会议管理办法

会议管理办法
第一章总则
第一条为了规范xx有限公司（以下简称“汽车公司”或“公司”）会务工作的组织、记录和存档等工作，提高会议效率，保证会议效果，根据公司实际情况，特制定本办法。

第二条本办法适用于汽车公司各类会议，包括董事会、监事会、党委会、职代会、总经理办公会及业务会议等，部门内部相关会议可参照执行。

第二章职责分工
第三条总经理办公室为会议的归口管理部门，负责会议室申请的审核、配合会务召开，会务准备等。

第四条会议牵头部门负责会议的申请、会议材料的审核、会议记录、材料归档等。

其中人力资源处负责组织党委会的召开，工会负责组织职代会，总经理办公室负责董事会、监事会、总办会、经济运行分析会等。

第三章管理程序及要求
第一节会议准备
第五条监事会、董事会、党委会、总办会的召开应按照各会议事规则及三重一大管理制度等进行，由会议主要牵头部门汇总会议材料，进行会议室申请。

第六条涉及公司多个部门或权属单位共同召开，并有公司领导班子参加的，（如大办公会、经济运行分析会、生产经营领导小组会及其他临时重要会议），由会议主要牵头部门汇总会议材料，进行会议室申请。

第七条其他日常及部门内部会议由会议牵头部门向总经理办公室提出口头申请会议室，总经理办公室登记使用会议室部门、使用时间、归还时间、使用人、需借用设备，会议牵头部门自行进行会议召开。

第二节会议审批
第八条总经理办公室对所有会议的会议室借用申请进行审核，根据会议规模、形式等确定会议室，并做好会议室使用登记。

第九条董事会、监事会、职代会、党委会、总办会的会议材料按三重一大及各议事规则规定权限进行审核。

党委会、领导小组会议材料需交由分管领导审核，党委书记审批。

第十条其他日常及部门内会议，会议材料由本部门负责人审批即可。

第十一条确认会议主题和议程后，会议牵头部门需确认与会人员范围及人数，同时应和总经理办公室确认会议地点、设备配置，并做好会议通知及参会人员的引导及组织。

第三节会议的通知
第十二条涉及公司外部人员参加的会议，如董事会、研讨会等，原则上需在会议召开15日前将书面通知下发各与会人员；内部重要会议则需于至少24小时前通知与会人员。

第十三条会议通知应明确会议时间、会议地点、会议议题,如果会议地点在公司外部,会议通知中可附上会议地点示意图。

第十四条会议牵头部门应在会议召开前24小时内在制定会议室做好会议室设备（包括但不局限于灯光、空调、笔记本、投影仪、录音笔、网络设备、摄影器材等）的调试，并根据需要准备齐全会议材料、茶水等，必要时应为相关人员预定食宿。

第四节会议的召开
第十五条党委会、总办会、监事会、董事会、职代会及多个部门参加的会议，由会议牵头部门准备相关会议材料并分发，由相关人员进行会议记录。

第十六条除会议有特殊要求情况外，会议牵头部门应设专人进行会议记录，必要时须准备录音笔。

第十七条在会议结束之后的3个工作日之内，会议牵头部门撰写出会议纪要并发给相关人员，应由相关人员签字确认；会议纪要应该准确、真实地反映会议的结论。

第五节会议资料归档
第十八条会议纪要的整理及会议以其他形式公开内容由会议牵头部门负责拟写，会议牵头部门负责人审核，总经理办公室审核、下发。

第十九条党委会、总办会、监事会、董事会、职代会等重大会议资料由会议牵头部门分类分次存档，定期移交公司档案室。

第二十条一般会议资料由各承办部门自行存档。

第四章附则
第二十一条本办法由总经理办公室负责制定、解释、修订。

第二十二条本办法自发布之日起执行。

附件：
附件一：相关表单
1、会议申请表
会议室申请单
2.会议材料审批单
会议材料审批单
3.会议室使用登记台账
会议室使用登记台账。