 (8) Thank you again for everything you’ve done.这句 句子可以用在结尾，和以上有所不同。如果你在邮件 开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因 为他们的帮助，你可以着重再次感谢你们的付出。
(2) 然后空一行换行，写上发信人的名字、联系方 式，公司名称、Logo等。
2014-7-4
15
Abbreviations in English E-mail
FYI— for your information
ASAP— as soon as possible 尽快
PS —Postscript 附言, 又及 VIP —very important person 重要人物 Pls. —Please 请 Dept. —department 部门 EA —each 每个，各 PCE/PCS— piece/pieces 只、个、支等 qty—Quantity 数量 etc. — et cetera 等等
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Format and Features of English e-mail
D. Thank you for all your assistance.如果有人给了你特别的帮 助，那一定要感谢他们！如果你想对他们表示特别的感激，就用 这个句子，“I truly appreciate your help in resolving the problem.” E. Thank you raising your concerns.就算某个客户或是经理写 邮件给你对你的工作提出了一定的质疑，你还是要感谢他们。这 样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激。同时，你也 可以使用，“Thank you for your feedback.” (2) 如果是你主动写电子邮件给别人的话，那就不可能再写什么感 谢的字句了。那就以你写此邮件的目的开头。例如， “I am writing to enquire about…” 或是 “I am writing in reference to…” 在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮 件的主要内容。
Note：这是个人推荐的一种书写方式（段与段之间空一行，顶格写）, 还 有一种就是段与段之间可以不用空一行，但是每段开头都要缩进4个字符, 类 似于中文的书写方式，这种方式也是没有错误的，只是看个人的喜好。
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Format and Features of English e-mail
3. Address
正式： Dear ××(人名)，或者Dear Mr./Ms. ×× (姓);
如果和你非常熟悉的人，同辈的亲朋好友或同事间，也可以直呼 其名，如Laurel， Vivien; 如果你不知道对方的姓名，可用 Dear Sir/Madam； 和公司联系，而不是个人，可以写 “To Whom It May Concern”; 称呼之后加逗号，而不是冒号。
为了表达对所有同仁一年来努力工作的感激之情也为了让大家和亲戚朋友一起享受美好的假日我们决定春节从1月31日到2月7日放假
English Learning
——Amy Du
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E-mail Writing
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Outline
Format and Features of English E-mail
Clear—信息明了 Complete—内容完整 Correct—准确无误 Concise—简明扼要 Courteous—礼貌周到
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Format and Features of English e-mail
5. Ending (1) If you have any question or suggestion, please feel free to contact me. / Any question or suggestion, please feel free to contact me./ If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know都是很常用的结 尾，正文中不用说的非常详细，显得冗余，可以这样结 尾，他不懂的或者建议，可以联系你。 (2) I am looking forward to hearing from you soon. / Look forward to hearing from you soon.期待收信人的尽 快回复，这样的写法很常用，”soon”就足可以表示“ 尽快”的意思，不要用”as quickly as you can”这样生 硬的短语，像是在下命令，很不礼貌。
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Format and Features of English e-mail
4. Body
正文部分采用齐头式。称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾 客套话之间一般空一行，开头无须空格。这种格式便于打字和节省 时间，提高工作效率。如： Jimmy,
I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday. Best Regards, David
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Format and Features of English e-mail
(3) Thank you for your help and your valuable time again. / I appreciate again for your attention and time.结尾 的感谢用语 (4) Thank you for your kind cooperation.如果你需要读 者帮助你做某事，那就先得表示感谢。 (5) Thank you for your attention to this matter.与以上的 类似，本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢。
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Format and Features of English e-mail
6. Signature
(1) 在署名自己的之前的客套话 正式: Very truly yours, Yours very truly, Yours truly; 一般: 如：Best Regards, Thanks and Best Regards, Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely,
NO: Professional trainees from sister company should abide by rules of local company
YES：Supplier training
2014-7-4
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Format and Features of English e-mail
(3) Attention attracting words: URGENT/IMPORTANT
视信的内容是否重要，还可以在开头加上URGENT或者 IMPORTANT等，如：URGENT：Submit your report today!
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Format and Features of English e-mail
Body (1) 感谢读者是邮件开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到 高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。 A. Thank you for contacting us.如果有人写信来询问公司的服 务，就可以使用这句句子开头，向他们对公司的兴趣表示感谢。
B. Thank you for your prompt reply.当一个客户或是同事很快 就回复了你的邮件，一定记得要感谢他们；如果回复并不及时， 只要将“prompt”除去即可，你还可以说，“Thank you for getting back to me.” C. Thank you for providing the requested information.如果你询 问某人一些信息，他们花了点时间才发送给你，那就用该句表示 你仍然对他们的付出表示感激。
(2) cc—Carbon Copy Literal meaning: When used in an e-mail, it means to send a copy of the e-mail to someone else. Hidden meaning: If you are on the cc list, you may simply read the e-mail. You’re not always obligated to reply. But if an e-mail sent to you has your boss' e-mail address on the cc list, watch out.
Abbreviations in English E-mail
Common used sentences Sample E-mail writing
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Format and Features of English e-mail
1. to, cc , bcc
(1) to— to whom you plan to send your email
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Format and Features of English e-mail
(3) 如非必要，不要整个字都是大写。
NO：MUST change to OS immediately. 外国人会觉得不礼貌 YES：要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。
(4) 5C Principle 正文的内容你需要注意5C原则：
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Format and Features of English e-mail
(3) bcc—Blind Carbon Copy For some reason, you don’t want the receiver(s) to know that you also sent the same email to others， you can keep the “OTHERS” on the “bcc” column. 2. Subject (1) Subject is the concentration of the maiБайду номын сангаас content. We should make it not only notable but also brief. It could be a word (“greetings”), a phrase (Your order) or a short sentence (“Trip to the US will be postponed”).
（2) the subject should be clear and straightforward
NO: News about the meeting
一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大 写即可 ；另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词和冠 词之外的每一个单词的首字母大写。 NO：detailed calculation YES：Detailed calculation New E-mail Address Notification
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Abbreviations in English E-mail
cus/cos—because 因为 U—you UR— your F2F—face to face 面对面 F2T—free to talk 自由发言 WRT— With regard to 关于 AKA—also known as 也可以称作 HAND—have a nice day 祝你今天愉快 SIT— stay in touch 保持联系 PCM—please call me, 请打电话给我
2014-7-4
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Format and Features of English e-mail
(6) Thank you for your understanding.如果你写到任 何会对读者产生负面影响的内容，可以用此句。 (7) Thank you for your consideration.如果您是在寻 求机会或是福利，例如你在求职的话，就用这封邮件 结尾。 (8) Thank you again for everything you’ve done.这句 句子可以用在结尾，和以上有所不同。如果你在邮件 开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因 为他们的帮助，你可以着重再次感谢你们的付出。
(2) 然后空一行换行，写上发信人的名字、联系方 式，公司名称、Logo等。
2014-7-4
15
Abbreviations in English E-mail
FYI— for your information
ASAP— as soon as possible 尽快
PS —Postscript 附言, 又及 VIP —very important person 重要人物 Pls. —Please 请 Dept. —department 部门 EA —each 每个，各 PCE/PCS— piece/pieces 只、个、支等 qty—Quantity 数量 etc. — et cetera 等等