精装修工程一户一档电子档案管理规定

精装修工程一户一档电子档案管理规定
第一章总则
第一条目的
为了加强精装修工程一户一档电子档案的管理，确保档案的真
实性、完整性、及时性和可用性，提高工程管理效率，根据相关法
律法规，制定本规定。

第二条适用范围
本规定适用于公司所有精装修工程一户一档电子档案的管理工作。

第三条术语定义
- 精装修工程：指房屋建筑内部的装修工程，包括墙面、地面、天花板等的基础装修和家具、设备等的精细化装修。

- 一户一档：指每个装修房屋建立一个独立的电子档案。

- 电子档案：指以电子形式存储的、与精装修工程相关的各种
文件、资料、数据等信息。

第二章组织架构与职责
第四条组织架构
建立电子档案管理小组，负责一户一档电子档案的统一管理工作。

小组成员由相关部门人员组成，组长由项目负责人担任。

第五条职责分配
1. 电子档案管理小组：负责一户一档电子档案的管理工作，制定和更新管理流程，监督执行情况，解决管理中的问题。

2. 项目负责人：负责项目的总体协调，确保一户一档电子档案的及时性和完整性。

3. 档案管理员：负责一户一档电子档案的日常管理工作，包括资料收集、分类、存储、查询、更新等。

4. 相关部门人员：负责提供和更新与工程相关的文件和数据，参与电子档案的编制和审核。

第三章电子档案的建立与管理流程
第六条电子档案的建立
1. 工程启动阶段，由项目负责人指派档案管理员负责建立一户一档电子档案。

2. 档案管理员根据工程需求，确定一户一档电子档案的分类和内容，制定档案编制模板。

3. 相关部门人员根据编制模板，提供相应的文件和数据，完成一户一档电子档案的初步建立。

第七条电子档案的管理流程
1. 资料收集：各部门在工程过程中产生的与一户一档相关的文件和数据，应及时提供给档案管理员。

2. 资料分类：档案管理员根据文件和数据的性质，进行分类、编号，并录入一户一档电子档案。

3. 资料存储：一户一档电子档案应存储在安全可靠的电子设备上，并采取备份、加密等措施，确保数据安全。

4. 资料查询与更新：档案管理员应提供一户一档电子档案的查询服务，并根据工程进展，及时更新档案内容。

第四章电子档案的监督与检查
第八条定期检查
电子档案管理小组应定期对一户一档电子档案的管理工作进行
检查，确保管理流程的执行情况，发现问题及时整改。

第九条审计与评估
电子档案管理小组应定期对一户一档电子档案进行审计与评估，确保档案的真实性、完整性、及时性和可用性。

第五章违规处理
第十条违规处理
违反本规定的，由电子档案管理小组进行调查，并根据调查结
果进行处理。

涉及违规行为的个人，将按照公司相关制度进行处理，包括但不限于警告、罚款、停职等。

第十一条重大违规事件
如发生重大违规事件，电子档案管理小组应及时报告公司高层，并按照公司规定进行处理。

第六章附则
第十二条生效时间
本规定自发布之日起生效。

第十三条修订
本规定如有变更，由电子档案管理小组提出修订意见，经公司批准后进行更新。

第十四条解释权
本规定的解释权归公司所有。