学习文件—电子邮件使用规范和技巧

电子邮件沟通规范和技巧

电子邮件沟通的重要性

1、电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式；

2、日常工作交流、传递公司的产品与服务信息、获取外界信息和展示企业形象等。规范和技巧

1、需要发送邮件的情况

1）正式工作报告

2）部门之间事务往来

3）通知

4）知识推荐和信息传递

5）没有见面交流条件的其他交流内容

6）难以简单用口头表达说明清楚的事项

2、邮件格式

1）邮件一定要注明标题

★通常人们会根据主题判断邮件的重要性

★标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意

★一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理

2）如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收件人的关注

3）结尾签名使用统一格式：

3、邮件发送对象

1）工作计划的发送对象

a)经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、

部门内部相关经理人

b)为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可

以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理

2）项目通报类的邮件

a)主送给项目小组成员

b)抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导

3）寻求跨部门支持的邮件

a)一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级

b)同时抄送本部门的直接上级

c)这样往往可以获得支持部门的更好的支持

4）小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能

a)CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让收

件人知道这种情况

b)BCC的功能也差不多，区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人

（当心接收方回复这封信！）

c)将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要

的困扰和「垃圾」

5）“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件

a)如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议

b)应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！

6）回信时注意保持线索

a)想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回

复邮件之间的关联（“线索”）

b)一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件。7）选择邮件发送对象的时候避免以下现象

a)非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间

接经理

b)避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级

管理人员不能深入了解的业务细节

c)避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面

直接交流代替

d)对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，

不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论

应讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件

e)不能随便向群体邮箱发送不必要消息

全体邮箱：全体技术中心、技术支持、新元素全体员工，只有一定级

别才能发送

4、邮件内容、技巧：

1）写电子邮件切忌长篇大论，应尽量简单明了地表达（Keep It Short and Simple）；

2）在语气方面，要尽量保持正式和尊敬；

3）切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话（Email会被记录并有证可查）；

4）避免非相关主题性的言语（勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题）；

5）勿任意或无心地浪费频宽（传送冗长文字与大型图像均会占用大量的频宽，造成网络塞车）；

6）保持专业（避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件；

7）Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确（保持你的每个段落简短不冗长）；

8）一次邮件交待完整信息（不要过两分钟之后再发“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感）

9）注意字体大小要适中、字体尽可能统一（如果写英文邮件，特别注意不要全用大写）；

10）注意编码（有些语言用不同的客户端会出现乱码现象，中文邮件应该选择GB2312的编码）；

11）如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；

★附件文件应按有意义的名字命名

★正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

★如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

5、注意事项：

1）沟通确认和反馈

★对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注；或请对方确

认收到Email ；

★如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒；

2）转发敏感或者机密信息要小心谨慎

★不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人

养成用邮箱的习惯！

▲早上上班的第一件事情：

打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件

▲邮箱是工作的平台

使用好邮件，遵守一些邮件沟通规范和技巧，能大大提高你的工作效率