【VIP专享】我读第36辑《超级整理术》-Elaine Yuk

每天190种信息， 每年150个小时被浪费。
Yuk.elaine@shcoach.cn
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工作共享也需要整理
有人说，别看我桌子上乱七八
糟的，但东西放在什么位置， 我都能记得，所以我不需要整 理。但是，不要忘了，作为 团队的一份子，工作中的很多 信息是应该和大家共享的。
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对于一些我认为有反复阅读价值的书，我会放 进书橱里保存。除此以外，对于读过的书，把 其中觉得重要的内容或是在书中发现的问题， 通过反复阅读这些摘录笔记，使书中的精华内 容渐渐变成自己思想的一部分。
我认为，到了这个时候，这本书就可以扔掉了 ，我的习惯是每月集中处理一次。
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高效处理邮件
1）每天都要用都的、常用的东西放在桌上。 2）东西摆放在固定位置，不要经常变换地方。 3）对于需要处理的文件，使用透明文件夹，但另外做一张封面注明内容。 4) 使用频度分类法管理文件。“凡取出一份文件，还原时都从左侧摆放。”其结 果是，使用频率高的文件，都集中在左侧。
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书也可以扔
我们需要的不是书籍本身，而是书中的精华。
Yuk.elaine@shcoach.cn
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早回复，对方也会尽快处理
收到邮件后，哪怕不能立即详细答复，
也应先给对方写一句“邮件看到了”或“回头 再给你专门答复”发给对方，这一点很重要。
如果不及时回复，对方会一直处于一种“不知邮件收到了没有”的不安之中。如 果让对方等得太久，对方说不定会再次发一封邮件来催，或者打电话来询问， 这样会让好不容易建立起来的信赖关系受到损害，对双方都是一种损失。总 之，尽快回复邮件，不仅可以提高工作效率，更有助于建立起与商业伙伴之间 的信赖关系。而且，一旦您给对方留下了“这人总是很快回我邮件”的印象，对 方也会以同样的态度来回报您的。时间一长，连对方的习惯也会被您 “规则化” 了。
因此，我们需要对工作进行更好的规划设计。
本书的目的：学会制定高效的整理规则和整理方法，使您获得更充 裕的时间，从而提高您的工作能力和工作效率。
Yuk.elaine@shcoach.cn
经典故事 >>>>Fra Baidu bibliotek
忙到奔溃的人（作者的话）
前些年，我同时经营三家公司，工作多得忙不过来，感觉很崩溃。有时候从早上
6点赶到深夜12点，仍然无法完成工作任务。
读书对于学习新知、锻炼思维很有帮助。 可惜，上了班以后， 忙、茫、盲成为职场共同语言。 熬到中高层管理岗位之后, 担子、目标、人员没有一件事不烦心！ 去年我调查了超过30000名培训的学员， 仅有不到40%的人一年阅读超过4本书。 与我来说是甚为可惜的事。
Yuk.elaine@shcoach.cn
我自己一年读书200本，不敢私享， 因此，以PPT的方式分享我读书的收获,， 提供给大家轻松的“微阅读” ，希望诸位有“大收获”。
Yuk.elaine@shcoach.cn
本期推荐 >>>> 整理的目的
整理的目的，不仅为了干净，而是为了提高工作效率。
一个现代商务人士，平均每天会 接收到大约190种信息，一年花 在找东西的时间上大约是150小 时。时间对我们来说，实在是太 宝贵了，每个人的时间都是有限 的，而且无法储存。我们所能做 的， 就是尽量减少时间的浪费。 最大限度地利用有限的时间。
Yuk.elaine@shcoach.cn
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规则要彻底执行并持续遵守
我认为，不遵守公司规则的人，其实有时候并不是故意的，而是没记住这
些规则。如果管理者光说“新的规则已经放到公司的共享文件夹里了，大家 自己去看吧”，那么根本就没有人会去遵守这些规则。
为了能够高效处理邮件，我给自己设定了规则。
1）邮件打开只读一遍。 2）在五秒钟内做出判断。 3）邮件要简洁，尽量用1、2、3分条分项写。 4）收到的邮件利用OUTLOOK 颜色或标签进行分类。
有些在公司内部发送的邮件应按照“公司内部提案用”、“操作用”进行分类。 这样不仅可以节约发件人的时间，还可以节约收件人的的阅读时间。
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出品人:高趣咨询 虞莹
微阅读 大收获
写在前面
为什么会有这个PPT？
“去年的你和今年的你有什么不同？” “在于你这一年中读过的书和交到的朋友。”——Elaine Yuk
从我个人的体验觉得， 一个人如果愿意走到更高处和更远处， 我觉得需要一些特别的锻炼， 眼界、格局、判断力和分析能力相当重要， 资源和支持也非同一般。
其实我事先已按照轻重缓急要要干的事情排好序，但是后来不断有新的工作插进 来，我的脑中也乱成一团。因为经常硬撑着，有好几次我甚至昏倒在办公室里。
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不变不行
下定决心要改变
1. 严格执行事先定好的计划，一定要完成。 2. 把自己的工作安排给部下，并且让他们达到和自
己做一样的效果。 3. 不把时间浪费在找东西上。 4. 争取安排出工作以外的自由时间。 。
整理的全过程
整理不仅是分类和保管，还有很重要的“取出”“还原”，还有一项贯穿全过
程的工作，就是丢弃。不把没用的东西丢掉，还谈不上整理。
分类
还原
丢弃
保管
取出
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合理配置办公桌上的空间
和其他整理行为一样，这是为了想要什么东西就立刻可以拿到。
就像船长坐在自己的驾驶座上，最好 能不用站起来，就能够着想拿的东西。 这样工作时注意力也可以更集中。具 体方法为：
本期推荐 >>>> 《超级整理术-工作效率是整理出来的》
关键词
规则
工作环境
丢弃
频度分类
让信息飞
符号
泉正人（日），1974年生， 同时经营不动产门 户网站等五家企业，设立了日本最大的独立金融 教育机构——日本金融学习株式会社，每月都去 海外视察旅行，年读书300本以上。
Yuk.elaine@shcoach.cn
邮件处理
导读 >>>>
为什么要读这本书？
找东西就是浪费你的生命！
• 要做的工作太多，脑中乱成一团，无法集中精力干好眼前的事情。 • 虽然制定了工作计划，但从没能按计划完成工作。 • 办公桌上乱成一团，经常找不到重要文件。 • 以为保存在电脑里的资料找不到了，只好重做一份。
还有——事先已按照轻重缓急要干的事情排好序，但是后来不断 有新的工作插进来，脑中也乱成一团。