管理文秘精讲与实务
绪论课件(共18张PPT)《管理秘书实务(第二版)》(人民大学版)
（四）秘书实务内容
信息管理——存、管、取 旅行安排——吃、住、行 对外公关——联络（外事）、参与活动 商务活动——营销、市场、税务、法律……
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（五）职业道德
1、爱本职： 爱岗敬业，归属服从，从点滴做起 2、要谦虚： 刻苦学习，虚心求教，钻研业务
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（五）职业道德
3、多动脑： 主动思考，机智敏锐，有商业意识 4、守纪律： 遵纪守法，格守信用，严保秘密
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（六）工作作风
1、热情——真心诚意，笑脸迎送，谦和 友善
2、扎实——做事不飘，跟进落实，检查 确认
3、细致——准确不粗，认真不草，稳重 不浮
4、敏捷——干练守时，讲究效率，商如 战场
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（七）秘书的业务素质
秘书的知识、智力和能力是相互联系、相 互制约、相得益彰的整体。 知识是基础 智力是知识的结晶 能力是知识和智力的最终体现和归宿
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（七）秘书的业务素质
2、智力结构 智力是赖以吸取外界知识的能力，包括：
观察力 注意力 记忆力 思维力 想象力
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（七）秘书的业务素质
3、能力结构 能力是知识与智力诸因素的综合表现，
属改造世界范畴。 （1）语言文字运用能力 （2）协调能力 （3）管理能力 （4）处理信息能力 （5）应变能力
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成功秘书的素质
Look like a girl
Act like a lady
Think like a man Work like a horse
外表像女孩，行动像夫人； 思考像男人，工作像匹马。
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（七）秘书的业务素质
1、知识结构，要具备通才型的结构。其特点： （1）专与博的兼容性。既包容多学科的面，满
《文秘实务与案例》教案 第二章 办公室日常事务管理第七节 办公零用现金管理
多媒体、案例
教学基本内容与教学设计
步骤一：案例导入
案例：秘书王晴刚到办公室，项目部小李就来找他借款。小李说元旦在即，项目部要召开一个茶话会，需要八百元钱买些茶点。
问题:这时候王晴应该怎样做？
步骤二：学习新知
由于用支票来支付小额费用难于实行，一些企业办公室中常设立一笔零用现金（或称作备用金），以支付本市交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量的办公用品。作为秘书人员，应该明确办公零用现金的使用范围、管理要求，使用和报销的程序等事务。
第三，保存票据，详细登记。
支付现金后应保存好相关票据，将资金使用情况记录在零用现金账簿上。
第四，集中办理报销手续。
以定期办理零用现金支付项目报销手续。将某一时间段内所有的票据集中起来，粘在零用现金凭单上并经领导签字后，到财务部门办理报销。
课内练习
根据要求分组演练零用现金管理的工作场景。
秘书王明对2009年11月份的支出情况进行汇总，包括以下几笔：20日订阅报刊150元；10日和22日购买桶装水总计20元；14日加班午餐费55元；29日缴纳固定电话费100元。
秘书实务与案例课程教案
授课题目
第二章办公室日常事务管理
第七节办公零用现金管理
课时安排
1教学目标1. Nhomakorabea解办公零用现金的用途、范围
2.掌握办公零用现金使用和报销程序
教学重点
掌握办公零用现金的管理。
掌握办公零用现金的使用程序。
教学难点
掌握正确的办公零用现金的使用程序。
授课类型
理论加实践
教学方式
讲授法、案例法、讨论法、实践法
一、办公零用现金的管理要求
第一，保证资金安全。
第二，遵守财务纪律。
《文秘工作实务》课件
文秘工作实际案例ຫໍສະໝຸດ 实际案例的分析和解决 方案
通过实际案例学习文秘工作中 常见问题的解决方法和技巧。
常见问题和解决方法
分享常见文秘工作问题的解决 方法，帮助学员避免和解决类 似问题。
经验总结和心得体会
总结文秘工作的经验和心得， 分享成功的秘诀和教训。
结课
1
总结和回顾
回顾课程内容，总结学习成果和经验。
学习有效沟通和处理人际关系的方法，提 高工作效率和团队合作。
探讨时间管理的重要性和实践技巧，帮助 学员有效安排工作和个人时间。
3 团队协作和领导力发展
4 信息获取和分析能力
分享团队协作和领导力发展的经验，帮助 学员在文秘工作中更好地发挥个人优势。
培养学员的信息获取和分析能力，提高对 信息的理解和应用能力。
《文秘工作实务》PPT课 件
《文秘工作实务》PPT课件将带您深入了解文秘工作的实践要点和技巧。通过 本课程，您将学习到必要的知识和技能，提高您的文秘工作效率和质量。
课程介绍
课程目标和内容
本课程旨在介绍文秘工作的基本概念和技能，并提供实用的实践案例，帮助学员提升自己的 能力。
授课教师介绍
本课程的授课教师拥有丰富的文秘工作经验和教学经验，将为学员带来真实且有价值的学习 内容。
预备知识和要求
本课程不需要任何预备知识，只需要学员对文秘工作感兴趣并愿意学习和实践。
文秘工作简介
1
文秘工作定义和分类
介绍文秘工作的含义及不同分类，帮助学员理解文秘工作的范围和职责。
2
文秘工作的职责和要求
探讨文秘工作的基本职责和要求，培养学员的工作态度和责任心。
3
文秘工作的技能和能力
介绍在文秘工作中所需的各种技能和能力，帮助学员全面提升自己的实践能力。
行政文秘的时间管理实务
行政文秘的时间管理实务时间管理是每个行政文秘工作中必须具备的一项必要能力。
良好的时间管理能够提高工作效率，提升工作质量，并帮助行政文秘更好地处理各项工作任务。
本文将从时间规划、任务分配和优先级确定三个方面介绍行政文秘的时间管理实务。
一、时间规划时间规划是时间管理的第一步，行政文秘需要根据工作需求进行合理的时间规划，确保工作任务在适当的时间内得以完成。
在时间规划时，行政文秘可以采用“一周一计划”的方法，即每周开始前，制定一份详细的工作计划，将重要的工作和具体的任务详细安排下来。
同时，还可以考虑使用电子或纸质日程表来记录每天的工作安排和重要的时间节点，以便随时查看和调整。
在进行时间规划时，行政文秘还需注意合理安排工作的时间段。
通常，早晨是大脑最为清醒的时间，可以安排一些需要高度思考和决策的工作任务；而下午则适合处理一些简单的事务性工作。
此外，还应该合理安排休息和放松的时间，以避免长时间连续工作带来的疲劳。
二、任务分配在行政文秘的工作中，任务分配是一个非常重要的环节。
行政文秘需要根据各个任务的紧急程度和重要程度进行合理的分配，将工作任务分解成具体的步骤，并根据情况给予合适的时间。
对于较为紧急和重要的任务，行政文秘可以将其优先安排在工作计划的前列，确保其在最短时间内得以完成。
同时，行政文秘还可以根据自身的时间管理能力和工作实际情况，将适当的工作任务分配给其他同事或下属，以减轻自己的工作负担。
在任务分配时，需要充分考虑每个人的能力和职责，避免出现工作任务过于集中或不合理的情况。
三、优先级确定确定工作任务的优先级是时间管理的重要一环。
行政文秘需要根据工作的紧迫程度和重要程度，将工作任务划分为紧急重要、紧急不重要、不紧急重要和不紧急不重要四个级别，并根据优先级制定相应的处理策略。
紧急重要的任务需要立即处理，可以通过调整其他任务的优先级或向上级汇报来争取更多时间；紧急不重要的任务可以委托给其他人或推迟处理；不紧急重要的任务可以合理安排时间进行处理；而不紧急不重要的任务可以考虑暂时搁置或削减。
《文秘实务与案例》教案 第二章 办公室日常事务管理第一节 接打电话
二、不同类型来电的处理方式
1.协商工作的来电
2.找上司的来电
若上司在场，秘书应问清楚来电者身份、姓名及意图，并请对方稍等，然后询问上司是否接听此电话，如果上司同意接听则直接将话筒交给上司，如果不同意，秘书则应以委婉的方式告知来电者上司不在。并可请对方留下联系方式或留言。若上司不在场，秘书应首先表示歉意，用“××不在”或“他出差了”等含糊的理由回答对方，以防泄漏秘密，然后可以介绍自己的职责和身份，并询问是否需要转达留言。
（4）交谈
（5）结束通话
（6）及时通报
2.拨打电话的基本步骤
（1）拨打电话前的准备
（2）选择适当时间拨打
一般情况下，电话可以随时拨打，但是需要注意的是，尽量避开三个时间段：上班后半小时、下班前半小时、午餐时间。如果给私人拨打公务电话，则尽量选择上班时间，避免在下班后拨打。
（3）拨出电话
（4）开场白
（5）正式交谈
授课类型
理论加实践
教学方式
讲授法、案例法、讨论法、实践法
教学资源
多媒体、案例
教学基本内容与教学设计
步骤一：案例导入
在某公司实习的秘书小李第一天上班，被安排在接电话的岗位。由于心情十分激动，第一次遇到外来电话，铃声刚起，他就积极地抓起电话，“喂，你找谁?” 第二次接电话时，是对方打错了，小魏一听就告诉对方：“你打错了。”然后就挂上了电话。第三次接电话时，电话响了，小魏在第二遍铃声后拿起听筒，对方没有说明来意就直接要找总经理，对方说：“请王总接电话。”小魏很兴奋的说：“王总外出和明旭公司的辛老板打保龄球去了。”对方说：“你知道王总的手机号码吗”李魏热情的帮对方查了号，并在对方的道谢声中说了再见。他觉得自己处理得很好。
管理文秘精讲与实务
声音 ห้องสมุดไป่ตู้词 态度
电 话 礼 仪 三 要 素
办公室礼仪
一、办公室注意礼仪有哪些？
3、电话礼仪 （1）接听电话 ◇铃响不过三声 ◇不要随便让人代接电话 ◇接电话时也要作自我介绍 （2）拨打电话 ◇时间和空间的选择：休息时 间、就餐时间、节假日最好 不要打电话 ◇注意通话长度：尽量控制在 三分钟内 ◇注意通话内容
办公室礼仪
4、电话礼仪
◇接听电话 原则一：在铃响两声到三声时，拿起电话！ 原则二：你的态度代表上司和公司的态度 ◇ 主动报出自己的姓名和职务 公司 部门 个人 ◇ 询问对方公司的名称、姓名、职务及事情、判断是 否转由上司接听 （3）接电话的流程：
办公室礼仪
规范拨打电话的流程：
中级秘书/助理/文员具备的能力
沟通及正确处理问题能力 协调能力 组织能力 观察能力 口头表达能力 操作能力 领悟能力 写作能力 编辑校对能力 审美能力
从中级走向高级的 秘诀是什么？ …… ……
主要职责
高级秘书/助理/文员：
管理、参谋、支持上司工作
主要工作如下： 安排、管理上司的工作时间； 沟通协调各种关系 主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言要求
高于 高于
； ；
让给客人
-陪同引导的标准位置是 在客人 1米处。
接待礼仪
2、乘车礼仪
上车、下车 座位次序
出租车、开私家车、专职司机
注意事项
背入式
位次礼仪
乘坐交通工具位次礼仪
小轿车：主人开车时的座位次序
司机 主人专职
位次礼仪
《文秘实务与案例》教案 第一章 办公环境管理 第一节 办公室的布置
复习并掌握布置办公室的注意事项
问题：
1.第一次布局存在哪些问题，第二次布局的主要优点在哪里？
2.不同类型的办公室的布置应该注意些什么？不同部门是否应该都采用同样的办公室？
3.布置办公室的流程与方法包括那几个方面？
步骤二：学习新知
一、办公室的类型
1.开放式办公室
2.封闭式办公室
3.开放式办公室与封闭式办公室的优缺点
二、办公室布置的原则
1.方便
2.舒适整洁
3.和谐统一
4.安全
5ห้องสมุดไป่ตู้便于监督
三、办公区域
1.个人办公责任区
2.公用区域
实践指导
办公室布置的工作流程与方法
1．确定各部门员工工作位置
2．设定各部门员工工作空间
3．选配办公家具及设施
4．绘制办公室座位位置图
5．合理安放设备
课内练习
办公室布局
请根据某公司办公室的基本情况及布局要求，结合你所了解的办公室的性质和内容，利用Word绘制出你认为最合理的办公室布置图。
秘书实务与案例课程教案
授课题目
第一章办公环境管理第一节布置办公室
课时安排
1
教学
目标
1.了解基本的办公室类型、布置的原则和程序。
2.保持办公室的整洁，能够协助相关部门理性的购置和选配办公室设备
教学重点
掌握布置办公室的原则和程序。
掌握保持办公室整洁的方法。
教学难点
掌握正确的布置办公室的程序。
掌握协助相关部门理性的购置和选配办公室设备的方法。
授课类型
理论加实践
教学方式
讲授法、案例法、讨论法、实践法
教学资源
多媒体、案例
秘书实务基本学习资料
秘书实务基本学习资料秘书实务是现代企事业单位中不可缺少的一项工作，秘书实务的基本学习资料包括了秘书职责、秘书技能以及秘书素质等方面的内容。
接下来，我将为大家详细介绍秘书实务基本学习资料。
一、秘书职责作为一名秘书，他/她的主要职责包括了以下几个方面：1. 日常办公事务的处理：包括文件的管理、资料的整理、会议的安排、来访客人的接待等。
2. 时间安排和日程管理：秘书需要协助上级安排日常工作的时间和优先级，并提醒上级履行各项工作。
3. 文件起草和处理：秘书需要负责起草各类文件，如信函、备忘录、报告等，并进行审校、打印、分发等工作。
4. 会议组织和协调：秘书需要为会议安排场地、邀请参会人员、准备会议资料和记录会议纪要等工作。
5. 出差和活动安排：秘书需要协助上级安排出差和参加各类活动的行程、交通和住宿等安排。
6. 客户关系管理：秘书需要与内外客户保持良好的沟通，解决客户问题并提供满意的服务。
二、秘书技能为了胜任秘书这个职位，秘书需要具备一定的技能，包括但不限于以下几个方面：1. 书写和文件处理能力：秘书需要具备快速、准确地书写和处理书面文件的能力，包括字体清晰、排版整齐等。
2. 协调和组织能力：秘书需要协调上级和其他部门的工作，组织各类会议和活动，并有效地安排时间和资源。
3. 沟通和协作能力：秘书需要具备良好的沟通和协作能力，与不同层级的人员进行有效的沟通和协调。
4. 信息管理能力：秘书需要掌握信息管理技巧，包括文件归档、电子邮件管理、日程安排管理等技巧。
5. 技术应用能力：秘书需要熟练掌握办公软件和办公设备的使用，如Word、Excel、PowerPoint等。
6. 语言和外语能力：秘书需要具备良好的汉语表达能力，同时熟练掌握一门外语，以应对跨国企业的沟通需求。
三、秘书素质除了职责和技能外，秘书还需要具备一些素质，以提升工作的效果和价值，包括但不限于以下几个方面：1. 保密意识和责任心：作为一名秘书，秘书需要具备严守机密、保护公司利益的意识和责任心。
管理秘书实务课件 (2)
刘强是天成公司总经理的秘书，最近他们正在筹备 召开公司产品的大型展销推介会，刘强全面负责各项准 备工作的督查和落实，细心的刘强觉察到一个问题，在 刘强的积极协调下，大会的宣传工作非常成功，产品推 介会很富有成效。在总结会上，刘强对宣传部和销售部 的工作都给予了高度肯定，事后，小王和孙经理都很感 激刘强，工作更加细致周到了。
大事（工作中 路线、方针 的重点） 和政策及基 本原则、法 律法规 急事突发性和 客观实际和 时效性强 上级意图
及时督促 积极请示汇报趁热打铁。联 系相关单位和个人，统一被协调各方 的思想抓住有利时机，紧锣密鼓，协 调一致地完成任务。
难事（难以解 从全局利益 维护团结，减轻事态放下架子，加强 决的难点和问 出发，因人、 沟通，争取、适当拖放、舍小保大耐 题） 因事、因时 心进行调解 而异 小事（比较琐 客观实际、 碎、不宜公开 维护稳定、 协调的事情） 团结和大局 利益 特事（领导的 正确认识、 特意吩咐、同 科学区分、 事的特殊情况 灵活对待 和自己的特别 遭遇） 穿针引线，暗中化解积极说和，疏通 彼此设身处地，暗中帮助遵循原则， 暗中通融 冷静应对领导的特意吩咐违背原则的 事情，秘书应委婉地提醒认真倾听， 以静制动，不能得意忘形，不能灰心 丧气，头脑冷静，保持一如既往的态 度
3、冲突处理策略 对不同的冲突有不同的处理方式，要灵活应对， 结合多种方式加以有效的处理。 （1）缓兵之计 争取时间 （2）淡化差异 强调共同 （3）强势影响 一举决定 （4）规则先行 调解依据 （5）各行其是 实践检验 （6）整合意见 团结协作
实训提高：
分析情境，回答问题，请说明以下工作中的协调 方法及注意事项
知识点二：工作协调的方法
秘书的协调要讲究方法，不同的问题，对 象，时间，场合,有不同的协调方法，不管用什 么方法其目的都要从保证工作顺利进行出发， 以实现单位工作的高效、一致、和谐。 保证工作的顺利进行。
管理秘书实务知识点
管理秘书实务知识点1、管理秘书的学科性质综合说：秘书学是近几年来才在我国形成的一门新兴的综合性应用学科。
边缘说：秘书是一门新兴的边缘科学，是从写作学和管理科学的边缘中产生的，就秘书学的整体而言，既不属于写作学，又不属于管理科学，而是这两门学科的知识圈交叉重叠的产物。
分支说：秘书学从科学体系上讲，属于人文科学的范畴。
从今天这一学科的具体分支来说，现代秘书学又属于人文科学中的行政管理学科的分支，秘书应属于管理类应用技术型的人才。
管理说：秘书属于管理应用技术型的人才。
2、秘书的认知能力：观察感知能力，辨别是非能力，分析综合能力，随机应变能力3、管理秘书实务的原则：系统性，服务第一，全面质量管理，时效性，经济性4、走姿的要求：（1）上体正直，不低头，两眼平视，面带笑容。
（2）两臂前后自然摆动，摆幅30度-——35度（3）肩部放松，重心可稍向前，这有利于挺胸收腹，身体重心在脚掌前部。
（4）行走的轨迹应是一条直线，脚尖指向前进方向，双脚内侧应落在一条直线上。
（5）步幅要均匀（步幅指行进时两脚之间的距离，一般标准是前脚的脚跟与后脚尖相距为一脚长。
男士步幅约在40厘米，女士则为30厘米左右），不宜太大；步态要轻盈。
要走做到这些，膝盖、脚踝都要富于弹性，行走时要有节奏感。
5、气质的四种类型：胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质6、TPO原则：这是选择服饰的最基本原则。
T表示时间（time），P表示地点（place），O表示目的（object）。
TPO原则的基本含义是人们在着装、化妆和佩戴首饰时，要兼顾时间、地点和目的，三者必须协调一致。
7、因人而异原则：要与年龄相吻合，要与体型相吻合，要与职业身份相吻合，要与肤色相吻合8、秘书交际礼仪原则：（1）自尊与尊人的原则（2）内在美与外在美的原则，（3）自信大方与适应环境的原则，（4）言行适度与明确交往目的的原则、9、握手的顺序：先女士后男士，先长辈后晚辈，先教师后学生，先上级后下级。
管理秘书实务
秘书：是指具有熟练的办公室工作能力，在办公室中从事程序性工作，在授权范围内协助上司进行管理，并可以作出重要决策的管理人员。
公关事务管理：是指秘书人员不禁要对自己的仪表、礼仪等形象进行管理，以达到端庄、整洁、高雅、成熟、敏捷、规范的标准，而且要对组织的形象进行管理，及对组织的知名度和美誉度进行管理，做好接待工作，管理好专门的公关活动沟通：指人与人之间传递和接收信息、思想和情感的符号化过程。
包括口头语言和书面语言的沟通，也包括形体语言的沟通。
办公室环境：有广义和狭义之分。
从广义上说，是指一定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上讲，是指一定的组织机构的秘书部门所处的环境。
它包括人文环境和自然环境。
时间管理：是指在同样时间耗费的情况下，为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列计划、组织、协调和控制。
它所探索的是如何减少时间的浪费，以便有效地完成既定目标。
会议：是人们在法律范围内有组织地聚集在一起，讨论和研究问题的一种社会活动方式。
从信息论的角度看，会议是输入信息、加工信息、输出信息的一种方式。
从系统工程的角度看，领导机关召开会议是一种领导方式。
信息：狭义的信息是指反映事物存在和运动差异的，能为某种目的带来有用的、可以被理解或被接受的消息、情况等。
广义的信息是指客观事物的存在方式或运动状态的直接或间接的反映。
档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在社会实践中形成的、保存备查的、对国家和社会有保存价格的各种文字、图表、声像等不同形式的原始记录。
档案管理工作：用科学的原则和方法管理档案并为社会实践服务的活动。
开放参观活动：程序：1、确定开放参观活动的主题2、安排开放参观的内容3、选择开放参观的时机4、确定邀请对象5、选择参观路线6、策划宣传工作7、做好解说及接待工作。
注意事项：1、目的应明确2、处理好公开与保密的关系3、安排好细节问题4、精心做好展示工作宴请活动1、列出宾客名单，确定宴请规格2、确定宴请时间，选好宴请场所，发出正式请柬3、确定菜单4、排定座次5、宴请程序的控制签字仪式1、布置好签字厅2、准备好签字用具3、签署涉外商务合同时，需在签字桌上摆放双方国旗4、签字时的座次安排5、对待签合同的要求6、签字仪式的正式程序开业典礼活动1、做好开业典礼的舆论宣传工作2、准备开幕词、致答词3、拟定典礼程序4、做好来宾邀请工作5、发放请柬6、做好场地布置工作7、做好各种物质准备8、安排接待服务人员9、做好礼品馈赠工作信息发布会：会前准备1、确定信息发布会的主题2、选定信息发布会举行的时机3、确定信息发布会举行的地点4、确定邀请的对象并发出邀请5、选择信息发布会的主持人和发言人6、准备会议材料7、预算会议所需费用8、其他准备工作信息发布会的程序控制：1、签到2、分发会议资料3、宣布会议开始4、发言人讲话5、回答记者提问6、接受重点采访发布会后工作：认真评估工作外宾接待工作的基本原则和要求1）不卑不亢。
秘书办公室工作实务--综合篇
这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，
对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。
行政人员的日常工作（2）
工作
具体内容
档案工作
单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的 文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。
归档案卷内的基本排列方法：
一、上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件后； 二、来文和复文，复文在前，来文在后； 三、正文和附件，正文在前，附件在后； 四、正本和原稿，正文在前，原稿在后； 五、成果性、结论性文件在前，原始性、过程性文件在后。
应当开什么样会议？
低投入 高效能 A
高投入 高效能 B
行政事务工 作
上司交办的 其他工作
包括财务管理、生活管理、环境管理、保安管理、 食堂管理、卫生管理、车辆管理及接待工作。
这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找 资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临 时任务等。这也是我们的经常性工作之一，不可视为额外任务。
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包括机关、企事业、团体等 内部负责管理、服务工作的行 政人员、后勤人员、文秘人员 等
理行政管理的基本原则
法制原则 服务原则 责任原则 效率原则 透明原则
辅助决策工作 文书工作 文书立卷和档案管理工作 行政事务工作
信息工作 会务工作 查办工作 上司交办的其他工作
行政人员的日常工作（1）
工作
办---办复 3、公文管理： 制定立卷类目表---归卷---调用---立卷---归档---销
6-2管理秘书实务课件
公文管理
情景导入： 情景导入：
• 刘丽大学毕业后进了一家公司作秘书，一天办公室主 刘丽大学毕业后进了一家公司作秘书， 任对刘丽说吴总交代让写一份关于增加绩效工资的通 刘丽很快写好了， 知，刘丽很快写好了，正巧主任正在隔壁接待室招待 客人，刘丽心里想： 是吴总要写的吧” 客人，刘丽心里想：“是吴总要写的吧”，就直接送 到了吴总办公室，吴总很忙，点点头说先放在这里吧。 到了吴总办公室，吴总很忙，点点头说先放在这里吧。 下午主任问刘丽写好了吗，刘丽说“ 下午主任问刘丽写好了吗，刘丽说“我直接送给吴总 主任皱了皱眉头没说什么， 了”，主任皱了皱眉头没说什么，过了一会儿吴总打 电话对主任说通知写的不够准确，措辞太随便了， 电话对主任说通知写的不够准确，措辞太随便了，请 他要好好把关，主任赶紧把通知拿回来仔细看了一遍， 他要好好把关，主任赶紧把通知拿回来仔细看了一遍， 提出了很多修改意见，看完后，主任对刘丽说： 提出了很多修改意见，看完后，主任对刘丽说：“小 你对单位文书管理的一般流程还不太了解， 刘，你对单位文书管理的一般流程还不太了解，要多 学习才行，下次写完了一定别忘了让我看一下好吗？ 学习才行，下次写完了一定别忘了让我看一下好吗？” 刘丽很不好意思的点点头。过了几天， 刘丽很不好意思的点点头。过了几天，主任让刘丽帮 忙取一份文件送到会议室， 忙取一份文件送到会议室，刘丽平时把文件都放在大 文件袋里，她找了几遍也没找到， 文件袋里，她找了几遍也没找到，最后刘丽急得把文 件倒了一地，才找到了那份文件，刘丽赶紧送过去， 件倒了一地，才找到了那份文件，刘丽赶紧送过去， 主任很不满地说： 怎么这么慢！ 主任很不满地说：“怎么这么慢！”刘丽渐渐发现文 件的处理可不是一件简单的事情， 件的处理可不是一件简单的事情，可上学时觉得这部 分很枯燥没什么意思也没好好学， 分很枯燥没什么意思也没好好学，现在才知道这些知 识工作中还很常用呢。 识工作中还很常用呢。
秘书实务文档
秘书实务一、引言秘书是组织之中的重要角色，负责协调和管理各种日常事务，为高效运作提供支持。
秘书实务是指秘书在工作中所需掌握的相关技能和知识。
本文将介绍秘书实务的基本要点，包括时间管理、文件管理、会议策划、行政协调等方面。
二、时间管理时间是秘书最宝贵的资源之一，在繁忙的工作中合理安排时间是提高工作效率的关键。
以下是一些时间管理的实践方法：1.制定优先级：根据工作的重要性和紧急程度，将任务分为优先级高、中和低，合理安排工作顺序。
2.制定计划：每天工作前制定一份详细的工作计划，列出当天要完成的任务，并根据实际情况进行调整。
3.集中处理类似任务：将相似性质的任务集中处理，可以提高工作效率。
4.避免拖延：尽量避免将任务拖延至最后期限，及时处理和完成任务。
5.学会委派：对于一些琐碎的任务，可以将其委托给合适的人员处理，解放自己的时间。
三、文件管理作为秘书，文件管理是不可避免的重要工作之一。
一个良好的文件管理系统可以提高工作效率，减少信息查找的时间。
以下是一些建议：1.分类归档：按照文件的性质、内容或者时间等因素，将文件进行分类归档，建立一个清晰的文件目录结构。
2.标注文件：在文件上标注清晰的名称、日期和相关说明，方便日后查找和使用。
3.数字化管理：利用电子文档管理系统，将文件进行数字化管理，方便快速检索和共享。
4.定期清理：定期对文件进行清理和整理，删除过期和无关文件，保持文件系统的整洁和高效。
四、会议策划秘书常常需要参与和策划会议，以下是一些会议策划的要点：1.明确会议目标：在策划会议之前，明确会议的目标和议程，确保会议的有效性和高效性。
2.确定会议时间和地点：根据与会人员的时间安排和地理位置，确定会议的时间和地点，并提前通知与会人员。
3.准备会议材料：根据会议目标和议程，准备与会人员需要的相关材料，并提前发送给与会人员，让他们有时间做准备。
4.安排会议设备：根据会议需求，提前预定和安排好会议所需的设备，例如投影仪、音响等。
秘书实务课程相关知识点
秘书实务课程相关知识点秘书是一个组织中不可或缺的角色，他们负责协助管理层进行日常工作，处理文件、组织会议和安排行程等。
作为一个合格的秘书，掌握秘书实务的相关知识点是非常重要的。
在本文中，将会逐步介绍秘书实务课程的一些关键知识点。
1.文件管理文件管理是秘书工作中最基础也是最重要的一项任务。
它包括收集、整理、归档以及检索文件。
在处理文件时，秘书需要注意保密性和文件的存储方式。
例如，秘书应该定期备份重要文件，确保文件安全可靠。
2.会议组织秘书在组织会议方面发挥着重要作用。
他们需要协调与会人员的日程安排，准备会议议程以及发送邀请函。
在会议当天，秘书还负责记录会议纪要，并将其分发给与会人员。
因此，秘书应该具备良好的组织能力和协调能力。
3.行程安排秘书经常需要为管理层安排行程，包括预订交通工具和酒店，制定详细的行程安排以及解决可能出现的问题。
因此，秘书需要对各种交通方式、旅行政策和目的地有一定的了解。
同时，灵活应对突发情况也是秘书的必备技能之一。
4.电子邮件和电话管理秘书通常是负责筛选和回复领导的电子邮件和电话的第一道关口。
他们需要判断哪些邮件或电话是紧急或重要的，并及时转达给领导。
因此，秘书需要具备良好的沟通能力和敏锐的判断力。
5.商务礼仪作为管理层的代表，秘书需要具备良好的商务礼仪。
这包括穿着得体、言谈举止得体、懂得与人交往的技巧等。
商务礼仪的重要性在商务场合中不言而喻，因此，秘书必须时刻注意维护自己和组织的形象。
6.人际关系管理秘书经常需要与各级员工、合作伙伴以及客户进行沟通和协调。
良好的人际关系可以提高工作效率，促进团队的凝聚力。
秘书需要学会与不同性格和背景的人合作，并处理好各种人际关系问题。
7.时间管理秘书的工作通常比较繁忙，因此，良好的时间管理能力是必不可少的。
他们需要优先处理重要事务，合理安排工作时间，并能够应对多任务的情况。
良好的时间管理有助于提高工作效率和减少压力。
8.保密与职业道德秘书经常处理机密文件和敏感信息，因此，他们需要具备良好的保密能力。
[管理学]第一章 秘书实务概述
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（2）在下一次的课堂上，教师将学生的组织结构图
与部门职责收齐后，重点讲解。也可以挑选一部分
学生到讲台，向全班介绍学生自己调查到的企业组
织架构与职责。
实用文档
第一章 秘书实务概述
实践训练
训练二： 1．实训目标 通过训练让学生了解单位秘书工作的主要内容、秘书
应具备的能力、秘书的职业道德以及秘书的工作方 法。 2．实训内容 要求学生通过电话、调查问卷等调查方式，向社会上 的秘书人员进行调查，了解他们的工作内容、秘书 的工作方法、秘书应具备的能力及职业道德。 3．实训要求 （1）调查要求一个月内完成； （2）根据调查，写一份不少于1000字的报告。在报 告上要写明被调查者的姓名、单位、地址及联系方 式。报告要求条理清楚，层次分明。
实践训练
训练一：
1．实训目标
通过训练让学生了解企业的组织结构，以便在以后 的学习中，对秘书工作在单位中的地位、作用及工 作程序与方法有一个总体的认识。
2．实训内容
要求学生通过电话、调查问卷、网络等调查方式， 了解企业的组织结构与部门职责。
3．实训要求
（1）画出企业组织结构图，并写明每一个部门的工 作职责；
实用文档
第一章 秘书实务概述
第一节 秘书实务的内容
二、秘书实务的内容
文书处理与档案管理
参谋与信息调研工作
秘书实务概述
秘书的日常事务工作
秘书实务的内容
秘书的接待工作
商务活动与商务旅行
会议组织与管理工作 实用文档
秘书的沟通与协调工作
电子教案模版配色（1）
第一章 秘书实务概述
《管理秘书实务》课程教案
《管理秘书实务》课程教案二、我国当代秘书学的学科体系（略）课程：管理秘书实务纵观秘书学发展的历程，尤其是近十年来西方发达国家秘书发展的进程，我们发现：秘书在当今计算机信息技术的推动下，正由原来的事务服务型向管理助理型转变。
因此，秘书学正由传统秘书学走向现代的管理秘书学。
1．管理秘书学含义管理秘书学，顾名思义，实际上就是管理学和秘书学的结合。
即运用管理学的原理、方法来研究、审视秘书行为和活动。
（综合说、边缘说、分支说，秘书学和秘书专业逐渐划归管理学学科体系之下）2．管理秘书实务特点及原则管理秘书实务的特点：程序性（事务性）、综合性、技术性管理秘书实务的原则：系统原则、服务第一、全面质量管理、时效性、经济性第一章公关事务管理公关事务管理：指秘书人员不仅要对自己的仪表、礼仪等进行管理，以达到端庄、整洁、高雅、成熟、敏捷、规范的标准，而且要对组织的形象进行管理，即对组织的知名度和美誉度进行管理，做好接待工作，管理好专门的公关活动以提高组织的知名度和美誉度。
其内容主要包含：仪表、礼仪、及接待工作等。
第一节仪表概述一、仪容1.含义：即人的容貌，是个人仪表的重要组成部分，它由发式、面容以及人体所有未被服饰掩盖的肌肤（如手部、颈部）等构成。
《东观汉记·明帝纪》：“臣望颜色仪容，类似先帝。
”2.内容：自然美、修饰美、内在美。
具体来说：①发型：整洁、美观，勤于梳洗和整理；②面容：保持干净，男士应养成每天修面剃须的良好习惯，女士要懂得修饰美容的方法技巧；③颈部：干净、卫生，注意勤洗；④手部：干净、卫生，不留长指甲。
3.作用：①掩瑕扬瑜，美化形象；②辅佐社交，顺达事业。
4.目的：①为了突出优点、掩饰缺点；②是工作的需要，是敬业的一种表现；③是对他人的一种尊敬。
5.五点要求：干净、整洁、卫生、简约、端庄。
二、仪表——“女人看头，男人看腰”1.含义仪表指人的整体外貌，它包括容貌、姿态、服饰、风度、个人卫生等,是人精神面貌的外在表现。
管理秘书实务课件 (14)
（二）秘书服饰仪态的自塑：
1、女性秘书的服饰仪态： 适当化妆 提升魅力 适当地修整自己的容貌是对别人的尊重，女秘书可 以准备一些简便实用的化妆工具和化妆品。 发型： 1. 干净整洁，大方优雅。 2.风格独特、造型简约的发式可以彰显秘书的个人品 味
简单饰品 彰显品位 职业女性上班时不应佩戴过多的饰品，一 件得体的饰品即可提升个人的品位。若两件 饰品则要合理搭配，同色同质。 穿着简单，规范得体 “简单就是美”，是职场着装的原则，衣服 的色调最好以黑、白、灰、蓝、咖啡为主， 讲究规范得体的职业着装有助于塑造专业的 职业形象。 适当保守，严谨专业 “一个女人，在工作时穿得越暴露就显得 越不职业” “为了成功的建立形象”，而 不是“为了漂亮而穿着”
4.让礼仪成为习惯
秘书是单位中内外交流的“窗口”，礼仪规范 在秘书人员的身上应该成为一种行为的准则和举止 的习惯，要时刻用适当的礼仪来规范自身的行为， 展现出良好的职业素养和彬彬有礼的人格魅力。
我们每个人都受到习惯的束缚，习惯是由一再重复的 思想和行为所形成掌握自己的命运，而且每个人都可 以做到。 ——成功学大师拿破仑•希尔
2、男性秘书的服饰礼仪
男性秘书着装的基本原则是内敛和朴素，要选择剪 裁合体的衣服，面料以自然挺括为好，不要穿着闪闪发 光面料和花色繁杂艳丽的衣服，会显得专业感更强。
正装以领带为核心的搭配
衬衫和领带的搭配是一门学问，如果搭配得体，会 提升整体的着装效果在搭配过程中，上衣的颜色应该作 为领带的基础色进行搭配的选择，而领带的颜色应该含 蓄、简单，色彩保守。
某次你突然急需一样东西，于是连忙火急火燎地跑到 附近的小卖部去买，但在整个过程中，有一条“铁律”， 你可千万不能忘记。那就是“举手投足，勿失风度”。 ——金圣姬《沈夫人致后辈书》
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三、秘书/助理商务礼仪规范 1、塑造良好的个人职场形象
◇ 仪容、仪表、仪态 ◇ 着装的TOP原则 ◇ “拒绝”着装败笔——着装误区 ◇ 恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人
2、基本商务礼仪 ◇ 办公室礼仪 ◇ 接待、宴请、座次礼仪
1、塑造良好的个人形象
个人形象六要素：
——仪容、仪表： ——仪态： ——表情： ——语言： ——待人接物：
2、优秀秘书/行政助理人员的角色定位与胜任素质 ◇ 如何提升秘书/助理人员的素质 ◇ 优秀秘书/助理与一般秘书/助理的差异
1、岗位认知 秘书的职业是具有综合性和辅助性特点的职业
初级秘书 行政助理/文员：协助领导的工作
主要工作如下： 接听电话、上传下达； 使用办公软件:打字、制表、作幻灯； 使用各类办公用具(传真、复印、电脑)； 使用互联网； 管理档案、文件等； 接待； 其它事务性的简单工作；
中级秘书/助理/文员具备的能力
❖ 沟通及正确处理问题能力 ❖ 协调能力 ❖ 组织能力 ❖ 观察能力 ❖ 口头表达能力 ❖ 操作能力 ❖ 领悟能力 ❖ 写作能力 ❖ 编辑校对能力 ❖ 审美能力
从中级走向高级的 秘诀是什么？
…… ……
主要职责
高级秘书/助理/文员：
管理、参谋、支持上司工作
主要工作如下： 安排、管理上司的工作时间； 沟通协调各种关系 主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言要求
角色定位与素质
常见的角色错位
1、主观态度上的问题 ——服从和服务意识淡薄 ——没有敬业精神，工作态度不佳 ——保密意识差，导致泄密事件 ——向上错位，擅作主张 2、客观能力上的问题 ——专业技能水平差 ——各类知识较浅薄 ——概念、判断、概括能力差
角色定位与素质
职业的行政文秘必备的职业素质
正 直--坚持既定政策和原则 实事求是 热 情--对人、对事积极、乐观 敬 业--以工作为荣，设定高的工作水准 守 信--不失约、不违约、不食言、不泄密 忠 诚--忠于上级 忠于事业 有 序--利落，有条不斋 高 效--追求效率和效益 可 靠--按约定完成工作，保质、保量、及时 细 心--尽可能的考虑事情周到、细心 悟 性--领悟上级或领导的真实想法 自 信--积极 向上 勤 奋--不断学习 提高能力
吗？
☆女性化妆：
——是自尊自爱的表现 是对人尊重的体现
——化妆的注意事项： A、自然 淡妆为宜 B、美化 C、避人
仪表
女人着西装的六不
不乱配鞋
过大或过小
不许不穿
女士着
衬裙 西装的六不
衣扣不到 位
不随意搭配
不内衣外穿
20
仪表
男人着西服的八忌
仪态
坐姿端庄
行姿
蹲姿优雅
S.M.A.R.T.原则
◆明确具体的（Specific） ◆可衡量的（Measurable） ◆可接受的（Acceptable） ◆现实可行的（Realistic） ◆有时间限制的（Timetable）
高瞻远瞩 脚踏实地
职业生涯规划 对个人职业生涯的建议
为成功再添砖加瓦
◆ 。。。。。。下施展才华 ◆ 构筑。。。能力 ◆ 利用公司职业发展的。。。。。。
手势
站姿挺拔
仪态礼仪
2、基本商务礼仪
办公室礼仪 接待礼仪 宴请礼仪 位次礼仪
基本商务礼仪
办公室礼仪
办公室礼仪
一、办公室注意礼仪有哪些？
1、环境好：办公室5S ——企业形象
整理：工作现场，区别要与不要的东西，只保 留有用的东西， 撤除不需要的东西；
整顿：把要用的东西，按规定位置摆放整
齐，并做好标识进行管理； 清扫：将不需要的东西清除掉，保持工作现场
承受压力
二、秘书的职业生涯规划
1、什么是职业生涯规划？ 2、为何要进行个人职业生涯规划？ ◇ 分析自我，确立人生的方向 ◇ 准确评价个人特点和强项，发挥个人优势 3、职业生涯规划的简单步骤 ◇ 运用“5W提问”法进行自我分析
运用S.M.A.R.T.原则认识自我
职业生涯规划
制定职业生涯目标的原则
◆走好脚下每一步 ◆从成败中学习 ◆累积人脉
高级秘书/助理/文员具备的能力
❖ 沟通能力 ❖ 协调能力 ❖ 组织能力 ❖ 观察能力 ❖ 口头表达能力 ❖ 操作能力 ❖ 领悟能力 ❖ 写作能力 ❖ 编辑校对能力 ❖ 审美能力
交际能力 分析能力 协助决策能力 阅读概况能力
借力能力 应变能力
——视频案例
角色定位与素质
2、角色定位与胜任素质
——我们的职业具有综合性和辅助性特点的职业
礼仪知识
形象的作用：
个人角度： 1、提供自身修养 2、增加个人魅力，美化自己，美化生活 3、促进社会交往，改善人际关系 4、衡量个人道德水准高低和有无教养的尺度
组织角度： 1、塑造组织形象 2、提高顾客的满意度和美誉度
启示： 礼仪举止是一个人品德修养的外在体现，不了解你的
人往往会通过你表现的礼貌举止来判断你的人格，礼仪 在人们眼中已成为判断一个人品格优势的标准。
初级秘书/行政助理/文员：具备的 能力
观察能力 一定的口头表达能力 操作能力 沟通能力
从初级走向中级的 秘诀是什么？
…… …… ……
主要职责
中级秘书/助理/文员： 分担上司的工作
主要工作如下： 起草公文、文件及其它需要的文字工作； 沟通协调各种关系； 管理上司工作日程； 组织、召集相关的会议； 收集相关信息资料等 ； 公司内、外的简单事务的处理； 语言要求
精讲与实训
课程总览
1 2 3 4
第一部分 职业素养篇 第二部分 工作技能篇 第三部分 统筹管理篇
第一部分 职业素养篇
一、秘书/行政助理职业特性与素质要求
1、秘书/行政助理人员的岗位认知 ◇ 初级秘书/助理：事务性文员 ◇ 中级秘书/助理：事务性文员＋协助管理 ◇ 高级秘书/助理：独立管理＋事务处理
无垃圾，无污秽状态； 清洁：维持以上整理、整顿、清扫后的局面，
使工作人员觉得整洁、卫生； 修养：通过进行上述4S的活动，让每个员工都
自觉遵守各项规章制度，养成良好的工 作习惯。
办公室礼仪
一、办公室注意礼仪有哪些？ 2、办公室条约： （1）上班提前到，整理仪容仪表 （2）办公时间慎选话题 （3）承担风险，不推责任（孩子教育，视频） （4）讲效率不干私活（挣回分钱，竞争激励） （5）请示上级不得越级 （6）无论内外讲礼貌用语 （你好，请、谢谢。忌骂人）