通过采购流程改进来降低采购成本

通过采购流程改进来降低采购成本摘要：文章通过对传统采购流程弊端的分析，提出采购流程改进的目标，制定企业采购流程的略，优化采购运作模式，降低成本，提高绩效，满足顾客需求，最终提升企业的核心竞争力。

关键词：采购流程近年来，受经济全球化、技术迅猛发展以及顾客需求多变等因素影响，尤其是我国加入WTO后，企业将面临更加残酷的竞争，而中小制造业由一销售、资本规模的限制在直接面对欧、美、日等国先进企业的挑战面前，其竞争将更加残酷。

1.对制造业而言，企业经营活动主要有进、出及转换三个环节，分别以采购、销售及研发、生产为代表。

采购是企业为了进行正常生产、服务和运营，而向外界获得原材料和服务的行为，是企业产品增值过程的起点。

采购流程作为企业业务流程的始端和重要组成部分，并不仅仅是从市场上购回所需的物料，而是一种“外部制造的管理”，也就是要把组织的生产能力和制造能力扩展到供应商身上，充分利用企业自身不具备的外部资源。

2.在全球制造行业的产品成本构成中，企业花在采购原材料和零配件业务上的资金平均占到60%以上。

由此推断，随着竞争压力的不断增加和专业化制造技术的不断提高，制造型企业将会做更多的采购业务，而内部增值活动将更少，因此在企业采购流程中降低成本、提高利润的潜力是非常大的。

企业为了获取现实的竞争优势，实现市场响应能力、品质、成本与服务的集成优化，应向传统的职能管理方式挑战，促进企业采购流程再造，由传统的强调职能管理向强调过程管理转变，这已成为企业获取核心竞争力的关键所在。

一、企业采购流程的基本八大步骤1、发现问题：此阶段由使用部门提出需求。

只有具体的使用者知道他们的需求是什么，而不是决策者。

这是工业品销售的基层环节。

2、项目可行性研究：这个阶段使用者已经将发现的问题向上层汇报，客户内部在酝酿要不要采购计划、考虑预算等问题。

3、项目立项：这一阶段一般会组建有使用部门、技术部门、财务部门、决策部门等人员共同组成的项目采购小组。

4、确定采购的技术标准：在这一阶段，是客户关于采购标准制定阶段。

通常由客户使用部门和技术部门分析需求，再把需求转化成采购标准。

5、招标：采购标准制定好以后，客户将以标书的形式发布出来，准备投标的厂家那到表述就可以制定方案了。

此时，不管销售人员如何推荐本产品的优点，客户一般不会改动采购方案，除非发现了致命的缺陷。

因为对他们来说，采购方案的改动是“牵一发而动全身”的，成本很高。

6、项目评标：客户一般会与两家以上的销售厂家进行洽谈，以便进行评估和比较，得到更好的商业条件。

这个阶段会确立首选供应商。

7、合同审核：这一阶段客户会通过商务谈判，努力争取一些附加价值。

产品的技术标准和规格、数量以及付款方式等都是合同审核的内容。

8、签订协议：本阶段是签订合同，交付产品，实施安装。

合同的签订并不意味着交易的结束。

真正的销售这个时候才真正开始。

销售人员要按合同认真履行承诺，准时交货，按进度完成。

二、制造业传统的采购存在的弊端。

制造型企业的采购是一项复杂的活动，它包括了从生产计划到制定物料清单、提出采购申请、发送并确认采购订单、验收入库、支付货款的整个过程，除了专门的采购部站以外，还需要其他部门的介入与配合，这些部门不仅包括企业内部的技术部、生产制造部、品管部、财务部门、发货部等，还包括企业外部的供应商。

在这个过程中，不同阶段的任务要有一自不同部门的人员来完成，这些人员包括采购员、技术员、生产需求人员、品管员、财务员、仓管员等，有了这些人员的积极配合才能保证采购流程的顺利完成。

虽然传统采购过程在控制上是严密的，但由于分工过细，导致管理信息沟通上的困难。

因此在制造业传统的采购过程中，明显存在着一些弊端。

1.传统的采购过程缺乏有效的信息沟通。

在传统采购过程的信息沟通中，采购部门作为一个单独的职能部门，相以独立地开展工作，与公司内其他部门人员较少进行直接沟通，通常采购部门只关心物料的制造及供应，以产品开发、成本降低及品质改善等缺少关心和参与，无人对采购流程动作系统作整体协调。

采购员只是在生产和供应商之间起了一个中介人的作用，在两者之间传递信息，一旦某个环节对信息的理解出现失误，将使信息传递过程经历反复的修改，极大的浪费所涉及人员的时间和精力。

因此采购员与其他部门及供应商的沟通成本是很高的，正是这样的反复和单向交流，造成了采购过程在设计阶段的高成本。

2.物料采购周期过长。

传统物料采购周期长，尤其是采购提前期长。

由于物料采购是跨部门的过程，涉及到的人员较多，县每一小都需要手工记录和发送，任何一个阶段的延迟，都会影响整个流程的效率，特别是流程中还包含了企业自身难以控制的供应商。

这就使采购周期被人为地延长。

在技术更新迅速，产品生命周期日益缩短，市场需求变幻莫测的时代，任何环节低效都将导致企业整体竞争力下降。

如此长的采购周期如何保证企业竞争能力的正常发挥、保证新产品的及时面市及推广？3.存货积压和待料停产并存，响应顾客需求迟钝。

由于采购周期过长、供应商供货能力的局限以及年度生产计划制度不能准确反映月度物料需求等现实因素，大多数传统企业的物料库存量很高。

加之迅速变化的市场需求使企业自身的销售和生产随之波动，从而造成了年度生产计划与生产实际之间的偏离，因而也带来了物料采购计划与实际需求之间的差异，这种差异极易造成存货积压和断料待产的两难状态。

在这种状态下，企业的存货周转率很低，占用了大量资金，使期承受了较高的仓储成本和资金成本，同时又降低了企业的生产效率，浪费了自身的生产能力。

在时间观念日益强烈的今天，交货期的延迟，不仅会使企业响应顾客需求的能力减弱，影响企业在市场的信誉，而且最终会导致客户的流失。

4.职能式管理，供需关系松散，质量控制的难度大，在传统的职能式采购模式中，采购员的主要职责是保证订单的完成和及时到货。

由于与供应商缺乏协调，采购过程中存在很多扯皮及包怨现象，消耗了时间，同时也增加了供应商关系中的不确定性。

另外，企业很难参与供应商的生产过程的质量监督控制，只能通过进货检验这一事后把关的方法进行质量控制，增加了采购部门对采购物料进行质量控制的难度。

三、采购方式就制造企业采购来说，降低成本的方法有很多，归纳起来主要有以下六种：1.价值分析法与价值工程法。

即通常所说的VA与VE法，适用于新产品：针对产品或服务的功能加以研究，以最低的生命周期成本，透过剔除、简化、变更、替代等方法，来达到降低成本的目的。

2.询价、谈判法。

谈判是买卖双方为了各自的目标，达成彼此认同的协议过程。

谈判并不只限于价格方面，也适用于某些需求，使用谈判方式，通常期望采购价格降低的幅度约为3%～5%。

3.早期选择具有伙伴关系的让供应商参与产品的设计及开发。

通过供应商早期参与的方式，使新产品开发小组依据供应商提出的性能规格要求，及早调整战略，借助供应商的专业知识来达到降低成本的目的。

4.杠杆采购。

避免各自采购，造成组织内不同单位，向同一供应商采购相同的零件，价格却不同，但彼此并不知的情形，无故丧失节省采购成本的机会。

应集中扩大采购量，从而增加议价空间的方式。

5.为便利采购而设计，自制与外购策略。

在产品的设计阶段，利用外协厂的标准与技术，以及使用工业标准零件，方便原材料取得的便利性。

这可以大大减少自制所需的技术支援，同时也降低生产成本。

6.价格与成本分析。

这是专业采购的基本工具，了解成本结构的基本要素，对采购都是非常重要的。

如果采购不了解所买物品的成本结构，就不能算是了解所买的物品是否为公平合理的价格，同时也会失去许多降低采购成本的机会。

四、采购成本管理的目标。

企业在采购过程中所发生的成本包括采购成本、购货成本、仓储成本和待料成本。

所以“以尽可能低的库存满足生产需要”作为物料采购目标，以于采购管理而言，是不够全面的。

1.缩短采购周期。

通过对采购流程中各环节手续的简化、人员的适配、沟通的加强，以及对供应商的有效管理来缩短采购周期，从而以及时迅速的采购保证，满足企业生产的实际需要，降低因存货积压和待料停产而造成的损失。

2.保证采购物料的品质。

采购物料的品质好坏与产成品的质量密切相关，只有符合技术标准的物料才能制造出合格的产品，任一零部件的低品质或缺失，都将会导致整个产成品成为废品。

为了不断提升企业的市场形象，就必须以优良的品质赢得客户的满意。

3.持续保证采购流程的低成本运行。

市场竞争的加剧，使得产品的售价日趋透明，在产品售价基本持平的情况下，较低的成本就意味着利润的增加，即使面对降价的竞争压力，也可以有更大的降价余地。

因此，企业应尽可能地“开源节流”，保证采购流程的持续低成本运行，为企业利润的获得打下良好的基础。

4.增强市场的响应能力。

及时准确地把握顾客需求变化的信息，对于企业立足风云变幻的市场至关重要。

企业通过迅速有效的信息传递系统，把顾客需求的变化传递给相关部门和供应商，以便及时准确地调整产品的结构和性能，让顾客满意。

根据市场变化所作的调整，应及时反映到采购流程的运作上。

从产品增值的起点，就作出针对性的调整。

五、降低采购成本的策略为了保证采购流程再造目标体系的实现，企业必须制订相应的策略，并加以实施。

1.与供应商建立战略合作伙伴关系，实现从为库存而采购到为顾客需求而采购的转变。

经过严格评审的供应商作为企业外部的战略资源，可以有效地参与企业的内部流程动作，并在商务条款、采购提前期、寄售管理（或降低库存）、应急措施、质量保证等方面与企业达成长期的协议，提高企业的柔性，使企业响应市场需求的能力大大提高，同时，供应商和采购人员的积极参与，也使新产品的研发过程进一步缩短。

在这种合作模式下，采购流程是以顾客需求订单为驱动进行的。

实现顾客需求→制造订单→供应商的准时化（Just In Time）的订单驱动模式，使采购流程得以准时响应顾客的需求，并有效降低采购流程的运作成本，提高物流的速度和库存周转率。

2.从采购管理向外部资源管理转变，这是将事后控制转为事中控制的有效途径。

通过这一转变，可以进一步提高采购的柔性和市场响应能力，增加与供应商的信息沟通和相互合作。

实施外部管理也是制造型企业推行精细化生产、零库存生产的前提，也是企业从内部集成走向外部集成的重要一步。

可以通过建立长期互惠的合作关系，提供信息反馈和培训支持、协调供应商计划、请供应商参与产品设计等措施，实现有效的外部资源管理。

3.MRP、ERP和数据互换（EDI）等信息系统的应用，是改善企业采购流程和物料流程的关键。

这可以将供应商、制造型企业自身、批发商、分销商、第三方物流公司、甚至零售商和最终顾客联系在一起，将关键数据在最短的时间里传递给相关人员，从而大大降低同步作业的工作量，遏制供货提前期，降低物料库存，节约传递成本，缩短交易时间，降低交易成本，提高服务水平。

因此，信息系统的建立和有效的运用，可以为企业带来效率和绩效上的显著改善。