信息化视野下档案管理工作存在问题及改进措施

信息化视野下档案管理工作存在问题及
改进措施
摘要：在我国科学技术水平迅猛提升的当下，虽然给档案管理工作带来了一些帮助，但与此同时也增添了不少的挑战。

在之前很长一段时间内，依靠纸质档案管理方式的活动，极易造成数据丢失等问题，然而数字化档案管理过程中，能够科学保护好所有信息。

但是信息化背景下，档案管理过程中也会出现一系列问题，大大降低了档案管理有效性。

基于此，本文以信息化视野下档案管理中出现的问题出发，结合实际情况给出了几点改进措施，希望能够给相关人士提供些许参考依据。

关键词：信息化；档案管理；问题；改进
引言：在我国各个行业发展中，信息技术的出现与应用，极大提高了发展速度。

以档案管理行业来讲，今后必将迈向数字化以及信息化的管理方向。

目前来讲，档案管理过程难以给受众提供所需信息化资源，同时，档案数字化也存在技术瓶颈。

对此，这就要求相关人员必须调整传统管理方式，馆内强调人才培养重要性，不断推出先进的管理机制，综合多元化措施提高档案管理水平。

1.信息化时代档案管理工作面临的挑战
1.1缺乏大众所需的信息化资源
随着信息化时代的到来，档案管理工作也面临着许多新的挑战。

传统的纸质档案管理方式已经难以满足现代社会信息化管理的需求。

首先，信息技术的快速发展给档案管理带来了新的机遇和挑战。

电子化、网络化、数字化的档案管理方式正在迅速普及，但同时也带来了安全保密等问题。

管理人员需要具备信息技术相关知识和技能，以便更好地管理电子档案。

另外，由于信息量增大，档案管理的内容也更加繁杂。

管理人员需要具备较高的综合能力和管理技能，以便能够更
好地应对不同的档案管理需求。

不仅如此，在信息化时代，档案的保护问题愈发
复杂。

管理人员需要加强档案的保密、备份等工作，确保档案的安全性[1]。

1.2存在档案数字化的技术瓶颈
目前来看，虽然数字化技术在档案管理中已经得到广泛应用，但是目前还存
在一些难以克服的技术问题。

首先，一些档案材料的数字化处理需要使用高精度
的扫描设备，但是这种设备成本高昂，不是所有档案管理单位都能承担得起。

其次，档案数字化过程中需要进行数据的清理、整理、分类和归档等工作，这些工
作需要大量的人力物力，加上技术要求较高，难以做到快速高效地完成。

最后，
档案数字化工作涉及到大量的数据存储和备份，需要解决数据存储和管理的问题。

由于档案材料的特殊性质，其数字化数据往往需要存储数十年，甚至更长时间。

因此，需要在技术和经费上做出相应的投入，以保障数据的安全可靠性。

1.3多媒体信息反馈率有待提高
随着信息化技术的不断发展，档案管理工作逐渐向数字化、网络化和多媒体
化方向发展。

但是，仅仅将档案数字化还不足以满足管理工作的需要，需要将数
字化的档案信息转化为可视、可听、可交互的多媒体信息。

然而，目前多媒体信
息反馈率较低。

这是因为多媒体信息反馈技术还不够成熟，缺乏标准化的技术规
范和完善的管理体系。

此外，多媒体信息反馈需要依赖先进的硬件设备和网络基
础设施，这也是一个制约因素[2]。

2.新时期档案管理的发展途径及对策
2.1加强档案数字化人才队伍建设
为了更好地推动档案数字化工作，必须加强档案数字化人才队伍建设。

具体
而言，可以采取以下措施：第一，建立档案数字化人才培养体系。

制定针对档案
数字化领域的培养计划和教材体系，加强与高校的合作，开展专业化、系统化的
培养计划，为档案数字化领域输送专业化人才；第二，加强档案数字化技术人才
的引进。

鼓励档案数字化技术领域的专业人才来到档案部门工作，建立更多的技
术人才引进渠道，为档案数字化工作提供更好的技术支持；第三，加强档案数字
化人才的培训和提高。

建立专业化的培训机制，开展全方位、多形式的培训，提
高档案工作人员的档案数字化技能，推动档案数字化工作的深入开展；第四，加
强档案数字化领域专业人才的激励机制。

建立与档案数字化领域专业人才相适应
的薪酬、晋升等激励机制，激发档案数字化领域专业人才的创新和创造力，为档
案数字化工作提供更好的人才保障。

2.2强化和落实档案收集工作
在新时期，档案管理的发展途径和对策十分重要。

其中，强化和落实档案收
集工作是非常关键的一项工作。

档案收集工作是档案管理的基础，只有做好了收
集工作，才能保证后续的整理、保管、利用等工作的顺利进行。

首先，相关工作
人员需要结合实际情况制定详细的收集计划，明确收集的档案种类、数量、来源
和时间等方面的要求，以确保档案收集工作的高效和系统性。

另外，通过各种途
径宣传档案收集的意义和目的，动员社会各界积极参与档案收集工作，扩大档案
收集的社会基础。

为提高档案收集水平，人员可以采用多种手段和技术，如现场
采集、网络采集、数字化采集等方式，提高收集效率和质量。

最后，建立健全档
案收集机构，加强人员培训和管理，提高档案收集的专业水平和效率[3]。

2.3完善档案管理制度
在信息社会不断发展的现在，对档案的管理需求也在逐渐的增大，尤其是对
档案的安全性提出了更高的要求。

为了确保档案管理工作的高效进行，就要从多
个方面出发，一方面，要建立和完善档案管理工作的相关制度，管理制度的建立
要确保符合相关法律法规的要求，并且根据实际工作的要求对管理制度进行不断
的修改和改进，只有这样才能在日常工作中加强对档案的有效管理，并且管理人
员在工作中也要充分的遵守管理制度和规定，并且按照有关要求定时的进行打卡，除此之外，档案管理单位还要实行有效的监督制度，安排专门的监督人员对档案
管理人员进行有效的监督，并在这个过程中建立一整套标准化的制度，还可以引
入数字化管理模式，进一步的提高档案管理的质量。

结论：
简而言之，在信息化时代，档案管理工作的重要性愈发凸显。

然而，我们也必须正视当前档案管理工作存在的问题，包括档案数字化程度不高、档案安全性不足等问题。

这些问题不仅给档案管理工作带来了不小的风险，也制约了档案管理工作的发展。

针对这些问题，我们需要采取一系列的改进措施。

以上内容就信息化视角下档案管理问题出发，结合实际情况给出了几点建议，希望能够给相关人士提供些许参考依据。

简而言之，
参考文献：
[1]娄翠英.数字化校园背景下高职院校的档案管理工作[J].文教资料。

2019(01):116-117+71。

[2]林伟娟.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].文化产业。

2022(33):16-18。

[3]温妍.试析信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化[J].兰台内外。

2022,(16):36-38。