秘书的办文工作课件
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文秘如何办文办会办事培训讲稿
文秘如何办文办会办事培训讲稿我讲的题目是"办文、办会、办事的几点体会"。
之所以选择这样的题目，就是因为办文、办会、办事是文秘工作主要任务，也是我们公务人员做好工作的根本手段。
文秘工作，也就是办公室工作。
每一个单位、每一个部门都有文秘工作的存在。
各级办公室（有的叫秘书部门），都为对应的各级组Z和工作机构服务。
概括来说主要有四大职能：参谋助手、综合协调、督促检查和后勤保障。
这些职能都是通过办文、办会和办事来实现。
可以说办公室主要干的就是办文、办会和办事的工作。
另一方面，大家来自各个部门，不论从事党委部门、还是政府部门的工作，工作任务的完成，都是通过办文、办会和办事来实现。
某种意义说，办文、办会和办事的能力就是工作能力的重要表现。
所以我们有必要在这个方面和大家交流。
首先我给大家讲讲办公室工作特性。
只有懂得办公室工作的特性，才能了解办公室办文、办会、办事的特点和要求。
办公室工作有四个特性一是关键性办公室居于枢纽位置，是参谋部，智囊团，是中枢机构，是核心部门。
讲过"各级办公部门是各级党委的左右手工“办公室处在承上启下的地位，在党的工作部门中具有特殊的地位和作用，它的工作好不好对党委乃至全局的影响很大。
"一顿晚餐输掉了一场战争。
公元前*年春天，宋国和郑国发生了一场战争。
战前宋国主帅华元搞赏三军，以迎战郑国军队。
在犒赏的过程中，华元的车夫羊斟没有分到羊肉，有人见了，建议华元给羊斟一块羊肉。
华元撇了撇嘴，不屑地说："打仗又不靠他！”不多久，宋军与郑军决战。
两军麋战正酣，忽然，羊斟驾着华元的战车冲向郑国军队的阵营。
眼看自己要孤身陷入敌阵，华元急忙呵斥羊斟，这时羊斟回头说了一句流传至今的“名言”：“畴昔之羊，子为政；今日之事，我为政J意思是说，以前分羊肉的事，您说了算，今天驾车的事，我说了算。
说话之间，战车已经冲进敌营，郑军一哄而上把华元捆了个结实。
看到主帅被俘，宋军人心涣散，顷刻间土崩瓦解、一败涂地。
秘书工作
一、秘书工作的内容
概括起来：秘书工作可分为办文、办会、办事三部分。 概括起来：秘书工作可分为办文、办会、办事三部分。 文书撰写、文书制作、文书处理、 （1）办文 文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理 （2）办会 会议会务组织 调查研究、信息资料工作、信访工作、 （3）办事 调查研究、信息资料工作、信访工作、接待 工作、协调工作、督查工作、日程安排、 工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常 事务、办公室管理、 事务、办公室管理、其他临时交办事项
参于政务， （1）秘书长 ——“参于政务，掌管事务，搞好服务。” ） 参于政务 掌管事务，搞好服务。 掌管事务， （2）办公厅（室）主任 —— “掌管事务，搞好服务” ）办公厅（ 掌管事务 搞好服务” 搞好服务” （3）一般秘书人员 ）一般秘书人员——“搞好服务” 搞好服务
秘书工作的内容
概括起来：秘书工作可分为办文、办会、办事三部分。 概括起来：秘书工作可分为办文、办会、办事三部分。 文书撰写、文书制作、文书处理、 （1）办文 文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理 （2）办会 会议会务组织 调查研究、信息资料工作、信访工作、 （3）办事 调查研究、信息资料工作、信访工作、接待 工作、协调工作、督查工作、日程安排、 工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常 事务、办公室管理、 事务、办公室管理、其他临时交办事项
秘书工作的性质与特点
1.机要性 机密性） 1.机要性（机密性） 2.综合性 2.综合性
3.辅助性 （服务性、从属性、被动性） 服务性、从属性、被动性）
【秘书长、办公厅（室）主任、一般秘书人员职能任务比较】 秘书长、办公厅（ 主任、一般秘书人员职能任务比较】
三、秘书工作的作用
1．协调作用 2．信息枢纽作用 3．参谋助手作用 公共关系作用（形象作用） 4．公共关系作用（形象作用）
秘书工作概述(ppt 38页)
这些机构所承担的是专项职能而非综合职能。 （2）秘书机构内部也有非秘书性质的部门。 如：“汽车队”、“保卫科”、“文印室”等。
1.2 秘书部门
1.2.3 秘书工作机构的名称与组织形式
2.组织形式 （1）综理制：将全部秘书工作集中在一个部门办
理。 如一般中小型企业、人大和政协。
（2）分理制：将秘书工作分散在机关各个部门分 别办理。 如国务院机关以及各级党政机关。
秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或 办公室 ：机关、单位或首长名称＋秘书机构名称 例如：国务院办公厅
上海市人民政府办公厅 华夏银行总经理办公室
（2）狭义 以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、 单位或办公厅下。
*以秘书组织承担的具体职能来命名的秘书机构 。 如：信访办公室、机要科。 一般承担组织内部信访、机要等专职工作。 *注意： （1）并非所有的“办公室”都属于秘书机构。 如：外事办公室、侨务办公室、征兵办公室等就不是秘书机构，
1.3.3 秘书工作的作用
1.助手作用 2.参谋作用：中高级秘书 3.协调作用 管理的五大职能：计划、组织、指挥、协调、控制 4.信息枢纽作用 处理文书（书面信息） 5.公共关系作用 “对外联络、内部协调”—“内求团结、外求发展”
第二章 秘书的素养
1.1 秘书的知识和能力
1.秘书的知识结构（Ⅱ字型） 相关知识 专行 业业 知知 识识 基础知识
室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘 书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。数小时后，陆 纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1时13分通过内部电子邮 件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”。
陆纯初在这封用英文写就的邮件中说，“我曾告诉过 你，想东西、做事情不要想当然！结果今天晚上你就把我 锁在门外，我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自 以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时 段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无 事后才能离开办公室，明白了吗？”（事实上，英文原信 的口气比上述译文要激烈得多）。陆在发送这封邮件的时 候，同时传给了公司几位高管。
1.2 秘书部门
1.2.3 秘书工作机构的名称与组织形式
2.组织形式 （1）综理制：将全部秘书工作集中在一个部门办
理。 如一般中小型企业、人大和政协。
（2）分理制：将秘书工作分散在机关各个部门分 别办理。 如国务院机关以及各级党政机关。
秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或 办公室 ：机关、单位或首长名称＋秘书机构名称 例如：国务院办公厅
上海市人民政府办公厅 华夏银行总经理办公室
（2）狭义 以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、 单位或办公厅下。
*以秘书组织承担的具体职能来命名的秘书机构 。 如：信访办公室、机要科。 一般承担组织内部信访、机要等专职工作。 *注意： （1）并非所有的“办公室”都属于秘书机构。 如：外事办公室、侨务办公室、征兵办公室等就不是秘书机构，
1.3.3 秘书工作的作用
1.助手作用 2.参谋作用：中高级秘书 3.协调作用 管理的五大职能：计划、组织、指挥、协调、控制 4.信息枢纽作用 处理文书（书面信息） 5.公共关系作用 “对外联络、内部协调”—“内求团结、外求发展”
第二章 秘书的素养
1.1 秘书的知识和能力
1.秘书的知识结构（Ⅱ字型） 相关知识 专行 业业 知知 识识 基础知识
室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘 书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。数小时后，陆 纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1时13分通过内部电子邮 件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”。
陆纯初在这封用英文写就的邮件中说，“我曾告诉过 你，想东西、做事情不要想当然！结果今天晚上你就把我 锁在门外，我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自 以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时 段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无 事后才能离开办公室，明白了吗？”（事实上，英文原信 的口气比上述译文要激烈得多）。陆在发送这封邮件的时 候，同时传给了公司几位高管。
公文处理-秘书的办文工作
权的，是否已协商、会签；文种、格式是否规范。 4.拟办 文书办理进入实质性阶段 大体分为阅件-“请***同志（处室）阅（阅知、阅示、参阅） 办件-“请***同志阅（酌）处”，“请**处提出意见于***日前上 报（**会议）**同志审批”等 内容重要或带有指示性的公文应由文书部门负责人决定送达对象。 隶属日常公务性工作，可直接送达有关部门或直接负责人承办。 对阅读范围有明确规定的，可按规定范围组织传阅。
注意公文签发的权限。
C.印制、校对 印制要求——内容准确；格式规范；页面整洁；字迹清楚；
美观大方，便于阅读和保管。
校对非常重要，须严肃认真、一丝不苟。
D.用印、登记
注意：文稿审核 A.审核是一道非常重要和实质性的“工序”，即文稿拟成之 后、送领导审定签发前进行的最后把关工作，因而是公文制发 的关键环节。 B.文稿审核的和意义和作用主要有三： a.控制发文总量，提高行文质量； b.确保文稿质量，避免行文出错； c.减轻领导阅批文稿的负担。
一、 基本任务 1、控制数量 2、拟写、制作有效监管：拟稿、核稿、签发、校对 3、文件传递管理：登记、传阅、立卷、销毁 4、健全管理制度：收发文登记制度、签发制度、传阅制度、催办制度、 安全保密制度、清退销毁制度、归档制度等 5、安全保管：不泄密、不损坏、不散失 二、管理原则 分类管理、安全保密、便于使用、管而不死，活而不乱
上行文、下行文、平行文。
上行文 指具有隶属关系的下级机关报送给上级机关的文书。 下行文指具有隶属关系的上级机关发送给下级机关的文书。 平行文指不相隶属或同一系统内平级机关之间往来的文书。
（三）按公文的急缓程度分
特急 一般文件
（四）按保密级别分
秘密文件和非秘密文件。 密级文件根据其限制阅读范围又可划分为绝密、机密、秘密三种。
注意公文签发的权限。
C.印制、校对 印制要求——内容准确；格式规范；页面整洁；字迹清楚；
美观大方，便于阅读和保管。
校对非常重要，须严肃认真、一丝不苟。
D.用印、登记
注意：文稿审核 A.审核是一道非常重要和实质性的“工序”，即文稿拟成之 后、送领导审定签发前进行的最后把关工作，因而是公文制发 的关键环节。 B.文稿审核的和意义和作用主要有三： a.控制发文总量，提高行文质量； b.确保文稿质量，避免行文出错； c.减轻领导阅批文稿的负担。
一、 基本任务 1、控制数量 2、拟写、制作有效监管：拟稿、核稿、签发、校对 3、文件传递管理：登记、传阅、立卷、销毁 4、健全管理制度：收发文登记制度、签发制度、传阅制度、催办制度、 安全保密制度、清退销毁制度、归档制度等 5、安全保管：不泄密、不损坏、不散失 二、管理原则 分类管理、安全保密、便于使用、管而不死，活而不乱
上行文、下行文、平行文。
上行文 指具有隶属关系的下级机关报送给上级机关的文书。 下行文指具有隶属关系的上级机关发送给下级机关的文书。 平行文指不相隶属或同一系统内平级机关之间往来的文书。
（三）按公文的急缓程度分
特急 一般文件
（四）按保密级别分
秘密文件和非秘密文件。 密级文件根据其限制阅读范围又可划分为绝密、机密、秘密三种。
新编秘书实务课件-第六章 秘书的日常事务工作(第二版)-PPT文档资料
第六章
秘书的日常事务工作
第一节 办公环境的管理
三、办公室的整理
2．秘书整理办公室的注意事项
（1）坐在办公桌旁，面对桌子，伸直双臂，再双手合拢，在高于桌面15CM左 右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品。 （2）电话一般放在左边，电脑一般放在桌子的右边。 （3）多准备一些存放各类文件的文件夹。处理完毕的文件应该放在文件柜里。 （4）把各种笔、剪刀、回形针等文具分门别类放在文具盒内。 （5）办公桌抽屉里的物品摆放整齐，且要经常清理，井然有序。 （6）公章、介绍信、机密文件等应该放在带锁的抽屉里。 （7）办公室内各类文件柜要分门别类存放文件、资料和物品。 （8）如果用架子，应该把容易倾翻的墨水和较重的物品放置在底层。 （9）每天下班前，要整理好自己的办公桌，把文件收藏好以免丢失和泄密。要 仔细检查电脑、复印机、空调开关是否关上，抽屉、橱门是否锁好，确保万 无一失。
引入案例主要内容本章小结案例分析实践训练学习目标第一节办公环境的管理第二节安排领导日程第三节接打电话与处理邮件第四节印信与保密工作主要内容电子教案模版配色1学习提示一学习目标了解秘书日常事务工作的内容熟悉工作环境的布置理解领导日程安排的原则掌握正确地接打电话及处理邮件理解印信与保密工作二学习重点了解日常事务工作的内容正确处理日常事务工作三学习难点日常事务工作的灵活处理引入案例李秘书该如何处理此事
（二）学习重点
了解日常事务工作的内容 正确处理日常事务工作
（三）学习难点
日常事务工作的灵活处理
电子教案模版配色（1）
第六章
秘书的日常事务工作
李秘书该如何处理此事？ 立新公司与龙丹制衣厂已经合作了近两年，成交了近几百万的生意，双方的
引入案例
关系一直比较融洽。最近因为一批进口面料的质量问题，双方有了摩擦。立新公 司总经理来了一封信， 龙丹制衣厂的王总经理看了很生气，随即把秘书李小姐叫 来，把那封信丢过去，说： “给立新公司回封信，以后不和他们做生意了！ ” 李小姐怎么办呢？ 她有四种选择： 1．立即照办。很快打好信，让王总经理签字后发出。 2．进行劝阻，给王总经理讲明其中的利害关系，劝他不要因一时气愤而做出 错误的决定。 3．暂时不办，估计王总经理会改变主意，等待新的指示。 4．打好回信，过两个小时后，再去问王总经理：这样写可以吗？ 这信要不 要发出去？ 问题： 1．秘书李小姐应该采取那种做法？ 2．对这四种做法王总经理会有什么想法和反应？ 3．如何才能做好这类事务性工作呢？
第二章 秘书职能范畴之办文、办会、办事
1.附件在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识 如：附件：XXXXXXX 2.附件序号使用阿拉伯数码, 附件名称后不加标点符号。 如: 附件：2．××××× 3.附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行 顶格标识“附件”，有序号时标识序号； 附件的序号和名 称前后标识应一致。
（四）附件
（五）成文时间
别
（四）印发份数 格式没有明文规定，一般是在最后一条反线下一行，用 3号仿宋体 字，臵于小括号内，右空1字。
（五）页码 用4号半角阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一 行，数码左右各放一条4号一字线， 如“－1－”、“－2－”， 一字线距离版心下边缘7mm。 单页码居右空1字， 双页码居左空1字。
（二）主体（怎样做，提出实施的要求和措施 ）
要求：政策性要求 原则性要求 具体性要求 执行性要求 措施：规定性措施、控制性措施、制裁性措施 （三）结尾（要求或希望） 号召与鼓励 执行要求 公文惯用语
九、拟制公文应注意的问题
（一）正文引用公文 ( 先引标题，后引发文字号)
如： 按照《国务院关于XX若干意见 》（国发〔2009〕3号）的精神
七、公文的版记
（一）主题词 主题词是代表公文内容特征,标示公文归属类别和文种的 关键性词语。一般不超过5个，最多不超过8个。“主题词” 用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号,词目用3号小标 宋体字；词目之间空1字。 如： 主题词:教育 专业建设 △ 请示 主题词依据：中国共产党机关《公文主题词表》，《国 务院公文主题词表》
编号：006
绝密★一年 特急
重庆商务职业学院文件
眉首
三 、 公 文 的 格 式
渝商职院发〔2009〕1号
下 行 文 ：
重庆商务职业学院 关于××× ×××的通知
（四）附件
（五）成文时间
别
（四）印发份数 格式没有明文规定，一般是在最后一条反线下一行，用 3号仿宋体 字，臵于小括号内，右空1字。
（五）页码 用4号半角阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一 行，数码左右各放一条4号一字线， 如“－1－”、“－2－”， 一字线距离版心下边缘7mm。 单页码居右空1字， 双页码居左空1字。
（二）主体（怎样做，提出实施的要求和措施 ）
要求：政策性要求 原则性要求 具体性要求 执行性要求 措施：规定性措施、控制性措施、制裁性措施 （三）结尾（要求或希望） 号召与鼓励 执行要求 公文惯用语
九、拟制公文应注意的问题
（一）正文引用公文 ( 先引标题，后引发文字号)
如： 按照《国务院关于XX若干意见 》（国发〔2009〕3号）的精神
七、公文的版记
（一）主题词 主题词是代表公文内容特征,标示公文归属类别和文种的 关键性词语。一般不超过5个，最多不超过8个。“主题词” 用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号,词目用3号小标 宋体字；词目之间空1字。 如： 主题词:教育 专业建设 △ 请示 主题词依据：中国共产党机关《公文主题词表》，《国 务院公文主题词表》
编号：006
绝密★一年 特急
重庆商务职业学院文件
眉首
三 、 公 文 的 格 式
渝商职院发〔2009〕1号
下 行 文 ：
重庆商务职业学院 关于××× ×××的通知
秘书“办文”的工作
02 秘书“办文”的核心技能
文档管理
01
02
03
文档分类与归档
按照一定的规则对文档进 行分类，并妥善保管，以 便随时查阅。
文档备份与安全
定期对重要文档进行备份， 并采取必要的安全措施， 防止文档丢失或被非法访 问。
文档更新与维护
及时更新文档，保持其准 确性和时效性，并对文档 进行定期维护。
文字处理
职责
秘书“办文”的职责是确保文件 处理的高效、准确和及时，以满 足组织内部和外部的信息交流需 求。Fra bibliotek书“办文”的重要性
信息传递
秘书“办文”是组织信息传递的 重要环节，通过文件和文书传递 组织内部的决策、通知和信息，
保障组织的正常运转。
决策支持
秘书“办文”处理文件的过程也是 为领导提供决策支持的过程，准确 、及时地提供信息有助于领导做出 科学、合理的决策。
形象塑造
秘书“办文”的质量直接关系到组 织的形象和声誉，高质量的文件处 理能够提升组织的形象和公信力。
秘书“办文”的历史与发展
历史
秘书“办文”的历史可以追溯到古代的官府文书工作，随着社会的发展和技术 的进步，秘书“办文”的职责和要求也不断变化。
发展
现代秘书“办文”更加注重信息化、规范化和专业化，随着办公自动化软件和 信息管理系统的普及，秘书“办文”的效率和准确性得到了极大提高。
案例三：紧急文件的处理与传递
与相关部门保持紧密沟通，确保文件 内容准确无误。
案例分析：该案例强调了秘书在紧急 情况下的应变能力和高效的文件处理 能力。
跟踪文件的传递情况，确保及时送达。
案例四：多部门协同的文件管理
• 背景与目标：多个部门共同参与一个项目，需要协同管理相关文件。
秘书写作课件--通知和函
接触公函的主题。 ⑶ 措词要得体、恳切，注意分寸和礼貌，行
文用语应与发函机关的职权、身份相符合，讲 究礼貌。如商洽函用语要平和、敬重，以商量 的口吻来拟写，以协调彼此之间的合作和友好 关系。答复函（上级机关发）不打官腔，不讲 大道理。
例文
关于联系技术人员出国学习的函
恒商函〔2006〕14号 ×市科技局：
情景案例二
市科技局与英国莱切斯公司达成协议，将由 科技局在某市选派X人到英国学习。恒达商业集团 公司旗下的富明公司同英国的莱切斯公司同是生 产羊毛纺织品的公司，恒达商业集团公司总经理 顾民得知这一消息后，立即指示行政经理致函科 技局，希望能选派富民公司一名技术人员到英国 莱切斯公司学习印染技术，并说明公司将付给科 技局一定的劳务介绍佣酬。
附：新化县首批优化经济发展环境重点保护企业名单 新化县人民政府（公章） 二○○六年五月一日
小技法
转发通知的标题制作
如果转发对象是上级机关的批复或通知，转发级层 又在两个以上时，通知标题的拟写就成为一个技术性很 强的的问题，弄得不好，就会出现“关于转发××关于 转发××关于转发《……》的通知的通知的通知”的情 况。正确的拟写方法是：
项目任务
假设你是恒达商业集团公司办公室秘书黎 丽，办公室主任李明把拟写文案的任务交给你， 你会采取何种方式把此次集团公司高层会议精 神和具体安排通知集团公司各下属部门？你能 代表恒达商业公司拟写一则商洽函吗？
一、通知
（一）通知的概念与适用范围 （二）通知的类型 （三）通知的结构与写作 （四）注意事项
①弄清什么才是要转发的原件，其中间转发层次可 以省略，成“‘转发’或‘批转’＋原件标题＋文种”
②如果原件中有“的通知”三字，因“转发”一语 的使用已限定文件的文种性质为通知，这时就不必再在 原件标题后加“的通知”三字，以免造成重复。
文用语应与发函机关的职权、身份相符合，讲 究礼貌。如商洽函用语要平和、敬重，以商量 的口吻来拟写，以协调彼此之间的合作和友好 关系。答复函（上级机关发）不打官腔，不讲 大道理。
例文
关于联系技术人员出国学习的函
恒商函〔2006〕14号 ×市科技局：
情景案例二
市科技局与英国莱切斯公司达成协议，将由 科技局在某市选派X人到英国学习。恒达商业集团 公司旗下的富明公司同英国的莱切斯公司同是生 产羊毛纺织品的公司，恒达商业集团公司总经理 顾民得知这一消息后，立即指示行政经理致函科 技局，希望能选派富民公司一名技术人员到英国 莱切斯公司学习印染技术，并说明公司将付给科 技局一定的劳务介绍佣酬。
附：新化县首批优化经济发展环境重点保护企业名单 新化县人民政府（公章） 二○○六年五月一日
小技法
转发通知的标题制作
如果转发对象是上级机关的批复或通知，转发级层 又在两个以上时，通知标题的拟写就成为一个技术性很 强的的问题，弄得不好，就会出现“关于转发××关于 转发××关于转发《……》的通知的通知的通知”的情 况。正确的拟写方法是：
项目任务
假设你是恒达商业集团公司办公室秘书黎 丽，办公室主任李明把拟写文案的任务交给你， 你会采取何种方式把此次集团公司高层会议精 神和具体安排通知集团公司各下属部门？你能 代表恒达商业公司拟写一则商洽函吗？
一、通知
（一）通知的概念与适用范围 （二）通知的类型 （三）通知的结构与写作 （四）注意事项
①弄清什么才是要转发的原件，其中间转发层次可 以省略，成“‘转发’或‘批转’＋原件标题＋文种”
②如果原件中有“的通知”三字，因“转发”一语 的使用已限定文件的文种性质为通知，这时就不必再在 原件标题后加“的通知”三字，以免造成重复。
秘书实务——秘书工作概述PPT课件
业务，办公设备使用。
秘书的主要职责：辅助管理，综合服务。
5
秘书的分类
纵向分类：
1、初级秘书：从事日常行政事务的人员，主要办理 接待、联络、值班、文书的印制手法、会务服务等。
2、中级秘书：分管文字工作、信息工作的秘书，负 责起草文稿、办理公文、调查研究、整理信息等。
3、高级秘书：秘书机构的领导、办公厅（室）主任， 参与政务和管理事务。
秘书的职业规划： 行政助理——行政专员——行政主管——行
政经理——行政总监
15
8
公司企业的秘书部门
综合性秘书部门：对领导中枢集体负责，全面掌握单 位内部行政管理事务，同时负责宣传、联络、公关等。 如公司办公室、集团办公室。
职能性秘书部门：负责单位内部行政事务和其他事务 性、临时性工作，协调各职能部门之间的关系。如总 裁办公室、总经理办公室。
专业性秘书部门：一般设置在小型企业，负责单位文 书信函撰写收发、文件档案管理、接待、办会等各种 领导交办的工作，如文秘室、值班室等。
一两名秘书承担：如公司前台。
9
股份制企业机构设置和秘书部门
10
监事会
财务部经理（总监） 经理（总监）秘书
股东大会
董事会
董事会秘书
总经理（总裁）
总经理（总裁）办公室
人力资源部经理（总监）
其他部门经理（总监）
经理（总监）秘书
经理（总监）秘书
股份制企业集团中的秘书机构
董事会秘书：公司高级管理人员。负责董事之间信息 传递沟通，公司业务活动初步策划，在董事会层次斡 旋，对董事会负责。在上市公司，承担公司与证交所 的联络沟通，按有关规则办理公司的股权与信息披露 事务。
秘书实务
秘书的主要职责：辅助管理，综合服务。
5
秘书的分类
纵向分类：
1、初级秘书：从事日常行政事务的人员，主要办理 接待、联络、值班、文书的印制手法、会务服务等。
2、中级秘书：分管文字工作、信息工作的秘书，负 责起草文稿、办理公文、调查研究、整理信息等。
3、高级秘书：秘书机构的领导、办公厅（室）主任， 参与政务和管理事务。
秘书的职业规划： 行政助理——行政专员——行政主管——行
政经理——行政总监
15
8
公司企业的秘书部门
综合性秘书部门：对领导中枢集体负责，全面掌握单 位内部行政管理事务，同时负责宣传、联络、公关等。 如公司办公室、集团办公室。
职能性秘书部门：负责单位内部行政事务和其他事务 性、临时性工作，协调各职能部门之间的关系。如总 裁办公室、总经理办公室。
专业性秘书部门：一般设置在小型企业，负责单位文 书信函撰写收发、文件档案管理、接待、办会等各种 领导交办的工作，如文秘室、值班室等。
一两名秘书承担：如公司前台。
9
股份制企业机构设置和秘书部门
10
监事会
财务部经理（总监） 经理（总监）秘书
股东大会
董事会
董事会秘书
总经理（总裁）
总经理（总裁）办公室
人力资源部经理（总监）
其他部门经理（总监）
经理（总监）秘书
经理（总监）秘书
股份制企业集团中的秘书机构
董事会秘书：公司高级管理人员。负责董事之间信息 传递沟通，公司业务活动初步策划，在董事会层次斡 旋，对董事会负责。在上市公司，承担公司与证交所 的联络沟通，按有关规则办理公司的股权与信息披露 事务。
秘书实务
《秘书办文的工作》课件
采用适当的存储介质和备份方式，确 保文件安全可靠。
为每个文件进行编号，并建立索引系 统，方便快速定位文件。
准确的文字表达
语言规范
使用标准、规范的语言表达，避 免歧义和误解。
文字简练
言简意赅，准确传达信息，避免 冗余和废话。
逻辑清晰
条理分明，层次清晰，让读者能 够快速理解内容。
良好的沟通协调能力
有效沟通Hale Waihona Puke 文件接收与分类文件接收
秘书需及时接收来自不同渠道的 文件，包括电子邮件、纸质文件 、即时通讯工具等。
文件分类
根据文件的重要性和紧急性，将 文件进行分类，以便优先处理紧 急和重要的文件。
文件处理与跟踪
文件处理
秘书需根据文件内容和要求，进行相 应的处理，如撰写报告、安排会议、 协调资源等。
文件跟踪
对于需要长时间处理的文件，秘书需 定期跟踪进度，确保按时完成。
归档分类与编号
对归档文件进行分类和编号， 以便于后续查找和管理。
归档安全与保管
采取必要的措施保障归档文件 的安全与保管，防止文件损坏
或丢失。
05 秘书办文的工作要求
工作态度认真
遵守工作纪律
严格遵守公司的各项规章制度，按时上下班，不迟到早退。
保持职业操守
保守公司机密，不泄露公司重要信息，维护公司利益。
明确表达，避免信息传递过程中的误解和歧义。
协调各方
在处理复杂事务时，能够协调各方利益和需求， 达成共识。
及时反馈
对工作进展和问题及时反馈，确保工作顺利进行 。
04 秘书办文的工作规范
文件保密制度
文件保密制度
确保文件内容不被未经授权的 人员获取，采取相应的加密和
保管措施。
为每个文件进行编号，并建立索引系 统，方便快速定位文件。
准确的文字表达
语言规范
使用标准、规范的语言表达，避 免歧义和误解。
文字简练
言简意赅，准确传达信息，避免 冗余和废话。
逻辑清晰
条理分明，层次清晰，让读者能 够快速理解内容。
良好的沟通协调能力
有效沟通Hale Waihona Puke 文件接收与分类文件接收
秘书需及时接收来自不同渠道的 文件，包括电子邮件、纸质文件 、即时通讯工具等。
文件分类
根据文件的重要性和紧急性，将 文件进行分类，以便优先处理紧 急和重要的文件。
文件处理与跟踪
文件处理
秘书需根据文件内容和要求，进行相 应的处理，如撰写报告、安排会议、 协调资源等。
文件跟踪
对于需要长时间处理的文件，秘书需 定期跟踪进度，确保按时完成。
归档分类与编号
对归档文件进行分类和编号， 以便于后续查找和管理。
归档安全与保管
采取必要的措施保障归档文件 的安全与保管，防止文件损坏
或丢失。
05 秘书办文的工作要求
工作态度认真
遵守工作纪律
严格遵守公司的各项规章制度，按时上下班，不迟到早退。
保持职业操守
保守公司机密，不泄露公司重要信息，维护公司利益。
明确表达，避免信息传递过程中的误解和歧义。
协调各方
在处理复杂事务时，能够协调各方利益和需求， 达成共识。
及时反馈
对工作进展和问题及时反馈，确保工作顺利进行 。
04 秘书办文的工作规范
文件保密制度
文件保密制度
确保文件内容不被未经授权的 人员获取，采取相应的加密和
保管措施。
秘书实务PPT课件
总结词
组织管理能力是秘书的核心技能之一，有助于合理安排工作 、提高工作效率。
详细描述
秘书需要具备较强的组织管理能力，能够合理安排工作计划 、时间表和优先级，确保工作有序进行。同时，秘书还应具 备较强的管理能力，能够有效地管理文件、资料和信息，保 持工作场所整洁有序。
文字表达能力
总结词
文字表达能力是秘书的基本技能之一， 有助于撰写各类文档、提高工作效率。
决，保证工作的顺利进行。
学习进取
总结词
随着社会的不断发展和变化，秘书需要具备不断学习 和进取的精神，以适应新的工作环境和需求。
详细描述
秘书需要时刻关注行业动态和公司发展情况，不断学 习新知识、新技能和新理念，提升自己的综合素质和 能力水平。同时，秘书还需要保持积极进取的态度， 勇于接受挑战和尝试新事物，不断拓展自己的职业发 展空间。通过不断学习和进取，秘书能够更好地适应 社会和工作的变化，为公司的发展做出更大的贡献。
使用现代办公工具
秘书应熟练掌握现代办公工具和技术，如电子文档、电子邮件、即时 通讯等，提高工作效率。
保持工作热情和责任心
秘书应保持工作热情和责任心，积极主动地完成工作任务，提高工作 效率和质量。
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秘书实务ppt课件
• 秘书实务概述 • 秘书的基本技能 • 秘书的工作职责 • 秘书的职业素养 • 秘书实务案例分析
01
秘书实务概述
秘书的定义与角色
总结词
秘书是负责协助领导处理日常事务和 信息的专业人员。
详细描述
秘书是负责协助领导处理日常事务和 信息的专业人员，他们需要具备高度 的组织能力、协调能力、沟通能力以 及细致的服务意识。
秘书工作的特点与要求
最新2019-第七章秘书的办文工作-PPT课件
第四十三号
《上海市经纪人条例》已由上海市第十一届人民代表大 会常务委员会地二十四次会议于２０００年１２月１５日通 过，现予公布，自２００１年５月１日起施行。
上海市人民代表大会常务委员会 二０００年十二月十五日
19
国务院公告
为表达全国各族人民对四川汶川大地震遇难同胞的 深切哀悼，国务院决定：2019年5月19日至21日为全国 哀悼日。在此期间，全国和各驻外机构下半旗志哀，停 止公共娱乐活动，外交部和我国驻外使领馆设立吊唁簿。 5月19日14时28分起，全国人民默哀3分钟，届时汽车、 火车、舰船鸣笛，防空警报鸣响。
(先进事迹及 评价、错误事实及 定性或通报缘由)
(表彰决定、 处分决定或情况分 析)
(通报要求) ××××年×月×日
38
❖
表彰通报
❖ 市×××化工厂， 采取有力措施，切实 贯彻《安全生产条 例》，建立安全生产 岗位责任制，实现全 年生产无事故。成为 市第一个安全生产年 企业，为此，政府决 定对×××化工厂通 报表彰。
❖
××市政府
❖ 2019年1月20日
❖ (1)标题不规范。应由事由和文 种组成。
❖ (2)表彰事项不具体。文中只写 “市政府决定对×××化工厂 通报表彰”，具体奖什么未写 明。
❖ (3)未写明×××化工厂是哪年 实现安全生产年的，影响了本 文的严肃性和真实性。
❖ (4)正文内容残缺。应补写上号 召和要求。
根据《国务院办公厅关于做好规章清理工作有关问题的通知》（国办 发〔2019〕28号）要求，我部对相关规范性文件进行了清理，决定废止和 宣布失效一批规范性文件。现将废止和宣布失效的规范性文件目录予以公 布（详见附件1 、附件2），已废止和失效的规范性文件一律不再作为行政 管理的依据。
《上海市经纪人条例》已由上海市第十一届人民代表大 会常务委员会地二十四次会议于２０００年１２月１５日通 过，现予公布，自２００１年５月１日起施行。
上海市人民代表大会常务委员会 二０００年十二月十五日
19
国务院公告
为表达全国各族人民对四川汶川大地震遇难同胞的 深切哀悼，国务院决定：2019年5月19日至21日为全国 哀悼日。在此期间，全国和各驻外机构下半旗志哀，停 止公共娱乐活动，外交部和我国驻外使领馆设立吊唁簿。 5月19日14时28分起，全国人民默哀3分钟，届时汽车、 火车、舰船鸣笛，防空警报鸣响。
(先进事迹及 评价、错误事实及 定性或通报缘由)
(表彰决定、 处分决定或情况分 析)
(通报要求) ××××年×月×日
38
❖
表彰通报
❖ 市×××化工厂， 采取有力措施，切实 贯彻《安全生产条 例》，建立安全生产 岗位责任制，实现全 年生产无事故。成为 市第一个安全生产年 企业，为此，政府决 定对×××化工厂通 报表彰。
❖
××市政府
❖ 2019年1月20日
❖ (1)标题不规范。应由事由和文 种组成。
❖ (2)表彰事项不具体。文中只写 “市政府决定对×××化工厂 通报表彰”，具体奖什么未写 明。
❖ (3)未写明×××化工厂是哪年 实现安全生产年的，影响了本 文的严肃性和真实性。
❖ (4)正文内容残缺。应补写上号 召和要求。
根据《国务院办公厅关于做好规章清理工作有关问题的通知》（国办 发〔2019〕28号）要求，我部对相关规范性文件进行了清理，决定废止和 宣布失效一批规范性文件。现将废止和宣布失效的规范性文件目录予以公 布（详见附件1 、附件2），已废止和失效的规范性文件一律不再作为行政 管理的依据。
第二讲秘书工作职能ppt课件
1）秘书办理常规事务
秘书办理常规事务的内容繁多， 主要有办公资源的管理、电话函件的处 理、信访督查工作、值班保密工作、印信 管理工作、接待管理工作、领导日程安
排、商务旅程管理等。
经营者提供商品或者服务有欺诈行为 的，应 当按照 消费者 的要求 增加赔 偿其受 到的损 失，增 加赔偿 的金额 为消费 者购买 商品的 价款或 接受服 务的费 用
（四）辅助协调
1、秘书辅助协调的内容 协调。是指对组织运转中由不确定因素 出现的问题和失调现象进行妥善处理，化解 或缓解矛盾，统一思想认识，恢复组织协调 运转，共同形成合力，完成组织使命。 秘书的协调。一是指秘书在辅助管理等 业务活动中，发现失调或问题，主动进行信 息沟通和思想交流，消除误会和隔阂，谋求 共识，协调关系；二是指受命于领导者，去 处理随机出现的失调问题。
二、案例分析
案例（一）
邱志伟与吴宏斌同时受聘到中信集团做秘书。一年后，领导总爱找邱志伟商
议。吴宏斌感到纳闷：自己的水平能力不亚于邱志伟，为什么会到受冷落呢？
他找到吴宏斌，请他帮助分析原因。邱志伟开诚布公地对吴宏斌说：“我看
你主要是提意见多，提建议少。”吴宏斌点头说：“你说得对，我是有这个毛病。
我总想着提意见是下属的事，拿主意是领导的事。”邱志伟截住吴宏斌的话说：
经营者提供商品或者服务有欺诈行为 的，应 当按照 消费者 的要求 增加赔 偿其受 到的损 失，增 加赔偿 的金额 为消费 者购买 商品的 价款或 接受服 务的费 用
二、秘书综合服务职能
“综合服务”是秘书的根本职能。秘书提 供“综合服务”的职能很宽广，可以说：领导 的管理内容有多宽，秘书的服务范围也就有多 宽，同时，秘书还得为平行的职能部门执行管 理职能提供服务，并还要 为管理的相对人——人民 群众提供服务。
秘书办理常规事务的内容繁多， 主要有办公资源的管理、电话函件的处 理、信访督查工作、值班保密工作、印信 管理工作、接待管理工作、领导日程安
排、商务旅程管理等。
经营者提供商品或者服务有欺诈行为 的，应 当按照 消费者 的要求 增加赔 偿其受 到的损 失，增 加赔偿 的金额 为消费 者购买 商品的 价款或 接受服 务的费 用
（四）辅助协调
1、秘书辅助协调的内容 协调。是指对组织运转中由不确定因素 出现的问题和失调现象进行妥善处理，化解 或缓解矛盾，统一思想认识，恢复组织协调 运转，共同形成合力，完成组织使命。 秘书的协调。一是指秘书在辅助管理等 业务活动中，发现失调或问题，主动进行信 息沟通和思想交流，消除误会和隔阂，谋求 共识，协调关系；二是指受命于领导者，去 处理随机出现的失调问题。
二、案例分析
案例（一）
邱志伟与吴宏斌同时受聘到中信集团做秘书。一年后，领导总爱找邱志伟商
议。吴宏斌感到纳闷：自己的水平能力不亚于邱志伟，为什么会到受冷落呢？
他找到吴宏斌，请他帮助分析原因。邱志伟开诚布公地对吴宏斌说：“我看
你主要是提意见多，提建议少。”吴宏斌点头说：“你说得对，我是有这个毛病。
我总想着提意见是下属的事，拿主意是领导的事。”邱志伟截住吴宏斌的话说：
经营者提供商品或者服务有欺诈行为 的，应 当按照 消费者 的要求 增加赔 偿其受 到的损 失，增 加赔偿 的金额 为消费 者购买 商品的 价款或 接受服 务的费 用
二、秘书综合服务职能
“综合服务”是秘书的根本职能。秘书提 供“综合服务”的职能很宽广，可以说：领导 的管理内容有多宽，秘书的服务范围也就有多 宽，同时，秘书还得为平行的职能部门执行管 理职能提供服务，并还要 为管理的相对人——人民 群众提供服务。
秘书办文工作 PPT课件
通过对归档文件的分类和组 合，将单份文件组合成符合 档案质量要求的 案卷是组卷
（立卷）的实质。
意义：1、有利于加强对办结文件的日常管理；2、 有利于保证文件材料的齐全完整；3、有利于单 位日常工作中的调阅与利用；4、有利于防止文 件丢失与泄密；5、为立卷归档工作奠定了基础。
3．某机关局办公室主任王某，新局长到任后， 每次将来文都径自交给局长，局长最后严厉地 批评了他。
4．某机关办公室文书小李，每次都将来文按照文 书业务性质分送给各个部门，为了不出差错，她特 别注意文书应送的业务部门，文书一律在办公室压 六天。
5．某单位办公室拟办秘书崔x x，经常在拟办单上 写道：“请某同志处理。”
有利于排除无用信息的干扰。
归档文件 整理方法
立卷
以“件” 为单位 整理
通过立卷，形成案卷， 以案卷作为基本保管单 位，是目前归档文件的
主要整理方法。
适应机关办公自动化环境下 文件归档整理工作的需要， 国家档案局推荐采用的新的
整理方法。
文件组卷，也称文件立卷，是指将办理完毕 的、具有查考价值的文件，按其形成规律、特点、 价值和有机联系，经整理、组合成案卷的工作。
2.文书的种类
+ 通用文书、专用文书、常用事务文书。
3、 基本要求 主题正确、鲜明；语言准确、精炼；
体式规范。 4、行文关系 + 上行文: 报告、请示、函。 + 下行文：命令、决定决议、通知、通报、批
复、会议纪要。
+ 平行文：议案、通知、函、会议纪要。
+ 法定公文的撰拟 + 常用文书的撰拟 + 领导讲话稿的撰拟 + 公关文书的撰拟
+ 吴秘书接受该项任务后，该怎样进行发文 程序各环节的操作?
（立卷）的实质。
意义：1、有利于加强对办结文件的日常管理；2、 有利于保证文件材料的齐全完整；3、有利于单 位日常工作中的调阅与利用；4、有利于防止文 件丢失与泄密；5、为立卷归档工作奠定了基础。
3．某机关局办公室主任王某，新局长到任后， 每次将来文都径自交给局长，局长最后严厉地 批评了他。
4．某机关办公室文书小李，每次都将来文按照文 书业务性质分送给各个部门，为了不出差错，她特 别注意文书应送的业务部门，文书一律在办公室压 六天。
5．某单位办公室拟办秘书崔x x，经常在拟办单上 写道：“请某同志处理。”
有利于排除无用信息的干扰。
归档文件 整理方法
立卷
以“件” 为单位 整理
通过立卷，形成案卷， 以案卷作为基本保管单 位，是目前归档文件的
主要整理方法。
适应机关办公自动化环境下 文件归档整理工作的需要， 国家档案局推荐采用的新的
整理方法。
文件组卷，也称文件立卷，是指将办理完毕 的、具有查考价值的文件，按其形成规律、特点、 价值和有机联系，经整理、组合成案卷的工作。
2.文书的种类
+ 通用文书、专用文书、常用事务文书。
3、 基本要求 主题正确、鲜明；语言准确、精炼；
体式规范。 4、行文关系 + 上行文: 报告、请示、函。 + 下行文：命令、决定决议、通知、通报、批
复、会议纪要。
+ 平行文：议案、通知、函、会议纪要。
+ 法定公文的撰拟 + 常用文书的撰拟 + 领导讲话稿的撰拟 + 公关文书的撰拟
+ 吴秘书接受该项任务后，该怎样进行发文 程序各环节的操作?
6秘书“办文”的工作
• 写完整，发文顺序号按该年份发文的先后顺序采用大
• 流水的方法依次顺序编写，不得出现重复或漏编的现
• 象。一份公文只有一个发文字号，联合行文时只标注
• 主办机关的发文字号。另外在上行文中还有签发人标
• 识是在公文正文签注代表机关最后核查并批准公文向
• 外发出的领导人的姓名。签发在公文正本首页标题之
缮 印
用 印
登 记
分 发
注
办
发文的处理程序
图4-5 发文的处理程序
• 1 草拟
•
草拟亦称拟稿，是秘书接受领导的发文意
• 图之后，严格按照领导意图进行草拟公文的过
• 程；也是指撰文秘书接受任务后，搜集有关信
• 息资料、了解情况、酝酿构思、拟制起草提纲
• 以及撰拟文稿的工作。从秘书“办文”工作说，
• 草拟是发文的第一个环节，也
•
文书的收发传递处理工作是秘书部门的重
• 要任务之一，为了使机关各部门能够协调运转，
• 秘书要一丝不苟地做好文书管理工作，实现优
• 质服务，以保证各项工作的顺利进行。
（一）发文的处理程序
•
机关撰制并向外发出的一切文件，统称发文。在
• 日常生活中，主要按一下程序进行（见图4-5）。
草
拟
审 核
签 发
复 核
• 和进行公务活动的重要工具。”
（二）公务文书的性质
•
根据公务文书有广义和狭义的划分，其性质有如下的
分类，如表4-1所示。
表4-1 公务文书的性质
按定义划分 公务文书的性质
概
念
公务性
是指以组织名义或组织领导人、
法人名义发文，文书的内容是组织 的公务工作和活动
秘书的日常工作
保密工作的内容 保密工作方针 保密工作的具体规定
2020年5月28日5时50分
30
保密工作的内容
文件保密 会议保密 通讯保密 电脑保密 涉外保密
2020年5月28日5时50分
31
保密工作方针
积极防范 突出重点 既确保国家秘密，又便利各项 工作。
2020年5月28日5时50分
32
保密工作的具体规定
14
接待的方式
迎送式 引见式 参与式 陪同式 完全式
2020年5月28日5时50分
15
接待工作的原则与要求
文明礼貌 负责 与人方便 讲求时效 按制度办事 遵守纪律
2020年5月28日5时50分
16
接待工作的程序与内容
内宾接待的一般程序与内容 外宾接待的一般程序与内容
2020年5月28日5时50分
秘书日常工作
日常工作
办公室管理 通讯工作 接待工作 日程安排
督查工作 保密工作 印信工作 值班工作
2020年5月28日5时50分
1
办公室管理
办公室管理的作用 办公室的布局与布置 办公室管理的内容与要求
2020年5月28日5时50分
2
办公室管理的作用
办公室是指挥部 办公室是工作室 办公室是窗口
2020年5月28日5时50分
24
督查工作的原则
领导负责 分级负责 实事求是 不直接办案 讲求时效
2020年作的程序
1. 查办立项 2. 查办通知 3. 催办 4. 直接调查
5.商讨处理 6.结案反馈 7.立卷归档
2020年5月28日5时50分
26
保密工作
保密的概念与意义 保密工作的内容与要求
2020年5月28日5时50分
2020年5月28日5时50分
30
保密工作的内容
文件保密 会议保密 通讯保密 电脑保密 涉外保密
2020年5月28日5时50分
31
保密工作方针
积极防范 突出重点 既确保国家秘密，又便利各项 工作。
2020年5月28日5时50分
32
保密工作的具体规定
14
接待的方式
迎送式 引见式 参与式 陪同式 完全式
2020年5月28日5时50分
15
接待工作的原则与要求
文明礼貌 负责 与人方便 讲求时效 按制度办事 遵守纪律
2020年5月28日5时50分
16
接待工作的程序与内容
内宾接待的一般程序与内容 外宾接待的一般程序与内容
2020年5月28日5时50分
秘书日常工作
日常工作
办公室管理 通讯工作 接待工作 日程安排
督查工作 保密工作 印信工作 值班工作
2020年5月28日5时50分
1
办公室管理
办公室管理的作用 办公室的布局与布置 办公室管理的内容与要求
2020年5月28日5时50分
2
办公室管理的作用
办公室是指挥部 办公室是工作室 办公室是窗口
2020年5月28日5时50分
24
督查工作的原则
领导负责 分级负责 实事求是 不直接办案 讲求时效
2020年作的程序
1. 查办立项 2. 查办通知 3. 催办 4. 直接调查
5.商讨处理 6.结案反馈 7.立卷归档
2020年5月28日5时50分
26
保密工作
保密的概念与意义 保密工作的内容与要求
2020年5月28日5时50分
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4.1
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秘 书 的 办 文 工作培 训课件 (PPT88 页)
1.通用公文
❖ 指在行政机关和企、事业单位中普遍使用的、国家 实行统一管理的文书即公务文书。根据国务院2000 年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》 规定，我国行政机关现行公文有13种。
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（四）秘书做好文书工 作应遵循以下基本原则
❖ (1)准确无误──这是对文书工作的质量要求 ，也是第一位的要求。准确无误包括：文 书撰制中内容上的准确和形式上的准确； 文书传递、分发、投送各个环节要准确； 文书办理过程尤其是"拟办意见"要准确。
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1.上行文
上行文就是指下级机关、下级业务部门向它 所属的上级领导机关和上级业务主管部门所 发送的公文，是自下而上的行文。
具有隶属关系 下级机关报送给上级机关的文书。
秘 书 的 办 文 工作培 训课件 (PPT88 页)
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秘 书 的 办 文 工作培 训课件 (PPT88 页)
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❖ (4)力求精简──这是对文书工作的数量要求， 主要指控制发文数量，克服官僚主义、形式 主义和文牍主义。
❖ (5)集中统一──这是对文书工作的组织要求。 ❖ (6)党政分开──这是对文书工作的政治要求。
❖多级下行文 对一些广泛知行的事 项的行文，可用于不同层次的下级机 关。如：通知、决定等。
❖ 直接下达至社会各界的行文。
秘 书 的 办 文 工作培 训课件 (PPT88 页)
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3.平行文
平行文 指不相隶属或同一系统内平级机关之间往 来的文书。
省军区和省人民政府之间 学校和工厂之间（没有领导指导关系、不相隶属） 中共中央各个部之间 国务院的各个部、委、局之间 各个省委（省人民政府）之间 各个县委（县人民政府）之间 （平级平行机关）
秘 书 的 办 文 工作培 训课件 (PPT88 页)
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4.2 公文的行文关系、方式、规则
(一) 公文的行文关系 ❖ 行文关系，是指根据组织关系和职权范围而
确定的公文的授受关系 。 ❖ 行文关系主要有三种：
上行文、下行文、平行文
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❖ 有些情况下即可为公用也可为私用。 ❖ 机关事务文书多在内部使用，必要时也可上
报或下发。这种情况下多和公文联用。
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法定公文和事务文书的重要区别
1.法定公文是国家政府和有关部门用法规规章 所规定的文书。
❖ 分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、 通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议 纪要。
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2.专用公文
❖ 是指在一定工作部门或一定业务范围内使用 的文书。
❖ 如外交文书中的照会、外交声明； ❖ 司法文书中的诉状、答辩书、判决书； ❖ 经济活动中的市场调查与预测报告、经济活
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❖ (2)及时迅速──这是对文书工作的时效要求。 ❖ (3)安全保密──这是对文书工作的可靠性要求
。安全原则包括两方面的含义，一是指政治 上的安全，即保守文件内容的机密；二是指 文书物质上的安全，即保证文件完好无损。
❖ 上行文可分两种情况 一是逐级上行文，用以向直接上级行文； 一是越级行文，越级行文一般指上级机关
单位交办并指定越级上报的事项、或一些特殊 情况必须越级上报。
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2.Байду номын сангаас行文
下行文 指具有隶属关系的上级机关发送给 下级机关的文书。
党中央给各个省、自治区、直辖市党委 国务院给各省、自治区、直辖市人民政府所
发的文件 文种多为指示、决定、通知、批复等。
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主要有三种情况：
❖逐级下行文 按隶属关系上一级机 关或单位给下级机关、单位的行文。 如：批复、意见等。
2.最关键的区别： 法定公文才能作为“文件”的正文； 而事务文书只能作为附件。
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动分析报告、质检报告、财务分析报告； ❖ 另外还有军事专用文书、科技专用文书等。
秘 书 的 办 文 工作培 训课件 (PPT88 页)
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3.常用事务文书
❖ 是指机关、企事业单位和团体在日常工作和 事务处理中，常使用的形式较为灵活的文书。
❖ 如计划、总结、调查报告、演讲稿、慰问信、 情况说明等等。
第四章 秘书的 办文工作
主要内容
文书的概念 、种类 公文的行文关系、方式、规则 公文的体式 公文办理的程序
文学作品（教化性）
文章
公务应用文 通用文书 法定公文（三厅文件规定） （任何领域） 事务文书
应用文 （实用文）
实用性
专用文书 （特定领域）
科技文书 经济文书 法律文书
私务应用文 记录性文书（如日记、自传等） 交流性文书（如书信、慰问信、表扬信等）