陈馨贤-有关会议沟通培训

表7.3 会议参与自我评估问题单
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任务导向和过程导向的平衡
四、明确与会者角色职责
[自我检测]
根据你所了解的群体沟通性质，你认 为作为会议主席有哪些责任?在会议中， 你若作为与会者，又有哪些责任?你怎 样能够受益于会议和其他小组成员的 讨论?
1. 会议主席角色
情形一： 某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总经 理担任会议的主席。在会议进行过程中，公司负责市场 工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重点应从 “以巩固国内市场为主”转向“以开拓国际市场为主”。 他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过。 但在会议进行过程中，负责市场营销的部门经理、副经 理对这个设想提出了反对意见，他们认为国内的市场潜 力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全面开花， 还不如采用“各个击破”的方略，先在国内市场取得绝 对优势地位。结果双方争论得不可开交。 如果你是会议主席，面临与会代表这种相争不下的局 面，你准备如何解决?如果最终需要你就这次分析会议 作总结，你又如何对“市场营销的重点”问题作总结?
会议中可应用的技巧：
◆ 造成“我群感”； ◆ 对所有与会者参加会议的目的进行深入、细致
的研究，并对不同的目的加以分组和归类； ◆ 处理好会议的显在目标与潜在目标的关系，并 在会议中尽快实现近期目标和较易达到的目标； ◆ 利用与会者的经验、专长； ◆ 对与会者的错误采取宽容态度。
表 7.2 主席自我评估问题单 准备 1．目的 我知道这次会议要实现的目的。 2．会议议程： 我至少在会前两天发出会议议程。 3．与会者： 我选定或影响对与会者的选择。 4．会议地点和布置： 我检查会议室及其布置情况。 主持会议 1．总结： 讨论中我概括总结相关要点。 2．打断 我不打断会议进程。 3．提问： 我提清楚的问题。 我问公开的问题。 4．感受： 我感到轻松且精力集中。 1234567 我让他们自己做出总结。 我经常打断会议进程。 我问无关的问题。 我提保密的问题。 我感到紧张难以放松。 1234567 我不知为什么举行会议。 我在会上发放会议议程。 我让与会者的各部门代表决定。 开会时我才去看看。
二、明确会议目的
◆ 信息共享
◆ 动员激励
◆ 信息传播 ◆ 问题解决和决策制定
三、确定与会者构成
表 7.1 参考会议规模 会议目的 参考与会人数 决策制定和关键问题解决 5 问题识别或头脑风暴 10 研讨会和培训班 15 信息研讨会 30 正式报告会 不限
同质性和相异性的平衡 竞争性和合作性的平衡
得分为27分或27以下，您的会议主持得很好 得分在36以上，可能预示您在主席角色方面存在某些问题
2. 与会者的角色
决定是否需要出席会议 准备 准时与会 就某些疑点或模糊问题征询清晰解释 给出信息时，力求精确切题 倾听 支持他人 确保公平参与 反对要有根据 以能提高团队绩效的方式行事
表 7.3 会议参与自我评估问题单 准备 1．目的： 1234567 我清楚我开会要实现什么。 我不知道为什 2．文书工作： 么要举行会议。 我在会前已看了议程和附件。 我开会时才看。 3．与会者 我与其他与会者交流了对主 我在会上了解 要议程看法。 他们的看法。 4．事先告知： 我已告诉主席我支持议程上 我在开会时告 某个议题。 诉主席。
得分为30或30以下，您的参与状态良好 得分在40以上，可能预示您对于会议及您在其中的角色有某些问题
五、会议的组织准备工作
CHECKLIST: Preparation
1. Make action plans: What are your sub-objectives? Do they move you forward to achieving your overall objectives? What attitude should you adopt in the meeting? How should you approach it? 2. Prepare the structure of the meeting: What should be the content? What forms of process should you use? How best to use time? How can you set the agenda most effectively?
□ 会议议题的顺序
表7.4 会议议程实例
M计算机公司 一号项目检查会议
日期：2001年12月4日，星期五 时间：下午2：30——3：45 地点：B大厦第二会议室 会议目的：研究一号项目进展情况
议程
1．公司第四季度销售情况； 2．上次会议记录； 3．上次会议记录中提出的问题；4．××关于CPU进展报告； 5．××关于Case设计进展报告；6．××关于软件进展报告； 7．下次会议日期、时间、地点。
格罗夫： 会议是管理工作得以贯 彻实施的中介手段
第二节 组织和参加会议
会议沟通模式 明确会议目的 确定与会者构成 明确与会者角色职责 会议的组织准备工作 会议议程 会议记录
Type of meeting
Negotiating Informing Solving problems Making decisions Collecting and exchanging ideas
Part 7 Running Meetings
第七章 会议沟通
群体沟通的优缺点
组织和参加会议
会议沟通模式 明确会议目的 确定与会者构成 明确与会者角色职责 会议的组织准备工作 会议议程 会议记录
第一节 群体沟通的优缺点
讨论1
某服装公司决定加快工艺流程改造，并进行工艺 重组。但以前在进行工艺重组时，工人的反应非 常强烈，对工艺的改动持敌对态度。为了实施计 划的改革，公司管理层采用了三种不同的策略： 策略一，与第一组工人采取沟通的方式，向他们 解释将要实行的新标准、工艺改革的目的及这么 做的必要性和必然性，然后，给他们一个反馈的 期限； 策略二，告诉第二组工人有关现在工艺流程中存 在的问题，然后进行讨论，得出解决的办法，最 后派出代表来制定新的标准和流程；
会议主席的职责
会议控制
·决定讨论主题； ·明确讨论范围； ·确保人们围绕主题依次发言； ·尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论； ·确保其他成员了解会议进展情况。
会议引导
·识别主题/问题； ·交换和开发建议； ·评价不同方案； ·选择行动计划（5W1H）。
会议主席的职责
促进讨论讨论，提问源自处理不同意见一、会议沟通模式
谁发言? 历时多久? 他(她)对谁讲话? 与谁交谈? 其后会有谁发言? 有几人?
图7.1 会议交际沟通模式实例
二、明确会议目的
Purposes and Objectives
1. Do you need a meeting? Is there some better/cheaper way of achieving your objectives? 2. What is the purpose of the meeting? Giving instructions? Bargaining over issues? Giving advice/counseling? Making decisions? Solving problems using other’s knowledge and skills? 3. What are your overall objectives? What do you want to achieve? What are the best/worst results? Do you have a fallback position/contingency plans?
附件
1．软件进展报告，第7号；2．Case设计进展报告，第2号； 3．关于软件问题的短文。
七、会议记录
表7.5 会议记录形式实例 M计算机公司
一号项目第6次检查会议纪录
Ø 时间、地点：会议于2001年12月4日(星期五)在B大厦第二会议室举行， 下午2：30开始。 Ø 出席情况：出席会议者包括：钟楚义，周亦梅，周敏，唐婉，庄子期 (主席)，无故缺席者有：李杰，张明，吴倩发来了请假条。 Ø 上次会议记录：与会者都同意，认为这是上次会议的准确记录。 Ø 上次会议记录中提出的问题：周亦梅报告说，有关客户仍在度假，所以 她没能邀请到他们来参加会议。 ·同意的行动：目亦梅在有关客户度6归来后邀他们参加会议。 ·完成的时限：下次会议前。 Ø 进展报告实例：周敏报告说，软件发展已在目标之列，可望在三月底前 完成第二版。然而，仍存在吴倩对制图程序可行性不予协作的问题。 ·同意的行动：周敏与吴倩会谈，由唐婉解决问题。 ·完成的时限：2001年12月21日 Ø 下次会议的时间，地点：下次会议：2001年12月25日，星期五，下午2： 30在B大厦第二会议室举行。
五、会议的组织准备工作
CHECKLIST: Preparation
3. How wide are the outcomes acceptable to you? If narrow, you want to keep the discussion closed; If wide, you can open up the discussion. 4. How committed to the decisions do you want the participants to feel? If high commitment is needed, involve the participants in the decision-making process; The more control you exert, the less committed the participants will be.