仓库单证工作流程和岗位职责

仓库单证工作流程和岗位职责
第1篇：仓库单证员岗位职责
责
2020年4月19日
仓库单证员岗位职
仓库单证员岗位职责【篇1：单证员岗位职责】
单证员岗位职责 1.预核签章
a.缝纫机出口报关时必须要提供正本的机电商会的预核签章，在办理预核签章的时候要提醒业务员可能一起办理，节约邮寄费用。

b.注意预核签章的时间性，合理安排时间，在确保影响出货的前提下尽快申请预核。

从北京将正本的预检签章寄回公司须3天，准备报关资料时一定要注意时间性。

2.选择货代
选择货代要考虑货代的运价和服务，要综合各方面的因素决定。

对于运价、船期、服务、资信等情况要综合考虑。

3.定舱
（1）、订舱时间
一般在货物备好前7天传定舱单给货代进行定舱（节假日则需更早些定舱，因为那是舱位较紧张，制定货代要提前14天定舱，因为要跟目的港确认后，方会定船期。

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（2）、分票报关
a 若在宁波定报关，订舱时要将一票货分几票报关告知货代，以便货代定舱出单（无论分几票，订舱单只要一份），有关数据最晚要在截关前2天确定，否则将会影响报关。

b 在上海进行报关，订仓时一票货分几票就要提供几份报关定舱单，所有报关资料都须正本。

c 若货物有所变动，须提前2、3天通知货代。

d 权衡是否走整柜
若货物不满一个货柜但走散货又比较多时，走散货还是走整柜衡量的标准是大于16个立方走整柜，小于16个立方走散货。

4、确定装柜时间、准备报关资料
一般安排货柜在截关前两天来工厂装柜，这样可有足够的时间整理报关资料，但因工厂生产的繁忙等情况，装柜很多情况下安排在截关前一天，这样就得在当天整理好准备的报关资料给货代，以便第二天可顺利进行报关。

5、通知仓库货柜到达时间
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要在货柜来厂前一天先告知仓库、生产部等货柜到达的大概时间。

货柜来的当天要对货柜进行跟踪，尽早告知仓库其准确的到达时间，以便仓库安排装柜，还要在出货前告知仓库如何开出库单。

6、检查是否需要唛头
散货必须有唛头、走整柜的货物只有在客户提出要唛头的情况下才需要唛头。

7、通知业务员将本次装货柜的机器号码记录下来 8、退仓
若货柜订好后，货物未能按时备好，则须在截关前两天告知货代进行退仓，若未及时通知，货柜提出后则须支付提箱费还箱费，若货柜到达工厂则需支付放空费，散货也一样要提前两三天进行退仓，否则会产生亏箱费。

9、上网备案核销单
核销单要提前在网上备案才能够 10、报关
若在宁波报关，报关资料中正本的核销单、报关委托书、预签章最晚要在截关前一天寄到货代处，而发票、报关单与装箱单则可用传真件；
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若在上海报关，所有的报关资料全部要用正本，而且最晚要在结关前两天寄到货代处。

报关注意事项：
a 无论在哪里报关，报关时的件数一定要准确，体积一定要合理，重量也要很注意。

20尺货柜，提单上的重量不可超过26吨（有些不可超20吨）。

b 若涉及到做进料加工，则务必和货代沟通好手册所须报的项号，报关资料一般须在截关前一两天提供给货代。

c 报关时务必与货代将报关时的品名确认清楚，若时报工业缝纫机配件（一般我们电机报此名）、机架台板、工业缝纫机零件时一定要提醒货代报关单上显示的重量务必时将单个的净重乘以箱数，否则将不得不进行改单。

11、确认提单
a、截关前要将提单确认好（个别船公司须在截关前一两天确认好）。

做信用的提单务必要按信用证上的确认，做d/a,d/p,t/t的，若客人设特殊要求别可按常规确认。

b、若发现确认好后的提单有问题则须立即向货代提出更改，若她们提单已签或已截则会产生100员的改单费，若她们已将提单的信息发
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到目的港（一般会在7天发走，航程短的则在2天左右内发走），则会有40或80美元的改仓单费与100人民币的改提单费。

12、保险若价格条件是cif，无论是何种付款方式，都要在船开前投保。

制作保单时，若付款条件是信用证，保单按照信用证要求做；若是其它付款方式，可按常规做。

13、制单
a、若是信用证，则其它单据根据信用证要求做，个别客人若对单据有特殊要求，则要根据客人要求制作，（比如去哥伦比亚、叙利亚等需要提供机器编号，去埃及等c/o等领事管认证，去澳大利亚须提供无木质包装申明，去土耳其须提供ce证明，英文土耳其文说明书等）。

b、发票、装箱单若没特殊要求则可按常规制作（业务员制作）
特殊单据：去印度、越南、土耳其等国家客人要提供c/o，去欧盟国家别需要form a，c/o,(form a 若做信用证则须按信用证确认，若是其它的若客人没特殊要求则可按常规制作）若客人没要求，c/o或forma则无须办理。

（去印度、越南的c/o一般需加盖商会章）。

14、交单和寄单
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远洋出口（如欧、美、非等地）的单据要求在拿到提单后3日内将单据完成，邻近国家出口，由于船的航行时间很短，要求在拿到提
单的当日将单据处理完毕。

若太慢则会让客人在目的港产生滞箱费等费用。

15、制作统一发票
每月底27号左右要根据报关资料制作缮打统一发票，注意事项：(1)若是以工贸公司（股份/机车公司）出口的，价格条件是cif或cnf 时，统一发票上面的海运费预保费的金额一定要和实际发票金额相一致（保额从人民币换算橙美元的汇率要是每月的基准值）；
(2)若是以商贸公司（万事通）出口的，价格条件是cif或cnf价格条款时，统一发票上面的海运费与保险须与报关单上金额相一致；(3)统一发票上还要将仓库开出的出库单一一对应上去；
(4)若是以工贸公司（股份/机车公司）出口的，则不用将海运费、内陆费等发票对应上去；若是以商贸公司（万事通）出口的，则不用将海运费、内陆费等发票对应上去。

(5)统一发票整理好后，记账联要在月底前给财务记账，核销联与结汇联先留着，等报关单退下后在处理。

16、整理出货明细2020年4月19日
每月月底须将出货明细整理出，要将报关时的万事通的中文品名，单位，数量准确的提供给财务，以便财务可根据此催或开具增值随发票以便退税
17、处理结汇水单
银行若有款到帐，财务会将收款底单给我们，我们要确认此款是哪个客人的，对应哪个发票号的。

将收款底单复印留底，正本交给财务。

18、制作销售报表
每月月底或月初3前，要根据收款情况与出货明细计到期货款与制作销售报表，并将此两份东西速交给领导查阅，也须给个业务员参考催款（银行的正式收款底单须还给财务做账，我们须复印留底连同报销专用联等东西一起交给核销员）19、记账与对账
根据出货明细与每月的收货情况建立手工台帐，并将此账务跟楼下财务进行校对。

20、催讨核销单
每月月底30日前要将前两个月出口的核销单催付回（账务必须在
出口后3个月内将报关单进行申报、否则会造成整票货的退税损失，因此催讨工作是很重要的），若海运费、内陆费未付，货代一般是不会将校销单退回，因此要将海运费、内陆费提前整理出给领导签字，个
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别货代是非得等款到帐后，才将销款单退回，因此催讨检销联理在一起交给财务，要将核销单的进料加工专用联（若是进料加工报关出口的）与核销专用联与统一发票中的结汇联理在一起交给核销人员。

21、进口报关
（1）清关
我们公司进口的货物一般都是对应进料加工手册的，清关时若单据经过银行做d/p、d/a或l/c，清关是须提供下列单据：
a、已承对或已付款的证明（银行会提供上面须盖银行章与我们公司章有固定格式的）。

b、发票、装箱单、提单（发票上要有价格条款与成交方式，提单北美须盖公章背书）。

c、进出口合同。

d、正式手册。

e、报关委托书。

f、若货物是从日本等欧盟国家进口还须提供正本的无木质包装申请，若是木头包装的则须提供熏蒸证明。

g、若货物须商检的则须提供正本的报检委托书。

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若单据是t/t或电放的，则上面的a中的单据不用提供，可是电放提单要提供正本保函（一般有一定的格式），并在电放提单正面加盖公章。

（2）运回货物
（3）货物清好后，根据货物多少，采用下列方式运回公司a、整柜则安排集装箱直接送到工厂
b、散货则最好让自己熟悉的托运站去提货，并安排运回工厂，若让货代安排的话费用会很高
c、若货物少而急，可安排快递。

（3）备案与退单
（4）进口报关单的进料加工专用联（复印附）要在当月催过来连同手册上面的进口料付登记表一同给财务，以便财务去国税备案。

正本的进口报关单的进料加工专用联与付汇证明联退下后则交给手册办理员。

22、监管《进料加工手册》
使用进料加工手册要非常小心，手册超报的话要补税，手册报不完的话，经过两次延期后将不可在进行延期（每年延期为半年），因此手
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册要尽量安排在延期前报完，若报不完则要提前和手册办理者沟通，请其去办理延期，若两次延期后仍报发现在规定时间内报不完则要进行适当的处理。

手册中的出口成品登记表要时常关注，因为有些货代将不完全按照我们的指示的项号报，因此每次报手册是都要和货代强调报的项号，万一不一致则要及时更改我们的记录，要杜绝超报现象的发生。

每月月底还要将此月个手册总共出口的数量统计给财务及楼下成品仓库与零件仓库，个手册的出口情况也要及时的更新复检，避免发生差错，另手册在料件没有全部定完的情况下是不以按照手册上所写的数量报，而要按实际定多少，只可报多少（进料加工是海关严格管制的规范之列，因此非常仔细与重视）。

23、突发事件的处理
货物进出口时因为涉及到的环节较多，在各个环节也时常会有突然没预料的事情发生，因此处理突发事件也是平时工作中的一个重点。

【篇2：单证员岗位职责说明书】
单证员岗位职责说明书
【篇3：仓储部简易版】
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仓储部编制及岗位职责
（简易版）
单证部
一、人员构成及工作职责： 1、单证主管 2、单证员
二、单证组的主要工作职责： 1、单证主管工作职责：
（1）负责例会工作，总结工作情况，部署下期工作任务（2）负责收货单证员的排班、考勤及日常管理和考核（3）负责及时上报作业报表、监督单据交接等（4）负责与相关部门的协调工作，保证工作的顺利进行（5）负责对突发意外事件的处理及上报 2、仓储部单证员工作职责：
（1）负责供应商送货预约及反馈供应商送货时间
（2）负责供应商送货时的手续办理（3）负责其它涉及到收货单证的业务处理（4）负责收货单证的单据的保管和及时交接（5）负责供应商退厂手续的业务办理（6）负责涉及到b2b的各项业务处理（7）负责门店、分公司调拨各项业务处理
收货组
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一、收货组人员构成及工作职责： 1、收货主管 2、收货仓管员 3、装卸队
二、收货组的主要工作职责： 1、厂家送货的预约 2、门店、分公司调拨的收货 3、另约退换货商品的收货 4、人工卸货商品的码放 5、作业区域卫生及办公区域办公用品的整理
发货组
一、人员构成及工作职责： 1、发货组长 2、单证员 3、发货仓管员
二、发货组的主要工作职责： 1、组长工作职责：
（1）协助仓库主管对工作中遇到困难的员工进行沟通协调和帮助（2）熟悉发货和单证操作流程，能对发货区在作业过程中的突发事件和异常情况及时跟进和解决
（3）对组员进行考核，带教好新进员工。

了解组员的技能能力、分析组员的心理状态多与组员沟通，培养团队精神。

（4）对组员进行合理的排班，做好加调班工作及协调好员工请假事宜。

合理分配组员的日常工作任务（5）服从领导安排的其它工作事宜 2、发货仓管员工作职责：
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（1）负责b2b配送、门店、分公司调拨、自提的系统发货工作及退厂的签字确认工作；
（2）负责作业区域的卫生整理及集货位托盘整理；（3）负责每日单据的整理和及时上交工作；
（4）负责发货工作的及时交接以及发货异常时的紧急处理和及时上报工作；
（5）负责监督配送人员的装车规范及防止外来人员进入仓库3、单证员工作职责
（1）负责顾客自提单据的处理及顾客问题的处理（2）负责零售发货的拣选开始及涉及的发货操作的处理（3）负责调拨及其它逻辑区域未达帐的清理（4）负责发货单据的保管
（5）负责打印设施设备的保养和维护（6）负责门店、分公司调拨各项单据任务
（三）工作注意事项： 1、组长：
（1）熟悉每天上班人员的到岗情况（2）合理安排上班人员的工作任务（3）跟进发货区整理及地面卫生情况
(4)能与员工保持有效的沟通(5)善于发现和总结工作中存在的问题2、组员：
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（1）熟悉了解所有仓库商品情况
（2）发货时遇到异常情况及时反馈给组长并跟进结果（3）发货扫码时仔细核对商品，（4）做好签到签退工作，特殊情况提前请假并做好交接(5)妥善保管好设施设备，严禁外来人员私自进入仓库拣配区
一、人员构成与工作职责： 1、拣配组长 2、拣配员
二、拣配组的主要工作职责： 1、组长工作职责：
（1）协助仓库主管对工作中遇到困难的员工进行沟通协调和帮助（2）对组员进行考核，带教好新进员工。

了解组员的技能能力、2020年4月19日
第2篇：仓库保管员岗位职责和工作流程
仓库保管员岗位职责和工作流程
1、爱护公司财产，忠于职守，服从仓库主管的安排，具有高度责任感。

2、在仓库主管领导下，负责原材料、半成品、成品、不合格品、回料的验收、入库、出库、保管工作。

3、存货出库执行先进先出原则。

4、配合生产车间、质检、供销部、内转及时办理产成品、半成品、原材料、辅材入库。

5、配合质检、供销部及时办理不良品退回入库。

6、配合质检、物流及时办理产成品、半成品出库。

7、配合质检、车间统计员、领料员及时办理原材料集中领料、集中退料。

8、出入库前必须先通过质检部检验并签字确认，不合格产成品、半成品及不合格原材料不准入库，半成品、产成品质检不合格不予出库。

办理出入库时，手续不全一律不予办理出入库。

退回不良品入库前必须先经供销部、质检部签字确认后再办理入库手续。

发现入库数量与对方发货数量不一致时，告之对方并由对方签字确认后按实际入库数量验收入库。

9、负责及时填制原材料、半成品、产成品、不合格品、回料出入库单，根据以上出入库单据及时登记相关帐、卡，确保帐卡物相符，每日将相关存货明细及时以电子档形式发至生技部、质管部、供销部、财务部各一份。

10、负责保管好所有出入库原始凭证，及时传递相关部门单据，确保存货可追溯性。

11、每月进行一次盘存，配合领导开展不定期盘存或抽样盘存，确保帐实相符。

12、负责实行存货分区管理，产成品、半成品、不合格品、原材料、辅材要标识清楚，分区清晰，吊牌规范合理。

严禁存货混装、混放。

13、每日打扫仓库，整理堆放货物，保持仓库卫生清洁。

14、对仓库安全负责，每日下班前必须关闭水电开关，检查消防设施是否正常就位，检查门窗是否锁好，有无安全隐患，发现问题应及时向仓库主管回报。

15、因工作调动或其他原因调离岗位应按规定编制移交清册，办好交接手续。

16、完成领导交办的其他事宜。

附：仓库保管员岗位工作流程图
存货入库原材料辅材入库
产成品
半成品入库
不良品入库
回料入库
仓管签字确认整齐码放在指定区位登记帐卡
质检、供销签字确认
填制入库单一式三联
单据传递财务供销部门
填制入库单一式三联
质检、车间签字确认
仓管签字确认整齐码放在指定区位登记帐卡
单据传递财务生技部门
填制入库单一式三联
质检、生技签字确认
仓管签字确认整齐码放在指定区位登记帐卡
单据传递财务生技部门
填制入库单一式三联
质检、供销签字确认
仓管签字确认整齐码放在指定区位登记帐卡
单据传递财务质检部门
存货出库原材料回料辅材出库
产成品
半成品出库
不良品出库
填制出库单一式三联
生技部签字确认
单据传递财务生技部门
填制出库单一式四联
供销部门岗签字确认
单据传递财务供销部门
进入破碎工作流程控制
进入供销部工作流程控制
登记帐卡整理归档保管单据
传递生技质检供销财务等部门存货明细电子档文件
存货盘存
盘存表传递财务部
报供销采购计划
日常存货分区整理
日常仓库卫生打扫
日常仓库安全管理
仓管员日常工作
第3篇：仓库管理员岗位职责和工作流程
仓库管理员岗位职责和工作流程
一：仓库管理员岗位职责
1．1仓库管理员岗位职责
1.1.
1按时上下班，到岗后巡视仓库，检查是否有可疑现象，发现情况及时向上级汇报，下班时应检查门窗是否锁好，所有开关是否关好；
1.1.
2认真做好仓库的安全、整理工作，经常打扫仓库，整理堆放货物，及时检查火灾隐患及冻库的温度检查； 1.1.3检查防盗、防虫蛀、防鼠咬、防霉变等安全措施和卫生措施是否落实，保证库存物资完好无损；
1.1.
4负责公司所有物料的收、发、存工作，收货时，对进仓货物必须严格根据已审批的相应的单据按质、按量验收（白条过磅记录完成后、必须淋浴），对不够斤两的单品物品一定要在验收单上注明实际验收数量，要起到监督作用，将收到的货品放臵待检区通知品管员进行检验，合格后并根据《送货单》的名称、规格、型号、单位、数量、价格、金额打印《入库验收清单》，并在货物上标明进货日期。

属不符合质量要求的，坚决退货，严格把好质量关； 1.1.5 验收后的物资，必须按类别固定位臵堆放，做到整齐、美观； 1.1.6 不合格品作好明标识存储在指定的区域或马上退给供货商；
1.1.7 发货时，一定要按《生产加工计划表》进行发放所有物品，并与生产接受人员对应数据确认签名，对于手续欠妥者，一律拒发；
1.1.8
物品出库或入仓要及时打印《自制领用出库》或〈自制验收入库清单〉，随时查核，做到入单及时，月结货物验收合格及时将单据交与供应商,做到当日单据当日清理；
1.1.9 做好月底仓库盘点工作，及时结出月末库存数报财务主管，做好各种单据报表的归档管理工作；1.1.10严禁私自借用仓库物品，严禁向送货商购买物资;1.1.11 严格遵守学校各项规章制度，服从上级工作分工；
1.2上岗条件
1.2.1具有中专以上文化程度；1.2.2具有较强的工作责任感和事业心； 1.2.3原则性强，工作细心，能吃苦耐劳；
二、仓库管理员工作流程
2.1请购
2.1.1对于定型冻品及计划内冻品的请购，由仓管部根据库存冻品的储备量情况提出请购，呈交部门主管审核； 2.1.2仓管员将有效的请购单据交给采购 2.2验收
2.2.1仓管员根据有效的采购清单或供应商的〈送货单〉进行验货；
2.2.2对于印刷品的验收，仓管部依据使用部门提供的样板进行；
2.2.3货物如有差错，在仓库验收栏目上注明实际验收数量；2.2.4所有物品的验收，一律打印〈采购入库验收清单〉、《供应商商入库验收清单》，一式三联，第一联交财务部，第二联仓库留存，第三联采购、送货人留存。

2.2.4对于直拔物品(采购员所采购的物品直接送到客户的物品)，仓管员依据有效的〈销售出库单〉进行打印〈验收入库清单〉，一式三联，第一联交财务部，第二联仓库留存，第三联附在〈销售出库单〉交采购留存；2.2.5白条回司过磅作好记录并打印《白条验收单》；
2.3保管
2.3.1仓管部对仓库所有物资负保管之责，物资堆放整齐、美观、按类摆放，并标明进货日期，按规定留有通道、墙距、灯距、挂好物资登记卡；
2.3.2掌握商品质量、数量、卫生、保质期情况，落实防盗、防虫、防鼠咬、防变质等安全措施和卫生措施，保证库存
1 物资完好无损； 2.4盘点
2.4.1仓库必须对存货进行定期或不定期清查，确定各种存货的实际库存量，并与电脑中记录的结存量核对，查明存货盘盈、盘亏的数量及原因，每月底打印盘点表，报财务审查核对；
2.4.2管理实现了电脑化管理，所有商品的入库、直拔、领出、库存统计直接通过电脑系统完成。

三、仓管工作注意事项
3.1上岗后第一时间应对仓库的门，窗及各库区存放的物资进行巡查，发现异常立即报告。

3.2每天下班前对各库区的门，窗等进行检查，确认防火、防盗等方面确无隐患后才可离岗下班。

3.3每天打开库房时一定检查鲜库与冻库的温度计并作好数据记录。

3.4每天打扫库内地面卫生。

地台板要摆放整齐。

周末应打扫库内天花板、墙壁的蜘蛛网，吸尘及抹窗玻璃。

3.5每天一次检查仓库区内、外的防火设施，发现问题要立即整改并向主管报告。

3.6每周检查一次库房建筑物，发现漏雨、渗水等异常情况要及时报告。

3.7合理安排库内堆位，预留足够的出入通道及安全距离，安全高度。

督促装卸工按指定堆位整齐叠位。

发现倾斜要立即纠正。

不准在货堆上行走、坐卧，也不准在货堆旁的通道坐、卧。

3.8仓库内的每一堆货物应在显眼处挂上货卡。

每一堆货物都应有帐。

货卡和帐面上的货品名称、批号、规格、数量与货品实物应完全一致。

3.9货物出入仓时，仓管员应依据，进仓单、提货单核准出入物品的名称、批号、数量，准确地收发货，收发完毕后，应立即填写挂在货堆上的货卡并立即入帐。

3.10入库物资严格把好验收关，做好各种验收数据记录，发现变质拒收入库，所有材料先进先发，后进后发，以防保管期过长变质。

3.11所有易碎器材，必须轻拿轻放，入库上架时排列在明显位臵，以防压、撞、打。

3.12要按规定尺寸，保持库内合理干湿度，发现干湿度超过规定，保证物资完整，不易变质。

3.13所有怕潮物品应及时入库上架（如办公纸类）。

料库、料区潮湿的应按规定下垫尺寸增高50%。

3.14根据各类物品物品说明书的保管要求，结合实际采取相应的措施。

3.15坚决拒绝手续不齐的物品进出。

对于货物的正常出入，仓管员要按要求填写各类单据，特别是放行条，无放行条的坚决不准带货物出仓库。

3.16收发货后相关的单据应迅速分发到相关部门，不允许延误甚至遗失。

3.17仓库员保管的单据，帐本应妥为保管，平时应上锁，防止遗弃。

3.18按时做好库存明细表发布网上购物。

3.19所有单据都要仓库主管审核并签名后才能交供应商或采购。

3.20完成上级的临时工作安排。

四、附件
4.1〈采购入库验收清单〉； 4.2《自制领用出库》 4.3〈自制验收入库清单〉 4.4《白条验收单》
4.5〈供应商入库验收清单〉
第4篇：仓库管理员岗位职责和仓库管理员工作流程。