推进民生档案工作服务和谐社会

推进民生档案工作服务和谐社会
□赵恩芳
城市建设是以规划为依据，通过建设工程对城市人居环境进行改造，对城市系统内各物质设施进行建设，保障市民正常生活，最终服务于城市经济社会发展和城市运行的一项社会活动。

“以人为本，关注民生，全面落实科学发展观”是当前各项工作的指导思想。

这对住建系统档案工作提出了新的要求。

由于城市建设的内容涉及城市系统内与民生相关的各个物质设施的建设与发展，使得住建系统档案也具有与民生相关的多样性。

为做好民生档案工作，服务和谐社会建设，济宁市住建委将住建系统民生档案工作列为了近几年的工作重点，近期，我们针对住建系统民生
档案进行了详细调研，调查内容主
要包括：住建系统民生档案的基本
情况、现状、存在的主要问题以及
解决建议等等。

其具体情况如下：
一、住建系统民生档案工作
现状
住建系统民生档案是指在城市
规划管理、建设、管理等部门形成
的与公众利益密切相关的档案，是
城市规划、建设、管理活动的历史
记录，是维护群众合法权益的原始
凭证，是进行城市规划、管理、建设不可缺少的重要依据，是“人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题”在档案工作中的集中体现。

住建系统档案部门服务民生，有利于维护党和政府的威信，有利于维护公民权益，有利于维护社会稳定。

（一）住建系统档案管理工作进一步完善。

大部分单位领导加强了对民生档案工作的重视，成立了领导小组，配备了专职或兼职档案员，构建了住建系统档案管理网络体系，民生档案工作纳入年度计划及相关人员岗位职责，经费纳入预算并优先予以保障。

大部分单位设立了综合档案室，并建立了各项档案管理制度；能够集
【摘　要】推动民生档案工作深入开展，建立覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民群众的档案利用体系，更好地服务于社会。

【关键词】民生档案服务社会
序号民生档案种类（名
称）
数量形成时间日常管理单位
1住宅档案110000卷1985-2013市城建档案馆
2建设用地规划审批
档案
342卷1990-2000
市城建档案馆、市
（区）规划局
3建设用地规划许可
证
1954件1989-2009
市城建档案馆、市
（区）规划局
4
档案4147卷1974-2006
（区）规划局
5建设工程规划许可
证
17449件1972-2006
市住建系统档案馆、市
（区）规划局
6拆迁档案2320卷1977-2009市城建档案馆、市拆迁
办
7房产档案17．5万卷1998至今市房管局8房产交易档案20卷建国初期至今房产交易处济宁市住建系统民生档案基本情况一览表
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各种手工检索目录和微机检索目录，积极为群众查阅资料提供服务，产生了良好的社会效益和经济效益。

根据2013年的统计数据，济宁市房管局接待查档人员2960人次，调阅档案3500余卷次；济宁市房产交易处接待利用者16528人次，提供档案20685余卷、件次；济宁市城建档案馆接待查档人员528人次，调阅档案2743卷次，查阅图纸137张，文字3247页，出具证明286份。

；济宁市拆迁办接待查档人员246人次，利用档案1982卷次，较好满足了社会各类群体的需求。

（五）住建系统民生档案管理的信息化水平不断提高。

目前委属城建档案馆从去年开始已在开发、完善档案管理软件，房管局、房产交易处等单位也都将档案目录输入电脑，进行了微机检索。

房管局档案室有2台电脑、电子档案目录8套；房产交易处将全部房产交易档案进行了电子化管理，制成了电子档案。

二、住建系统档案民生档案存在的主要问题
（一）住建系统民生档案建设意识还不强。

目前包括不少涉民单位的领导和档案人员都还对民生档案缺乏足够的认识，意识不到住建系统民生档案的重要性。

表现为：重机关轻事业、重文书轻专门档案、重官方轻民间、重收藏轻利用。

（二）住建系统民生档案的收集、整理、管理、利用缺乏统一的规范。

一是住建系统民生档案未列入综合档案室集中管理。

大部分单位的住建系统民生档案都保存在承办部门，未列入综合档案室集中管理。

二是收
中统一管理本单位的民生档案，并按照规范标准，对各门类的民生档案进行了收集、整理、编目，基本符合要求。

市房产交易处领导对房产交易档案工作尤其重视，档案室已晋升为省特级档案室。

（二）住建系统民生档案保管条件得到进一步改善。

建立了专用库房，购置了密集架等现代化的档案专用设备，住建系统民生档案工作基础条件得到进一步改善。

委属城建档案馆于2010年完善了地下管线软件、档案管理软件的开发并新添置了30余列密集架；市房产交易处投入档案经费80余万元，添置了密集架、去湿机、空调、温湿度自控仪等；市房管局在办公房特别拥挤的情况下，腾出了专门档案用房，购置了档案柜，配备了专人，解决了多年来档案无人管理的难题。

（三）住建系统民生档案工作的收集与整理情况进一步规范。

我们住建系统有6个单位的档案整理达到了规范化、标准化。

其中城建档案馆截止2013年底共接收整理各类档案11余万卷，工程竣工档案93556卷；市规划局2007年前的各类规划管理档案做到了定期向城建档案馆移交、市房产局的产权发证档案、市拆迁办公室的拆迁档案、市房产交易处的房产交易档案都做到了及时整理归档。

高新区建设局档案室于2011年成立，收集来的各类档案也于2012年底整理完毕。

（四）住建系统民生档案统计和利用服务效果显著。

不少省市的住建系统档案部门在做好住建系统档案基础业务建设的同时，积极开展住建系统民生档案统计和利用工作，建立专门的查阅室、编研全宗说明、编制
集不齐全。

许多住建系统民生档案资料还散存在个人手中。

三是整理不规范。

有些单位的档案只装订好，写好封面，没有编号写目录，带来查找上的不方便。

四是档案人员兼职多、变动频繁等。

有的单位档案人员身兼数职，档案的日常管理难以顾及；有的单位档案人员变动频繁，队伍不够稳定，带来业务上的不熟悉和管理上的混乱，对住建系统档案工作的顺利开展造成了影响。

（三）住建系统民生档案的统计和利用有待加强。

有些单位根本无查阅室，仅仅在库房里摆了一个桌子；有些单位档案无检索工具，查找档案只好到库房里一本一本去翻；有些单位没有建立档案统计台帐，查借阅利用档案没有登记和统计，无法统计利用率较高的民生档案所涉及的范围，难以拓展住建系统民生档案工作的新领域。

（四）住建系统民生档案保管条件较差。

有些单位没有专门的档案库房，也没有专门的档案柜，整理好的档案只能堆放在办公室文件柜里，有的甚至堆放在办公室的地上；损毁污染比较严重，多数单位档案室无去湿机，无空调，防潮、防高温措施达不到档案保护标准，不利于住建系统民生档案的保管。

三、搞好住建系统民生档案工作发展的几点建议
针对济宁市住建系统民生档案工作现状和存在的问题，我们认为要整体推进和提高住建系统民生档案工作，必须抓好以下几个面的工作：
（一）加强领导，扩大宣传，进一步提升全社会住
建系统民生档案意识。

特别是涉民单位领导和档案人员
的住建系统民生档案意识，使住建系统民生档案工作的
开展有一个良好的思想基础。

为此，一是要加大住建系
统民生档案宣传工作的力度。

利用报刊、杂志等平面媒
体专版宣传，利用住建系统档案交流会设立论坛，定期
或不定期编制住建系统民生档案的有关信息，供各级领
导决策参考、为社会公众服务，使住建系统民生档案深
入人心。

二是依托住建系统档案教育培训平台，在档案
干部的岗位培训、继续教育等教学工作中，引入住建系
统民生档案的内容，大力宣传住建系统民生档案和住建
系统民生档案工作，整体提升档案人员的住建系统民生
档案意识。

（二）做好协调工作，健全住建系统民生档案工
作管理体制。

住建系统民生档案应纳入委属城建档案馆（室）的接受范围。

各单位应加强对民生档案工作的重
视，住建委成立民生档案工作领导小组，配备具有较高
素质的专（兼）职人员，并明确民生档案工作第一责任
人的职责，充分发挥主管作用，将住建系统民生档案工
作纳入议事日程，纳入城建档案馆(室)集中统一管理，
加强领导，加大经费投入，改善民生档案工作的保管条
件，制定有利于民生档案工作开展的办法、规定，将民
生档案工作纳入领导班子和档案人员的目标管理之中。

（三）加大收集力度、进一步加强住建系统的资
源建设。

住建系统民生档案是各涉民单位从事社会管理
活动过程中形成的原始记录，不抓住这个源头，住建系
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统民生档案工作将成无源之水。

加大收集力度、进一步加强住建系统的资源建设只有从产生民生档案单位的建档工作抓起，切实做好相关文件材料的收集、整理、归档等项工作，才能抓住民生档案工作的牛鼻子，民生档案工作才有坚实的基础。

因此，城建档案行政管理部门要将监督和指导的重点向民生档案倾斜。

应结合贯彻国家档案局8号令及建设部《建设工程文件归档整理规范》，将涉民文件材料纳入归档范围，将民生档案的建档工作纳入城建档案管理部门目标管理考评认定范畴。

住建系统档案行政执法检查，也要纳入民生档案的内容。

促使民生档案源头建设工作上台阶、上水平（四）要有效整合住建系统民生档案信息资源。

民生档案信息资源的有效整合是住建系统民生档案充分、有效利用的前提和保障。

民生档案资源的整合，包括民生档案信息资源的整合和民生档案实体的整合。

民生档案实体的整合，要从进一步加大接收、征集力度着手，把民生档案作为住建系统档案资源建设的重点，逐步建立、健全住建系统民生档案体系。

委城建档案馆(室)对重点住建系统民生档案要制定接收计划，对保管条件差、利用手段落后单位的民生档案，要采取各种办法，提前接收进馆。

（五）要重视住建系统民生档案的保管和保护工作。

各单位必须安排专门的档案库房，保持档案库房的清洁明静、通风透气，做好防火、防盗、防高温、防潮、防虫、防霉、防光、防尘等十防工作；要有专门的档案柜，其规格和质量符合国家和省有关要求；要购置空调、温湿度计、去湿机、吸尘器、灭火器等档案专用设备，确保住建系统档案民生安全，尽最大努力延长住建系统民生档案的使用寿命。

（六）要抓好住建系统民生档案法规体系的建设。

住建委作为城建档案行政主管部门要在对住建系统民生档案工作现状进行深入调研的基础上，制定出住建系统民生档案法规体系建设的中长期规划，提出民生档案工作建设的总体目标和方法步骤，明确重点和分工，有所为有所不为，逐步建立和完善住建系统民生档案法规体系，使住建系统民生档案工作又好又快的发展。

档案业务指导部门要就贯彻《国家档案局关于加强民生档案工作的意见》提出相对具体的指导性实施意见，适应发展的形势，提高全民档案信息化水平，同时结合住建系统档案工作目标管理和企事业单位等级评定，深入系统内涉民部门，帮助和指导其制定有关住建系统民生档案的管理制度与标准，提升住建系统民生档案建设的制度化、规范化水平，以期实现住建系统民生档案工作的长效管理机制。

住建系统民生档案工作要着眼长远，立足当前。

民生档案工作一项庞大的系统工程，我们不可能毕其功于一役，必须树立长期作战的思想。

当前住建系统档案管理部门必须抓住机遇、与时俱进，努力实现档案工作思想观念、工作方式的重大转变和工作重心的转变。

以服务民生为主题，不断加强住建系统档案资源建设；以群众需求为导向，不断加强住建系统档案服务利用工作；以强化住建系统民生档案建设为中心，适应发展的形势，提高全民档案信息化水平，不断拓展住建系统民生档案工作的新领域。

作者单位：山东省济宁市园林管理局
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