巧用VBA编程实现EXCEL电子表格的批量自动打印

巧用VBA编程实现EXCEL证件
的批量打印
夏教荣陈文涛
（湖南省邵阳县白仓镇中学421114）
摘要介绍了在EXCEL中如何使用VBA,通过实例论述了在EXCEL中可以通过VBA编程实现含有照片的电子证件或表格批量自动打印，提高了EXCEL在实际应用中的工作效率及节省人力资源。

关键词VBA编程自动打印EXCEL
一VBA简介
1、什么是VBA？
VBA是Visual Basic For Application的缩写，它是以Visual Basic为发展基础的语言。

在Office软件中，VBA应用程序能够在Word、Access、Excel等之间进行交互式应用，加强了应用程序间的互动。

VBA是VB的应用程序版本，可以理解为“寄生在Office办公软件中的VB”，可以看作是VB语言的一个子集。

VBA使Office形成了独立的编程环境。

2、VBA与Visual Basic的关系
1）、VB用于开发Windows应用程序，其代码最终被编译为可执行程序。

而VBA是用于控制已有应用程序的自动化操作，其代码为解释。

2）、VB拥有独立的开发环境，而VBA必须集成在已有的应用程序中(Excel等)。

3）、VB开发出来的应用程序在脱离开发环境后仍能执行，而VBA编写出来的程序必须在访问集成应用程序(Excel等)的基础上进行。

尽管有以上不同，但它们仍然非常相似。

都使用相同的语言结构。

两者的程序的语法及程序流程完全一样。

二、在Excel中使用VBA
1、进入VBA的方法
下面以Office2010为例说明来进入VBA的方法：
功能区中有一个“开发工具”选项卡，在此可以访问 Visual Basic 编辑器和其他开发人员工具。

由于 Office 2010 在默认情况下不显示“开发工具”选项卡，因此必须使用以下过程启用该选项卡：
1）、在“文件”选项卡上，选择“选项”打开“Excel 选项”对话框。

2）、单击该对话框左侧的“自定义功能区”。

3）、在该对话框左侧的“从下列位置选择命令”下，选择“常用命令”。

4）、在该对话框右侧的“自定义功能区”下，选择“主选项卡”，然后选中“开发工具”复选框。

5）、单击“确定”。

在 Excel 显示“开发工具”选项卡之后，注意选项卡上“Visual Basic”、“宏”和“宏安全性”按钮的位置。

图 1. Excel 2010 中的“开发工具”选项卡
启用“开发工具”选项卡后，可以轻松找到“Visual Basic”和“宏”按钮。

2、安全问题
单击“宏安全性”按钮可以指定哪些宏可以运行并需满足哪些条件。

尽管未授权宏代码可能会严重损害计算机，但阻止您运行有帮助的宏的安全条件会严重妨碍您的工作效率。

宏安全性是一个复杂而又涉及广泛的话题，您应研究并了解是否应使用Excel 宏。

在本文中，请注意，如果当您打开一个包含宏的工作簿时，在功能区和工作表之间出现“安全警告: 宏已被禁用”条，则可单击“启用内容”按钮来启用宏。

此外，作为一种安全措施，您不能以默认的Excel 文件格式(.xlsx) 保存宏；而必须将宏保存在具有一个特殊扩展名 .xlsm 的文件中。

三、用VBA制作证件批量打印的实例
下面通过制作一张学员培训券来说明VBA在Excel中如何实现自动批量打印多张含有照片的培训券。

1、准备工作
1）、设计建立基本人员信息表
在Excel表格中建立如下图2基本信息资料，具体建立过程在这里不再详述，
我建立的表比较多，实际这里要用到的表格只有两张，所以其他的表格我就没有必要说了。

图2学员基本信息表（学员花名册（计算机操作员）
2）、设计建立打印证件或报表格式见图3
图3培训券格式及内容
2、使用VBA编程实现两个工作表链接打印操作
1）、两张表格设置完成后，回到培训券（计算机操作员）工作表即sheet7，点击
开发工具标签栏——>Visual basic,（或按ALT+F11快捷键），双击你
所要打印证件的工作项目，即可进入VBA编程状态输入代码。

如图4所示
图4代码窗口
全部代码如下：
'宏
'功能：把光标处的人员信息填充到"培训券(计算机操作员）"工作表，并培训券(计算机操作员）
'用法：1.把光标定位到需要培训券(计算机操作员）的人员行的单元格
' 2.执行本宏。

Sub subSetPringInfo()
On Error Resume Next
Dim oCell1, oCell2, '定义二变量
Dim cfz2, cfz3, cfz4, cfz5, cfz6, cfz7, cfz8, cfz9
Dim cfz10, cfz11, cfz12, cfz13, cfz14, cfz15, cfz16, cfz17, cfz18
'定义身份证取第二位数的内存变量为cfz2,'取第三位数的内存变量为cfz3，……以此类推到第十八位身份证内存变量为cfz18.（身份证取第一位的内存变量为oCell2,不需要重新定义）
Dim FileType As String
Dim iPXJH As Long '编号
Dim iRow As Long '正在培训券(计算机操作员）人员的行号
Dim strSheet As String '人员信息的工作表名称
strSheet = "学员花名册（计算机操作员）"
'人员基本信息在学员花名册（计算机操作员）工作表中，此处可以修改
'检查是否在人员基本信息工作表中执行此功能,如果是，则显示不能在此工作表中执行。

If <> strSheet Then
'不是在人员信息工作表中则弹出对话框。

MsgBox "请在人员基本信息工作表中执行此功能"
Exit Sub
End If
Do '循环开始
iRow = Selection.Row '行号，从当前选定的行开始培训券(计算机操作员）
'读当前培训券(计算机操作员）行的左边第一单元格内容：序号
Set oCell1 = Worksheets(strSheet).Cells(iRow, 11)
'序号是数字的行需要培训券(计算机操作员）即所对应培训券号行所在的单元格iPXJH = Val(oCell1.Value) '培训券号
If iPXJH >= 10070893 Then
'在培训券号内的数字
Set oCell2 = Worksheets("培训券(计算机操作员）").Cells(5, 8)
oCell2.Value = iPXJH
'姓名
Set oCell1 = Worksheets(strSheet).Cells(iRow, 2)
Set oCell2 = Worksheets("培训券(计算机操作员）").Cells(6, 8)
oCell2.Value = oCell1.Value
'插入图片
FileType = InputBox("输入你的图片的后缀名", "输入图片格式", "jpg")
Numb = oCell2.Value
Sheet7.Select '改变当前的工作表为sheet7即培训券(计算机操作员）
With ActiveSheet
.Pictures.Insert("D:\pic\" & Numb & "." & FileType).Select
'图片所在的路径为：D:\pic\,此路径可以根据具体情况更改
Set Target = Worksheets("培训券(计算机操作员）").Cells(5, 23)
'将图片插入到指定的单元格中，我设置的单元格为W5单元格，可以更
'改为自己所需的单元格位置
End With
With Selection
.Top = Cells(5, 23).Top + 4 '插入图片的上方位置为W5的位置向下4
'个单位，数字4可以更改
.Left = Cells(5, 23).Left + 5 '插入图片的上方位置为W5的位置向下
'4个单位，数字4可以更改
.Width = Cells(5, 23).Width + 110'插入图片的宽度为W5单元格的宽'度加110个单位的宽度为图片的整个宽度，110可以更改.Height = Cells(5, 23).Height + 110'插入图片的高度为W5单元格的高'度加110个单位的高度为图片的整个高度，110可以更改End With
'户籍
Set oCell1 = Worksheets(strSheet).Cells(iRow, 9)
Set oCell2 = Worksheets("培训券(计算机操作员）").Cells(7, 6)
oCell2.Value = oCell1.Value
'身份证号
Set oCell1 = Worksheets(strSheet).Cells(iRow, 8)
Set oCell2 = Worksheets("培训券(计算机操作员）").Cells(9, 3)
'指定身份证第一位数字所在的位置，以下类推。

Set cfz2 = Worksheets("培训券(计算机操作员）").Cells(9, 4)
Set cfz3 = Worksheets("培训券(计算机操作员）").Cells(9, 5)
Set cfz4 = Worksheets("培训券(计算机操作员）").Cells(9, 6)
Set cfz5 = Worksheets("培训券(计算机操作员）").Cells(9, 7)
Set cfz6 = Worksheets("培训券(计算机操作员）").Cells(9, 8)
Set cfz7 = Worksheets("培训券(计算机操作员）").Cells(9, 9) Set cfz8 = Worksheets("培训券(计算机操作员）").Cells(9, 10) Set cfz9 = Worksheets("培训券(计算机操作员）").Cells(9, 11) Set cfz10 = Worksheets("培训券(计算机操作员）").Cells(9, 12) Set cfz11 = Worksheets("培训券(计算机操作员）").Cells(9, 13) Set cfz12 = Worksheets("培训券(计算机操作员）").Cells(9, 14) Set cfz13 = Worksheets("培训券(计算机操作员）").Cells(9, 15) Set cfz14 = Worksheets("培训券(计算机操作员）").Cells(9, 16) Set cfz15 = Worksheets("培训券(计算机操作员）").Cells(9, 17) Set cfz16 = Worksheets("培训券(计算机操作员）").Cells(9, 18) Set cfz17 = Worksheets("培训券(计算机操作员）").Cells(9, 19) Set cfz18 = Worksheets("培训券(计算机操作员）").Cells(9, 20) oCell2.Value = Mid((oCell1.Value), 1, 1)
'给身份证第一位数字赋具体的值，以此类推。

cfz2.Value = Mid((oCell1.Value), 2, 1)
cfz3.Value = Mid((oCell1.Value), 3, 1)
cfz4.Value = Mid((oCell1.Value), 4, 1)
cfz5.Value = Mid((oCell1.Value), 5, 1)
cfz6.Value = Mid((oCell1.Value), 6, 1)
cfz7.Value = Mid((oCell1.Value), 7, 1)
cfz8.Value = Mid((oCell1.Value), 8, 1)
cfz9.Value = Mid((oCell1.Value), 9, 1)
cfz10.Value = Mid((oCell1.Value), 10, 1)
cfz11.Value = Mid((oCell1.Value), 11, 1)
cfz12.Value = Mid((oCell1.Value), 12, 1)
cfz13.Value = Mid((oCell1.Value), 13, 1)
cfz14.Value = Mid((oCell1.Value), 14, 1)
cfz15.Value = Mid((oCell1.Value), 15, 1)
cfz16.Value = Mid((oCell1.Value), 16, 1)
cfz17.Value = Mid((oCell1.Value), 17, 1)
cfz18.Value = Mid((oCell1.Value), 18, 1)
'工种
Set oCell1 = Worksheets(strSheet).Cells(iRow, 7)
Set oCell2 = Worksheets("培训券(计算机操作员）").Cells(11, 11)
oCell2.Value = oCell1.Value
'培训券(计算机操作员）证件，"A1:E7" 为定义页面的培训券(计算机操作员）范围Worksheets("培训券(计算机操作员）").Range("A1:AF25").PrintOut
'清空sheet7中相片单元格中的照片为了避免照片打印重复
Dim x As Integer
For x = 1 To Sheet7.Shapes.Count
If Sheet7.Shapes(x).TopLeftCell.Address = "$W$5" Then
'绝对引用单元格W5是我设置的相片所在的单元格
Sheet7.Shapes(x).Delete '删除图片单元格的内容
End If
Next x
Sheet1.Activate'激活当前的工作表为sheet1即学员花名册(计算机操作员）
'打完一个证件后，询问是否培训券(计算机操作员）下一个。

If MsgBox("继续打印下一人员？", vbDefaultButton1 + vbYesNo) <> vbYes Then
'中断培训券(计算机操作员）打印
Exit Sub
End If
'为培训券(计算机操作员）下一人员做准备
Set oCell1 = Worksheets(strSheet).Cells(iRow + 1, 1)
oCell1.Activate
Sheet1.Select '恢复当前的工作表为sheet1即学员花名册(计算机操作员）
Else
MsgBox "当前行不是人员信息，不能打印"
Exit Sub
End If
Loop
End Sub
2）、实验结果
完成后按ALT+F11进入代码窗口，鼠标点击（或按F5）执行宏操作会弹出宏对话框，如图5所示
点击“运行”按钮。

注意：在运行前要选择工作表学员花名册（计算机操作员）即sheet1,并且选择A4单元格即序号为1的单元格，不然会出现提示：“请在人员基本信息工作表中执行此功能”，还
要注意的是：在“培训券(计算机操作员）”工作表中，显示比例改必须为100%，否则，打印出来的图片不会在图片框中。

这样我们可以按照要求打印自己所要打印的证件了。

手工几天的工作不到半天就完成了，提高了工作效率，同时也减少了很多的错误。

此代码在Windows XP操作系统、Microsoft Office Excel 2010下编写，并顺利运行通过。

四、结束语
在Excel制作电子表格过程中，充分利用VBA这一工具，提升Excel文件的技术
含量，可使电子表格自动化功能得到增强，使电子表格更完善，更具有灵活多样性。

执行打印后的效果为下图6所示
图6执行代码后打印的效果图。