Word应用技巧 2006

一、Word应用技巧
1.修改Word文档的默认保存路径
一般来说，Word文件默认的保存路径是C:\My Documents文件夹，修改其默认保存路径，可以执行主菜单“工具/选项”命令，在“选项”对话框中切换到“文件位置”选项卡，在“文件类型”选项卡中选中“文档”，然后单击“更改”按钮，并将其指定为自己所要保存的路径就可以了。

2.去掉Word页眉下面的那条横线
去掉Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法。

一是可以将横线颜色设置成“白色”；二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”；第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它；最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。

3.将光标快速返回到Word文档的上次编辑点
按下“Shift+F5”组合键，就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置，当再次按下“Shift+F5”组合键时，插入点会返回当前的编辑位置。

如果是在打开文档之后立刻按下“Shift+F5”组合键，可以将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。

4.Word中取消文本录入过程中的自动编号
可执行菜单“工具/自动更正”命令，在打开的“自动更正”对话框中，切换到“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框中的复选标志，然后单击“确定”按钮完成即可。

5.在Word中设置上下标注
首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+“+”就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按Ctrl+“+”可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。

6.删除空行
对于文章中的空行，手工删除是一件很麻烦的事情，其实想一下空行的特点，也就是多个“段落标记”连在一起，那么我们用Word的替换功能就可实现删除文章中的空行。

打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，按下“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次，在输入框中会显示为“＾p＾p”，在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”，即“＾p”，然后按下“全部替换”按键，可删除单行的空行，对于多行空行，可进行重复替换，直到删除全部的空行为止。

7.按姓氏笔画排序
在Word的表格功能中，为了适应中文习惯，新增了按“姓氏笔画”排序功能。

具体使用方法是：选择需要排序的列，左击“表格/排序”选单项，再选择“类型”组合框中的“笔画”项，并选择“递增”或“递减”，点击“确定”即可。

你会看到，此时的表格已按“姓氏笔画”（而不是“姓名笔画”）的递增（或递减）排列好了。

8.用查找和替换来删除软回车
在查找和替换的“查找内容”处输入“^l”，在“替换为”处输入“^p”就可以删除软回车了。

说明：在查找与替换的高级处能找到特殊符号的，其中“^l”的名称是手动换行符，“^p”的名称为段落标记。

9.在Word2000中输入英语音标
如何在一篇文章或一份英语试卷中输入英语音标？有一个非常简单办法可以解决这个问题。

如果你的计算机中装有金山词霸的话，在把英语翻译成中文时，你会发现屏幕上显示出了用国际音标标注的英文单词的发音音标，这表明计算机在安装了金山词霸后，一定在其内部安装了含有英语音标的字库。

这个字库文件就在Windows文件夹下的字体文件夹Fonts中，其文件名是ksphonet.ttf，字体名是kingsoft phonetic。

进入中文word2000，需要输入音标时，可在“插入”菜单下选择“符号”，在“符号”选项卡下“字体”下拉菜单中选择“kingsoft phonetic plain”，这是你会看到国际音标中的符号出现在屏幕上，选择你所需要的音标双击之即插入到文章中。

如果你的计算机中没有安装金山词霸，那也没关系，你只要到装有金山词霸的机器上（或光盘中）把含有音标的字体文件ksphonet.ttf复制到你的计算机即可。

方法是：在有金山词霸的计算机上找到文件夹windows\fonts\，将其中的名为ksphonet.ttf的字体文件有鼠标拖放复制到A/U盘中（注意此时用鼠标右键采用发送到A/U盘的方法进行复制是无效的），然后再在你的计算机上把它拖放复制到windows\fonts文件夹中就行了。

10.给跨页的表格自动添加表头
如果你在Word中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头，这时，可按以下步骤进行操作：选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行），在“表格”选单上单击“标题行重复”。

11.妙用通配符替换文件
如果要将全文引号中的内容设置为统一的格式，而引号中的内容又不一致，就需要我们使用通配符。

通配符有两个：“*”号和“?”号。

“*”表示多个字符，“？”表示一个字符。

操作方法如下：打开替换对话框，在“使用通配符”前打钩，在“查找内容”中输入通配符（“*”），在“替换为”中用鼠标点一下，什么也不输入，直接打开“高级”选项，设置好格式后全部替换。

“辽宁大学”“新华国际商学院”(突出显示选项)
“辽宁大学”“新华国际商学院”（字体等）
12.取消后台打印加快速度
后台打印方式虽然可以使操作人员在打印文档时能够继续在中文Word2000中进行操作，但这种打印方式却同时占用了大量内存，以至于影响了中文Word2000的打印速度。

为了将后台打印方式取消，可以从“工具”菜单中选择“选项”项，然后再选择“打印”选项卡，最后将“后台打印”复选框失效即可。

13.用重复执行命令加快操作
通过双击快捷工具条上的某些命令按钮即可达到重复执行相应命令的目的，如我们只须双击格式工具栏上的“格式刷”按钮，系统即会进入“格式刷”的设置状态，然后我们就可以重复利用它快速地为整篇文档定义相同的格式了；
再如，当我们双击“绘图”工具栏上的“矩形”或“椭圆形”按钮之后，系统即会将图形处理方式暂时定义为“矩形”或“椭圆形”，此时用户就可以连续绘制多个不同的“矩形”或“椭圆形”、而无需任何停顿，运行效率非常高。

在双击某个命令按钮并实现重复执行目的之后，若须取消重复执行功能，只须再次单击该按钮或按下ESC 键即可。

（画一个图形后，按F4后，出现如下效果）
14.快速改变英文字的大小写
在文章中输入英文的过程中，你一定会因为英文字的大小定转换而烦恼，利用Shift+F3快捷键，可以方便地将英文改写为“全部大写”、“全部小写”或“首字母为大写其余为小写”，操作方法为：首先将光标移到英语单词之中，表示选中了该单词；然后按下Shift+F3，字母的大小写就在三种方式中变换，反复按Shift+F3，直到得到符合要求的字母大小写样式即可。

15.用目录快速定位
目录通常是长文档不可缺少的部分，有了目录，阅读者就能很容易地知道文档中有什么内容，如何查找这些内容。

下面介绍使用内部标题样式创建目录的方法：
1、单击要建立目录的地方，通常是文档的最前面；
2、选择“插入”菜单的“索引和目录”命令打开“索引和目录”对话框；
3、在对话框中选择“目录”选项卡；
4、选中“显示页码”和“页码右对齐”复选框；
5、在“格式”框中选择一种目录格式，在“显示级别”框中键入或者选择一种显示级别。

显示级别是指在目录中从最高级开始显示的级别数；
6、若要对其它选项进行设置，单击“选项”按钮进行。

在选定了各选项后，单击“确定”按钮。

这样，Word2000就会在指定的地方建立目录，目录中的页码是由Word自动确定的。

编制好目录后，Word将搜索带有指定样式的标题，按照标题级别排序，引用页码，并且在文档中显示目录，还可以利用它在联机文档中快速漫游。

将鼠标指针移动到目录的页码上，你会看到鼠标指针变成了手形，单击左键即可跳转到文档中相应的标题下。

16.快速选定文本
选定整篇文档：将鼠标指针移动到文档中任意正文的左侧，直到指针变为指向右边的箭头，然后三击；
选定垂直文本：按住Alt 键，然后将鼠标拖过要选定的文本。

17.用图片替换文字的技巧
用一段文字替换另一段文字，其方法大家都懂，这里就不再赘述，这里介绍的是用图片替换文字的技巧，你以前没试过吧？因为你无法在“替换为”框中输入图片，现在我告诉你方法。

首先把图片复制到剪贴板中，然后打开替换对话框，在“查找内容”框中输入将被替换的文字，接着在“替换为”框中输入“^c”（注意：输入的一定要是半角字符，c要小写），单击替换即可。

啤酒节
“^c”的意思就是指令Word以剪贴板中的内容替换“查找内容”框中的内容。

按此原理，“^c”还可替换包括回车符在内的大段文本。

在word2000中，“^c”代表通知以剪贴板中的内容替换查找的内容
啤酒节
使用方法：先把要替换成的内容（文字、字符、图片）复制到剪贴板中，单击“查找与替换”命令，在“查找内容”方框中输入要查内容，在“替换为”方框中输入“^c(c 一定小写)”，单击全部替换。

则要查的内容全部被复制到剪贴板中的对象（字符、文字、图片）所替换。

18.把数字加粗显示
老板看了我整理的总结后，提出了一个小要求：为了突出数据，把总结中的数字都加粗显示出来！我是用“替换”的方法来实现的：执行“编辑→替换”命令，打开“查找和替换”对话框
在“查找内容”右侧的方框中输入“^#”，然后按下“高级”按钮，展开“高级”选项，然后把光标定在“替换为”右侧的方框中，再按“格式”按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“字体”选项，打开“字体”对话框。

选中“字型”下面的加粗选项，“确定”返回到“查找和替换”对话框，按下“全部替换”按钮即可。

注意：如果“查找内容”右侧的方框中输入“[0-9]”，并选中“使用通配符”选项，
然后仿照上面的操作，也可以实现上述目的。

(此种方法可以针对某些数字或某范围的数字操作)
19.在Word中如何快速计算表格中的数据
在Word中如何快速计算表格中的数据？
直接在要计算的表格栏中选择表格中的公式命令，然后输入公式就可以了。

假如，如果要计算一行的数据之和，直接使用公式“=SUM(LEFT)”就可以直接计算。

但在Word 中有一个小问题，就是不能用一个公式计算很多行的数值，此时有一个好的方法就是，先将“=SUM(LEFT)”公式复制一下，然后在要计算的表格栏内按Ctrl+F9，出现{}标志，此时就处在输入公式的状态，按Ctrl+C将公式粘贴进来，依此类推，很快就可以将要计算的表格单位全部打上公式，此时选中整个表格，按F9，就可以通过公式算出所要的数值。

Sum(left) sum(above) Shift+F9 显示公式
注意：在Execl中，如果表格中的源数据出现变化，结果是及时更新的，而在Word中源数据变化，结果是不会自动更新的，要重新选择整个表格，然后按F9更新所选域才会更新。

20.如何加入隐藏的答案
如果能在试卷中加入参考答案和一些注解，对今后选用试题更有参考价值。

一般来说，带答案的试卷仅供教师参考，如何设置隐藏答案？
先输入试题的答案，然后选定它，单击“格式”菜单中的“字体”命令，在“字体”对话框中选中“隐藏”复选框，最后单击“确定”按钮，所选文字就被设为“隐藏文字”了。

Word的默认设置是既不显示、也不打印“隐藏文字”。

若要显示隐藏文字，在“格式”工具栏上单击“显示”按钮。

若要打印隐藏文字，从“文件”菜单中选择“打印”命令，单击“选项”按钮，然后选中“隐藏文字”复选框，最后单击“确定”按钮。

21.如何快速地输入个人信息、单位信息
“自动图文集”是提高输入速度的又一法宝。

那些经常用到的符号、公式等固定信息可以为它们定义“自动图文集词条”，以后仅需输入词条名就可方便地调出它们。

例如，数学试卷中经常用到“”，那么先用输入公式的办法输入，然后选定它，单击“插入”→“自动图文集”→“自动图文集”命令，在“自动图文集词条”编辑栏中输入名称，如输入“A”，然后单击“添加”按钮，一个新的“自动图文集词条”就
创建好了。

以后，当要输入“”时，先输入“A”，然后按一下功能键F3就可以了。

(个人信息、单位信息均可通过此方式加快输入的速度及准确性)
22.快速还原图形尺寸
有时我们会在文档中放置一些图片，并作适当的修改，如果修改得不满意，想还原后重新来过，可按住Ctrl键，用鼠标双击该图片，即可快速还原原来的尺寸。

23.快速插入当前日期和时间
一般情况下我们要在文档中插入日期和时间，所用的方法是打开菜单栏的“插入”下拉菜单，选取“日期与时间”获得。

现在你可以使用以下这两个组合键快速插入啦，插入日期：“Alt+Shift+D”键；插入时间：“Alt+Shift+T”键。

24.用背景（水印）实现层的功能
a、编辑好文字或打开已有文字文档。

b、"插入"→"图片"→"来自文件"→选取所需图片。

c、图片上右击→显示"图片"工具栏→图像控制图标→选"水印"→"文字环绕"图标→"
衬于文字下方"（此时图片周围的小方块由实心变空心）→再击"文字环绕"图标→"
衬于文字下方。

d、移动图片并调整图片位置和大小,完成。

25.文章快速定位
当编辑比较长文档时，经常需要大段翻页，使用鼠标拖滚动条的速度太慢，键盘的光标键或翻页键又不能精确定位，如果页数太多的话效率也比较低。

这里告诉大家一个简单的方法：按着SHIFT键在滚动条上你想让滚动条到达的位置点鼠标左键，滚动条就会立刻到达你所点的位置。

这样的翻页方法又快又准确。

26.Word文件与PDF文件的转换方法
在当今的计算机世界里，使用率最高的两种文档方式分别是Microsoft Word的Doc
格式和Adobe Acrobat的Pdf格式文件。

由于微软的渗透，我们现在所使用的绝大部分文稿或报告的格式都是Doc的，而Pdf格式的文件由于其在网络上传输的便利和安全性，也被广泛的使用。

但两者由于所处的公司不同，出于商业目的，互相不能直接打开使用。

因此，也就给我们广大的文件用户增添了很大的麻烦。

两种格式的转换方式。

(1)Doc格式文件转换为Pdf文件
Doc文件向Pdf格式转换还是比较容易的，主要通过Adobe 公司提供的Adobe Distiller虚拟服务器实现的，在安装了Adobe Acrobat完全版后，在Windows系统的打印机任务中就会添加一个Acrobat Distiller打印机，如图1所示：
图1
现在比较流行的DoctoPdf类软件如Pdfprint等的机理都是调用Adobe Distiller打印机实现的，如果想把一个Doc文件转换为Pdf文件，只要用Office Word打开该Doc文件，然后在“文件”—>“打印”中选择Acrobat Distiller打印机即可，如图2所示：
图2
这样，就可以很轻松的将Doc格式的文件转换为Pdf文件。

(2)Pdf格式文件转换为Doc文件
Pdf格式文件向Doc文件转换相对比较难，因为Pdf格式与Doc格式解码格式不同，在Pdf下的回车符、换行符以及相关的图片格式无法直接转换为Doc文件，一直使用复制文本，然后粘贴到Word中实现Pdf向Doc格式的转换。

一款非常好的Pdf向Doc格式转换的工具，ScanSoft PDF Converter for Microsoft Word v1.0。

它是由ScanSoft公司同微软共同组队开发了一个全新的Office 2003 插件。

该插件可以帮助你通过Word直接将Pdf文档转换为Word文档，并且完全保留原来的格式和版面设计。

这个名为 ScanSoft PDF Converter for Microsoft Word 的插件是首先捕获Pdf文档中的信息，分离文字同图片，表格和卷，再将其统一到Word格式。

现在你可以重新利用早先你从网络上下载或Email中收到的Pdf文件中的信息，而无需添加任何其他软件。

ScanSoft PDF Converter for Microsoft 已经非常紧密的同Office 2003整合在一起了，有两种方式可以将Pdf格式转换成Doc文件。

第一种方式，在Microsoft Word 2003中你可以直接通过“文件”—>“打开”来打开Pdf文件。

ScanSoft PDF Converter for Microsoft Word插件会自动弹出了，如图3所示，经过转换后我们就可以得到想要的Doc文件。

图3
第二种方式，ScanSoft公司也已经开发了基于此的Smart Tag（Office 2003中重要的功能元件）能够轻松的通过右键来将PDF文件转换成为 Microsoft Word 文件（如图4所示）。

图4
27.巧用Alt键实现图片的精确定位
在Word文档中放置图片，它会自动也一个可见的网格对齐，以确保所有内容整齐的排列。

双击该图片并在“版式”选项卡中选择某种环绕方式确定后，会发现位置往往不太如人意。

如果需要精确的控制图片的放置位置，可以在按住Alt键的同时拖动对象到某具体位置，这种方式移动图片对象时不是按照网格间距进行移动的，从而达到精确定位图片对象的目的。

28.替换为特殊格式的字体
要将文档中的某个词或字统一替换为另一种格式，例如将“XP”改为斜体、下划线的字体格式，可以这样操作：单击菜单“编辑/替换”，在“查找内容”中输入“XP”，在“替换为”中同样也输入“XP”，然后打击“高级”选项，打开“格式”菜单，将字体设置为斜体、下划线，最后单击“全部替换”。

29.在Word中快速组合图形的小技巧
在Word（或PowerPoint）中绘制数理化图形、流程图或其他图形时，都是将数个简单的图形拼接成一个复杂的图形。

排版时需要把这些简单的图形组合成一个对象整体操作。

多数人的习惯是在按住Shift键的同时，逐个点击单个的图形选中所有的图片。

但当图片很多、很小且又挤在一起时，这种方法就比较费时费力。

其实最简单的方法是：单击“视图→工具栏→绘图”命令，打开“绘图工具栏”，单击绘图工具栏左端白色箭头状的“选择对象”按钮，再拖动鼠标在想要组合的图片周围画一个矩形框，则框中的图片就全部被选中了。

右击选中图形，选“组合→组合”命令即大功告成。

30.办公文档特殊字符输入方法集锦
用Word或Excel等编辑文档时，经常会遇到一些特殊的符号如商标符号、人性化符号、欧元符号等，少数常用符号可由Word XP/2003的符号工具栏中输入，但大多数符号还是不能直接输入。

下面提供几种简单的方法可以用来实现特殊字符的输入。

(1)插入符号法
这恐怕是大家最常用的特殊字符的输入方法。

在Word中执行"插入→符号"，在对话框中有许多特殊的字符在里面，找到想要的符号插入即可。

Excel中没有没有"插入→符号"命令，可利用Word插入想要的符号，再通过"复制"、 "粘贴"到Excel中，这种方法比较慢，但可以输入很多非常特殊的字符。

(2)自动替换法
首先，打开菜单"工具→自动更正"，在"自动更正"选项卡中选中"键入时自动替换"。

下面有一些自带的自动更正项目，也可以由"替换"和"替换为"进行添加，然后就可以使用了。

如：要输入Intel®，可以在输入Intel后紧接着输入英文状态下的"(r)"（不含引号）。

再如：要输入Windows™、Lg©，同样输入英文状态下的"(tm)"、"(c)"即可。

需要说明两点：
实现上述自动更正的前提是先将其添加到自动替换列表中；如果不想执行"自动更正"，按一下退格键即可。

(3)特殊字体法
在字体中选择"Wingdings"字体，再键入键盘上的字母，出现的都是一些特殊的符号。

如果想详细知道该字体中含有哪些符号，可打开Windows附件中系统工具之一的字符映射表，在字体栏中选择Wingdings，下面即显示出该字体相应的字符。

除"Wingdings"字体外，还有"Webdings"、"Wingdings2" 等也都是符号字体。

(4)软键盘法
中文输入法中的 "软键盘"也同样可以轻松地输入常用符号。

如输入中文小写数字"○"：打开中文输入法，用鼠标右键单击输入法的"软键盘"标志，选"单位符号"，打开软键盘，按键盘上的Q键或用鼠标点击"软键盘"上的Q键，中文小写的"○"便被录入进来。

通过软件盘还可以输入其他各类符号。

(5)Alt加数字键法
用"A1t"键加小键盘上数字键的组合方式也可以输入一些特殊字符。

如：输入欧元符号€可先按下"Alt"键，然后在小键盘上键入128这四个数字，放开"A1t"键，欧元符号是不是出现了。

下表是一些常用的符号对应的数字。

(6)快捷键法
这种方法很快，同时按"Ctrl"、"A1t"、"T"键可输入"™"，同时按"Ctrl"、"A1t"、"R"键可输入"®",同时按"Ctrl"、"A1t"、"C"键可输入"©"
31.把做好的表格一分为二呢？
首先，将光标定位到要分开的表格的某一行上，然后按下Ctrl+Shift+Ente r组合键。

这时，表格的中间就自动地为你插入了一个空行，与此同时也就实现了将一个表格一分为二的目的。

怎么样，很简单吧！
另外，如果你想把分开的两个表格放在不同的两个页面当中，并且分页打印的时候，只要按下Ctrl+Enter组合键，就可实现。

32.Word中分节符的妙用
在对Word文档进行排版时，经常会要求对同一个文档中的不同部分采用不同的版面设置，例如要设置不同的页面方向、页边距、页眉和页脚，或重新分栏排版等。

这时，如果通过“文件”菜单中的“页面设置”来改变其设置，就会引起整个文档所有页面的改变。

实际问题
有一文档版面，该文档由文档A和文档B组成，文档A是文字部分，共40页，并要求纵向打印，文档B包括若干图形和一些较大的表格，要求横向打印。

同时，文档A和文档B要采用不同的页眉。

还好，他已经将文档A和文档B按要求分别设置好了页面格式，只要求将文档B插入到文档A的第20页，并要求统一编排页码。

解决办法
如果根据常规操作，先打开文档A，将插入点定位在20页的开始部分，执行插入文件操作，但得到的结果是文档B面目全非，即文档B的页面设置信息全部变为文档A的页面设置格式。

在这种情况下，要在文档A中重新设置插入进来的文档B是很费时、费力的，而要分别打印文档A和文档B，统一自动编排页码的问题又很难解决。

这时，利用Word 的“分节”功能，很容易地解决了这个问题。

其操作步骤如下：
1. 打开文档B，在文档末尾插入一个分节符。

2. 全部选中后按［复制］按钮。

3. 打开文档A，并在19页的末尾也插入一个分节符。

4. 将光标定位在A文档20页的开始部分，执行“粘贴”操作。

几点说明
通过以上操作，就将文档B完整地插入到了文档A中，并且文档A和文档B都保持了原来的页面设置信息，而新文档A的页码随内容多少自动重新进行了编排。

解决该问题的关键是分别在文档A和文档B的适当位置插入了“分节符”，将文档分成几个不同的“节”。

下面就Word中“节”的概念及插入“分节符”时应注意的问题作如下说明：
1. “节”是文档格式化的最大单位（或指一种排版格式的范围），分节符是一个“节”的结束符号。

默认方式下，Word将整个文档视为一“节”，故对文档的页面设置是应用于整篇文档的。

若需要在一页之内或多页之间采用不同的版面布局，只需插入“分节符”将文档分成几“节”，然后根据需要设置每“节”的格式即可。

2. 分节符中存储了“节”的格式设置信息，一定要注意分节符只控制它前面文字的格式。

3. 插入“分节符”的步骤如下：
（1）单击需要插入分节符的位置。

（2）单击“插入”菜单中的“分隔符”命令，打开“分隔符”对话框。

（3）在“分节符类型”中选择需要的分节符类型，分别为：“下一页”：分节符后的文本从新的一页开始；“连续”：新节与其前面一节同处于当前页中；“偶数页”：分节符后面的内容转入下一个偶数页；“奇数页”：分节符后面的内容转入下一个奇数页。

4. 插入“分节符”后，要使当前“节”的页面设置与其他“节”不同，只要单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，在“应用于”下拉列表框中，选择“本节”选项即可。

33. Word中用好表格的选择性录入。