做好机关文书档案管理工作探讨

做好机关文书档案管理工作探讨
摘要：社会的进一步发展，促使现阶段我国机关单位管理规模以及建设数量不
带增加，此种背景下，各类机关工作管理以及建设过程中所涉及到的信息种类与
数量就会的不断增多，档案管理越发复杂。

基于此，本文立足于档案管理角度，
分析了当下机关单位文书档案管理的重要性，研究了档案管理质量提升的具体方法，希望以下内容的论述可以促使我国机关单位可持续发挥作用。

关键词：机关单位；文书；档案管理
引言：近几年，我国经济水平不断提升，经济全球化的趋势日益明显，我国
机关单位为进一步提升社会经济水平以及社会稳定性，正在积极开展各项管理工作，由于人口的增长以及城市化发展，所以在管理建设中产生的信息有着重要指
导作用。

但是就目前机关文书档案管理情况而言，仍然存在很多问题，限制了机
关单位正常发挥社会作用。

因此，对机关文书档案管理的重要性研究有着鲜明现
实意义。

1机关文书档案管理现状
1.1档案管理意识淡薄
就实际发展情况而言，档案管理人员存在意识薄弱的问题，大多数人认为档
案管理工作没有存在的必要性，管理内容也并不重要，根本不需要进行过多的重视。

其中还有一部分领导对于档案管理呈相同态度，此种情况下不要说是档案管
理工作的改革，即使正常开展都面临很多问题。

加之内部管理人员在工作中缺乏
必要的责任心，信息记录与整理都十分敷衍，最终导致档案管理工作效率低下，
并最终形成一个恶性循环。

1.2缺乏专业的档案管理人才
网络时代下的档案管理工作需要进一步改变，无论是计算机技术的应用还是
诸多信息内容，都对管理工作以及管理人员提出了更高要求，但是目前档案管理
缺乏专业人才问题十分明显。

一些具有丰富档案管理经验的工作人员因为年龄普
遍较大，习惯了传统的档案管理模式，很难适应当前信息网络时代下档案管理的
新模式，对新技术和新知识的掌握也不够。

一些年轻的经过专业训练和学习的档
案管理人员掌握了新的技术和相关知识，但是却缺乏一定的工作经验。

1.3信息管理安全意识薄弱
当下档案管理工作已经逐渐成为电子化，相关的信息存储与记录主要依靠计
算机进行，但是网络系统的安全问题，势必会影响到档案信息的安全。

目前，机
关事业单位以及单位在完成档案电子化建设之后，逐渐放弃了纸质档案的建设，
此种情况下，如果因为网络安全问题造成信息丢失，对于机关事业单位而言是一
种巨大的损失。

并且，管理人员对于信息数据的存储大多选择在电脑系统盘当中，如果计算机发生问题，信息内容必将会受到波及。

加之管理人员对于加密技术以
及还原等技术应用的不重视，使得档案管理存在一定安全隐患。

2档案管理的有效建设途径
2.1加大专业人才的培养力度
①针对机关单位现有的档案管理人员，需要进行定期的外出培训与学习，多
多鼓励相关人员进行技能学习，并将在其它机关单位以及讲座中听到的先进管理
方法以及理念进行宣传，领导根据不同理念以及方法所具有的特点进行综合分析，结合发展情况进行合理化应用。

②对于机关单位内部现有管理人员可以进行“不脱产”学习，机关单位邀请相
关专业人员进行讲座或者是小面积培训，通常情况下，培训次数可以保证两个星
期一次，根据管理人员接受情况进行课程调节。

并且，培训以及讲座的时间应该
合理规划，不能影响管理人员的正常工作。

为了保证培训质量以及效率，还可以
应用网络技术实现。

机关事业单位或者单位可以在内部管网中发送档案管理知识
相关的视频以及软文，供管理人员随意进行浏览，此种方法在实际应用过程中，
可以打破以往培训对于时间以及空间的束缚，从而进一步提升培训效率。

③为了保证管理队伍的整体水平，还可以通过外聘的方式实现人才队伍优化。

在实际招聘过程中，第一步需要对人员的知识以及相关技能进行考虑。

第二步则
需要对人员的综合素质进行考察，例如该人员的人生观、事业观、价值观，是否
具有责任心等。

在人员队伍建设完成之后，需要对队伍进行定期的考察，将工作懒散、没有
责任感的人员调离档案管理岗位，时刻保持档案管理队伍的整体水平以及综合素质。

2.2严格规范整理案卷
在办理完文件后，还需要利用系统化整理，最终形成文书档案。

对于文书档
案的归档整理，也是文书档案管理不可忽视的一部分。

在进行文件的整理与归档中，工作人员要遵循《归档文件整理规则》和《机关文件材料归档范围》等要求，结合机关文书档案的具体分类方法进行科学合理的分类、编号和组卷等。

归档整
理一般涵盖两方面工作：一个是整理单份文件，以件为基本单位，做好机关单份
文件的分类、装订和编码、著录等整理工作；另一个是立卷方法，把有联系的文
件组合为案卷，以卷为单位保管文书档案。

立卷工作又细分为分类和组卷，组卷
是立卷方法的关键，即根据组合、编号以及排列等程序处理已经完成分类的文件，形成案卷。

当然，在文书档案管理工作完成之后，还需要直接把数据录入计算机，实行办公自动化，全面提高机关文书档案管理工作的现代化水平。

2.3制定并完善的规章制度
档案管理工作想要进一步提升效率与质量，就需要制定一个完善的规章制度，尤其是在网络时代下，档案管理工作已经逐渐电子化发展，规章制度的建立更加
重要。

传统的规章制度可以继续使用，但是需要在其原有基础之上进行补充。

首
先来说，需要加入管理人员计算机施工规范。

其次，需要进一步加入人员考核制度，保证队伍完整。

最后，应该加入管理责任制度，将不同责任落实到每个人的
头上，以此保证管理人员可以自行规范自身行为。

2.4加强技术革新，保证信息安全
网络时代下的电子档案数据信息安全问题是必须解决的问题，具体可以从以
下几个方面进行分析：①虽然现阶段的档案管理工作，电子档案逐渐代替了纸质档案，但是网络安全问题造成电子档案安全波动较大，往往会造成大面积的数据
信息丢失。

为了不影响机关单位正常发挥作用，可以在电子化的同时，仍然应用
纸质档案进行记录，做好档案管理的两手准备。

②可以通过合理的技术应用实现信息安全管理。

1、在信息存储过程中应用“云技术”进行存储。

2、在数据传输过
程中进行数据加密。

3、做好电子数据的备份工作，以免数据丢失影响机关单位
正常开展工作。

4、在计算机中合理应用还原技术，保证计算机系统稳定。

5、应
用防火墙以及各种类型的杀毒软件进行病毒查杀，维护网络系统的稳定。

结论：综上所述，网络时代的来临，为各个行业的发展提供了新机遇与挑战，虽然网络技术的应用可以提升工作效率，但是也会产生不同问题，这就要求档案
管理工作可以从多个角度出发进行综合分析，立足于档案管理人员、意识、方法
以及安全等方面进行综合建设，这样才能保证档案工作可以更加契合网络时代。

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