浅论信息在工程项目管理中的作用

浅论信息在工程项目管理中的作用摘要：在当今经济信息化时代，信息已成为现代工程建设发展中与物质和能源鼎足而立的三大支柱之一，它是现代工程建设的重要资源和投入要素，对现代工程项目建设目标的实现起着至关重要的作用。

本文对信息的概念、基本属性及信息收集与整理的原则和方法作了阐述。

对信息在管理决策的作用及机理作了分析。

提出了信息的利用途径的对策建议。

关键词：信息；项目管理；决策；综述随着工程项目规模的不断扩大，工程建设项目的体型越来越复杂，难度越来越大。

工程项目的组织,特别是大型工程项目的组织变得越来越复杂，工程信息成指数级增长。

信息在工程项目的管理中扮演了越来越重要的角色。

信息已成为现代工程建设发展中与物质和能源鼎足而立的三大支柱之一，它是现代工程建设的重要资源和投入要素，对现代工程项目建设目标的实现起着至关重要的作用。

正如著名经济学家阿罗所指出：一旦不确定性的存在是可以分析的，信息的经济作用就变得十分重要了，人们可以花费人力及财力来改变经济领域（以及社会生活的其他方面）所面临的不确定性，这种改变恰好是信息的获得。

他关于经济行为的不确定性与信息之间的作用功能的见解十分深刻地揭示了信息的决策作用。

一、信息的概念由于人们研究的角度与目的不同，所以至今提出的信息定义也是多种多样的。

香农（C.E.Shannon)认为：信息是使不确定性消除的某种东西。

约维茨认为：信息是对于决策具有价值的数据资料。

上述定义，虽对信息考察的角度不尽相同，但概念的涵义基本相似。

故此，可以认为，信息就是指社会活动状态、方式及其表征，它是客观的，具有一定的社会功能，可以作为人们认识事物的媒介。

二、信息的基本属性一般认为，信息具有三种基本属性;1 信息的知识性。

人们在社会生产活动和日常活动中，都要接受、传递和利用大量各种各样的信息，目的在于增长知识，了解情况，解决问题。

2 信息的传递性。

它含有两层意思，一方面，是指信息可以通过一定的物质载体进行传递;另一方面，则是指获得信息必须通过传递。

3信息的效用性。

它表现为启迪思想，开阔眼界，增进知识，改变人们的原有的知识结构，提高人们的认识能力，帮助人们去认识和改造世界。

三、信息的收集与整理一、信息收集为了提高信息收集工作的质量，在收集信息时，必须遵循针对性、科学性、预见性和系统性等基本原则。

1、针对性即要根据信息的应用目标，尽可能地满足用户的特定需要，明确信息收集的目的和用途，有意识地有针对性地进行收集。

2、系统性只有连续地、系统地收集信息，才能充分发挥信息的最大效用。

尤其是重要信息的收集，更应力求保持系统、连续和完整，不可时断时续、支离破碎、不成系统。

3、预见性在信息的收集中不仅要充分注意已有的信息资源，还要着眼将来，预见可能生产的新信息。

只有这样，才能既满足当前的信息需要，有适应未来发展所带来的信息需求。

4、科学性现代工程信息数量庞大、形式多样、内容重复分散、品种繁杂，给信息的选择和收集带来了极大困难。

因此，要用科学方法研究信息资源的分布规律，选择和确定信息密度大、权威程度高、信息价值高的信息源。

二、信息整理经过收集而获取的原始信息通常繁杂无序且真假混合，要根据实际需要，对收集到的信息，要进行审核、分类、编码、存储，建立信息库，以适应工程项目的需要。

对信息进行整理的主要目的是为了消除信息噪声，使信息从无序变为有序，便于利用，提高信息的利用率，以便滚动更新，及时补充新的信息。

信息整理包括形式整理和内容整理两个层次。

内容整理是在形式整理基础上的进一步深化，是从内容角度对信息的再处理，通常包括信息内容的理解、揭示、和按内容细分归类三个阶段，其实质是信息消化和吸收的过程。

四、信息与管理决策决策有狭义与广义之分。

狭义地理解就是通常所讲的对未来事物所作的决定，仅限于对不同方案选出最佳方案；广义地理解就是把决策看作一个过程，使人们为了实现特定的目标，运用科学的理论与方法，系统地分析主观条件，提出各种预选方案，从中选出最佳方案，并对最佳方案的实施进行监控，掌握决策的实施情况，强调系统的优化。

决策的成功与否，不仅同决策的科学性有关，而且同信息是否准、全的关系更为密切。

信息是决策的物质基础，必要的信息是决策的前提条件。

在决策全过程中，都离不开信息，信息的收集与反馈是科学决策程序必不可少的重要步骤之一，且贯穿决策程序的始终。

决策是一个动态过程，在实施中要注意新的情况出现，要及时、全面、准确地获取新的信息，以对决策进行评价或调整。

因此，重视信息、掌握信息、运用信息既是工程项目管理各环节运动的基本前提和依据，又是保证工程项目管理活动达到预期目标的重要因素。

一、信息在项目管理决策中的作用时点和作用方式考察一个具体的决策与选择过程，在确立目标、选择方案、具体执行和考察行动的结果时，都需要可靠的信息为依据。

信息的作用在于保证决策与选择活动的顺利进行并是决策与选择结果最佳化，其具体的作用时点可表示为图（1）决策正式信息A非正式行动系统信息系统BB机构内外环境C图1信息在决策过程中的作用时点图中，A点表示决策者还未进行决策或选择合适的方案，他所需要的信息可能被正式信息系统收集存贮，也可能未被系统收集；B点表示决策者在信息的作用下，作出了选择，并采取了某种行动；C点表示决策管理过程已进行，可以观察到决策对机构内外环境的影响。

在时点A，因为这时决策者还未选择行动的路径，还没有决定花费多大代价获取所需要的信息，所以此时信息的价值量要视其今后将会带来的收益和预测值来确定。

在时点B,采不采用某一信息已经确定。

信息的价值在前一阶段已经得到评价，但能否实现还要观察决策行动的结果。

在时点C，信息的价值是在观察内外环境对决策行为影响的基础来确定的。

内部环境是指与决策有直接关系的因素的集合，外部环境是指与决策有间接关系的因素的集合。

内外部环境对决策行为和后果多有较大的影响。

二、信息对管理决策的影响1.决策的信息约束。

决策就是从各种预选方案选出最佳方案，但试图列举全部的备选方案，并对其后果进行比较，就意味做必须具有“完备信息”，显然这样做既不经济，也不可能。

信息收集是一个成本递增的过程，如图（2）所示，行为者所具有的初始信息I。

,如已具有的技术、技能、、经验等，可以近似地看作需要付出“额外的”经济成本，即这部分信息成本近似为零，C。

≈0,另一部分信息（Iˊ—I。

）可能是比较容易获得的，信息成本（Cˊ）比较低；当信息量达到某一临界值（Iˊ）的时候，成本曲线开始变得陡峭，收集成本迅速上升，在接近“完全信息”量（Iþ ）处，信息成本趋于无穷大。

信息成本C’0 I0 I′ Iρ 信息量图2信息成本递增曲线因此，由于成本因素的制约，信息的供给使有限的，从而构成决策行为的信息约束。

尽管如此，通过获得信息确实能减少不确定性，“适量的”信息（如果成本不是太高的话）有助于行为者作出“更好的”决策。

2.“时滞”效应有些信息需要经过一段时间之后才能反映出来。

或者说，即使不惜成本，有些信息也无法在行为发生前获得。

比如一些价格信息，尤其是质量特性经常需要经过一段“时滞”才能表现出来。

信息的“时滞”效应给决策带来的困扰是严重的，而且所造成的损失常常是不可挽回的。

3.“从最优到最满意”由于信息不充分和信息成本的制约，现代决策理论已经放弃了决策最优化目标，转而搜寻“适度的”信息，提出了决策的适度优化原则，或者称之为“满意原则”。

五、工程信息利用对策1.切实提高信息质量。

信息的准确性、完整性对工程项目目标的实现具有较大的影响。

在工程项目中，项目管理者如果得到供决策的信息质量不高，将导致决策质量下降,影响项目的顺利实施。

要运用科学的理论、方法和手段，对大量的（通常是零散、杂乱无章的）信息进行分析，筛选出有用信息，淘汰无用或不良信息。

使信息的内容得以系统化、有序化，成为项目管理者赖以决策的依据。

2.信息收集、分析与预测必须建立在用户及特定的信息需求基础上。

这个基础是信息收集、分析与预测活动得以开展的原动力。

要根据工程项目的控制目标、实施阶段及项目的各参与方使用信息的目的，研究信息的相关程度，为决策时使用信息奠定坚实的基础。

3.采用现代化的计算机信息技术与通讯技术，建立集成化的项目管理信息系统。

目前，我国工程项目的各参与方（业主、设计方、施工方、供货方、政府部门等）的信息系统都相互独立，各自为政。

不同项目参与方采用不同的计算机应用系统,这些系统因采用不同的体系而导致满足信息共享需求的能力较差，形成了工程建设信息技术的“孤岛现象”。

建立集成化的项目管理信息系统是解决信息技术的“孤岛现象”的重要途径。

国外在这方面的研究成果比较多，建筑信息模型(BIM)技术是其具有代表性的成果，它给工程建设行业带来彻底的变革。

BIM 是一个共享的知识资源，是一个分享有关这个工程项目的信息，为该工程项目从建设到拆除的全生命周期中的所有决策提供可靠依据的过程；.在工程项目的不同阶段，不同利益相关方通过在BIM中插入、提取、更新和修改信息，以支持和反映其各自职责的协同作业。

在工程项目整个生命周期中，建筑信息模型可以实现集成管理。

在我国，BIM理念正逐步为建筑行业所知，目前的应用以设计公司为主，政府及行业协会也越来越重视BIM。

4.改善利用信息进行管理决策的管理生态环境。

不和谐的管理生态环境，将在很大程度上影响并制约工程项目增值。

当前，改善利用信息进行管理决策的管理生态环境，最重要的是实现决策系统的科学化、民主化、制度化，形成一种良好的理性决策机制。

只有在这种环境下，利用信息进行科学决策才会有效，才能提高项目管理的科学水平。

参考文献[1] 冯文权，茅奇，周毓萍。

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武汉：武汉大学出版社，2002[2] 李纲。

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武汉：武汉大学出版社，2000[5] 严怡民。

情报学概论（修订版）。

武汉：武汉大学出版社，1994作者简介：杨旻（1966-），男，高级工程师，注册监理工程师，硕士，主要从事园林绿化技术与园林工程项目管理工作。