供应商档案管理规范

供应商档案管理规范
一、背景介绍
供应商档案管理是企业采购管理中的重要环节之一，对于确保采购供应链的稳
定性和可靠性具有重要作用。

本文旨在制定一套供应商档案管理规范，以确保供应商档案的准确性、完整性和可靠性，提高采购管理的效率和质量。

二、管理目标
1. 确保供应商档案的完整性和准确性，包括供应商基本信息、资质证书、经营
范围、质量管理体系等；
2. 维护供应商档案的及时更新和变更记录，确保档案信息与实际情况保持一致；
3. 建立供应商评估和分类体系，根据供应商的综合评价结果进行分类管理；
4. 提高供应商协调和沟通的效率，确保采购需求的及时满足；
5. 加强供应商风险管理，及时发现和应对潜在的供应商风险。

三、管理流程
1. 供应商档案建立阶段
（1）采集供应商基本信息，包括企业名称、注册地址、法定代表人等；
（2）核实供应商的资质证书和经营许可证，确保其合法合规；
（3）收集供应商的质量管理体系文件，包括ISO认证证书、质量手册等；
（4）建立供应商档案，并对档案进行编号和分类。

2. 供应商档案更新阶段
（1）定期核实供应商的基本信息，如企业名称、注册地址等，及时更新档案；
（2）跟踪供应商的资质证书和经营许可证的有效期，提前通知供应商更新；
（3）定期收集供应商的质量管理体系文件，确保其持续有效；
（4）记录供应商档案的变更历史，包括档案信息的修改、删除等。

3. 供应商评估和分类阶段
（1）建立供应商评估指标体系，包括供应商的交货准时率、产品质量、售后
服务等；
（2）根据评估指标对供应商进行定期评估，评估结果作为供应商分类的依据；
（3）将供应商分为A类、B类、C类等级，根据不同等级采取不同的管理措施；
（4）定期对供应商分类进行复评估，调整供应商的等级。

4. 供应商协调和沟通阶段
（1）建立供应商联系人名录，包括供应商的采购负责人、质量负责人等；
（2）及时沟通采购需求和变更，确保供应商能够及时响应；
（3）定期召开供应商会议，交流合作情况和解决问题；
（4）建立供应商绩效考核机制，及时反馈供应商的表现和改进要求。

5. 供应商风险管理阶段
（1）建立供应商风险评估体系，对供应商进行风险评估和排查；
（2）定期对供应商进行风险评估，发现潜在的供应商风险；
（3）制定应对供应商风险的应急预案，确保采购供应链的稳定性；
（4）定期对供应商风险管理进行复评估，调整风险等级和应对措施。

四、管理要求
1. 所有涉及供应商的部门必须按照规范执行供应商档案管理流程；
2. 档案管理员必须具备相关的专业知识和管理能力；
3. 档案必须按照一定的分类和编号规则进行管理，便于查找和维护；
4. 供应商档案必须妥善保管，防止丢失和泄露；
5. 所有供应商的档案信息必须真实、准确、完整；
6. 供应商档案必须定期进行更新和复评估，确保其持续有效；
7. 供应商评估和分类结果必须及时通知供应商，并采取相应的管理措施；
8. 供应商风险评估和管理必须定期进行，确保风险的及时发现和应对。

五、总结
供应商档案管理规范的制定和执行，对于提高采购管理的效率和质量具有重要意义。

通过规范的管理流程和要求，可以确保供应商档案的准确性和完整性，降低采购风险，保障企业的正常运营。

同时，通过供应商评估和分类，可以优化供应商资源配置，提高供应链的整体效能。

因此，各部门和相关人员应严格按照本规范执行供应商档案管理工作，不断完善和提升管理水平。