化妆品公司公文使用管理规定

化妆品公司公文使用管理规定
第十七条股东会及董事会文件、公司管理文件等公文，是传达公司决策、管理、指令、报告经营情况、与外部联系或商洽工作的重要工具。

第十八条公文由综合部实行统一管理。

公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。

第十九条文件起草按职能分配，由各主管部门负责。

行文单位，要克服官僚主义和文牍主义，文字要简洁明了、词意表达正确。

第二十条各部门及各有关人员，对公文中涉及政府、公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。

第二十一条各类文件、资料按照保密等级分为绝密、机密、秘密、内部文件、公开文件五种。

涉密文件及内部文件应严格控制知情范围，由承办人按阅批权限承办，阅后妥善保管归档。

第二十二条发文的程序为：拟搞、审核、签发、复核、印发、归档、销毁等。

一、拟稿
（一）以公司名义下发的公文和对外公函，根据其业务内容，由主办部门套用公司发文格式进行拟稿，并填写主题词、抄报、抄送、日期、打印人、校对人、承办人、份数。

草拟公文应注意以下事项：
1.内容要符合政策、法律、法令及地方性行政规章；
2.反映情况要客观，实事求是；
3.文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范；
4.人、地、物名、引文及时间要具体、准确；
5.结构层次次序，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（二）编号、登记、规范文件格式：主办部门将草拟好的文件电子版发送至综合部进行编号、登记、规范文件格式。

1.以公司名义行文，用“美炫风发字[××××]×号”格式（见附件1）；
2.以公司名义发函，用“美炫风函字[××××]×号”格式（见附件2）；
3.公司会议纪要，用“美炫风纪字[××××]X号”格式（见附件3）；
4.公司各部门向公司请示、报批有关事项，使用《XXX化妆品有限公司》格式（见附件4）；
5.公司简报,用“20XX第X期（总第X期）”格式（见附件5）；
6.公司红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他发文一般不用公司红头文件格式。

一般事项发文，无需签批、落款为具体部门的，不用字号。

（三）公司发文文体、字号要求：
1.文件眉头统一为“XXX化妆品有限公司文件”。

字体均用一号
红色黑体；
2.文件号一行用四号宋体。

3.文件标题用三号黑体字，一级标题用小三号黑体，二级标题用小三号仿宋加粗。

4.文件正文字体为仿宋小三号。

5.正式文稿一律采用A4打印纸。

6.主题词用小三仿宋，并加粗。

7.其他文件的格式、字体要求，参照发文标准，参见附件1。

二、审核、签发、复核
（一）由主办部门打印公文及其附件，并填写《发文审核表》（见附件6），由主办部门负责人、分管领导审核文件内容，综合管理部负责人审核文件格式，报总经理以上领导审批签发，印章保管人方可盖章。

若需其他有关部门会签的，应先会签，然后再送领导审批签发。

（二）经领导签发的公文，原则性的内容、条款不得改动，如需删改，需经原签发人同意。

三、印发
（一）主办部门将经领导签发的公文及《发文审核表》送到综合部办理盖章；
（二）以公司名义下发的公文，原则上由综合部统一登记发送。

对公司以外的单位发业务联系函，盖章后由主办部门送至相关单位，并办理好签收手续,将对方签收的原件在5个工作日内交综合
管理部存档。

四、归档
公司所有发文，主办部门和相关部门应有复印件存档，并由主办部门将文件原稿、对方签收件、《发文审核表》、审核稿件各一份送综合管理部存档。

有领导批示的，还应附批复件。

第二十三条公司所有文件实行统一的归口管理。

公司收文的处理程序为：收文、登记、审核、分文、传送、办理、立卷、归档。

第二十四条各级领导对送来的公文要及时阅批，急件当天批复；一般文件三天内批复。

第二十五条各级领导阅、批公文应仔细认真，不得圈阅，须签署明确、具体意见的，阅完后要签名并注明日期。