文书档案管理

文书档案管理
《文书档案管理》课程期末复习指导
第一部分课程考核说明
1．考核目的
通过本次考试，了解学生对本课程的基本内容的掌握程度，重点和难点的掌握程度，以及运用本课程的基本理论、基本方法来解决问题的技能，同时还可以考查学生在平时的学习中是否注意了理论与实际分析相结合。

2．考核方式
本课程期末考试为开卷考试，考试时间为90分钟。

3．适用范围、教材
本复习指导适用于成专行政管理、计算机信息管理、人力资源专业的必修课、选修课。

本课程命题依据的教材采用由陈鸿滨主编，中央广播电视大学出版社出版的《文书学》(2003年2月出版)。

4．命题依据
本课程的命题依据是《文书学》课程的教学大纲、教材、实施意见。

5．考试要求
考试主要是考核学生对文书学的基本理论的理解与应用。

在能力层次上，从了解、掌握、重点掌握3个角度来要求。

考核学生对文书与档案管理的有关基本理论、基本技能、基本方法的理解和应用能力6．考题类型及比重
考题类型及分数比重大致为：填空题(20%)；单项选择题(20%)；名词解释题(15%)；简答题（20%）；材料分析题（30%）。

第二部份期末复习重点范围
导言
一般掌握：文书学的特点
第一章文书和文书学
一、重点名词
文书公务文书通用公文事务文书专用文书文书学文稿文本行文制度
二、重点掌握
l．文书的概念和类别
2．公务文书的概念和特点
3．公务文书的行文制度（行文关系、行文方向、行文方式、行文规则）4．公务文书的格式
5．公务文书的种类
6．文稿和文本
7．文书学的概念
三、一般掌握
文书学研究的意义
第二章文书工作的性质、任务、作用和原则
一、重点名词：文书工作
二、重点掌握：
1．文书工作的性质
2．文书工作的作用
3．文书工作的原则
三、一般掌握：文书工作的总任务和具体任务
第三章文书工作的组织（本章内容一般了解）
一、重点名词：文书工作
二、重点掌握：
1．文书工作的作用
2．文书工作的原则
三、一般掌握：
1．文书工作的性质
2．文书工作的总任务和具体任务
第四章文书工作者的素养（本章内容一般掌握）
一、重点名词：无
二、重点掌握:文书工作者应具备的三大素养
三、一般掌握
1．政治思想素养所包括的主要内容
2．职业道德素养所包括的主要内容
3．业务工作素养所包括的主要内容
第五章收文处理程序
一、重点名词
收文收文处理签收拆封翻印分发传阅阅文拟办批办承办催办办复注办暂存
二、重点掌握
1.收文处理程序所包括的主要环节
2.签收的范围、任务和要求
3.拟办的概念、作用、范围和要求
4.承办的概念、任务和要求
5.催办的概念、作用、范围和形式
6.办复的概念、范围和形式
7.注办的概念、作用和内容
8.收文的概念
9.暂存的概念
三、一般掌握
1.拆封的概念、范围和任务
2.收文登记的作用、登记和不登记的范围
3.翻印的概念、原则和要求
4.分发的概念、原则和要求
5.传阅的概念和要求
6.阅文的要求
7.批办的概念和作用
第六章发文处理程序一、重点名词
发文、拟稿、主题词、会签、核稿、呈批、签发、注发
二、重点掌握
1.拟稿的概念和要求
2.主题词的概念、特点及其拟定要求
3.会签的概念、步骤和原则
4.核稿的概念、任务和要求
5.呈批的概念
6.签发的概念和要求
7.注发的概念和任务
8.发文登记的概念、内容和形式及要求
三、一般掌握
1.发文处理的概念
2.发文处理总程序所包括的环节
3.编发文字号的概念、原则和要求
4.缮印的要求
5.用印的概念和要求
6.封发的概念和任务
7.传递的概念和要求
第七章文书的管理和利用
一、重点名词：文书管理
二、重点掌握：
1．文书管理的作用
2．文书管理的原则
三、一般掌握：
1．文书管理的任务和方法
2．文书清退的概念、范围、时间和方法3．文书销毁的概念、范围、时间和要求4．文书利用的概念和方法
5．文书利用的原则、意义和要求
第八章专用文书管理一、重点名词：
信访文书人事文书介绍信
1．介绍信的概念、种类、格式、使用和保管
2．印章的作用、规格、制发、使用和保管
三、一般掌握：
1．专用文书的概念、种类和特点
2．信访文书的处理原则、程序和制度
3．人事文书的概念和作用
4．会计文书的分类
第九章文书的立卷
一、重点名词：文书立卷、立卷类目
二、重点掌握：
1.文书立卷的原则
2.文书立卷的要求
3.平时归卷的概念、方法和要求
4.文书立卷阶段所包括的主要环节
5.搜集文件的方法
6.整理文件的方法
7.案卷标题的拟定
8.立卷类目的概念、构成和作用
三、一般掌握：
1.文书立卷的作用和意义
2.年终立卷的概念、时间和分工
3.编号定卷的概念
4.卷内目录的填写方法
5.案卷封面的填写方法
6.案卷移交目录的概念及其构成项目
第十章文书工作的规范化、制度化、科学化和自动化（本章内容一般掌握）一般掌握：
1．文书工作规范化的内容和要求
2．文书工作制度化的内容和要求
3．文书工作科学化的内容和要求
4．文书工作自动化的内容和要求
5．文书工作“四化”的重要性
第三部分综合练习题
一、填空：
1.文书是以__________形式处理各种事务的凭证性工具。

2.文书工作的“四化”是指文书工作的__________化、__________化、__________化、__________ 化。

3.从文书形成和使用上来划分，文书可分为__________ 和__________两大类。

4.据文字记载，我国最早的公文出现在__________。

5.现行公文按行文方向划分，可分为三种：__________、__________、__________。

6.文书工作具有__________、__________、__________、__________等性质。

7．文头部分包括__________、_____________、_______________、_____________、紧急时限等要素。

8.完整的公文标题，一般由______________、____________和_________三部分组成。

9.公文主题词有三个特点：、、。

10.对外机关来文或来电的办复有多种形式，比较常用的有_________、________、_________。

11.我国文书工作的组织形式主要分为两种，一种是形式，一种是_________ 形式。

12.文件版头由和文件二字构成。

13.文件的密级有__________、__________、___________之分。

14.公文一般包括公文标题、、、附件标题__________、_____________、机关印章等项目。

15．附件标题应置于__________之后，__________之前。

16．公务文书的稿本是反指在制发公务文书过程中所形成的文稿和_______。

17.公文的行文方式有四种：(1)_________行文；（2）________行
文；(3)________行文；(4)、___________行文。

18.密封的方法有、、铅封。

19.收文处理程序中的签收任务主要包括、、签字。

20.文稿是指公文在阶段形成的不同形式的文字稿。

21.公文一般包括_______ 、___________、正文、_________、发文机关、_________、机关印章等项目。

22.公文的发文日期，应以__________或____________的日期为准。

23.文书是以___________处理___________的凭证性工具。

24.文件版头由____________和____________二字构成。

25.发文处理程序的制文阶段包括_________、_________、拟定_________、_________、__________、__________、和__________等七个环节。

26.文书是以___________处理___________的凭证性工具。

27.文书工作的组织形式主要有____________和___________两种类别。

28.对文件传递运转过程进行管理，重点要把住___________关______________关、___________关、____________。

29.核稿是对文稿进行________和文字加工的行为过程。

30. 密封的方法有、铅封。

31.文书工作是指除文稿起草外的文书____________、_________、_______等工作。

32．文书人员的素养包括__________、__________、____________三方面。

33．传阅文件经常使用的方法有三种：(1)____________传阅法；
(2)___________传阅法；
(3)____________________传送法。

34．簿记式登记形式的优点是_______________、_______________。

35．办复的形式主要有(1)文复；(2)__________；(3)____________；
(4)____________。

36.文书工作组织形式的选择原则是：(1)要有利于_______________；
(2)要保持_________________。

37.我国党政机关的现行文书工作，主要有___________管理和__________管理两种形式。

38.案卷标题的作用是___________、______________。

39.拆封的任务包括：(1)_______________；(2)__________________。

40.对文件传递运转过程进行管理，重点要把住___________关______________关、___________关、____________。

41.搜集文件的方法是多种多样的，其主要方法有：______________、__________________和
_____________。

42.文书工作者必备的专业基础知识包括：(1)基础________知识；
(2)实际____________知识；其他
______________知识。

43.传阅文件经常使用的方法有三种：(1)____________传阅法；
(2)___________传阅法；
(3)____________________传送法。

44.文书立卷的要求是：__________、____________、__________。

1.批办工作一般由承担。

(1)文书部门负责人 (2)机关主要领导人
(3)机关主要领导和文书部门负责人
2.分发文件“三主”优先原则中的“三主”是指。

(1)主要领导、主要承办人、文书部门主要负责人
(2)主要领导、主管领导、业务主管部门
(3)主管领导、主要领导、主要承办人
3.发文字号中的年代在发文字号的。

(1)最前边(2)最后边(3)中间
4.发文处理总程序由收进阶段和构成。

(1)制发阶段(2)立卷阶段(3)阅办阶段
5.一些小机关因文件不多，一班采用登记法。

(1)总流水(2)分类流水(3)口取纸分类
6.文书工作的中心环节是。

(1)文书的处理(2)文书的管理和利用(3)文书的立卷和归档
7.公文的发文日期一般应以为准。

(1)起草日期(2)印制日期(3)签发日期
8.上行文是。

(1)上级机关向下级机关发送的公文
(2)下级机关向上级机关发送的公文
(3)同级机关或不相隶属机关之间的往来公文
9．各类机关团体在处理公务时普遍使用的公文文种是__________。

(1)事务文书
(2)专用文书
(3)通用文书
10. 文书工作的中心环节是。

(1)文书的处理(2)文书的管理和利用(3)文书的立卷和归档
11.附件标题应置于。

(1)正文之后，发文机关名称之前
(2)正文之后，印制版记之前
(3)发文机关之后，主题词之前
12.文书工作的是文书工作区别于其他工作的重要性质之一。

(1)机要性(2)时限性(3)规范性
13.主题词是代表文件的最关键性的词或词组。

(1)内容特征(2)归属类别(3)内容特征和归属类别。

14.编发文字号的正确顺序应该是。

(1)发文机关代字、发文年号、发文序号
(2)发文机关代字、发文序号、发文年号
(3)发文年号、发文机关代字、发文序号
15．某级机关向直接的上级机关或所属的下级机关行文叫__________。

(1) 多级行文 (2) 逐级行文
(3)越级行文
16．各类机关团体在处理公务时普遍使用的公文文种是__________。

(1) 事务文书 (2) 专用文书
(3) 通用文书
17．发文字号应由─────统一编写。

(1) 文秘人员 (2) 部门负责人
(3) 机关领导人
18．主题词是代表文件────的最关键性的词或词组。

（1）内容特征（2）归属类别
(3)内容特征和归属类别
19．厚薄适中的案卷一般为───页。

(1)二、三十 (2)五、六十
(3)二、三百
20.文书立卷应以_________文件为主。

(1)本机关形成(2)外机关发来 (3)需经常查阅
21. 1994年制发的请示及1995初制发的批复，在立卷时应将其_________。

(1)立入1994年卷 (2)立入1995年卷 (3)分别立卷
22.某公司2000年形成的2001年—2005年规划，立卷时应立在年度的卷类。

(1)2000 (2)2001年(3)2005
23.凡在相当长的时期机关工作需要查考的文件，应列入保管范围。

(1)长期 (2)短期(3)永久
24.编目即编写。

(1)案卷类目录(2)案卷移交目录 (3)立卷条目
25.本机关对所管辖干部的一般任免、奖惩材料，应列入卷。

(1)永久(2)长期 (3)短期
26. 上级机关对本级机关请示性文件的批复，立卷时应。

(1)与请示分别立卷(2)二者立为一卷 (3)不予立卷
27.收文较多的大机关，一般采用登记法。

(1)总流水(2)分类流水(3)口取纸分类
28．分发文件“三主”优先原则中的“三主”是指。

(1)主要领导、主要承办人、文书部门主要负责人
(2)主要领导、主管领导、业务主管部门
(3)主管领导、主要领导、主要承办人
29.文件处理的核心和关键环节是。

(1)拟办(2)批办(3)承办
30.催办的主要任务是对文件的工作进行催促。

(1)传阅(2)承办 (3)办复
31.发文程序的制文阶段的关键环节是。

(1)核搞(2)签发(3)呈批
32.发文登记的形式多种多样，目前使用最广的是。

(1)卡片登记(2)活页登记(3)帐簿登记
33．分发文件“三主”优先原则中的“三主”是指。

(1)主要领导、主要承办人、文书部门主要负责人
(2)主要领导、主管领导、业务主管部门
(3)主管领导、主要领导、主要承办人
34.文书工作的最终目的是文书的。

(1)形成 (2)利用(3)立卷
35.销毁文书履行审批手续。

(1)必须(2)有时需要(3)一般不必
36.上级或下级机关制发的年度工作总结，在立卷时应立入卷内。

(1)永久 (2)长期 (3)短期
37.文书的年终立卷放在最为适宜。

(1)一年之末(2)下一年的第一个月(3)下一年的二三月份
38. 拟稿是行为过程。

(1)会商征求意见的(2)政策和文字把关的(3)拟制文件的
39.文头部分、正文部分、文尾部分是的三个组成部分。

(1)版面格式(2)文面格式 (3)书写格式
40.制发文机关认为其内容尚不成熟，先发布试行的文本，称为。

(1)暂行本(2)试行本(3)副本
41.形式上的连续性、构成上的关联性是。

(1)信访文书的特点(2)人事文书的特点(3)会计文书的特点
42.发文登记的形式多种多样，目前使用最广的是_______。

(1)卡片登记 (2)活页登记 (3)帐簿登记
43. 文书管理的基本原则是 ________。

(1)便于分类 (2)便于保密 (3)便于阅读和利用
44. 收文较多的大机关，一般采用________登记法。

(1)总流水 (2)分类流水 (3)口取纸分类
45. 催办的主要任务是对文件的_________工作进行催促。

(1)传阅 (2)承办 (3)办复
46. 文书工作的最终目的是文书的 _________。

(1)形成 (2)利用 (3)立卷
47.文书工作的中心环节是文书的________。

(1)形成 (2)处理 (3)立卷
48.文书工作的最后一个程序是_________。

(1)收文处理(2) 发文处理 (3)文书立卷
49.属在相当长的时期内机关工作中需查考的文件，在立卷时应列入________保管范围。

(1)永久 (2) 长期 (3)短期
50.平行文是________。

(1)上级机关向下级机关发送的公文
(2)下级机关向上级机关发送的公文
(3)同级机关或不相隶属机关之间的往来公文
51.本机关对所管辖干部的一般任免、奖惩材料，应列入__________卷。

(1)永久 (2)长期 (3)短期
52.对翻印或复印的上级文件，用后应立入________。

(1)及时收回并予以销毁 (2)妥善保存
(3)上交发文机关
53．文件处理的核心和关键环节是─────。

(1)拟办 (2)批办 (3)承办
(1)传阅 (2)承办 (3)办复
55．本机关对所管辖干部的一般任免、奖惩材料，应列入───卷。

(1)永久 (2)长期 (3)短期
56．文书工作的────是文书工作有别于其它工作的重要性质之一。

(1) 机要性 (2) 时限性 (3) 规范性
57．发文程序的制文阶段的关键环节是 _____________ 。

(1)核搞 (2)签发 (3)呈批
58．发文登记的形式多种多样，目前使用最广的是。

(1)卡片登记(2)活页登记(3)帐簿登记
59．列入长期保存范围的文件的保管期在─────之间。

(1)十年──二十年
(2)十五年──三十年
(3)十六年──五十年
60．对翻印或复印的上级文件，用后应─────。

(1)及时收回并予以销毁
(2)妥善保存
(3)上交发文机关
61．上级机关对本级机关请示性文件批复，立卷时应────。

(1)二者立为一卷
(2)不予立卷
(3)分别阅卷
62．编目，即编写_____________。

(1)案卷内目录
(2)案卷移交目录
(3)立卷条目
63．公文的发文日期一般应以____________为准。

(1)起草日期(2)印制日期 (3)签发日期
64．销毁文书___________履行审批手续。

(1)必须(2)有时需要(3)一般不必
65．拟稿是___________行为过程。

(1)会商征求意见的(2)政策和文字把关的(3)拟制文件的
66.形式上的连续性、构成上的关联性是。

(1)信访文书的特点(2)人事文书的特点(3)会计文书的特点
67．发文登记的形式多种多样，目前使用最广的是____________。

(1)卡片登记(2)活页登记(3)帐簿登记
68．厚薄适中的案卷一般为__________页。

(1)二、三十 (2)五、六十 (3)二、三百
69．编目，即编写_____________。

(1)案卷内目录 (2)案卷移交目录 (3)立卷条目
70.文书立卷应以_________文件为主。

(1)本机关形成(2)外机关发来 (3)需经常查阅
三、名词解释
公文格式专用文书通用公文文本平行文
正本拆封拟办承办催办
核稿副本主题词清退注办
文书立卷信访文书签发公务文书发文字号组卷收文处理立卷类目批办注发
四、简答
1.简述公务文书的特点。

2.简述事务文书与通用公文的主要区别。

3.文书工作应遵循的主要原则有哪些？
4.公文行文的规则。

5.文书工作的作用有哪些？
6.文书管理的任务是什么？
7.简述拟定主题词的要求。

8.简述文书工作组织形式的选择依据。

9.核稿的任务是什么？
10.怎样根据文件自身的特征立卷？
11.文书利用的方法。

12.收文登记的范围及作用。

13.注发的任务有哪些？
14.承办有哪些性质？
15.怎样根据文件自身的特征立卷？
16.收文登记的范围和作用有哪些？
17.文书利用的方法多种多样，归纳起来主要有哪些？
18.简述拟稿的要求。

19.平时收集文件应把好哪“六个关口”？
20.简述文书立卷的原则。

21.简述承办的任务。

22.注发文件应考虑的原则。

五、材料题
(一)修改下列公文用语：
（1）今年,《文书学》科目的及格率比往年持平以上。

（2）加强素质教育是深化教育体制改革的关键，不能否认这不是培养新世纪人才的重要举措。

(3)二月以来，各分厂产品的返修率基本上全部降低了一倍。

（4）上述意见，如无不妥，请予批复。

（5）我局打算明年完成系统升级工作。

(6)贵校能否协助，以尽快函复为要。

(7)今年“文书学”科目的及格率比往年持平以上。

(二)运用公文格式和文种使用等知识，指出下例中的错误
民政局文件
滨民政办(1999)32号
滨海市民政局关于全市民政工作会议纪要
各县民政局并抄报省民政厅：
现将全市民政工作会议纪要发给你们，请贯彻执行。

滨海市民政局
一九九九年八月八日
(三)修改下列案卷题名：
（1）公费医疗改革通知、决定、函
（2）××县人事局、××地区人事局有关工程技术人员、档案图书情报人员、医务人员、会计人员等职称评定中古代汉语、外语、计算机考试的通知、办法
(四)将下列文件组成两卷，说明各卷是按什么特征组成的，并分别给每卷拟一个
案卷标题。

１. ××大学关于学生实习问题给＊＊市办公厅的函
2. ××市办公厅就学生实习问题给＊＊大学的复函
3. ××大学学生实习实施意见
4. ××大学关于加强学生思想政治工作的决定
5. ××学校关于当前学生思想状况的调查报告
6. ××市教育委员会关于加强学生思想政治工作的几点意见
(五)假设某案卷内有下列文件，请草拟案卷标题，并指出该案卷是运用了哪些文件特征组成的?
1.滨海市化工局要求把金星化工厂职工××调回滨海的函
2.滨海市劳动局同意调金星化工厂职工××的复函
3.滨海市化工局请求将市郊农场职工××调入金星化工厂工作的函
4.滨海市劳动局同意调市郊农场职工××入金星化工厂的复函
(六)将下列文件组成两卷，说明各卷是按什么特征组成的，并分别给每卷拟一个案卷标题。

1. ××省电大关于订购2003年秋季用书的函
3.全国电大工作会议纪要
4.国家教委副主任××在全国电大工作会议上的讲话
5. ××省电大校长在全国电大工作会议上的发言
6. ××省新华书店关于电大订购2003年秋季用书问题的复函
(七)为下列文件确定一个恰当的立卷部门（用连线的方式连接正确选项，A-F中的任何一个选项可根据需要选择或不选）。

A．××部门办公厅（1）以××部门名义发布的综合性方针政策、规章制度文件B.政策法规司（2）以××部名义发出\由计划司起草的业
务性文件
C.计划司(3)由××部教育司、人事司合办的计算机技能培训班文件
D．人事司（4）××部电子政务网络建设工作会议文件
E．教育司（5）××部政策法规司参加行政法规建设工作会议带回的文件
F．网络中心（6）以××部名义召开的涉及政策法规司、人事司等机构职能的综合性会议所形成的文件。