账务处理与总账系统.共87页文档
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第三章-总账系统
装入初始数据（KIS）
8、用户管理
➢ 设置用户组和操作员
➢ 为操作员分配操作权限：例如，有关账务处理的操 作就可分为凭证处理、账簿输出、报表处理、结账 几组权限，其中凭证处理又进一步分为录入、修改、 删除、审核、过账、汇总、打印、查询等。
➢ 设置和更改密码
9、常用摘要设置
➢ 为了提高凭证录入的速度，总账系统一般都设计有 常用摘要库，在填制凭证时供选择输入。当然，这 就要求用户在系统初始化时，从以往凭证中整理出 若干个所谓常用摘要，并将它们输入系统。
➢ 2、两个文件设置方案：按关系数据库的规范化理 论将其分解为两个或多个文件。一对多联系
➢ （1）凭证主文件，存储凭证的公共信息。
➢
主要内容：日期、凭证字号、附件张数、制单、审
➢
核、记账
➢ （2）经济业务内容文件。
➢ 两者通过凭证号相连接
用一个文件存放凭证
3．凭证文件的组织方法
➢ 临时文件：存放尚未记账的所有凭证，一 经记账凭证就从中删除并转储到永久性的 凭证文件。
一、会计循环
会计循环是指从取得经济业务资料到编制 财务报告所进行的会计处理程序和步骤。 在会计分期等假设的前提下，这些处理步 骤不仅循环渐进并且按期间循环进行。
一、会计循环
会计循环步骤： （1）编制会计分录 （2）登记账簿 （3）试算平衡 （4）调账 （5）结账 （6）编制报表
二、总账系统的基本任务
制和输出各种会计报表。
二、总账系统的逻辑模型
总账系统的逻辑模型建立在账务处理程序的基 础上，由此可以设计出如图4-1所示的数据流图，它 基本上反映了总账系统的逻辑模型。
图4-1 总账系统数据流图
三、总账系统与其他系统的关系
第三章 账务处理系统
共二十六页
3.2 凭证 处理 (píngzhèng)
• 会计凭证处理是记录经济业务、明确经济责任并具以登记账簿(zhànɡ bù)的 重要文件，是登记账簿(zhànɡ bù)的依据。对会计凭证进行处理是日常账务 处理中最为频繁的工作，也是电算化账务处理系统中最基本的工作。目前 的电算化会计系统是以记账凭证数据作为系统的最基础数据，记账凭证数 据的正确性是决定系统输出正确与否的基础，凭证处理是整个系统数据的 入口。
提示代码对应的科目名称；二是如果在科目设置中定义了助记码，则可以在此处直接输入助记码，系 统会根据助记码查到需要的科目；三是用系统提供的参照功能，直接选定相应的科目。 • 在会计科目的输入过程中，软件可提供一些自动检测功能。如不是末及科目，则给出提示，要求(yāoqiú)用
户输入最明细的科目。
• （3）金额
共二十六页
3.1.1账务处理系统的概念(gàiniàn)和特点
• 2.特点 • 与会计软件其他处理系统相比较，账务处理系统具有的特点：
• （1）会计数据的综合性
• 在会计软件中，除账务系统外，其他子系统均侧重于会计核算的某一方面或会计管理的某个环 节，其数据经过加工整理后，传递给账务处理系统。由此，账务处理系统归集了经营活动中的 大量会计数据，能综合反映单位的财务状况和经营情况。
• 1、凭证头的编制
• （1）凭证类别
• 输入凭证类别字，也可以利用参照功能，参照选择一个凭证类别，系统将自动生成为 凭证编号。
共二十六页
3.2.1 凭证(píngzhèng)输入
• （2）凭证编号 • 一般情况下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月从1号开始，以后按照当前期间同类凭证的最大号
助账文件，并删除临时凭证文件中已记账的凭证。 • 4、账簿输出 • 账簿输出是指按照会计人员设置的输出条件，生成并输出各种(ɡè zhǒnɡ)总分类账、日记
3.2 凭证 处理 (píngzhèng)
• 会计凭证处理是记录经济业务、明确经济责任并具以登记账簿(zhànɡ bù)的 重要文件，是登记账簿(zhànɡ bù)的依据。对会计凭证进行处理是日常账务 处理中最为频繁的工作，也是电算化账务处理系统中最基本的工作。目前 的电算化会计系统是以记账凭证数据作为系统的最基础数据，记账凭证数 据的正确性是决定系统输出正确与否的基础，凭证处理是整个系统数据的 入口。
提示代码对应的科目名称；二是如果在科目设置中定义了助记码，则可以在此处直接输入助记码，系 统会根据助记码查到需要的科目；三是用系统提供的参照功能，直接选定相应的科目。 • 在会计科目的输入过程中，软件可提供一些自动检测功能。如不是末及科目，则给出提示，要求(yāoqiú)用
户输入最明细的科目。
• （3）金额
共二十六页
3.1.1账务处理系统的概念(gàiniàn)和特点
• 2.特点 • 与会计软件其他处理系统相比较，账务处理系统具有的特点：
• （1）会计数据的综合性
• 在会计软件中，除账务系统外，其他子系统均侧重于会计核算的某一方面或会计管理的某个环 节，其数据经过加工整理后，传递给账务处理系统。由此，账务处理系统归集了经营活动中的 大量会计数据，能综合反映单位的财务状况和经营情况。
• 1、凭证头的编制
• （1）凭证类别
• 输入凭证类别字，也可以利用参照功能，参照选择一个凭证类别，系统将自动生成为 凭证编号。
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3.2.1 凭证(píngzhèng)输入
• （2）凭证编号 • 一般情况下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月从1号开始，以后按照当前期间同类凭证的最大号
助账文件，并删除临时凭证文件中已记账的凭证。 • 4、账簿输出 • 账簿输出是指按照会计人员设置的输出条件，生成并输出各种(ɡè zhǒnɡ)总分类账、日记
《账务处理系统》PPT课件 (2)
• 步骤：开始-用友-系统服务-系统管理-系统-注册 • 以系统管理员“admin”的身份登录系统管理、密码为空，
注：千万不要修改密码。
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9
2、建立账套p103
• 设置账套信息 • 建立、引入、输出和
删除账套由admin操 作 • 修改账套 • （由账套主管操作） • 允许修改：账套名称， 单位信息，分类信息 和数据精度 • 不允许修改：核算信 息、基础设置信息
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13
3、权限设置
权限-权限设置
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14
4、系统备份
• 账套-输出
• 注：在计算机D盘新建一个文件夹（自己姓名）、保存备份 文件、下课后将备份文件用U盘拷贝
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15
系统初始化设置p102
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16
什么是初始化设置？
通过初始化对系统进行设置，从而将一个通用账务处 理系统转化为满足某个企业实际需求的专用系统。
原始凭证
数据处理终点 计算机自动输出
会计人员编制
存储方式
数据文件
纸张
正确性控制重点 预先编制的程序
定期、不定期对 账、盘点等
会计资料查询统 计方式
各种查询功能
财会人员翻阅资 料查询
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4
三、手工环境的缺陷p82
• 1、数据大量重复 • 2、信息提供不及时 • 3、准确性差 • 4、工作强度大
L/O/G/O
第二章
账务处理系统与总账系统
账务处理系统
ppt课件
1
计算机与手工账务处理异同
ppt课件
2
一、共同点
1、原理相同
都采用复式记账，根据“有借必有贷，借贷必相等” 的规则和“资产=负债+所有者权益”的平衡公式进行 记账；
注：千万不要修改密码。
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2、建立账套p103
• 设置账套信息 • 建立、引入、输出和
删除账套由admin操 作 • 修改账套 • （由账套主管操作） • 允许修改：账套名称， 单位信息，分类信息 和数据精度 • 不允许修改：核算信 息、基础设置信息
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3、权限设置
权限-权限设置
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4、系统备份
• 账套-输出
• 注：在计算机D盘新建一个文件夹（自己姓名）、保存备份 文件、下课后将备份文件用U盘拷贝
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系统初始化设置p102
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什么是初始化设置？
通过初始化对系统进行设置，从而将一个通用账务处 理系统转化为满足某个企业实际需求的专用系统。
原始凭证
数据处理终点 计算机自动输出
会计人员编制
存储方式
数据文件
纸张
正确性控制重点 预先编制的程序
定期、不定期对 账、盘点等
会计资料查询统 计方式
各种查询功能
财会人员翻阅资 料查询
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三、手工环境的缺陷p82
• 1、数据大量重复 • 2、信息提供不及时 • 3、准确性差 • 4、工作强度大
L/O/G/O
第二章
账务处理系统与总账系统
账务处理系统
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计算机与手工账务处理异同
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一、共同点
1、原理相同
都采用复式记账，根据“有借必有贷，借贷必相等” 的规则和“资产=负债+所有者权益”的平衡公式进行 记账；
第三章 账务处理与总账系统
账务处 理过程
会计数据（账簿、凭证） 会计数据（账簿、凭证）
投资人
数据采集
数据加工与存 储
报告信息
债权人 管理者 政府
原始凭证
经济业务流程
1．数据采集——会计核算的对象 ．数据采集 会计核算的对象
数据采集主要是从经济业务流程中采集数 据，为数据加工服务。 为数据加工服务。 载体——原始凭证。 载体——原始凭证。 ——原始凭证
能为0. 能为 （2）金额可以为负数，显示为红字。 ）金额可以为负数，显示为红字。 （3）每张凭证必须借贷金额平衡。 ）每张凭证必须借贷金额平衡。
5、凭证录入中的快捷键
F4新增凭证 F4新增凭证 F7 调用备选代码 F12 保存 Shift+F12 还原 .. 携带上条摘要
￥53500 制单 李明
一、凭证录入界面及参数选项
凭证录入
凭证录入参数选项
二、凭证录入的控制机制
1、凭证类型和凭证号。 、凭证类型和凭证号。 凭证类型由用户根据业务选择（ 凭证类型由用户根据业务选择（收、付、转、 记）。 凭证号自动加1，一般是分类编号。 凭证号自动加 ，一般是分类编号。 2、凭证日期。 、凭证日期。 一般为公立日期，应该随凭证号递增而递增等。 一般为公立日期，应该随凭证号递增而递增等。
四、总账子系统的基本功能
总账子系统
初始 设置
凭证 管理
账簿 输出
期末 处理
辅助 管理
系统 服务
总账系统应用流程
初始设置 日常处理
凭证录入 凭证审核 凭证过账
期末处理
基础资料 系统参数 初始余额
期末调汇 结转损益 期末结账
凭证查询
账簿查询
报表查询
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总账系统的日常业务处理
总账系统的日常业务处理1. 引言总账系统是企业财务管理中非常重要的组成部分，主要用于记录和追踪公司的全部财务交易和资金流动情况。
日常业务处理是总账系统不可或缺的一环，它涉及到各种财务报表的生成、会计凭证的录入、账务调整等任务。
本文将介绍总账系统的日常业务处理内容和操作流程。
2. 总账系统概述总账系统是企业财务管理中的核心系统之一，在整个财务管理过程中起到了至关重要的作用。
总账系统的主要功能包括：•记录和追踪企业的全部财务交易；•自动生成各种财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等；•录入会计凭证，生成凭证台账；•进行账务调整，如期初余额的录入、科目反馈等。
3. 日常业务处理流程3.1 会计凭证录入会计凭证是对财务交易进行记录的凭证，通过会计凭证的录入，可以体现企业的财务状况和经营情况。
会计凭证的录入一般包括以下步骤：1.选择凭证类型：根据实际情况选择凭证类型，如收款凭证、付款凭证、转账凭证等。
2.填写凭证信息：填写凭证的日期、凭证字号、摘要等基本信息。
3.添加会计分录：根据凭证对应的交易情况，添加相应的会计分录，包括借方和贷方科目、金额。
4.检查凭证：检查凭证的正确性和合规性，确保借贷平衡。
5.提交凭证：提交凭证并保存，凭证进入待审核状态。
3.2 财务报表生成财务报表是总账系统的重要输出结果之一，通过对总账系统中的数据进行汇总和分析，生成财务报表可以为企业提供重要的决策参考。
财务报表的生成一般包括以下步骤：1.选择报表类型：根据需要选择要生成的财务报表类型，如资产负债表、利润表、现金流量表等。
2.选择报表期间：选择要生成报表的期间，可以是月度、季度或年度。
3.执行报表生成：系统自动根据总账系统中的数据进行计算和分析，生成对应的财务报表。
4.导出报表：将生成的报表导出为指定格式，如Excel或PDF。
3.3 账务调整账务调整是指对账务数据进行修正和调整的过程，主要包括期初余额的录入、科目余额的反馈、调整凭证的生成等。
项目三 总账系统基本账务处理
图3-7 设置项目档案
任务一 总账系统初始设置
(6)单击“项目分类定义”选项卡，录入分类编码“1”，分类名称 “自制”，单击“确定”按钮。再在“分类编码”栏录入“2”， 在分类名称栏录入“委托加工”，单击“确定”按钮，“项目分
类定义”完成后，窗口右侧显示分类内容，如图3-8所示。
图3-8 项目分类定义
财务软件应用
项目三 总账系统基本账务处理
项目三 总账系统基本账务处理
任务一 总账系统初始设置
任务二 总账系统日常账务处理
任务一 总账系统初始设置
一、任务描述 通过本次任务的学习，学生应完成总账系统初始设臵，具体包括： 了解在总账系统中建立会计科目的必要性，懂得它是其他初始设
臵的前提和基础；熟练掌握建立会计科目的操作内容、要求、方 法和技巧；理解明细权限和常用凭证设臵的意义；了解凭证类型 及其控制参数设臵的必要性；理解科目初始数据装入的必要性； 熟练掌握科目初始数据装入的操作方法。 二、预备知识 (一)总账控制参数的含义 1.“凭证”选项卡
任务一 总账系统初始设置
3.“会计日历”选项卡和“其他”选项卡
“其他”选项卡可调整数量、单价小数位及本位币精度，选择部门、 个人、项目在查询时的排序方式，是按编码排序还是按名称排序。 账套名称、单位名称、账套路径、行业性质等账套信息只在这里显 示，不能修改。 (二)会计科目的主要参数 (1)科目编码：科目编码应是科目全编码，即从一级科目至本科目的
任务一 总账系统初始设置
(5)科目类别分为三大类：普通类、银行类、往来类。“银行类” 科目需要自动银行对账；“往来类”科目需要单独进行往来管理； 其他科目即是“普通类”。
(6)账户格式：它决定了提供数据的内容和详细程度。账户格式一 般有三栏式、复币式、数量金额式、数量复币。注意：没有多栏 式。 (7)计量单位 (8)损益结转 (三)编辑会计科目应注意的问题 (1)逐级建立：逐级建立要求自上而下，即先从一级科目开始，确 保会计科目体系的严密性和完整性。
《总账系统期末处理》课件
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3. 系统设置问题：检查总账系统的设置，确保其与实际 业务需求相匹配，特别是与对账相关的设置。
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4. 对账公式错误：检查对账公式是否正确，是否有遗漏 或错误的计算项。
结转损益失败问题
结转损益失败通常是由于数据不完整 或不符合结转条件导致的。
•·
1. 数据完整性检查：确保所有涉及损 益的交易都已正确录入系统，并且没 有任何遗漏。
1. 转账科目设置：检查自动转账的科目设置是否正确， 是否与实际业务需求相匹配。
3. 转账条件设置：检查自动转账的条件设置是否正确， 是否符合实际业务需求。
•·
2. 转账公式设置：检查自动转账的公式设置是否正确 ，是否有遗漏或错误的计算项。
4. 系统更新与维护：定期对总账系统进行更新与维护 ，确保自动转账功能的正常运行，避免因系统故障导致 设置错误。
02
总账系统期末处理内容
对账及试算平衡
对账
确保总账系统中的数据与银行、 库存等其他系统数据一致，通过 核对账目，发现并纠正差异。
试算平衡
根据总账系统中各科目的借贷方 金额，进行试算平衡，以确保所 有科目的金额相等，从而保证账 务处理的正确性。
结转损益
结转损益
将本期实现的各项损益类科目金额结转到本年利润科目，以 计算本期利润。
《总账系统期末处理》ppt课件
目录
• 总账系统期末处理概述 • 总账系统期末处理内容 • 总账系统期末处理的注意事项 • 总账系统期末处理常见问题及解决方案 • 总账系统期末处理案例分析
01
总账系统期末处理概述
期末处理的概念
总结词
期末处理是指在会计期间结束时，对 总账系统进行的一系列操作，以确保 财务报表的准确性和及时性。
3. 系统设置问题：检查总账系统的设置，确保其与实际 业务需求相匹配，特别是与对账相关的设置。
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4. 对账公式错误：检查对账公式是否正确，是否有遗漏 或错误的计算项。
结转损益失败问题
结转损益失败通常是由于数据不完整 或不符合结转条件导致的。
•·
1. 数据完整性检查：确保所有涉及损 益的交易都已正确录入系统，并且没 有任何遗漏。
1. 转账科目设置：检查自动转账的科目设置是否正确， 是否与实际业务需求相匹配。
3. 转账条件设置：检查自动转账的条件设置是否正确， 是否符合实际业务需求。
•·
2. 转账公式设置：检查自动转账的公式设置是否正确 ，是否有遗漏或错误的计算项。
4. 系统更新与维护：定期对总账系统进行更新与维护 ，确保自动转账功能的正常运行，避免因系统故障导致 设置错误。
02
总账系统期末处理内容
对账及试算平衡
对账
确保总账系统中的数据与银行、 库存等其他系统数据一致，通过 核对账目，发现并纠正差异。
试算平衡
根据总账系统中各科目的借贷方 金额，进行试算平衡，以确保所 有科目的金额相等，从而保证账 务处理的正确性。
结转损益
结转损益
将本期实现的各项损益类科目金额结转到本年利润科目，以 计算本期利润。
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目录
• 总账系统期末处理概述 • 总账系统期末处理内容 • 总账系统期末处理的注意事项 • 总账系统期末处理常见问题及解决方案 • 总账系统期末处理案例分析
01
总账系统期末处理概述
期末处理的概念
总结词
期末处理是指在会计期间结束时，对 总账系统进行的一系列操作，以确保 财务报表的准确性和及时性。
会计信息系统 第二版 第三章 总账系统基本账务处理
数还可进一步设置或调整。 3.编制记账凭证：经济业务发生后，必须以“记账凭证”的形
式录入系统。 4.审核记账凭证：确保记账凭证正确无误，是记账的前提条件。 5.记账：自动将已审核的凭证及其数据在有关库文件之间进行
转移、传递和更新，以备用户进行财务管理。 6.账证表输出：用户获得机内有关账证表数据。
§3.2总账系统初始设置
（二）科目初始数据的试算平衡
1.试算平衡的原理和内容：录入过程：自动完成“上下级科目” 之间的试算平衡。“试算”功能单独进行“一级科目”之间的试 算平衡。有以下两种平衡原理：
（1）借贷必相等原理：具体包括：“借方期初余额合计=贷方期初 余额合计”和“各期借方发生额合计=各期贷方发生额合计”两 项内容。
然账证、账账相符，因而可以省略账证、账账等核对工作。 4．账簿的形式发生了变化：各种账簿数据是临时取数生成的，
平时在计算机中只存在各种账簿的格式。
§3.1总账系统概述
二.总账系统的功能结构 （一）总账系统的功能结构
§3.1总账系统概述
（二）各功能模块的主要作用 1. 系统设置：录入初始余额以实现新旧系统转换，建立总
（2）会计恒等式原理：按照“资产=负债+所有者权益”或“资产 +成本费用=负债+所有者权益+收入”的原理进行试算平衡。
2．科目初始数据的试算平衡：如果试算结果不平衡，必须根据 校验报告中的提示信息与手工准备的平衡数据进行依次逐项进行 核对、检查和更正，直至试算平衡。
§3.2总账系统初始设置
（三）关闭“科目初始数据录入”功能
§3.1总账系统概述
7.自动转账：系统期末自动将用户定义的“期末类”自动分录生 成机制凭证，并要审核记账。
8.自动结转汇兑损益：有外汇核算业务的单位，应进行期末结汇 处理；机制的结汇凭证也要审核记账。
式录入系统。 4.审核记账凭证：确保记账凭证正确无误，是记账的前提条件。 5.记账：自动将已审核的凭证及其数据在有关库文件之间进行
转移、传递和更新，以备用户进行财务管理。 6.账证表输出：用户获得机内有关账证表数据。
§3.2总账系统初始设置
（二）科目初始数据的试算平衡
1.试算平衡的原理和内容：录入过程：自动完成“上下级科目” 之间的试算平衡。“试算”功能单独进行“一级科目”之间的试 算平衡。有以下两种平衡原理：
（1）借贷必相等原理：具体包括：“借方期初余额合计=贷方期初 余额合计”和“各期借方发生额合计=各期贷方发生额合计”两 项内容。
然账证、账账相符，因而可以省略账证、账账等核对工作。 4．账簿的形式发生了变化：各种账簿数据是临时取数生成的，
平时在计算机中只存在各种账簿的格式。
§3.1总账系统概述
二.总账系统的功能结构 （一）总账系统的功能结构
§3.1总账系统概述
（二）各功能模块的主要作用 1. 系统设置：录入初始余额以实现新旧系统转换，建立总
（2）会计恒等式原理：按照“资产=负债+所有者权益”或“资产 +成本费用=负债+所有者权益+收入”的原理进行试算平衡。
2．科目初始数据的试算平衡：如果试算结果不平衡，必须根据 校验报告中的提示信息与手工准备的平衡数据进行依次逐项进行 核对、检查和更正，直至试算平衡。
§3.2总账系统初始设置
（三）关闭“科目初始数据录入”功能
§3.1总账系统概述
7.自动转账：系统期末自动将用户定义的“期末类”自动分录生 成机制凭证，并要审核记账。
8.自动结转汇兑损益：有外汇核算业务的单位，应进行期末结汇 处理；机制的结汇凭证也要审核记账。
总账系统报表系统
缺陷： 科目体系庞大 往来单位的变化经常需要对科目进行调整 如果利用往来核算和管理，则可以： 大大减少科目数量 避免由于往来单位的变化而造成对科目的频繁修改 往来单位的应付应收款清晰，并可进行方便的统计分析，并打印账龄分析和催款单 进行往来核算管理的主要功能： （１)建立往来单位通讯录 （２)设置往来单位期初未达往来账，设置往来单位期初余额 （３)往来查询 （４)往来核销:包括逐笔核销、全额核销、手工核销 （5）账龄分析：
1
2
三、辅助核算
部门核算和管理。提供各级部门总账、明细账的查询，并对部门收入与费用进行部门收支分析等功能，为企业输出部门总账、部门明细账。
01
项目核算与管理。项目核算主要用于生产成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为企业提供各项目的成本、费用、收入等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等，也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队、合同、订单等等。提供项目总账、明细账及项目统计表的查询。
N
Y
初始设置
银 行 对 账
自 动 转 账
试算及对账
结 账
期末处理
2、总账系统的外部数据关系
总 账 系 统
薪酬管理
固定资产
成本管理
凭证
库存管理
存货核算
单据
采购管理
应付管理
发票
销售管理
应收管理
发票
报表管理
财务分析
项目管理
预算管理
账户
第三节 总账系统的功能结构 一个典型的总账系统功能如下。
02
辅助核算是财务软件对手工系统总分类账与明细账的核算方式，以灵活多变的辅助核算方式和查询汇总方法为用户提供更加全面准确的信息。而实际当中，许多企业的财务人员则没有充分加以运用。
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三、辅助核算
部门核算和管理。提供各级部门总账、明细账的查询，并对部门收入与费用进行部门收支分析等功能，为企业输出部门总账、部门明细账。
01
项目核算与管理。项目核算主要用于生产成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为企业提供各项目的成本、费用、收入等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等，也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队、合同、订单等等。提供项目总账、明细账及项目统计表的查询。
N
Y
初始设置
银 行 对 账
自 动 转 账
试算及对账
结 账
期末处理
2、总账系统的外部数据关系
总 账 系 统
薪酬管理
固定资产
成本管理
凭证
库存管理
存货核算
单据
采购管理
应付管理
发票
销售管理
应收管理
发票
报表管理
财务分析
项目管理
预算管理
账户
第三节 总账系统的功能结构 一个典型的总账系统功能如下。
02
辅助核算是财务软件对手工系统总分类账与明细账的核算方式，以灵活多变的辅助核算方式和查询汇总方法为用户提供更加全面准确的信息。而实际当中，许多企业的财务人员则没有充分加以运用。
账务处理与总账系统
登记各种 明细帐
登记 总帐
总帐 日记帐
明细帐
月末 处理
编制 报表
报表
科目汇总表核算形式主要包括以下步骤： 1、根据原始凭证编制记帐凭证 2、登记日记帐 3、登记各种明细帐 4、根据科目汇总表登记总帐 5、月末处理 6、编制报表 从以上可以看出手工会计信息系统的缺陷： 1、数据大量重复 2、信息提供不及时 3、准确性差 4、工作强度大
（二）汇总文件设计 汇总文件主要把每一个科目的发生额、余额 汇总数独立出来，存放在同一个文件中。 作用：记帐时，系统自动按科目进行汇总并 将汇总结果存入该文件；输出帐簿、编制报表、 财务分析和领导查询时，系统自动从该该文件和 历史凭证文件中提取数据，并进行加工生成所需 的帐簿输出。
1、汇总文件结构设计方案一
序号 1 2 3 4
字段名称 科目编码 科目名称 科目类型 余额方向
说明 如1001，1002 如现金、银行存款 如资产、负债 如借、贷
方案二：采用不定长方式设计科目编码体系
序号 1 2 3 4 5 6
7
字段名称 科目编码 科目名称 科目类型 科目级别 上级科目
是否末级 科目 余额方向
说明 如1001，1002 如现金、银行存款 如资产、负债
二级科目最多 设计99个 定长定位方法
三级科目最多 设计99个
（2）不定长：一级固定外，其余各级在不超过 总长度的情况下不固定，可以由用户随意设计。 但必须在相应的文件中增加几个字段：科目级 别、上级科目编码、末级标志等，用以识别。
科目 550201013
科目级别：3级
上级科目编码 55020
不定长方法
账务处理与总账 系统
主要内容
第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 出纳管理
第3章_账务处理与总账系统
21
科目编码 6602 660201 660201001 660201001001 660201001002 660201002 660201002001 660201002002 。。。。。。 660202 660202001 660202001001 660202001002 660202002 660202002001 660202002002 事业部2 办公费 一组 二组 差旅费 一组 二组 管理费用 事业部1 办公费 一组 二组 差旅费 一组 二组 科目名称
设计方法归纳起来可以分为三类：
（1）定长定位。 大多数用此法，即科目编码体系中各级科目编码的长度是固定的，如确定会计科目的结构为4-2-2 （2）不定长方法 是指科目编码体系在不超过总长度的前提下，除一级 科目编码长度固定外，其他各级科目编码的 长度是不固定的，可由用户自行随意设计。 但按此法设计科目编码，无法判断出科目编码的惟一直接上级科目编码。
上级科目编码：550201
（3）立体科目
立体科目方法是指将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来，按照项目进行存储， 并将项目与科目建立动态链接，在满足优化会计科目体系的同时，达到精细核算的目 的。
2008年
《财务信息系统分析与设计》课件
如：假设某单位采用群码，其科目编码结构是4-2-3-3，科目编码设计举例如下：
2008年
《财务信息系统分析与设计》课件
11
银 行 业 务 人 员
对账单
账单数据 文件
企 业 对 账 人 员
已达账表
录入对账单 (1)
网络获取对 账单(1.1)
对账(2)
输出对账 结果(3)
余额 调节表
账单数据 文件
企业银行 账文件
科目编码 6602 660201 660201001 660201001001 660201001002 660201002 660201002001 660201002002 。。。。。。 660202 660202001 660202001001 660202001002 660202002 660202002001 660202002002 事业部2 办公费 一组 二组 差旅费 一组 二组 管理费用 事业部1 办公费 一组 二组 差旅费 一组 二组 科目名称
设计方法归纳起来可以分为三类：
（1）定长定位。 大多数用此法，即科目编码体系中各级科目编码的长度是固定的，如确定会计科目的结构为4-2-2 （2）不定长方法 是指科目编码体系在不超过总长度的前提下，除一级 科目编码长度固定外，其他各级科目编码的 长度是不固定的，可由用户自行随意设计。 但按此法设计科目编码，无法判断出科目编码的惟一直接上级科目编码。
上级科目编码：550201
（3）立体科目
立体科目方法是指将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来，按照项目进行存储， 并将项目与科目建立动态链接，在满足优化会计科目体系的同时，达到精细核算的目 的。
2008年
《财务信息系统分析与设计》课件
如：假设某单位采用群码，其科目编码结构是4-2-3-3，科目编码设计举例如下：
2008年
《财务信息系统分析与设计》课件
11
银 行 业 务 人 员
对账单
账单数据 文件
企 业 对 账 人 员
已达账表
录入对账单 (1)
网络获取对 账单(1.1)
对账(2)
输出对账 结果(3)
余额 调节表
账单数据 文件
企业银行 账文件
第7章_总账系统
第七章总账系统第一节总账系统概述一、总账系统的功能概述定义：总账系统的功能：是将一个单位由于发生经济业务所产生的会计信息，通过录入会计凭证、审核会计凭证、登记账簿的方式保存在计算机中，以便形成全面、系统、完整的数据资料，供信息使用者使用。
总账系统的基本功能：是凭证处理、账簿处理、出纳管理和期末转账等，有些总账系统还提供往来核算、部门核算、项目核算和备查簿等辅助管理功能，这些都是总账系统处理功能的进一步扩充。
总账系统的基本功能如下：1.系统设置：通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。
提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看科目最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。
制单赤字控制可控制出纳科目、个人往来科目、客户往来科目、供应商往来科目。
可根据需要增加、删除或修改会计科目。
2.凭证处理：输入、修改和删除凭证，对机内凭证进行审核、查询、汇总和打印。
根据已经审核的记账凭证登记明细账、日记账和总分类账。
3.账簿管理：提供按多种条件查询总账、日记账、明细账等，具有总账、明细账和凭证联查功能，月末打印正式账簿。
4.出纳管理：为出纳人员提供一个集成办公环境，加强对现金及银行存款的管理。
提供支票登记簿功能，用来登记支票的领用情况；并可完成银行、现金日记账，随时输出最新资金日报表。
定期将企业银行日记账与银行出具的对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。
5.期末处理：自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。
进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。
二、总账系统与其他系统的主要关系1．总账系统属于财务管理系统的一部分，而财务系统与其它系统成并行关系。
财务系统既可独立运行，也可同其他系统协同运转。
2．总账系统是财务管理系统的一个基本的子系统，它能够综合、概括地反映企业供产销等各个方面的经济业务，它在财务管理系统中处于中枢地位。
总账系统与其他系统的主要关系图见教材第109页。
第3章总账与总账子系统精品PPT课件
(2)凭证审核的方法：1)静态屏幕审核法。指 计算机自动依次将未审核的凭证显示在屏幕上， 审核人员通过目测等方式对已输入凭证进行检查。 2)二次输入校验法。
(3)凭证审核模块应具备的控制功能。 ① 审核人和制单人不能是同一个人。 ②凭证一经审核，如未取消就不能修改、删除。 ③取消审核只能由审核人自己完成。
1、输出方式：打印、磁介质、查询
2、输出内容：总账、明细帐、日记帐、三张 会计报表和各种管理会计报表。
3.6 总账系统的改进
3.6.1 改进的动因
当今，很多总账子系统的入口主要内容就是 会计凭证，财会人员的主要工作是根据业务单据 （采购发票、销售发票、人库单等）编制记账凭 证，并将其录入系统中。这种方式导致了会计仍 然是事后算账，并没有充分发挥网络的优势，实 现事前计划、事中控制、事后分析。因此，将账 务处理向前延伸，在账务处理的入口尽量减少记 账凭证，根据业务单据自动生成记账凭证。
3.4.2 辅助核算和管理数据的输入 (1)外币。 (2)数量。 (3)单位往来。 (4)部门核算。 (5)个人往来。 (6)项目核算。
3.5.3 凭证录入模块中的其他功能 (1)科目联机查询。 (2)计算器。 (3)常用摘要输入 (4)凭证修改。分有痕迹修改和无痕迹修改。
无痕迹修改:不留下任何曾经修改的线索和痕 迹。两种状况下的错误凭证可以实现无痕迹修改： 一是凭证输入后，还未审核或审核未通过的凭证； 二是尽管已通过审核但还未记账的凭证。
3.5 期末处理与账表输出
3.5.1期末转账业务的特点
期末转账就是把某个或某几个会计科目中的余 额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。主 要有如下几个特点：
(1)大多数都在各个会计期的期末进行。
(2)大多数没有具体反映该业务的原始凭证。
(3)凭证审核模块应具备的控制功能。 ① 审核人和制单人不能是同一个人。 ②凭证一经审核，如未取消就不能修改、删除。 ③取消审核只能由审核人自己完成。
1、输出方式：打印、磁介质、查询
2、输出内容：总账、明细帐、日记帐、三张 会计报表和各种管理会计报表。
3.6 总账系统的改进
3.6.1 改进的动因
当今，很多总账子系统的入口主要内容就是 会计凭证，财会人员的主要工作是根据业务单据 （采购发票、销售发票、人库单等）编制记账凭 证，并将其录入系统中。这种方式导致了会计仍 然是事后算账，并没有充分发挥网络的优势，实 现事前计划、事中控制、事后分析。因此，将账 务处理向前延伸，在账务处理的入口尽量减少记 账凭证，根据业务单据自动生成记账凭证。
3.4.2 辅助核算和管理数据的输入 (1)外币。 (2)数量。 (3)单位往来。 (4)部门核算。 (5)个人往来。 (6)项目核算。
3.5.3 凭证录入模块中的其他功能 (1)科目联机查询。 (2)计算器。 (3)常用摘要输入 (4)凭证修改。分有痕迹修改和无痕迹修改。
无痕迹修改:不留下任何曾经修改的线索和痕 迹。两种状况下的错误凭证可以实现无痕迹修改： 一是凭证输入后，还未审核或审核未通过的凭证； 二是尽管已通过审核但还未记账的凭证。
3.5 期末处理与账表输出
3.5.1期末转账业务的特点
期末转账就是把某个或某几个会计科目中的余 额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。主 要有如下几个特点：
(1)大多数都在各个会计期的期末进行。
(2)大多数没有具体反映该业务的原始凭证。