大数据环境下企业文书档案的信息化管理及利用研究

大数据环境下企业文书档案的信息化管理及利用研究
随着互联网技术的飞速发展与普及，企业日常生产经营中所产生的数据量逐年增加。

处在大数据环境下的企业，无论是对外还是对内，都需要借助信息化的手段对相关数据进
行有效管理及利用。

而企业文书档案作为企业重要的数据来源之一，其信息化管理及利用
也已成为当前亟待解决的问题。

本文旨在对企业文书档案的信息化管理及利用进行研究探讨，希望能够为企业信息化发展提供参考和借鉴。

当前，许多企业在文书档案管理方面仍停留在传统手动管理阶段，缺乏完善的信息化
管理体系。

一方面，初期的信息化建设意识薄弱，导致企业文书档案的电子化、自动化管
理水平较低；另一方面，随着企业发展壮大，信息量的剧增使得企业难以有效地对文书档
案进行管理，尤其是对海量文档进行合理分类、整理、备份与维护等工作。

该现象的主要原因之一是缺乏标准化的管理体系。

目前，不同企业的文书档案管理往
往存在不同的规范与标准，缺少行业标准和统一的管理规定。

一些中小企业的文档管理还
停留在传统的电子化和手动管理，缺乏自动化和智能化的管理模式。

2.1、建立标准化的文书档案管理体系
针对目前企业文书档案管理存在的问题，建立可行的标准化的文书档案管理体系，包
括档案分类规范、档案陈列要求、档案保管规定、档案查询处理程序等。

该体系需考虑实
际应用，合理安排企业文书档案管理人员的工作职责和权限，实现科学、规范、自动化的
管理。

2.2、采用大数据技术构建智能化文书档案管理系统
针对海量文档的分类、管理和维护问题，可以采用大数据技术构建智能化文书档案管
理系统，实现自动化的文档分类和智能搜索功能。

该系统可采用机器学习算法，根据文档
特征将文档分类、整理、归档，提高管理效率和准确性。

同时，该系统还可与常用的办公
软件实现深度整合，实时监控文档变化，并在多个维度对文档的完整性和重要性进行评
估。

2.3、引入区块链技术确保文档安全性
随着文档数量的增长，文档的安全性也成为一项重要的考虑因素。

相信区块链技术的
引入可以解决当前文档安全性问题。

对于企业的文档，可以采用区块链技术实现文档完整
性与安全性的保障，确保文档的真实性和可信度，预防文档被篡改或丢失。

在文书档案信息化管理的基础上，如何充分利用这些数据成为另一大挑战。

企业可基
于数据挖掘和大数据分析技术，充分利用档案信息，从中提取相关的业务指标或分析报告，为企业日常生产经营及决策提供更多有用的信息。

3.1、基于数据挖掘的知识发掘
企业文书档案管理产生的海量数据，如何从中提取有价值的知识是企业面临的另一大
问题。

数据挖掘技术可以帮助企业从大数据中挖掘出以往可能忽视的关联关系，发现相关
知识，为业务应用和决策提供支持。

3.2、基于大数据分析的数据应用
基于大数据分析技术，企业可以通过从文书档案中获取的数据进行更加深入的分析，
提取出相关的专业数据指标以及业务关键指标。

企业可据此优化业务流程、提升产品质量、开拓市场等。

结语
综上所述，随着大数据技术的不断进步，企业文书档案信息化管理和利用的可行方案
也已初步出现。

企业需制定相应的文书档案管理标准和规章制度，引入大数据技术对文档
进行自动化管理，并采用数据挖掘和大数据分析技术，充分利用档案中丰富的数据资源，
为企业提供更多有价值的信息支持，从而助力企业信息化建设。